REGLAMENTO POR EL QUE SE CREA LA SEDE ELECTRÓNICA DE LA UNIVERSIDAD CARLOS III DE MADRID Y SE ESTABLECEN LAS CONDICIONES BÁSICAS DE ACCESO DE LOS CIUDADANOS A LOS SERVICIOS DE LA UNIVERSIDAD, APROBADO POR EL CONSEJO DE GOBIERNO DE LA UNIVERSIDAD EN SESIÓN DE 9 DE DICIEMBRE DE 2010.
PREÁMBULO
Los artículos 38 
, 45 y 59 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, ya establecían, de una u otra manera, la obligatoriedad de la incorporación en la Administración de técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos para el desarrollo de su actividad y el ejercicio de sus competencias.
La entrada en vigor de la Ley 11/2007 , de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, y su Reglamento de desarrollo, el Real Decreto 1671/2009 , de 6 de noviembre, han supuesto la consagración definitiva del derecho de los ciudadanos a relacionarse con las Administraciones Públicas a través de medios electrónicos y la correlativa obligación para tales Administraciones de proveerse de sistemas que lo hagan posible y, en concreto, de contar con una sede electrónica disponible para los ciudadanos como punto de prestación de servicios.
En aplicación de los principios generales establecidos en las mencionadas disposiciones, la presente normativa pretende un doble objetivo: Por un lado, la creación de la Sede Electrónica de la Universidad y la regulación de sus características y contenidos básicos, y por otro, establecer las condiciones básicas de identificación y autenticación de la Universidad y de los ciudadanos que les permitan relacionarse por medios electrónicos con suficientes garantías.
Por ello, de acuerdo con el artículo 40.1 de los Estatutos de la Universidad Carlos III de Madrid, aprobados por Decreto 1/2003, de 9 de enero, y modificados por Decreto 95/2009, de 12 de noviembre, el Consejo de Gobierno acuerda aprobar el presente Reglamento.
TÍTULO I
De la Sede Electrónica
Artículo 1 Sede Electrónica
1. Este Reglamento tiene por objeto la creación y regulación del funcionamiento de la Sede Electrónica de la Universidad Carlos III, con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 3 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos.
2. El ámbito de aplicación de la Sede Electrónica se circunscribe a la totalidad de los órganos y unidades que integran la Universidad Carlos III de Madrid.
3. La Sede Electrónica de la Universidad Carlos III será accesible en la dirección https://www.uc3m.gob.es En todo caso existirá un enlace a la Sede en la página web principal de la Universidad Carlos III (http://www.uc3m.es).
4. La titularidad de la Sede Electrónica corresponde a la Universidad Carlos III. La gestión tecnológica de la Sede será competencia del Vicerrectorado competente en materia de tecnologías de la información.
5. Las condiciones y especificaciones técnicas de la Sede Electrónica de la Universidad Carlos III serán publicadas en la citada Sede.
6. La Sede Electrónica de la Universidad Carlos III funcionará con arreglo a los principios de responsabilidad, integridad, accesibilidad, seguridad, veracidad, calidad y actualización de la información y los servicios en los términos del artículo 4 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos.
7. En el funcionamiento de la Sede Electrónica de la Universidad Carlos III se estará a lo dispuesto por la Ley 11/2007 , de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos; el Real Decreto 1671/2009 , de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la anterior Ley, demás normativa de desarrollo y por el presente Reglamento.
Artículo 2 Disponibilidad
1. La Sede Electrónica de la Universidad Carlos III estará disponible todos los días del año, durante las veinticuatro horas del día, sin perjuicio de las interrupciones técnicas que sean imprescindibles.
2. Las interrupciones programadas serán comunicadas a los usuarios en la página web oficial de la Universidad Carlos III y en la misma Sede Electrónica. La interrupción deberá anunciarse a los potenciales usuarios con la antelación que resulte posible.
Artículo 3 Contenido de la Sede Electrónica
1. La Sede Electrónica de la Universidad Carlos III contendrá:
a) Información actualizada sobre la Sede Electrónica, en la que se incluirá su normativa reguladora, con identificación, de forma claramente visible, del órgano responsable de la gestión y administración de la misma.
b) El mapa de navegación de la Sede Electrónica.
c) El catálogo de procedimientos administrativos susceptibles de ser tramitados a través de medios electrónicos.
d) El Registro Electrónico de la Universidad Carlos III.
e) El Boletín Oficial de la Universidad Carlos III.
f) El “perfil del contratante” y demás servicios previstos por la normativa de contratos del sector público.
g) Un medio a través del cual los usuarios puedan formular las quejas y sugerencias que estimen conveniente acerca del funcionamiento de la Sede Electrónica de la Universidad Carlos III.
h) La política de protección de datos y privacidad de la Universidad Carlos III.
i) Información sobre accesibilidad.
j) La relación de certificados electrónicos correspondientes a los sellos electrónicos utilizados por la Universidad Carlos III en la actuación administrativa automatizada.
k) Información general de los medios puestos a disposición de los ciudadanos para el acceso electrónico a los servicios públicos de la Universidad Carlos III, en particular sobre los sistemas de firma electrónica admitidos para relacionarse con la Universidad Carlos III a través de medios electrónicos, y sobre las condiciones generales de su utilización y los instrumentos necesarios para comprobar la validez de los documentos firmados mediante este procedimiento.
l) Fecha y hora oficiales por las que se rige la Sede Electrónica de la Universidad Carlos III.
m) La normativa universitaria, con distinción de las normas generales y las normas propias de la Universidad Carlos III.
n) Servicios de ayuda y asesoramiento electrónico para la correcta utilización de la Sede Electrónica.
2. Desde la Sede Electrónica se podrá acceder mediante enlaces a otras informaciones o servicios que, por no reunir los requisitos necesarios, no forman parte de la misma. En estos casos, el usuario será advertido expresamente cuando abandone la Sede Electrónica.
3. Serán canales de acceso a los servicios disponibles en la Sede:
a) Para el acceso electrónico, a través de Internet, en la dirección electrónica prevista en el artículo 1 de este Reglamento.
b) Para la atención presencial, las Oficinas de Registro, sin perjuicio del acceso a través de los Registros regulados en el artículo 38 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
c) Para la atención telefónica, los servicios de información telefónica relacionados en la página web de la Universidad.
Artículo 4 Catálogo de procedimientos administrativos electrónicos
1. El catálogo de procedimientos administrativos susceptibles de ser tramitados a través de medios electrónicos estará situado de forma claramente visible en la página de la Sede Electrónica.
2. En cada procedimiento se podrá acceder a la información general relativa al mismo, que, en todo caso, deberá contener las instrucciones generales para la tramitación, el órgano competente, los efectos del silencio administrativo y los recursos que proceden contra la resolución y órgano ante el que hubieran de interponerse, con indicación de los plazos.
3. La incorporación o supresión de un nuevo procedimiento administrativo y de la aplicación informática que lo sustente corresponderá al Vicerrectorado competente en materia de tecnologías de la información, en coordinación con la Secretaría General, previo su estudio por la Comisión de Administración Electrónica.
Artículo 5 Medios para la formulación de sugerencias y quejas
1. Se habilitará un formulario para que los usuarios puedan presentar las quejas y sugerencias que estimen oportunas y estén relacionadas con la tramitación electrónica de los procedimientos administrativos. El enlace a dicho formulario deberá figurar en la página principal de la Sede.
2. Todas las consultas que se planteen sobre el acceso a través de medios electrónicos a los servicios de la Universidad Carlos III serán contestadas en un plazo máximo de diez días. Las consultas que versen sobre materias distintas a las del apartado 1 de este artículo no serán resueltas, sino que serán reenviadas a los órganos o unidades correspondientes de la Universidad Carlos III, siendo informados los consultantes de esta circunstancia.
3. La presentación de una queja o sugerencia no supondrá, en modo alguno, el inicio de un procedimiento administrativo; esta circunstancia será advertida expresamente al interesado, con indicación de la necesidad de utilizar los Registros oficiales para la presentación de solicitudes administrativas.
4. No se considerarán medios para la formulación de sugerencias y quejas los servicios de asesoramiento al usuario para la correcta utilización de la Sede, sin perjuicio de su obligación, cuando existan, de atender los problemas técnicos que susciten los ciudadanos.
TÍTULO II
De la Comisión de Administración Electrónica
Artículo 6 Comisión de Administración Electrónica
1. La Comisión de Administración Electrónica de la Universidad Carlos III de Madrid se configura como órgano asesor del Rector y del Consejo de Dirección en materia de Administración Electrónica. Tendrá como función principal impulsar la implantación de la Administración Electrónica en la Universidad, así como velar por el cumplimiento de los principios y derechos de los ciudadanos recogidos en la normativa de aplicación.
2. La Comisión de Administración Electrónica estará compuesta, al menos, por:
a) El Vicerrector competente en materia de tecnologías de la información, que la presidirá.
b) El Secretario General, o persona en quien delegue.
c) El Gerente, o persona en quien delegue.
d) Los responsables de las Vicegerencias.
e) Los miembros de la Consejería Técnica de la Gerencia.
f) El Director del Servicio de Informática, o persona en quien delegue.
g) El Director del Servicio de Comunicación, o persona en quien delegue.
h) Un miembro del Servicio Jurídico.
3. La Comisión se reunirá a instancias de su Presidente y podrá invitar a sus reuniones, cuando sea preciso, a Profesores e Investigadores especialistas en la materia, a otros Directores de Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad, así como cualquier otra persona que considere conveniente para el desarrollo de sus funciones.
TÍTULO III
De la identificación y autenticación
Artículo 7 Identificación de la Sede
La Sede Electrónica de la Universidad Carlos III se identificará a través de un certificado específico de dispositivo seguro. El certificado de Sede Electrónica tendrá como finalidad exclusiva la identificación de la misma.
Artículo 8 Sellos electrónicos
1. Cuando la actuación administrativa se realice de forma automatizada podrá utilizarse el sello electrónico correspondiente al órgano administrativo que tenga atribuida la competencia para llevarla a cabo.
2. En la Sede Electrónica de la Universidad estará disponible la relación de certificados electrónicos correspondientes a los sellos electrónicos utilizados, así como las medidas adecuadas para facilitar la verificación de los mismos.
3. La creación de sellos electrónicos vinculados a órganos administrativos se realizará mediante resolución del Rector de la Universidad, previo su estudio por la Comisión de Administración Electrónica. Dicha resolución habrá de señalar el órgano titular que será responsable de su utilización, las características técnicas generales del sistema de firma y certificado, el servicio de validación para la verificación del certificado y las actuaciones y procedimientos en los que podrá ser utilizado.
Artículo 9 Identificación de los ciudadanos
1. Para acceder a los servicios ofrecidos desde la Sede Electrónica, los ciudadanos podrán utilizar cualquiera de los sistemas de firma electrónica establecidos en la Ley 11/2007 y en el Real Decreto 1671/2009 , admitidos por la Universidad Carlos III, cuya información estará disponible en la Sede Electrónica, debiéndose utilizar sistemas de firma avanzada basada en certificado electrónico reconocido (incluyendo, en cualquier caso, los incorporados al DNI electrónico) para la realización de aquellas actuaciones que requieran asegurar la integridad y autenticidad de documentos electrónicos.
2. Igualmente, para las actuaciones y trámites que deben realizar las personas jurídicas podrán utilizarse los certificados a que se refiere el artículo 7 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica, para todos aquellos procedimientos y actuaciones de la Universidad para los que se admitan.
3. Mediante resolución del Rector, previo su estudio por la Comisión de Administración Electrónica, podrá autorizarse la utilización de otros sistemas de firma electrónica no criptográficos. En la Sede Electrónica se publicarán aquellos procedimientos en que puedan utilizarse.
Artículo 10 Representación
La Universidad podrá habilitar, con carácter general o específico, a personas físicas o jurídicas autorizadas para la realización de determinadas transacciones electrónicas en re-presentación de los interesados. Dicha habilitación se realizará de acuerdo con el régimen establecido en los artículos 13 y 14 del Real Decreto 1671/2009.
Artículo 11 Identificación o autenticación por funcionario público
1. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 22 de la Ley 11/2007, en los supuestos en que para la realización de cualquier operación por medios electrónicos en la Universidad se requiera la identificación o autenticación del ciudadano a través de firma electrónica de la que no se disponga, tal identificación o autenticación podrá ser válidamente realizada por funcionarios públicos debidamente habilitados a tal efecto. El ciudadano, en todo caso, habrá de identificarse ante el funcionario habilitado y prestar su consentimiento expreso, debiendo quedar constancia de ello para los casos de discrepancia o litigio.
2. La Universidad mantendrá actualizado un registro de los funcionarios habilitados para la identificación y autenticación regulada en este artículo.
TÍTULO IV
Comunicaciones y notificaciones electrónicas
Artículo 12 Comunicaciones electrónicas
1. Los miembros de la comunidad universitaria y los ciudadanos en general podrán comunicarse con la Universidad Carlos III utilizando medios electrónicos o no. La opción de comunicarse por uno u otros medios no vincula a los ciudadanos que, en cualquier momento, podrán optar por un medio diferente del que se había elegido inicialmente.
2. Dicha modificación del medio de comunicación comenzará a producir efectos respecto de las comunicaciones que se produzcan a partir del día siguiente a la recepción en el Registro de la Universidad de la solicitud de modificación del medio de comunicación.
3. A su vez, la Universidad Carlos III utilizará en sus comunicaciones con los ciudadanos medios electrónicos, siempre que así lo hubieran solicitado o consentido expresamente.
La solicitud y el consentimiento podrán recabarse, en cualquier caso, por medios electrónicos.
4. Las comunicaciones a través de medios electrónicos serán válidas siempre que quede constancia de la transmisión y recepción, del contenido íntegro de las comunicaciones, de las fechas y se identifique fidedignamente el remitente y el destinatario de las mismas.
5. Mediante resolución del Rector de la Universidad se podrá establecer la obligatoriedad de utilizar medios electrónicos cuando se trate de procedimientos dirigidos a la comunidad universitaria o a empresas que tengan relación contractual con la Universidad. La relación de estos procedimientos se publicará en la Sede Electrónica.
Artículo 13 Notificaciones por medios electrónicos 1. La Universidad Carlos III podrá practicar notificaciones por medios electrónicos siempre que se haya indicado en la solicitud, escrito o comunicación el medio electrónico como vía de notificación preferente o se haya consentido expresamente en su utilización.
La notificación se practicará a través de alguno de los medios de notificación electrónica válidos establecidos en el artículo 35 del Real Decreto 1671/2009. En los casos previstos en el artículo 12.5 de este Reglamento no será necesario recabar el consentimiento de la persona interesada para que se puedan practicar notificaciones por medios electrónicos.
2. La notificación electrónica se entenderá practicada en el momento en que pueda acreditarse fehacientemente el acceso a la misma.
3. El sistema de notificación ha de acreditar la fecha y la hora en que se produzca la recepción del mensaje de la notificación y el acceso al contenido de dicha notificación, así como cualquier causa técnica que imposibilite alguna de las anteriores circunstancias.
4. En el caso de que transcurran diez días naturales desde la constancia de la recepción de la notificación sin que se haya accedido a su contenido, se entenderá que la notificación ha sido rechazada, salvo que de oficio o a instancia de la persona interesada se compruebe la imposibilidad material o técnica del acceso.
TÍTULO V
Procedimiento electrónico
Artículo 14 Iniciación del procedimiento
1. Los procedimientos administrativos para los que se haya previsto su tramitación electrónica se deberán iniciar mediante la presentación del modelo normalizado o la solicitud correspondiente que estará disponible, a tales efectos, en el catálogo de procedimientos publicado en la Sede Electrónica de la Universidad.
2. Cuando se tengan que aportar documentos al expediente, las personas interesadas podrán aportar copias digitalizadas de dichos documentos cuya fidelidad con el original garantizarán mediante la utilización de firma electrónica avanzada. Dichas copias carecerán del carácter de copia auténtica. Con posterioridad, el órgano encargado de la tramitación del procedimiento podrá requerir a la persona interesada la exhibición del documento original para su cotejo con la copia electrónica aportada.
3. Cuando esos documentos no estén disponibles en formato electrónico y, por su naturaleza, no sean susceptibles de aportación utilizando el procedimiento de copia digitalizada previsto en el artículo 35.2 de la Ley 11/2007, podrá hacer entrega de los mismos por vía no electrónica presentándolos en el plazo máximo de cinco días hábiles, en soporte papel, en cualquiera de las Oficinas de Registro presencial o en los demás lugares indicados en el artículo 5 del presente Reglamento, indicando el número de registro de entrada asignado por el Registro Electrónico a la solicitud o escrito a la que debe acompañar.
Artículo 15 Instrucción y terminación del procedimiento
1. Cuando un procedimiento iniciado electrónicamente no se vaya a tramitar en su totalidad por medios electrónicos, el órgano competente podrá reproducir en soporte papel las solicitudes, escritos o comunicaciones electrónicas, a fin de continuar con la tramitación del expediente. En cualquier caso, se ha de asegurar el archivo de los documentos electrónicos originales.
2. La utilización de medios electrónicos para la realización de trámites en un procedimiento administrativo para el que no se ha previsto su tramitación electrónica completa, como la práctica de alegaciones o del trámite de audiencia, se han de realizar a través del Registro Electrónico.
3. La persona interesada ha de poder conocer el estado de la tramitación de los procedimientos tramitados electrónicamente a través de un servicio de información electrónica de acceso restringido, de conformidad con lo previsto en el artículo 37 de la Ley 11/2007.
4. El procedimiento íntegramente tramitado por medios electrónicos finalizará con un acto administrativo en soporte electrónico que ha de garantizar la identidad del órgano que lo ha dictado, así como, en su caso, el resto de requisitos previstos en los artículos 87 y siguientes de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
DISPOSICIONES ADICIONALES
Primera
La Ley 11/2007 , de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos; el Real Decreto 1671/2009 , de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la anterior Ley, así como la restante normativa vigente, serán de aplicación de forma supletoria en todo lo no contemplado en la presente norma.
Segunda
Se faculta al Secretario General para interpretar y desarrollar el presente Reglamento, dictando cuantas instrucciones sean necesarias para su correcta aplicación.
Tercera
En este Reglamento se utiliza el masculino gramatical como genérico, según los usos lingüísticos, para referirse a personas de ambos sexos.
DISPOSICIONES TRANSITORIAS
Primera
a entrada en vigor del presente Reglamento está condicionada a la implantación de la Sede Electrónica de la Universidad Carlos III de Madrid.
Segunda
La aplicación de las disposiciones reguladas en los títulos IV y V del presente Reglamento está condicionada a que la Universidad disponga de programas y aplicaciones de comunicación y notificación que cumplan con los debidos requisitos y garantías previstas en la Ley 11/2007 , de 22 de junio, y demás normativa de desarrollo.
Tercera
La Universidad establecerá, a los efectos de lo dispuesto en los títulos IV y V del presente Reglamento, un servicio de notificación electrónica segura que se irá extendiendo progresivamente a distintos procedimientos y trámites disponibles del catálogo de procedimientos publicado en la Sede Electrónica.
