RESOLUCIÓN DE 9 DE FEBRERO DE 2011, DE LA DIRECTORA DE LA OFICINA JUDICIAL Y FISCAL DEL GOBIERNO VASCO, POR LA QUE SE DETERMINA LA ORGANIZACIÓN DETALLADA DE LA NUEVA OFICINA JUDICIAL EN EL PARTIDO JUDICIAL DE GERNIKA-LUMO, ASÍ COMO LAS NORMAS BÁSICAS DE FUNCIONAMIENTO DE SU SERVICIO COMÚN PROCESAL GENERAL Y DE EJECUCIÓN.
La Ley Orgánica 19/2003, de 23 de diciembre, de modificación de la Ley Orgánica 6/1985, de 1 de julio, del Poder Judicial define la Oficina judicial en su artículo 435 como la organización de carácter instrumental que sirve de soporte y apoyo a la actividad jurisdiccional de Jueces y Tribunales. Igualmente, en su artículo 436 establece que el elemento organizativo básico de la estructura de la Oficina judicial será la Unidad, distinguiendo dos tipos de unidades: Unidades Procesales de Apoyo Directo (UPAD) y servicios comunes procesales.
El artículo 437 de la misma Ley Orgánica delimita el alcance de la unidad procesal de apoyo directo y la define como aquella unidad de la Oficina judicial que directamente asiste a jueces y magistrados en el ejercicio de las funciones que le son propias, realizando las actuaciones necesarias para el exacto y eficaz cumplimiento de cuantas resoluciones dicten. Asimismo, determina que existirán tantas UPAD como Juzgados, o en su caso, Salas o Secciones de Tribunales estén creados y en funcionamiento, integrando junto a sus titulares el respectivo órgano judicial. Las UPAD contarán con una secretaria o un secretario judicial que ejercerá las competencias y funciones que le son propias, así como con los puestos de trabajo necesarios para la atención del órgano de que se trate, de acuerdo con el orden jurisdiccional al que pertenezca, que se determinarán en las respectivas relaciones de puestos de trabajo. El Ministerio de Justicia, previo informe del Consejo General de Poder Judicial y de la Comunidades Autónomas con competencias asumidas, determinará las dotaciones básicas de las UPAD, tal y como lo ha hecho a través de la Orden JUS73244/2005, de 18 de octubre.
En cuanto a los servicios comunes procesales se refiere y en virtud del artículo 438 de la Ley Orgánica del Poder Judicial, las Comunidades Autónomas en sus respectivos territorios serán competentes para el diseño, creación y organización de los servicios comunes procesales. En el ejercicio de dicha competencia, el Gobierno Vasco en reunión de Consejo de Gobierno de 29 de julio de 2008 y con el informe previo favorable del Consejo General del Poder Judicial, aprobó el Plan Organizativo de las Oficinas Judiciales y Fiscales de la Administración de Justicia en Euskadi (2008-2010) en el que se precisa que, por un lado, la creación de los servicios comunes `procesales propuestos en dicho Plan Organizativo se aprobarán por Orden y que, por otro lado, la organización detallada en cada Partido judicial y las normas básicas de funcionamiento de los servicios comunes se determinarán por Resoluciones.
Una vez adoptada y publicada la Orden de 7 de febrero de 2011, de la Consejera de Justicia y Administración Pública, por la que se crea el Servicio Común Procesal General y de Ejecución del Partido judicial de Gernika, procede aprobar la Resolución por la que se establece la organización detallada en el Partido judicial de Gernika y las normas básicas de funcionamiento de su Servicio Común Procesal General y de Ejecución.
La presente Resolución se refiere a las unidades procesales de apoyo directo y al Servicio Común Procesal General y de Ejecución de la Oficina judicial correspondiente al Partido judicial de Gernika, desarrollando el articulado de la Orden arriba mencionada y, en concreto, precisando el alcance de los servicios en cuestión, así como el sistema de gestión de la calidad de la organización del Servicio Común.
En su virtud, de conformidad con el Decreto 472/2009, de 28 de agosto, por el que se establece la estructura orgánica y funcional del Departamento de Justicia y Administración Pública y con lo dispuesto en el artículo 12, previo informe del Consejo General del Poder Judicial, e informada la Sala de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia del País Vasco, la Fiscalía Superior de la Comunidad Autónoma del País Vasco, la Secretaría de de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia del País Vasco y las Organizaciones Sindicales,
RESUELVO:
Artículo 1.- Objeto.
Se determina la organización detallada del Partido judicial y las normas básicas de funcionamiento del Servicio Común Procesal General y de Ejecución del Partido judicial de Gernika.
Artículo 2.- Organización detallada del Partido judicial de Gernika.
1.- La Oficina judicial correspondiente al Partido judicial de Gernika se organiza en torno a dos tipos de unidades: unidades procesales de apoyo directo y el Servicio Común Procesal General y de Ejecución.
2.- El número de unidades procesales de apoyo directo se corresponderá al de Juzgados creados y en funcionamiento, integrando junto a sus titulares el respectivo órgano judicial.
Artículo 3.- Estructura del Servicio Común Procesal General y de Ejecución.
El Servicio Común Procesal General y de Ejecución se organiza en dos Secciones, la Sección General y la Sección de Ejecución, y ésta última a su vez en dos Equipos, el Equipo de Ejecución Civil y el Equipo de Ejecución Penal.
Artículo 4.- Tipología de servicios.
1.- La Sección General prestará los servicios relacionados con las siguientes áreas de actuación:
a) Asistencia a Sala.
b) Actos de comunicación y de ejecución.
c) Archivo Territorial de expedientes judiciales y depósitos de efectos y piezas de convicción.
d) Registro y Reparto.
e) Información y atención a la ciudadanía y profesionales.
f) Correo y paquetería.
g) Reprografía.
h) Asistencia al servicio de guardia.
i) Asistencia a la o al Juez Decano.
j) Gestión de videoconferencias pasivas.
k) Constitución de apoderamientos apud-acta.
2.- La Sección de Ejecución prestará los servicios relacionados con la ejecución procesal de las sentencias, autos y decretos firmes de los órganos judiciales en cualquier procedimiento civil, así como en los juicios de faltas.
Artículo 5.- Sección General: asistencia a Sala.
La Sección General llevará a cabo los servicios relacionados con la asistencia a Sala que consisten fundamentalmente en las siguientes actuaciones:
a) La planificación del servicio a través de la recepción informática de la agenda masiva y previsión de las sesiones de Sala y su comunicación.
b) La preparación y asistencia a las sesiones de Sala por el o la funcionaria del cuerpo de auxilio que sea designado por el o la Secretaria Directora del Servicio.
c) La grabación de las sesiones que sean indicadas por la o el Secretario de la UPAD y en su caso entrega de las mismas.
d) La atención y la información a la ciudadanía y profesionales.
e) Gestión del servicio y confección de estadísticas y controles, así como la realización de todas aquellas otras tareas que sean necesarias para asegurar el correcto desempeño de esta prestación.
Artículo 6.- Sección General: actos de comunicación y de ejecución.
1.- La Sección General llevará a cabo los servicios relacionados con los actos de comunicación y de ejecución que consisten fundamentalmente en las siguientes actuaciones:
a) La recepción informática y documental y el examen conforme a las normas que se recojan en el Protocolo de Actuación, de los actos de comunicación y ejecución, recibidos a través de exhorto, comisión rogatoria o directamente de las Oficinas judiciales del Partido judicial de Gernika.
b) La distribución de los actos de comunicación unipersonales entre el personal dedicado a la entrega, en función de la zona del territorio cubierto por el Servicio Común asignada a cada uno de ellos.
c) La cumplimentación de los actos de comunicación y ejecución dentro del plazo a que el Servicio Común se comprometa y comunicación de sus resultados. Dicha cumplimentación habrá de observar la realización de al menos dos intentos.
d) La recepción y análisis de los resultados.
e) La devolución del acto a la Oficina judicial de origen.
f) La atención e información correspondiente a la ciudadanía y profesionales.
g) La gestión del servicio y confección de estadísticas y controles.
h) La permanente revisión de los criterios de distribución del personal de calle.
2.- En ningún caso se remitirán diligencias unipersonales que puedan realizarse a través de Procurador o Procuradora ni despachos u oficios dirigidos a otros órganos judiciales, autoridades, organismos oficiales, entidades bancarias o privadas.
3.- Las UPAD y la Sección de Ejecución del Servicio Común Procesal General y de Ejecución practicarán los actos de comunicación mediante correo certificado con acuse de recibo, siempre que la Ley así lo prevea y con carácter previo al envío de los que resultaren negativos al Servicio Común General.
4.- La remisión de diligencias al Servicio se efectuará diariamente y en flujo constante, dentro de los límites horarios que el Protocolo de Actuación recoja.
5.- La organización del Servicio Común General y de Ejecución podrá establecer un cupo diario de entrada de diligencias en función del volumen de diligencias a practicar y dimensión del servicio.
Artículo 7.- Diligencias unipersonales en materia civil.
1.- Con relación a las partes, se practicarán las siguientes diligencias:
a) Emplazamiento de las partes.
b) Citación a juicio, con traslado de demanda y documentos en su caso.
c) Requerimientos o citaciones a las partes para la práctica de determinada diligencia personal.
d) La notificación de sentencia a la parte demandada en rebeldía cuando la parte no esté representada por una o un Procurador.
e) Notificación de orden de suspensión.
2.- Las citaciones de peritos y testigos serán enviadas a la Sección General en los siguientes supuestos:
a) El juicio esté señalado dentro de los quince días siguientes.
b) Hubiese fracasado la comunicación mediante remisión de acuse de recibo.
c) Por cualquier otra circunstancia motivada cuando se haya acordado por resolución de la o del Juez o del Secretario de la Secretaria Judicial.
Artículo 8.- Diligencias unipersonales en materia penal.
La Sección General practicará las siguientes diligencias unipersonales penales:
a) Citación de la parte acusada para la asistencia a un juicio oral.
b) Citación de las partes para la celebración del juicio de faltas, salvo que estuviesen representadas por un o una Procuradora.
c) Notificación de apertura de juicio oral y diligencias de requerimiento de prestación de fianza y emplazamiento para nombramiento de Abogado o Abogada y Procurador o Procuradora acordadas en dicho auto.
d) Notificación de sentencia, y autos de situación personal en prisión.
e) Notificación de otras resoluciones definitivas que así se hayan acordado mediante resolución motivada.
f) Requerimientos en los que expresamente se interese.
g) Las citaciones de testigos y peritos, siempre que se dé alguna de las siguientes circunstancias: el juicio esté señalado dentro de los quince días siguientes; hubiese fracasado la comunicación mediante remisión de acuse de recibo; por cualquier otra circunstancia motivada y así se haya acordado por resolución de la o del Juez o de la Secretaria o Secretario.
Artículo 9.- Diligencias en comisión.
La Sección General practicará embargos, mejoras de embargo, embargos preventivos, entregas de bienes muebles, remociones de depósito, entregas de posesión de bienes inmuebles, lanzamientos y, en general, cualesquiera otras diligencias de análoga naturaleza que remitan las Oficinas judiciales, con las siguientes excepciones:
a) Embargos genéricos que previene el artículo 588.2 de la Ley de Enjuiciamiento Civil.
b) Embargos de bienes inscritos en el registro público.
c) Embargos de bienes y derechos cuya efectiva existencia conste a la Oficina judicial a través del servicio de consulta registral, salvo los bienes muebles.
Artículo 10.- Diligencias y Juzgados de Paz.
1.- La práctica de diligencias unipersonales en los municipios de Markina-Xemein y Ziortza-Bolibar serán efectuadas por personal del Juzgado de Paz de la Agrupación Municipal sito en Markina-Xemein; en los municipios de Bermeo, Lekeitio, Mungia y Ondarroa por personal de sus respectivos Juzgados de Paz.
2.- La práctica de diligencias en comisión en los municipios de Lekeitio, Markina-Xemein y Ziortza-Bilbar será efectuada por personal de la Sección General. La práctica de diligencias en comisión en los municipios de Bermeo, Mungia y Ondarroa serán efectuadas por personal de sus Juzgados de Paz respectivamente.
Artículo 11.- Sección General: Archivo Territorial de expedientes judiciales y piezas de convicción.
La Sección General deberá:
a) Recibir expedientes en situación de archivo y piezas y sus listados conforme las normas que se establezcan o queden recogidas en el Protocolo de Actuación, su colocación en cajas, informatización, custodia y ubicación.
b) Gestionar préstamos y devoluciones de expedientes y efectos.
c) Controlar caducidades y prescripciones.
d) Emitir listados anuales de expedientes prescritos o caducados.
e) Requerir a las Oficinas judiciales que decidan sobre el destino final de los bienes y efectos cuando sea necesario.
f) Emitir listados para la Junta de Expurgo Judicial.
g) Entregar expedientes de interés histórico-documental a la autoridad competente en materia de Patrimonio Histórico.
h) Destrucción de expedientes señalados por la Junta de Expurgo Judicial.
i) Exhibir y expedir certificaciones, testimonio y/o copias.
j) Tareas de control, estadísticas y seguimiento de la prestación del servicio.
Artículo 12.- Sección General: registro y reparto.
La prestación del servicio de registro y reparto comprende:
a) La recepción telemática o física, registro, informatización y/o escaneo y digitalización de escritos y demandas civiles.
b) La recepción telemática o física, registro, informatización y/o escaneo y digitalización de escritos recibidos directamente, denuncias, querellas y atestados, recibidos de la UPAD que se encuentre en guardia o a través de correo/paquetería. Se exceptúan aquellas denuncias, querellas o atestados que se reciban en la UPAD en guardia y que constituyan materia de actuación en dicho servicio de guardia o actuaciones urgentes en materia de violencia contra la mujer, que serán registrados, informatizados o digitalizados por el servicio de guardia. Las recepción telemática, escaneo y digitalización y su gestión se irán implantando a medida que se desarrolle el expediente digital en el Partido judicial de Gernika.
c) El reparto de demandas civiles conforme a las reglas de reparto y de las denuncias, querellas y atestados siguiendo las instrucciones de dichas normas de reparto y en su defecto de las que imparta la o el Juez que se encuentre de guardia.
d) La recepción directa o digitalizada y su gestión, registro y reparto de exhortos y comisiones rogatorias. Se excepciona del reparto aquellos exhortos y comisiones rogatorias que tengan por objeto un acto de comunicación o ejecución, que serán directamente cumplimentados por el propio Servicio.
e) La remisión informática a la Oficina judicial correspondiente de la información resultante del reparto y de los datos de los asuntos y /o entrega en la Oficina judicial correspondiente.
f) Gestión del servicio y confección de estadísticas y controles.
Artículo 13.- Sección General: información y atención a la ciudadanía y profesionales.
La prestación del servicio de información y atención a la ciudadanía y profesionales comprende:
a) La acogida de la o del ciudadano o profesional y el suministro de información general y de la particular a través de la base de datos, previa identificación del solicitante como parte. La información particular pormenorizada se efectuará desde la Oficina Judicial correspondiente.
b) La atención telefónica y personal derivada de los servicios que preste el Servicio Común General y de Ejecución.
c) Tareas de control, estadística y seguimiento de la prestación del servicio.
Artículo 14.- Sección General: correo y paquetería.
La prestación del servicio de correo y paquetería comprende:
a) La recepción del correo ensobrado y con acuses de recibo y de listados.
b) La elaboración de albaranes y entrega en correos.
c) La recogida de correos y entrega a la Oficina Judicial a la que vaya dirigido.
d) La recepción de paquetería y su distribución y entrega a la Oficina Judicial correspondiente.
e) La recepción de expedientes o similar que sean enviados por las Oficinas Judiciales de Gernika a otros destinos y su gestión centralizada mediante el empaquetado y envíos de mensajería.
f) Gestión del servicio y confección de estadísticas y controles
Artículo 15.- Sección General: reprografía.
La prestación del servicio de reprografía comprende:
a) El fotocopiado de expedientes.
b) Hacer copias de CD de vistas y juicios o similar.
c) El escaneo de correo, documentación, escritos, demandas, denuncias, querellas y atestados así como el escaneo y digitalización y su gestión a medida de su implantación.
d) Gestión del servicio y confección de estadísticas y controles.
Artículo 16.- Sección General: asistencia a la Guardia.
1.- La prestación del servicio de asistencia a la Guardia comprende además del control de las obligaciones apud acta, la atención telefónica y personal.
2.- Mientras la o el funcionario se encuentre en este puesto de trabajo estará, dentro de las funciones de su cuerpo, bajo la dependencia funcional del o de la Secretaria Judicial de la UPAD que se encuentre en guardia, realizando cuantas funciones y tareas inherentes a su cuerpo le sean solicitadas.
3.- La recepción y envío de los faxes con procedencia o destino en el Ministerio Fiscal, excepto los generados en la guardia, que serán gestionados por la o el funcionario que presta apoyo al Ministerio Fiscal durante la guardia.
Artículo 17.- Sección General: asistencia a la o al Juez Decano.
La prestación del servicio a la o al Juez Decano se realizará por una o un funcionario del Cuerpo de Tramitación Procesal y Administrativa adscrito funcional y parcialmente a la o al Juez Decano, y comprende:
a) La recepción, tramitación y comunicación de las quejas y sugerencias.
b) La recepción, tramitación y comunicación de las excusas del Jurado.
c) El apoyo en materia gubernativa como nombramiento de Jueces sustitutos, recepción y reparto de comunicaciones, gestión de salas, entre otros.
d) Proporcionar el impreso, recoger y registrar las solicitudes de asistencia jurídica gratuita y remitirlas al Colegio de Abogados correspondiente.
e) La gestión del servicio y la confección de estadísticas y controles.
Artículo 18.- Sección General: gestión de videoconferencias pasivas.
La prestación del servicio de gestión de videoconferencias pasivas, las solicitadas desde otro Partido judicial a través de la cooperación judicial, comprende:
a) Asegurar telefónicamente la hora de comienzo de la videoconferencia.
b) Comprobar el equipo de grabación.
c) Comprobar e informar sobre la asistencia de las personas intervinientes citados.
d) Identificar a las personas intervinientes.
e) Informar a las personas intervinientes si hay suspensión.
f) Exhibir ante el órgano judicial el documento identificativo de la persona interviniente.
g) Prestar atención a las indicaciones del órgano judicial.
h) Entregar certificados de asistencia.
i) Despedir y apagar el equipo.
j) La gestión del servicio y la confección de estadísticas y controles.
Artículo 19.- Sección General: Constitución de apoderamientos apud-acta.
La constitución de apoderamientos apud-acta requiere:
a) La elaboración de la documentación de los apoderamientos apud-acta.
b) El envío al órgano destinatario.
c) La gestión del servicio y la confección de estadísticas y controles
Artículo 20.- Apoyo a la Clínica Médico Forense - Instituto Vasco de Medicina Legal.
La asistencia a la Clínica Médico Forense será un servicio asumido y proporcionado directamente por la Subdirección del Instituto Vasco de Medicina Legal de Bizkaia.
Artículo 21.- Sección de Ejecución.
1.- En la Sección de Ejecución recibirán las demandas ejecutivas penales y civiles presentadas, incluidas las ejecuciones provisionales, así como las órdenes generales de ejecución remitidas por las UPAD al servicio de registro y reparto de la Sección General.
2.- La Sección de Ejecución prestará principalmente los siguientes servicios:
a) Procesar informáticamente o, en su caso, escanear y digitalizar las demandas ejecutivas civiles y las órdenes generales de ejecución.
b) Dar número a las demandas ejecutivas y a las órdenes generales de ejecución y elaborar el expediente física o digitalmente.
c) Solicitar a la UPAD correspondiente el dictado de la orden general de ejecución, una vez tramitados y, en su caso, subsanados los defectos detectados en las demandas de ejecución de títulos no judiciales.
d) Proceder a la ejecución de la resolución de la o del Juez o Secretario Judicial.
e) Recepcionar física o telemáticamente demandas, escritos, documentos, actos de comunicación, correo, expedientes, piezas de convicción, etc., y proceder a su examen conforme al Protocolo de Interrelación entre las UPAD y el Servicio Común General y de Ejecución.
f) Clasificar, repartir las entradas y proceder a formar la ejecutoria.
g) Documentar informáticamente las resoluciones de ejecución y los despachos que de la misma se deriven. La prestación del servicio se extiende a la observancia de los requisitos informáticos aplicables.
h) Preparar, desarrollar y documentar todo acto procesal como el señalamiento del acto, la supervisión y el aseguramiento, la suspensión y la comunicación, así como el desarrollo y documentación de cualquier acto procesal, tales como comparecencias, subastas, entre otros.
i) Gestionar cualquier documento, físico o telemático, expediente, pieza de convicción, acto de comunicación, listados, y en general todo lo que salga del equipo de Ejecución, de manera que se asegure que la salida es correcta y responde al Protocolo de Interrelación así como a los indicadores de control del servicio.
j) Prestar servicio de acogida y de atención telefónica y personal a la ciudadanía y a las y los profesionales a través de cualquiera de sus integrantes, de manera que se asegure una prestación de este servicio ágil, eficaz y profesional, evitando los traslados innecesarios de los usuarios, promoviendo la concentración de actuaciones y respondiendo al ciudadano o ciudadana con el respeto y la empatía necesaria.
k) La gestión del servicio y la confección de estadísticas y controles.
Artículo 22.- Sección de Ejecución: equipos y grupos.
1.- La Sección de Ejecución se organizará en dos equipos de ejecución: un equipo de ejecución civil y un equipo de ejecución penal.
2.- El equipo de ejecución civil, a su vez, se organizará en tres grupos de trabajo: un grupo de inicio, un grupo de ejecución de familia y un grupo para los demás asuntos.
3.- El equipo de ejecución penal, por su parte, se organizará en dos grupos de trabajo: un grupo de inicio y otro de ejecución.
Artículo 23.- Sección de Ejecución: Funciones del Cuerpo de Gestión Procesal y Administrativa y del Cuerpo de Tramitación Procesal y Administrativa.
1.- Cada grupo de trabajo estará integrado por una o un gestor y uno o varios tramitadores o tramitadoras. El o la gestora puede integrar uno o más grupos de trabajo.
2.- Las y los funcionarios del Cuerpo de Gestión Procesal y Administrativa se sustituirán entre sí al igual que las personas del Cuerpo de Tramitación.
3.- Corresponderá al Cuerpo de Gestión Procesal y Administrativa:
a) La dinamización, coordinación y supervisión del trabajo que corresponda al grupo.
b) La gestión de la cuenta de consignaciones de ejecución, con supervisión y control por parte del Secretario Judicial, conforme se establezca en los Protocolos de Actuación
c) La gestión de registros públicos conforme se establezca en los Protocolos de Actuación.
d) La realización de tareas procesales de más alto nivel. Se entiende que en el ámbito civil, dichas tareas se corresponden con la llevanza y tramitación de las ejecuciones hipotecarias, ejecuciones no dinerarias y aquellas otras que por su complejidad, número de partes intervinientes, nivelación de la carga de trabajo o cualquier otra circunstancia así lo decida el Secretario Judicial. En el ámbito penal, dichas tareas se corresponden con la llevanza y tramitación de los asuntos relacionados con la violencia de género y la violencia intrafamiliar. Se entiende como trámites más complejos los relativos al dictado del primer decreto de ejecución, subastas, adjudicaciones, acumulación de ejecuciones y en general aquellos decretos que por su complejidad, número de partes intervinientes o cualquier otra circunstancia, así lo decida el Secretario Judicial.
4.- Corresponderá al Cuerpo de Tramitación Procesal y Administrativa:
a) La integración en el grupo respondiendo a los parámetros de dinamización y coordinación establecidas.
b) La realización de tareas procesales a excepción de las señaladas en el apartado anterior en relación al Cuerpo de Gestión Procesal y Administrativa.
Artículo 24.- Expedientes de Ejecutorias.
1.- Hasta que el expediente digital se incorpore a la práctica habitual del trabajo, la ejecutoria permanecerá físicamente en la Sección de Ejecución del Servicio Común General y de Ejecución, itinerándose en todo caso el procedimiento informático en la fase y estado correspondiente.
2.- A criterio del o de la Secretaria del Servicio o a petición de la o del Juez de la UPAD correspondiente podrá remitirse el expediente físico o fotocopias de las partes que resulten de interés para la resolución.
3.- El expediente informático será devuelto por la UPAD incorporando la resolución correspondiente para su notificación y efectos en la Sección de Ejecución, itinerándose el mismo y observándose lo dispuesto respecto a la fase y estado correspondiente.
4.- El expediente físico siempre que hubiera sido remitido a la UPAD será devuelto en la misma fecha que el expediente informático.
Artículo 25.- Funcionamiento interno de la Sección General y la Sección de Ejecución: Protocolos de Actuación.
1.- El funcionamiento interno de las Secciones General y de Ejecución del Servicio Común Procesal General, así como de sus equipos y grupos de trabajo, su configuración, la concreción del trabajo que se encomienda a uno u otro y el reparto interno del trabajo será responsabilidad de la o del Secretario Director de acuerdo con los Protocolos de Actuación en el procedimiento aprobados por el o la Secretaria de Gobierno.
2.- Dichos Protocolos de Actuación aplicarán los criterios generales aprobados por el Consejo General del Poder Judicial. En todo caso, los Protocolos de Actuación se adaptarán al diseño y organización del Servicio Común Procesal General y de Ejecución establecido por la Administración General de la Comunidad Autónoma de Euskadi, así como a las funciones asignadas a cada uno de los puestos de trabajo en la Relaciones de Puestos de Trabajo.
Artículo 26.- Prestación de la guardia por parte del personal al servicio de la Administración de Justicia.
La asistencia a la Guardia será proporcionada por dos funcionarias o funcionarios de la UPAD cuyas dotaciones contengan la referencia a la guardia en la Relación de Puestos de Trabajo y por dos funcionarias o funcionarios del Servicio Común General y de Ejecución cuyas dotaciones contengan la referencia a la guardia en la Relación de Puestos de Trabajo, perteneciendo una o uno de ellos al Cuerpo de Auxilio Judicial.
Artículo 27.- Unidades Procesales de Apoyo Directo: Funciones del Cuerpo de Gestión Procesal y Administrativa por jurisdicciones y funciones del Cuerpo de Tramitación Procesal y Administrativa.
1.- En materia civil, corresponderá al Cuerpo de Gestión la tramitación de los siguientes procedimientos y trámites:
a) Juicios verbales especiales.
b) Juicios verbales de desahucio.
c) Medidas cautelares.
d) Medidas previas a la interposición de una demanda de separación o divorcio.
e) Diligencias preliminares.
f) División judicial de patrimonios y juicios cambiarios.
g) Trámites relativos a la declinatoria, acumulación de acciones, acumulación de procesos, abstenciones, incidentes de recusación y decretos finales en los expedientes de jurisdicción voluntaria.
h) Aquellos procedimientos en los que por el número de partes intervinientes, complejidad, nivelación de cargas de trabajo o causas similares, así lo acuerde la o el Secretario Judicial.
2.- En materia penal, corresponderá al Cuerpo de Gestión la tramitación de los siguientes procedimientos y trámites:
a) Sumarios.
b) Procedimientos del tribunal del Jurado.
c) Causas en las que se decrete o haya decretado la prisión provisional y/o el secreto sumarial.
d) Órdenes de protección y medidas cautelares.
e) Procedimientos en los que por el número de partes intervinientes, complejidad, nivelación de cargas de trabajo o causas similares, así lo acuerde el Secretario Judicial.
f) Trámites relacionados con autos de transformación del procedimiento, autos de apertura de juicio oral en procedimientos abreviados, autos de intervenciones telefónicas o de la correspondencia, autos de entrada y registro.
g) Seguimiento, elaboración de notas y dación de cuenta a la o al Secretario Judicial sobre el estado y los plazos relativos a presos preventivos, requisitoriados y rebeldes y órdenes de protección y medidas cautelares.
3.- Corresponderá al Cuerpo de Tramitación Procesal y Administrativa la realización de tareas procesales a excepción de las referidas en este artículo al Cuerpo de Gestión Procesal y Administrativa.
Artículo 28.- Promoción del uso del euskara.
Se promoverá el uso del euskara en las actividades del Servicio Común Procesal a través de iniciativas que faciliten la provisión de los servicios comunes en las dos lenguas cooficiales.
Artículo 29.- Utilización de medios materiales y tecnológicos.
1.- El principio aplicable en la utilización de medios materiales, incluidos el espacio físico y las nuevas tecnologías, será el de la racionalidad.
2.- Se impulsará el uso de las videoconferencias, las grabaciones de actos procesales y el expediente digital siempre y cuando existan los medios para ello.
Artículo 30.- Sistema de gestión de la calidad de la organización del Servicio Común Procesal General y de Ejecución.
1.- La organización del Servicio Común Procesal General y de Ejecución estará sujeto a un sistema de gestión de calidad, que se recogerá en un manual de procedimientos, que será diseñado y coordinado por la Dirección del Gobierno Vasco competente en materia de Oficina judicial, en estrecha colaboración con los demás agentes implicados en la eficacia de la Oficina judicial, especialmente el Secretariado Judicial y el personal al servicio de la Administración de Justicia.
2.- El sistema de gestión de calidad integrará los Protocolos de Actuación que se aprueben e impulsará la planificación, la medición del cumplimiento de objetivos, el análisis de las disfunciones y la adopción de medidas correctoras en beneficio de una mejora continua del Servicio Común Procesal General y de Ejecución, evaluando las oportunidades de mejora y los objetivos e incluso el propio sistema de calidad.
3.- El sistema de gestión de calidad promoverá la participación, la motivación, la formación, la información y la comunicación.
4.- El manual de calidad describirá y documentará los procesos y los compromisos que se asuman y documentará los procedimientos necesarios para que la prestación de los servicios se efectúe con calidad y de manera ágil, eficiente y eficaz, en cumplimiento de los compromisos derivados de la Carta de Derechos de la Ciudadanía ante la Justicia.
5.- El sistema de gestión de calidad se orientará a la Norma de Gestión Integral de la Calidad y Acreditación Judicial, GICA-Justicia.
Artículo 31.- Comisión de Coordinación y Mejora.
1.- Con el fin de promover la coordinación y la colaboración entre las partes implicadas en el buen funcionamiento del Servicio Común Procesal y su mejora continua, se establece una Comisión de Coordinación y Mejora compuesta por la o el Juez Decano, la o el Secretario Coordinador de Bizkaia, la o el Secretario Director del Servicio Común Procesal General y de Ejecución, una representación del personal al servicio de la Administración de Justicia y una representación de la Dirección del Gobierno Vasco competente en materia de Oficina Judicial y Fiscal.
2.- La Comisión de Coordinación y Mejora tendrá por funciones conocer la información proporcionada por sus miembros con relación a cuestiones de toda índole que incidan en el Partido judicial de Gernika y promover la colaboración y la coordinación entre sus miembros tanto para impulsar actuaciones de mejora como para la resolución de conflictos o de los problemas que puedan surgir en el Partido judicial.
3.- La Dirección del Gobierno Vasco competente en materia de Oficina Judicial y Fiscal realizará las convocatorias de las reuniones de la Comisión de Coordinación y Mejora en principio con carácter trimestral, bien de oficio o a petición de algún miembro de la misma.
4.- La participación en las reuniones de la Comisión de Coordinación y Mejora no genera compensación económica.
