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Préstamos de documentos entre los archivos propios y gestionados por la comunidad autónoma

10/09/2010
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Orden de 1 de septiembre de 2010 por la que se establecen las normas para la realización de préstamos de documentos entre los archivos propios y gestionados por la comunidad autónoma y las oficinas de la Xunta de Galicia (DOG de 9 de septiembre 2010). Texto completo.

ORDEN DE 1 DE SEPTIEMBRE DE 2010 POR LA QUE SE ESTABLECEN LAS NORMAS PARA LA REALIZACIÓN DE PRÉSTAMOS DE DOCUMENTOS ENTRE LOS ARCHIVOS PROPIOS Y GESTIONADOS POR LA COMUNIDAD AUTÓNOMA Y LAS OFICINAS DE LA XUNTA DE GALICIA.

Los préstamos documentales de los archivos a las oficinas administrativas constituyen un procedimiento habitual en un sistema de gestión documental.

La gestión documental forma parte de la gestión administrativa y tiene como objetivo garantizar la autenticidad, fiabilidad, disponibilidad e integridad de los documentos en cualquier momento de su ciclo vital, y de racionalizar y unificar su tratamiento para conseguir una Administración más eficaz, eficiente y transparente, garantizar sus derechos y los de los administrados, así como el cumplimiento de sus fines, y facilitar la conservación del patrimonio documental.

La Comunidad Autónoma de Galicia tiene competencia exclusiva en materia de archivos de interés para Galicia y de patrimonio documental (que es una parte significativa del patrimonio cultural), de acuerdo con lo establecido en el artículo 27.18.º del Estatuto de autonomía de Galicia. De este mandato deriva la capacidad de la Xunta de Galicia para regular, en primer lugar, los archivos y el patrimonio documental de la Administración de Galicia.

El artículo 801.1.º Vínculo a legislación de la Ley 8/1995, de 30 de octubre, de patrimonio cultural de Galicia, establece que la Consellería de Cultura regulará, entre otros aspectos, el ciclo vital de los documentos de las distintas administraciones públicas de Galicia, así como la circulación de documentos.

Asimismo, el Decreto 307/1989, de 23 de noviembre, por el que se regula el sistema de archivos y el patrimonio documental de Galicia, vigente, estableció, en su artículo 16.2.º, la capacidad de la Consellería de Cultura, como órgano competente en materia de patrimonio documental y archivos y coordinador del sistema de archivos de Galicia, para establecer las pertinentes directrices técnicas que garanticen su funcionamiento.

Los archivos propios y gestionados por la Xunta de Galicia realizan habitualmente préstamos de los documentos que tienen en custodia a las oficinas productoras para dar continuidad a la tramitación de otros procedimientos administrativos. Sin embargo, se hace necesario unificar y normalizar esta práctica.

Por estas razones, a propuesta de la Dirección General de Patrimonio Cultural,

DISPONGO:

Artículo 1.º

Se aprueban las normas técnicas que figuran en el anexo I para la realización de préstamos documentales de los archivos propios y gestionados a las oficinas de los órganos y entidades dependientes de la Xunta de Galicia.

Artículo 2.º

Las solicitudes de préstamo serán realizadas por las unidades administrativas dirigiéndose al archivo correspondiente mediante el formulario que figura como anexo II de esta orden.

Anexos

Omitidos.

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