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Procedimiento de gestión administrativa de los documentos oficiales de evaluación en los centros docentes

03/06/2008
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Orden de 22 de abril de 2008, por la que se regula el procedimiento de gestión administrativa de los documentos oficiales de evaluación en los centros docentes que impartan enseñanzas no universitarias en la Comunidad Autónoma de Canarias, y se establecen los modelos para la educación primaria y educación secundaria obligatoria (BOC de 2 de junio de 2008). Texto completo.

ORDEN DE 22 DE ABRIL DE 2008, POR LA QUE SE REGULA EL PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE LOS DOCUMENTOS OFICIALES DE EVALUACIÓN EN LOS CENTROS DOCENTES QUE IMPARTAN ENSEÑANZAS NO UNIVERSITARIAS EN LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DE CANARIAS, Y SE ESTABLECEN LOS MODELOS PARA LA EDUCACIÓN PRIMARIA Y EDUCACIÓN SECUNDARIA OBLIGATORIA.

Uno de los aspectos fundamentales para el buen funcionamiento de los centros es un adecuado régimen administrativo, entendido como una correcta gestión de los recursos de los centros y una actuación responsable en los procedimientos y trámites necesarios. En este sentido, los documentos oficiales de evaluación deben reflejar fielmente los datos personales de los alumnos, el progreso académico a lo largo de los distintos cursos, ciclos y etapas, las decisiones sobre la promoción e incluso las medidas adoptadas a lo largo de su trayectoria escolar y, teniendo en cuenta que dichos documentos tienen los efectos de acreditación establecidos en la legislación vigente, es conveniente que el tratamiento y la gestión administrativa de los mismos se haga con la máxima garantía, y la incorporación de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación pueden servir para alcanzar dicho fin.

La Ley Orgánica 2/2006 Vínculo a legislación, de 3 de mayo, de Educación (B.O.E. nº 106, de 4 de mayo), tiene como principio inspirador el compromiso decidido con los objetivos planteados por la Unión Europea, con la pretensión, entre otros, de apostar por la sociedad del conocimiento basada en la evolución acelerada de la ciencia y la tecnología, promoviendo el incremento en el uso de las nuevas tecnologías. De forma concreta, el artículo 10 de la mencionada Ley especifica que corresponde a las Administraciones educativas facilitar el intercambio de información y de gestión de los centros docentes, a fin de contribuir a la mejora de la calidad en la educación.

El apartado 1 del artículo 45 Vínculo a legislación de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (B.O.E. nº 285, de 27 de noviembre), en su redacción actual, establece que éstas impulsarán el empleo y aplicación de las técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos, para el desarrollo de su actividad y ejercicio de sus competencias.

La Orden ECI/1845/2007, de 19 de junio, por la que se establecen los elementos de los documentos básicos de evaluación de la educación básica regulada por la Ley Orgánica 2/2006 Vínculo a legislación, de 3 de mayo, de Educación, así como los requisitos formales derivados del proceso de evaluación que son precisos para garantizar la movilidad del alumnado (B.O.E. nº 149, de 22 de junio), que tiene carácter de norma básica según lo establecido en la Disposición Final Primera, determina, entre otros, que las Administraciones educativas deberán establecer los procedimientos para garantizar la autenticidad de los documentos oficiales de evaluación, la integridad de los datos recogidos y la supervisión y custodia, permitiéndose que los documentos puedan ser sustituidos por sus equivalentes en soporte informático.

En el ámbito de la Comunidad Autónoma de Canarias, la Resolución nº 412, de 27 de julio de 2007, de la Dirección General de Centros e Infraestructura Educativa, dictó instrucciones sobre el uso de los documentos básicos de evaluación y estableció el procedimiento para el cierre e inutilización del Libro de Escolaridad de la Enseñanza Básica en los centros escolares del ámbito de la Consejería de Educación, Universidades, Cultura y Deportes, hasta tanto se especificaran los nuevos modelos de los documentos oficiales de evaluación.

La Orden de 7 de noviembre de 2007, por la que se regula la evaluación y promoción del alumnado que cursa la enseñanza básica y se establecen los requisitos para la obtención del Título de Graduado o Graduada en Educación Secundaria Obligatoria (B.O.C. nº 235, de 23 de noviembre), define los documentos oficiales de evaluación en la educación primaria y en la educación secundaria obligatoria.

El Real Decreto 1.467/2007, de 2 de noviembre, por el que se establece la estructura del Bachillerato y se fijan sus enseñanzas mínimas (B.O.E. nº 266, de 6 de noviembre), determina, en la Disposición Adicional Primera, las características de los documentos oficiales de evaluación del alumnado. Asimismo, la Disposición Transitoria Tercera establece la validez del Libro de calificaciones del Bachillerato.

El Real Decreto 1.538/2006, de 15 de diciembre, por el que se establece la ordenación general de la formación profesional del sistema educativo, regula en su artículo 15.7 los documentos del proceso de evaluación y los documentos básicos que garantizan la movilidad del alumnado. Asimismo, el Real Decreto 596/2007 Vínculo a legislación, de 4 de mayo, por el que se establece la ordenación general de las enseñanzas profesionales de artes plásticas y diseño, en su artículo 20, establece los documentos básicos de evaluación y movilidad.

En su virtud, de acuerdo con las competencias atribuidas en el artículo 32 Vínculo a legislación de la Ley 1/1983, de 14 de abril, del Gobierno y de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias (B.O.C. de 30 de mayo), en el artículo 29 Vínculo a legislación de la Ley 14/1990, de 26 de julio, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas de Canarias (B.O.C. de 20 de agosto), en los artículos 4 y 5 del Decreto 113/2006, de 26 de julio, por el que se aprueba el Reglamento Orgánico de la Consejería de Educación, Cultura y Deportes, en su redacción actual (B.O.C. de 1 de agosto), el Decreto 208/2007, de 13 de julio, del Presidente, por el que se nombra a los Consejeros del Gobierno de Canarias (B.O.C. nº 141, de 14 de julio), y previo informe del Consejo Escolar de Canarias,

DISPONGO:

Artículo 1.- Objeto y ámbito de aplicación.

La presente Orden tiene por objeto regular el procedimiento de gestión administrativa de los documentos oficiales de evaluación en los centros docentes que impartan enseñanzas no universitarias en la Comunidad Autónoma de Canarias, así como establecer los modelos oficiales de dichos documentos para la educación primaria y educación secundaria obligatoria.

Artículo 2.- Documentos oficiales de evaluación.

1. Los documentos oficiales de evaluación serán los siguientes: las actas de evaluación, el expediente académico, el historial académico de cada etapa y el informe personal por traslado.

2. Los documentos oficiales de evaluación para la enseñanza básica tienen las características y el contenido básico que se especifica en la Orden de 7 de noviembre de 2007, por la que se regula la evaluación y promoción del alumnado que cursa la enseñanza básica y se establecen los requisitos para la obtención del Título de Graduado o Graduada en Educación Secundaria Obligatoria (B.O.C. nº 235, de 23 de noviembre), y se ajustarán a los modelos que se incluyen en el anexo a la presente Orden.

3. Con relación al informe personal por traslado, y en concordancia con lo dispuesto en el artículo 9 y en la Disposición Transitoria Segunda de la presente Orden, su modelo se divulgará a través de la aplicación informática PINCEL o a través de los servicios electrónicos que, vía Web, se gestionen desde la Consejería de Educación, Universidades, Cultura y Deportes.

4. La cumplimentación y custodia de los documentos oficiales de evaluación, independientemente de la centralización electrónica de los mismos, corresponde a los centros educativos con la supervisión de la Inspección de Educación.

Artículo 3.- La gestión administrativa y la centralización electrónica de los documentos oficiales de evaluación.

1. Los documentos oficiales de evaluación tienen los efectos de acreditación establecidos en la legislación vigente y reflejarán fielmente los datos personales de los alumnos, el progreso académico a lo largo de los distintos cursos, ciclos y etapas, así como las decisiones sobre la promoción e incluso las medidas educativas adoptadas a lo largo de su trayectoria escolar.

2. La Consejería de Educación, Universidades, Cultura y Deportes, con el objeto de poder facilitar dicha gestión administrativa, establecerá sistemas que faciliten y mejoren la gestión y control, como la implementación del Código de Identificación del Alumnado (CIAL) y la centralización de los expedientes académicos.

Artículo 4.- Código de Identificación del Alumnado (CIAL).

1. En el momento en que un alumno se incorpore por primera vez a un centro público o privado de la Comunidad Autónoma de Canarias, se le asignará un código de identificación (CIAL) de carácter único, personal e intransferible, que permite identificar inequívocamente al alumno a lo largo de toda su trayectoria académica no universitaria. El CIAL deberá consignarse en los documentos oficiales de evaluación.

2. Cuando el centro comunique a la Consejería dicha incorporación, la asignación de CIAL se producirá de forma automática a través del procedimiento informático que se establezca.

3. Los datos personales necesarios para la asignación de dicho código forman parte del fichero denominado “Directorio del Alumnado”, y la modificación de cualquiera de sus registros se realizará conforme al procedimiento que se determine.

Artículo 5.- Centralización electrónica de los expedientes académicos.

1. La Administración educativa establecerá los procedimientos oportunos para garantizar la autenticidad de los documentos oficiales de evaluación y la integridad de los datos que contienen, principalmente por medio de la centralización electrónica de los expedientes académicos de los alumnos. Estos procedimientos facilitarán la gestión de los mismos, permitirán su consulta y garantizarán su supervisión y seguridad.

2. Sólo desde el registro centralizado, denominado “Expedientes Académicos”, se podrá expedir el historial académico de la etapa correspondiente. Por ello, habrá coincidencia entre los datos contenidos en el expediente del alumno en el centro, en soporte documental o informático, y los datos que conforman el expediente centralizado. Los centros deberán conservar y actualizar los expedientes siempre que exista una alteración en los mismos.

3. La expedición del historial académico llevará asociado un conjunto de medidas de seguridad, según se describe en esta Orden.

Artículo 6.- Acceso al registro centralizado.

1. El acceso al registro centralizado se podrá realizar bien a través de PINCEL, para los centros que lo utilicen, o bien a través de los servicios electrónicos que, vía Web, se gestionen desde la Consejería de Educación, Universidades, Cultura y Deportes.

2. Con objeto de poder garantizar la seguridad de los datos centralizados, sólo podrán acceder a los mismos los directores o secretarios de los centros, que deberán identificarse a través de un sistema único de acceso. Los centros deberán comunicar inmediatamente a la Inspección de Educación cualquier incidencia, alteración o sustitución en los cargos directivos. Asimismo, con las debidas garantías, podrán acceder a los mismos los Inspectores de Educación, en sus funciones de supervisión, además de aquellos funcionarios de la Consejería con responsabilidades de coordinación o control sobre dicha información, en la forma que determinen las instrucciones específicas de la Dirección General de Centros e Infraestructura Educativa.

3. La información relativa a la identificación del cargo y a la fecha del acceso, así como las actualizaciones o modificaciones de expedientes académicos, quedarán registradas en la base de datos.

Artículo 7.- Apertura y actualización de los expedientes académicos.

1. La apertura o actualización de los expedientes académicos se realizará a través de un fichero con las características técnicas que se especifiquen en instrucciones complementarias a esta Orden. En todo caso, se accederá según lo descrito en el artículo anterior.

2. Por cada envío de información al registro centralizado, el centro recibirá un comprobante. A continuación, se aplicarán unas reglas de validación previas a la actualización de los expedientes académicos. En caso de errores, el centro recibirá una relación con las incidencias detectadas.

3. Cada centro podrá actualizar sólo los expedientes de los alumnos que estén matriculados en el mismo. Para modificar la información de cursos anteriores o de otros centros, se hará una petición justificada a la Inspección de Educación, quien una vez contrastada la información procederá, en su caso, a aceptar dicha modificación, quedando constancia de la enmienda realizada. A continuación, se enviará notificación de la misma a los centros afectados.

Artículo 8.- Apertura de expediente a alumnos procedentes de otras Comunidades Autónomas o de sistemas educativos extranjeros.

1. El centro al que se incorpore un alumno procedente de otras Comunidades Autónomas, una vez abierto el correspondiente expediente académico y al objeto de poder facilitar el cálculo de la nota media, incorporará las calificaciones de los cursos de la ESO realizados por el alumno, utilizando para ello los documentos oficiales de evaluación que se aporten.

2. Si el alumno procede de sistemas educativos extranjeros, se consignará en el expediente académico una diligencia donde conste su procedencia y cualquier otra información relevante para su escolarización.

Artículo 9.- Traslado de alumnos entre centros.

1. Cuando un alumno se traslade de centro, el de origen deberá actualizar el expediente académico de dicho alumno con la última información disponible y especificar la fecha y los motivos del traslado, así como la fecha de entrega del historial académico al alumno, en su caso.

2. Asimismo, si el alumno se traslada sin haber concluido el ciclo en la educación primaria, o el curso en la educación secundaria obligatoria, se emitirá el informe personal por traslado, que será elaborado y firmado por el tutor a partir de los datos facilitados por el resto de profesores, y deberá llevar el visto bueno del director. Este informe tendrá como contenido mínimo los datos personales del alumno, los resultados parciales de evaluación, en el caso de que se hubieran emitido en ese período, y la aplicación, en su caso, de medidas educativas complementarias de refuerzo y apoyo, así como las adaptaciones curriculares realizadas. Además, podrá incluir todas aquellas observaciones que se consideren oportunas sobre el progreso general del alumno.

3. En todo caso, además de lo establecido en la presente Orden, para otras cuestiones relativas a cambios de centro se estará a lo dispuesto en la normativa de organización y funcionamiento de los centros, de admisión, y de evaluación y promoción del alumno.

Artículo 10.- Expedición y consulta de los expedientes e historiales académicos.

1. La expedición de los citados documentos sólo podrá realizarse desde los servicios electrónicos que, vía Web, se gestionen desde la Consejería de Educación, Universidades, Cultura y Deportes. En el caso del historial académico correspondiente, para garantizar la autenticidad del documento y la integridad de los datos que contiene, se expedirá en impreso oficial junto con un código de descarga alfanumérico, de carácter único, que irá impreso en el citado documento, y que podrá ser utilizado para comprobar su autenticidad e integridad en los citados servicios electrónicos vía Web.

2. Cada historial académico expedido llevará indicación expresa del número de páginas del que consta, además de las firmas autógrafas o electrónicas que correspondan y el sello del centro emisor. Una vez impreso el historial, si los datos que conforman el expediente académico del alumno fuesen modificados por enmienda o resolución administrativa, cuando se compruebe su autenticidad a través del procedimiento descrito aparecerá una nota advirtiendo que los datos han sido modificados.

3. Sólo tendrán validez oficial los expedientes físicos conservados y custodiados en los centros docentes y los registros electrónicos de esta Consejería.

DISPOSICIONES ADICIONALES

Primera.- Datos de carácter personal.

1. La obtención de datos de carácter personal, la cesión de los mismos de unos centros a otros y la seguridad y confidencialidad de éstos se adecuará a lo dispuesto en la legislación vigente en materia de protección de datos de carácter personal y, en todo caso, a lo establecido en la Disposición Adicional Vigesimotercera Vínculo a legislación de la Ley Orgánica 2/2006, de 3 de mayo, de Educación.

2. Asimismo, la Administración educativa hará una descripción de los ficheros citados en la presente Orden con especificación de las medidas de seguridad aplicables.

Segunda.- Adecuación de los modelos oficiales.

Los centros podrán ajustar el formato de los modelos de los documentos oficiales de evaluación establecidos en esta Orden para adecuarlos mejor a las necesidades de gestión de cada centro, respetando en todo caso el contenido básico de los mismos.

Tercera.- Materias de continuidad y garantías en el proceso de evaluación.

1. A los efectos de superación de materias pendientes de cursos anteriores, previstos en el artículo 18.2 Vínculo a legislación de la mencionada Orden de 7 de noviembre de 2007, tendrán la consideración de materias con continuidad las que tengan igual denominación y las que aparecen detalladas en el cuadro siguiente:

Omitido.

2. Los incisos penúltimo y último del apartado 3 del artículo 34 de la citada Orden de 7 de noviembre de 2007 relativo al procedimiento para la resolución de las reclamaciones, quedan redactados como sigue: “Contra la resolución de la Dirección Territorial de Educación cabe interponer recurso de alzada en el plazo de un mes ante la Dirección General de Centros e Infraestructura Educativa. La resolución que se dicte agotará la vía administrativa”.

DISPOSICIONES TRANSITORIAS

Primera.- Calendario de aplicación.

1. La presente Orden será de aplicación, para la enseñanza básica, a partir del curso 2007/2008. Para el resto de enseñanzas, se aplicará según su calendario específico.

2. La gestión centralizada de los documentos de evaluación en los términos previstos en el artículo 5 y siguientes de la presente Orden se generalizará a partir del curso 2008/2009. Hasta entonces, los centros escolares deberán cumplimentar los documentos que garantizan la movilidad del alumnado utilizando el modelo de historial académico correspondiente que se adjunta como anexo a esta Orden y el informe personal por traslado a que alude la Disposición Transitoria Segunda de la misma, debiendo llevar siempre las firmas autógrafas y sellos que se determinan.

Segunda.- Informe personal por traslado.

Durante el curso escolar 2007/2008, el informe personal por traslado establecido en el artículo 2 de la presente Orden, será sustituido por un certificado emitido por el centro donde consten, como mínimo, los datos previstos en el artículo 9. Este documento debe acreditar que los datos que contiene concuerdan con los contenidos en el expediente que guarda el centro. Será elaborado y firmado por el tutor a partir de los datos facilitados por el resto de profesores, y deberá llevar de su puño y letra el visto bueno del director y la firma del secretario, así como el sello en tinta del centro.

Tercera.- Traslado del Libro de Escolaridad de la Enseñanza Básica.

El Libro, teniendo en cuenta los efectos de acreditación y de validez establecidos, quedará en custodia del centro una vez cerrado, junto con el expediente académico del alumno, y sólo se le entregará al término de la enseñanza obligatoria, al finalizar su escolarización en la enseñanza básica en régimen ordinario y siempre que el alumno se traslade de centro, en cuyo caso el Libro deberá acompañar al historial académico o, en su defecto, al informe personal por traslado.

Cuarta.- Grado de desarrollo y adquisición de las competencias básicas.

La especificación del grado de desarrollo o adquisición de las competencias básicas en el expediente académico del alumno quedará diferida hasta el momento en que la Dirección General de Ordenación e Innovación Educativa dicte las instrucciones por las que se concrete el modo en que quedará reflejado dicho grado de desarrollo o adquisición.

Quinta.- Expediente académico del alumnado de la ESO. Antecedentes académicos.

1. La Administración educativa, al objeto de poder facilitar el cálculo de la nota media de la ESO, incorporará de forma transitoria al registro centralizado de expedientes académicos la información disponible de los alumnos de esa etapa. Los centros validarán esta información, una vez contrastada con el Libro de Escolaridad de la Enseñanza Básica o el historial académico, en su caso.

2. Cuando la Administración educativa no disponga de dicha información, los centros podrán incorporarla una vez obtenida del Libro de Escolaridad de la Enseñanza Básica o del historial académico, en su caso.

DISPOSICIÓN DEROGATORIA

Única.- Quedan derogadas las disposiciones de igual o inferior rango que se opongan a lo establecido en la presente Orden.

DISPOSICIONES FINALES

Primera.- Se autoriza a las Direcciones Generales de Centros e Infraestructura Educativa, Ordenación e Innovación Educativa, y Formación Profesional y Educación de Adultos, así como a la Secretaría General Técnica para que, en el ámbito de sus respectivas competencias, dicten las instrucciones necesarias para la aplicación, ejecución y desarrollo de la presente Orden.

Segunda.- Corresponde a la Inspección de Educación asesorar y supervisar sobre la gestión administrativa de los citados documentos.

Tercera.- Esta Orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial de Canarias.

ANEXO

Los documentos oficiales de evaluación a los que hace referencia el artículo 2.2 de la presente Orden se ajustarán a los modelos que se relacionan a continuación:

1. Acta de evaluación de educación primaria.

2. Expediente académico de educación primaria.

3. Historial académico de educación primaria.

4. Acta de evaluación ordinaria de educación secundaria obligatoria.

5. Acta de evaluación extraordinaria de educación secundaria obligatoria.

6. Acta de evaluación ordinaria de materias pendientes, educación secundaria obligatoria.

7. Acta de evaluación extraordinaria de materias pendientes, educación secundaria obligatoria.

8. Acta de evaluación ordinaria del programa de diversificación curricular.

9. Acta de evaluación extraordinaria del programa de diversificación curricular.

10. Acta de evaluación del programa de cualificación profesional inicial.

11. Acta de evaluación del programa de cualificación profesional inicial adaptado.

12. Acta de evaluación ordinaria del programa de cualificación profesional inicial conducente al título de Graduado en Educación Secundaria Obligatoria.

13. Acta de evaluación extraordinaria del programa de cualificación profesional inicial conducente al título de Graduado en Educación Secundaria Obligatoria.

14. Expediente académico de educación secundaria obligatoria.

15. Historial académico de educación secundaria obligatoria.

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