ORDEN JUS/535/2010, DE 12 DE NOVIEMBRE, POR LA QUE SE APRUEBA LA APLICACIÓN CORRESPONDIENTE A LA AUTOMATIZACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS TRAMITADOS POR LAS COMISIONES DE ASISTENCIA JURÍDICA GRATUITA.
El procedimiento de tramitación de las solicitudes de asistencia jurídica gratuita en Cataluña viene establecido en los artículos de la Ley 1/1996, de 10 de enero, de asistencia jurídica gratuita, que son de aplicación a todo el Estado, en los artículos 16, 20, 27, 33, 34 y 35 del Reglamento de asistencia jurídica gratuita, aprobado por el Real decreto 996/2003 
, de 25 de julio, y en el Decreto 252/1996 , de 5 de julio, de creación de las comisiones de asistencia jurídica gratuita, de regulación del procedimiento para el reconocimiento del derecho de asistencia jurídica gratuita y de la subvención para las actuaciones profesionales de los abogados y procuradores de los tribunales, así como en otras disposiciones que desarrollan las normas anteriores.
El artículo 45 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo común, determina que las administraciones públicas han de impulsar la utilización y la aplicación de las técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos para desarrollar su actividad y ejercer sus competencias, con las limitaciones que establecen la Constitución y las leyes a la utilización de estos medios.
La Ley 10/2001 , de 13 de julio, de archivos y documentos, y, en concreto, su artículo 5, obliga a las administraciones públicas a promover de una manera activa el uso de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) con el fin de garantizar que el tratamiento de la documentación, en todos sus aspectos de gestión documental, preservación y difusión de los documentos, cumpla la finalidad de ponerlos al alcance de las personas usuarias.
La Ley 59/2003 , de 19 de diciembre, de firma electrónica, regula los requisitos de esta firma electrónica en relación con la documentación en soporte informático, y la dota de la necesaria autenticidad e integridad. Esta Ley también ofrece cobertura para el suministro de certificados de firma electrónica y el uso de los emitidos por terceras personas, cuando acrediten el cumplimiento de los requisitos legalmente establecidos. La firma electrónica tiene un papel esencial en la realización de los trámites que conforman el expediente electrónico de todo procedimiento administrativo, incluyendo la solicitud, la documentación aportada, el recibo de confirmación del registro telemático, los actos de instrucción del procedimiento o la notificación, entre otros.
La Ley 11/2007 , de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, regula el régimen jurídico de la administración electrónica y contiene diferentes previsiones relativas a la firma electrónica como instrumento de identificación y autenticación tanto de los ciudadanos como de los órganos administrativos en el ejercicio de sus competencias. Además, establece los criterios que hay que seguir en la gestión electrónica y regula la iniciación, la instrucción y la terminación de procedimientos administrativos por medios electrónicos.
En el ámbito competencial de la Generalidad de Cataluña, el Decreto 56/2009 , de 7 de abril, para el impulso y el desarrollo de los medios electrónicos en la Administración de la Generalidad, establece los elementos necesarios para la ordenación, el impulso y el desarrollo de servicios a la ciudadanía por medios electrónicos, con la finalidad de mejorar la eficiencia y la eficacia internas y, en consecuencia, el servicio que se presta. La aplicación de medios electrónicos ha de servir para revisar los procedimientos y servicios y, en su caso, para reducir la carga documental de la persona interesada y los plazos de resolución.
El artículo 14 del Decreto 56/2009, de 7 de abril, establece que los órganos colegiados de esta Administración impulsan la incorporación de los medios electrónicos en sus actuaciones y que las actuaciones de las personas miembros de los órganos colegiados se pueden hacer por medios electrónicos de acuerdo con sus normas de funcionamiento, siempre que se garanticen su identidad, autenticación e integridad y, en su caso, el cumplimiento del quórum de asistencia.
El artículo 34 del Decreto mencionado determina que la Administración de la Generalidad ha de impulsar la automatización de los procesos que por sus características y por razones de eficiencia lo justifiquen, sin que no se produzca ninguna reducción de garantías del administrado o la administrada y, en su caso, determinando el órgano responsable a efectos de impugnación.
En este sentido, la disposición adicional sexta del Decreto 56/2009 , de 7 de abril, prevé que todos los procedimientos que haga la Administración de la Generalidad se pueden tramitar electrónicamente cuando se adecuen a lo que dispone este Decreto.
Finalmente, como marco normativo más general por lo que respecta a la tramitación electrónica de procedimientos administrativos, hay que citar la Ley 29/2010 , de 3 de agosto, del uso de los medios electrónicos en el sector público de Cataluña, y la Ley 26/2010 , del 3 de agosto, de régimen jurídico y de procedimiento de las administraciones públicas de Cataluña. Esta última regula de manera específica la tramitación electrónica del procedimiento administrativo, la actuación administrativa automatizada y los sistemas de firma electrónica, así como la notificación por medios electrónicos.
El procedimiento de tramitación de solicitudes de asistencia jurídica gratuita previsto en la normativa vigente establece una presentación inicial de las solicitudes ante el colegio de abogados del partido judicial donde se ha de tramitar el procedimiento judicial o ante el juzgado de su domicilio, que deberá dar traslado de la petición al órgano judicial competente territorialmente, en el cual habrá que aportar la documentación acreditativa de la situación económica del solicitante. El colegio de abogados estudia la documentación presentada y emite un dictamen provisional, que puede comportar la designación de profesionales de oficio, y remite la solicitud a la Comisión de Asistencia Jurídica Gratuita de su ámbito territorial, la cual dicta la resolución definitiva sobre la solicitud de reconocimiento del derecho de asistencia jurídica gratuita.
La aplicación informática de asistencia jurídica gratuita responde a una firme voluntad de mejora en la tramitación, al prever una mayor integración de todos los órganos intervinientes en el proceso, que ha de permitir una mayor información de todos los estados de tramitación de la solicitud y una simplificación de trámites.
Con esta finalidad se ha diseñado una aplicación que ha de permitir:
a) Una reducción del tiempo de tramitación.
b) Intercambio telemático de toda la información de las solicitudes y expedientes de justicia gratuita entre las comisiones de asistencia jurídica gratuita del Departamento de Justicia y los diferentes colegios y consejos de colegios profesionales de abogados y de procuradores de los tribunales.
c) Automatización de los procesos de negocio incorporando el uso de nuevas tecnologías, como la firma electrónica por parte del personal empleado público y los órganos administrativos y la digitalización de la documentación relacionada con el expediente de solicitud de reconocimiento del derecho de asistencia jurídica gratuita.
d) Una mejora en la tramitación de la gestión económica y la justificación correspondiente a las actuaciones de los y de las profesionales que se designen de oficio.
El nuevo sistema de información de la asistencia jurídica gratuita (AJG-web) tiene como objetivo principal la gestión integral de todos los aspectos relacionados con la asistencia jurídica gratuita en Cataluña por parte del Departamento de Justicia y la integración con los diferentes sistemas y agentes externos que participan en su tramitación y ejecución, con el objetivo de mejorar la eficiencia y eficacia de su tramitación.
El nuevo sistema se basa en dos grandes funcionalidades:
1. Sistema de tramitación de los expedientes de solicitud del derecho a la asistencia jurídica gratuita.
2. Sistema de gestión económica de los pagos realizados a los y a las profesionales por sus actuaciones en justicia gratuita.
Mediante esta Orden se aprueba y se materializa la implantación de la nueva aplicación, la cual pretende contribuir a la penetración definitiva de las nuevas tecnologías en el ejercicio de las funciones que la legislación vigente atribuye al Departamento de Justicia en la tramitación de solicitudes de asistencia jurídica gratuita y en la tramitación del pago correspondiente de las actuaciones de los y de las profesionales que se designen de oficio.
Los programas y las aplicaciones informáticas elaborados para la implantación de estos procesos cumplen los protocolos de seguridad y las especificaciones técnicas que aseguran la efectividad de la firma electrónica efectuada por el personal empleado público que disponga de ella.
Por todo ello, en base a las facultades que me otorga el artículo 12.d) de la Ley 13/1989, de 14 de diciembre, de organización, procedimiento y régimen jurídico de la Administración de la Generalidad de Cataluña, de acuerdo con el artículo 39.3 de la Ley 13/2008, del 5 de noviembre, de la presidencia de la Generalidad y del Gobierno, con el informe previo del Centro de Telecomunicaciones y Tecnologías de la Información,
Ordeno:
Artículo 1
Objeto
La presente Orden regula el uso de los medios electrónicos, informáticos y telemáticos en los procedimientos tramitados por las comisiones de asistencia jurídica gratuita y en la tramitación del pago por parte del Departamento de Justicia correspondiente a las actuaciones de los y de las profesionales que se designen de oficio.
Artículo 2
Aprobación y publicidad de los programas y de las aplicaciones
2.1 Se aprueba la aplicación Asistencia jurídica gratuita de gestión de los trámites y procedimientos en relación con la tramitación de solicitudes de asistencia jurídica gratuita y en la tramitación del pago correspondiente de las actuaciones de los y de las profesionales que se designen de oficio.
2.2 La aplicación Asistencia jurídica gratuita consta de dos módulos, el de tramitación de expedientes y el de gestión económica, recogidos en el anexo de esta Orden, cuya documentación con las características públicas y normativas de seguridad criptográfica queda depositada en la Dirección General de Recursos de la Administración de Justicia.
2.3 Corresponde al director o directora general de Recursos de la Administración de Justicia la aprobación de las modificaciones y actualizaciones de la aplicación Asistencia jurídica gratuita, cuando éstas sean necesarias para evitar el riesgo de que los citados programas y aplicaciones queden obsoletos por el avance de las técnicas informáticas y telemáticas, así como en los casos del mantenimiento del sistema, las ampliaciones y mejoras en los procedimientos de seguridad y calidad utilizados, las mejoras evolutivas de las versiones informáticas y la adaptación de los programas y las aplicaciones a la promulgación de la nueva normativa de obligada aplicación. Estas actualizaciones y modificaciones serán objeto de publicación en el web del Departamento.
Artículo 3
Normas de identificación, de autenticación y de firma electrónica del personal empleado público, órganos administrativos, profesionales designados de oficio y personal técnico y administrativo de los colegios profesionales y de sus respectivos consejos
3.1 La identificación y la autenticación del personal empleado público y de los órganos administrativos que intervienen en la tramitación de solicitudes de asistencia jurídica gratuita, incluida la de los cargos de presidencia y secretaría de las comisiones de asistencia jurídica gratuita, se realiza mediante usuario y palabra de paso. La validación se realiza contra el directorio corporativo de la Generalidad.
El perfil de acceso del usuario a la aplicación se gestiona desde la misma aplicación, por parte de los administradores del sistema, consiste en el nivel de acceso (perfil) y el ámbito de acceso del usuario (territorialidad).
3.2 La identificación y la autenticación de los y de las profesionales que se dedican a la abogacía y a la procuraduría de los tribunales y del personal técnico y administrativo de los colegios de abogados y de procuradores y de los respectivos consejos de colegios que intervienen en la tramitación de solicitudes de asistencia jurídica gratuita se hará mediante la extranet de los profesionales e-justicia.cat, utilizando certificados digitales que garanticen la identidad de su titular y, en el caso de los abogados y abogadas que se designen de oficio, que acrediten su condición de profesional con colegiación y la vinculación con el colegio profesional correspondiente.
3.3 La modalidad de firma electrónica de documentos originales admitida por la aplicación es la firma electrónica reconocida que describen el artículo 3 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica, y el artículo 19 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, y de acuerdo con el artículo 45 de la Ley 26/2010, de 3 de agosto, de régimen jurídico y de procedimiento administrativo de las administraciones públicas de Cataluña.
La firma de documentos desde la aplicación se realiza mediante el uso de certificados digitales reconocidos, conforme al artículo 11 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica, emitidos con dispositivo seguro de creación de firma.
3.4 La generación de las firmas de los actos de constancia y de las series repetitivas de actos con supuesto idéntico se podrá automatizar mediante el uso de certificados digitales de sello electrónico o del código seguro de verificación, de acuerdo con el artículo 18 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, y de conformidad con el artículo 44 de la Ley 26/2010, de 3 de agosto, de régimen jurídico y de procedimiento administrativo de las administraciones públicas de Cataluña.
Artículo 4
Normas de autorización del personal empleado público y de los órganos administrativos responsables de los trámites y procedimientos gestionados por la aplicación AJG-web
La autorización de los usuarios de la aplicación se ha de validar en la tabla de autorizaciones registrada a estos efectos en AJG-web. A estos efectos, es necesario:
1. El código de usuario y contraseña correspondientes al directorio corporativo de la Generalidad de Cataluña.
2. Alta de permisos de acceso al sistema AJG-web, suministrados por el administrador del sistema AJG-web.
Artículo 5
Registro de entrada y salida de documentos
5.1 Los documentos de entrada y salida correspondientes a los procedimientos administrativos de los registros gestionados por la aplicación deben registrarse mediante el registro corporativo de la Generalidad de Cataluña (servei S@rcat).
5.2 El servicio de registro ha de emitir automáticamente un justificante de recepción de los documentos electrónicos presentados, o bien el registro de salida de documentación, en los cuales debe constar el asiento de entrada o de salida, con especificación del día y la hora que se asigne al documento. Este documento ha de estar validado de acuerdo con las normas vigentes de régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo común.
Artículo 6
Normas sobre la gestión de los documentos electrónicos
6.1 Originales en soporte informático
Los documentos en soporte informático producidos válidamente por la aplicación Asistencia jurídica gratuita tienen la consideración de documentos originales, y deben estar debidamente registrados mientras se encuentren en fase activa.
Los documentos originales en soporte informático que se entreguen a entidades y, cuando proceda, a otras administraciones públicas, han de poder ser archivados informáticamente, incluyendo en todo caso la firma electrónica correspondiente.
6.2 Copias auténticas en soporte papel de documentos originales en soporte informático.
Se pueden emitir copias auténticas en soporte papel de documentos administrativos originales en soporte informático, siempre que se cumplan los requisitos siguientes:
a) Asegurar la exactitud del contenido, aunque la estructura del documento se adapte a formatos o sistemas diferentes.
b) Incluir una manifestación relativa a la comprobación de los elementos de autenticidad e integridad del documento original.
c) Incluir un código seguro de verificación que permitirá el acceso al documento original, mediante la sede electrónica, para poder comprobar la autenticidad y la integridad de la copia.
Las copias auténticas en soporte papel gozarán de la misma validez y efectos que los originales en soporte informático. Las copias auténticas en soporte papel indicarán la circunstancia de ser copias auténticas de documentos originales y, en su caso, su fecha de caducidad.
Se podrán recibir copias auténticas en soporte papel de documentos administrativos originales en soporte informático siempre que se cumplan los requisitos anteriormente mencionados.
Artículo 7
Normas sobre el archivo de los documentos
El archivo de los documentos en soporte informático y las medidas de conservación de los documentos en soporte informático de los procedimientos se ha de ajustar a los siguientes principios de actuación, tratamiento y validez:
1. Archivo de documentos en soporte informático.
Los documentos en soporte informático, resultantes de la aportación de información, solicitudes, certificados telemáticos y documentos por parte de la Administración, o que hayan sido obtenidos mediante comunicaciones de datos administrativos de terceras administraciones, han de ser gestionados y archivados exclusivamente en soporte informático, de acuerdo con las prescripciones de la normativa legal de aplicación para esta tipología de documentos.
Todos los documentos públicos han de tener garantizada la autenticidad y la integridad de sus contenidos, así como la preservación y, en su caso, su confidencialidad.
2. Medidas de conservación de documentos en soporte informático
Los servicios, programas y aplicaciones de procedimiento por vías telemáticas han de establecer las medidas necesarias para garantizar la conservación de los documentos en soporte informático.
Los documentos originales en soporte informático podrán transformarse, para adaptar su formato a las necesidades de gestión y preservación previstas en el servicio.
Disposición adicional
Obligatoriedad de adaptación a la aplicación
Los colegios de abogados y de procuradores de los tribunales de Cataluña tienen la obligación de adaptar sus medios electrónicos, informáticos y telemáticos a la aplicación Asistencia jurídica gratuita. Esta adaptación se llevará a cabo de forma progresiva de acuerdo con las fases y plazos acordados en los convenios de colaboración para el establecimiento del marco de actuación en materia de prestación de la asistencia jurídica gratuita, suscritos por el Departamento de Justicia con el Consejo de Ilustres Colegios de Abogados de Cataluña y con el Consejo de Ilustres Colegios de Procuradores de los Tribunales de Cataluña.
Disposición final
Esta Orden entra en vigor a los 20 días de su publicación en el Diari Oficial de la Generalitat de Catalunya.
Anexo
Aplicación Asistencia jurídica gratuita
El nuevo sistema de gestión de la Asistencia jurídica gratuita (AJG-web) nace con el objetivo de automatizar los procesos soportados por las comisiones de asistencia jurídica gratuita del Departamento de Justicia de la Generalidad de Cataluña, automatizando la integración de la información procedente de los diferentes colegios de abogados y de procuradores de los tribunales de Cataluña, así como sus respectivos consejos. Este nuevo sistema también alcanza a toda la gestión económica de las actuaciones de los y de las profesionales que actualmente no está contemplada en ningún sistema de información.
La aplicación prevé la gestión de toda la documentación asociada a los expedientes de justicia gratuita, en formato digital, y se apoya en una herramienta de gestión documental: Documentum.
Alcance funcional
A continuación se detallan los módulos funcionales más significativos
Módulo de tramitación de expedientes
Abarca toda la tramitación de los diferentes tipos de actuaciones: solicitudes, impugnaciones, insostenibilidades, quejas, sesiones, notificaciones y edictos.
Solicitudes: abarca el envío de los expedientes de solicitud del derecho procedentes de los diferentes colegios de abogados mediante interfaz XML con el correspondiente dictamen del Colegio, y con la indicación, en su caso, de los y de las profesionales que se hayan designado. Estos expedientes son estudiados por parte del personal técnico de les comisiones y se incorporan a las sesiones donde se tomará una decisión definitiva sobre la concesión o no del derecho.
Impugnaciones, insostenibilidades y quejas: incorporación manual al sistema de las impugnaciones, quejas o insostenibilidades que se refieran a los expedientes de justicia gratuita, así como su tramitación. Impugnaciones e insostenibilidades se incorporan también a las sesiones de las comisiones.
Sesiones: mecanismo de ratificación o no del dictamen del colegio en sesión de trabajo de la comisión. Las sesiones disponen de un documento de trabajo con las propuestas de decisión, firmado por el secretario o secretaria de la comisión. Con los acuerdos de la sesión se emiten las correspondientes resoluciones, firmadas por la persona titular de la presidencia de la comisión. En los casos en que se considere, se harán los requerimientos de documentación necesarios para poder emitir una resolución.
Notificaciones: todas las resoluciones emitidas son notificadas a las diferentes persones intervinientes, siempre que se disponga de los datos de contacto (solicitante, colegio de abogados, colegio de procuradores de los tribunales, órgano judicial, parte contraria). Estas notificaciones son firmadas por el secretario o secretaria de la comisión y enviadas bien por el Servicio Funcional de Correos, bien por correo ordinario.
Edictos: Las notificaciones que no se puede entregar a las personas interesadas son publicadas en un edicto.
Módulo de gestión económica
Abarca la gestión de los pagos a los y a las profesionales que se dedican a la abogacía y a la procuraduría de los tribunales de las actuaciones asociadas a los procedimientos judiciales en los que se ha concedido la asistencia jurídica gratuita. En este módulo se incluye también la exportación de la información necesaria para el pago a los profesionales que se gestiona desde los diferentes colegios (de abogados y de procuradores de los tribunales) y consejos de los colegios de abogados y de los colegios de procuradores de los tribunales.
El sistema se apoya en unos módulos básicos de infraestructura, en que los más importantes son:
Módulo de conexión a la aplicación.
La conexión al sistema de información se realiza mediante usuario y palabra de paso. La validación se realiza contra el directorio corporativo de la Generalidad.
El perfil de acceso del usuario dentro de la aplicación se gestiona desde la misma aplicación, por parte de los administradores del sistema, y consiste en el nivel de acceso (perfil) y el ámbito de acceso del usuario (territorialidad).
Módulo de firma electrónica.
La firma de los documentos originales gestionados por la aplicación se hace mediante firma electrónica reconocida. Dependiendo de la tipología de documento la firma será realizada por diferentes figuras o actores que disponen de diferente tipología de certificado, así:
Presidente o presidenta y secretario o secretaria de la Comisión de Asistencia Jurídica Gratuita: mediante certificado suministrado por la Agencia Catalana de Certificación y, en concreto, empleando certificados en tarjeta CPISR-1.
Abogados y procuradores de los tribunales que se designen de oficio y personal técnico y administrativo de los colegios de abogados y de procuradores y de los respectivos consejos de colegios que intervienen en la tramitación de solicitudes de asistencia jurídica gratuita: mediante certificados digitales que garanticen la identidad de su persona titular, y, en el caso de los abogados y abogadas, que acrediten su condición de profesional con colegiación y la vinculación con el colegio profesional correspondiente.
Los procesos técnicos y funcionales de firma electrónica han sido indicados por CATCert (Agencia Catalana de Certificación) según se establece en el documento “Guía de los dispositivos y de las aplicaciones seguras de creación de firma electrónica” de 20 de mayo de 2005.
Los otros sistemas de información con los que AJG-Web dialoga son los siguientes:
Gestor documental: interfaz de acceso para lectura y grabación de documentos al gestor documental Documentum.
Intercambio de interfaces en formato XML con los diversos ilustres colegios de abogados de Cataluña, bidireccional, con el objetivo de intercambiar automáticamente toda la información relativa a la tramitación de las solicitudes de justicia gratuita, desde el momento de la solicitud iniciada en los SOJ (Servicio de Orientación Jurídica) de los diferentes colegios de abogados, hasta las resoluciones de las diferentes comisiones de AJG del Departamento de Justicia.
Intercambio de interfaces en formato XML con los diversos ilustres colegios de abogados de Cataluña, unidireccional, con el objetivo de cargar en el SI todas las actuaciones realizadas por los y por las profesionales (abogados) en los procedimientos asociados a expedientes en que se ha concedido la justicia gratuita.
Intercambio de interfaces en formato XML con los diversos ilustres colegios de procuradores de los tribunales de Cataluña, unidireccional, con el objetivo de cargar en el SI todas las actuaciones realizadas por los y por las profesionales (procuradores de los tribunales) en los procedimientos asociados a expedientes en que se ha concedido la justicia gratuita.
Interfaz con la AEAT: con el objetivo de automatizar la solicitud y carga en el sistema de los certificados necesarios para la tramitación de la justicia gratuita, facilitando la aportación de documentación al ciudadano (vía XCOMM de la AOC).
Interfaz con la impresión remota de los correos con el fin de automatizar el envío de notificaciones a los ciudadanos, juzgados y profesionales del derecho (SFC, Servicio Funcional de Correos).
Otras interfaces que se prevén a medio plazo a través de la plataforma PICA: SOC, PIRMI, DNI, Familia numerosa, AEAT.
S@rcat: Registro de salida de todas las notificaciones emitidas por el sistema.
