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Normas para la realización de transferencias documentales

10/09/2010
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Orden de 30 de agosto de 2010 por el que se establecen las normas para la realización de transferencias documentales con destino a los archivos dependientes de la Xunta de Galicia (DOG de 9 de septiembre de 2010). Texto completo.

ORDEN DE 30 DE AGOSTO DE 2010 POR EL QUE SE ESTABLECEN LAS NORMAS PARA LA REALIZACIÓN DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES CON DESTINO A LOS ARCHIVOS DEPENDIENTES DE LA XUNTA DE GALICIA.

En el seno de la gestión administrativa, las transferencias documentales de las oficinas administrativas a los archivos y entre los diferentes niveles archivísticos constituyen el fundamento para la implantación de un sistema de gestión documental.

Las transferencias documentales aseguran un fluido funcionamiento de las administraciones públicas, mejoran su eficacia y eficiencia en el desarrollo del procedimiento administrativo y permiten la construcción de un verdadero sistema de archivos, estructura legal y administrativa que tiene como finalidad contribuir a agilizar la Administración y preservar sus derechos y los de los administrados, garantizar el derecho de acceso de los ciudadanos a la información contenida en los documentos y asegurar la conservación del patrimonio documental.

La Comunidad Autónoma de Galicia tiene competencia exclusiva en materia de archivos de interés para Galicia y de patrimonio documental (que es una parte significativa del patrimonio cultural), de acuerdo con lo establecido en el artículo 27.18.º del Estatuto de autonomía de Galicia. De este mandato deriva la capacidad de la Xunta de Galicia para regular, en primer lugar, los archivos y el patrimonio documental de la Administración de Galicia.

El artículo 801.1.º Vínculo a legislación de la Ley 8/1995, de 30 de octubre, del patrimonio cultural de Galicia, establece que la Consellería de Cultura regulará, entre otros aspectos, el ciclo vital de los documentos de las distintas administraciones públicas de Galicia, así como la circulación de documentos y las transferencias documentales.

En este contexto, el Decreto 307/1989, de 23 de noviembre, por el que se regula el sistema de archivos y el patrimonio documental de Galicia, vigente, ya precisaba en su artículo 26.1.º que los archivos centrales de las diferentes instituciones de la Comunidad Autónoma de Galicia recibirán, con periodicidad anual, transferencias de documentación de las distintas oficinas productoras de documentos. En el punto 2 de ese mismo artículo, señalaba que la documentación custodiada en los archivos centrales de cada una de las consellerías que componen la Xunta de Galicia y de los órganos dependientes, que cumplan los plazos que se establezcan, se transferirán periódicamente al Archivo General de la Administración de Galicia. En los puntos 3 y 4 se establecen idénticas obligaciones para el Archivo General de la Administración de Galicia y para los servicios territoriales de las instituciones de la comunidad autónoma en relación, en el primer caso, al centro que cumpla las funciones de archivo histórico de Galicia, y a los archivos del Reino de Galicia (A Coruña) e históricos provinciales de Lugo, Ourense y Pontevedra, en el segundo.

Muchos de estos archivos vienen recibiendo, en la medida en que lo permite la capacidad espacial de sus depósitos, transferencias documentales en cumplimiento de la legislación vigente, evitando así el colapso de las oficinas públicas. Sin embargo, se hace necesario regular el procedimiento para unificar y normalizar la práctica seguida por los distintos centros y oficinas.

Por estas razones, a propuesta de la Dirección General del Patrimonio Cultural,

DISPONGO:

Artículo 1.º

Se aprueban las normas técnicas que figuran en el anexo I para la realización de transferencias documentales de las oficinas de los órganos y entidades dependientes de la Xunta de Galicia a los archivos propios y gestionados por ésta y entre los diferentes niveles archivísticos.

Artículo 2.º

Toda transferencia documental deberá ir acompañada de la correspondiente relación de entrega. La relación de entrega deberá incluir los datos que constan en el anexo I, dispuestos en la forma en que se indica en el anexo II de esta orden.

Anexos

Omitidos.

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