ORDEN VEH/49/2021, DE 1 DE MARZO, POR LA QUE SE APRUEBAN LOS CRITERIOS DE OCUPACIÓN DE LOS INMUEBLES DE USO ADMINISTRATIVO DE LA GENERALIDAD DE CATALUÑA.
El artículo 159.1.a) del Estatuto de autonomía de Cataluña establece que corresponde a la Generalidad de Cataluña, en materia de régimen jurídico y procedimiento de las administraciones públicas catalanas, la competencia exclusiva en lo no afectado por el artículo 149.1.18 
de la Constitución. Esta competencia incluye, entre otros, los medios necesarios para ejercer las funciones administrativas, incluyendo el régimen de los bienes de dominio público y patrimoniales.
El artículo 215.1 del Estatuto de autonomía de Cataluña reconoce que el patrimonio de la Generalidad está integrado por los bienes y los derechos de los que es titular y por los que adquiera por cualquier título jurídico. El establecimiento de los criterios de ocupación de los inmuebles destinados a uso administrativo corresponde a la Generalidad de Cataluña de acuerdo con el artículo 150.b) del Estatuto de autonomía de Cataluña, que establece una competencia exclusiva en materia de organización de su Administración sobre las distintas modalidades organizativas e instrumentales para la actuación administrativa.
El artículo 15 bis del texto refundido de la Ley de patrimonio de la Generalidad de Cataluña, aprobado por el Decreto legislativo 1/2002, de 24 de diciembre , prevé que los inmuebles destinados a uso administrativo ocupados, en virtud de cualquier título, por la Generalidad de Cataluña o por los organismos, las entidades autónomas o las empresas públicas a que es aplicable el artículo 15 de la misma norma, deben cumplir los criterios de ocupación y las tipologías de espacios que se establezcan.
El mencionado artículo 15 bis, en su apartado 3, habilita al titular del departamento competente en materia de patrimonio, a propuesta del titular de la unidad directiva competente en esta materia, a aprobar los criterios de ocupación y las tipologías de espacios de inmuebles destinados a uso administrativo, lo que es el objeto de la presente Orden. Asimismo, prevé, en su apartado 4, que, para tramitar las propuestas de adquisición por medio de cualquier título de inmuebles o derechos reales a título oneroso o de disposición como arrendatarios, ocupantes o usuarios con relación a inmuebles destinados a uso administrativo, la unidad promotora debe acreditar que se cumplen los criterios de ocupación y las tipologías de espacios que se establezcan, sea cual sea el procedimiento de contratación.
La Administración de la Generalidad inició una nueva estrategia que buscaba una mayor eficiencia en la gestión de inmuebles de uso administrativo con el objetivo de reducir los costes directos (arrendamientos) e indirectos (servicios y suministros asociados a los inmuebles), mediante el Plan de racionalización y optimización de espacios de la Generalidad de Cataluña, aprobado por Acuerdo de Gobierno de 2 de julio de 2013.
Posteriormente, el Acuerdo del Gobierno de 16 de junio de 2015 aprobó los principios rectores en la racionalización y optimización de los espacios de oficinas de la Generalidad de Cataluña y los criterios de reubicación de dependencias. Acordó que las reubicaciones de dependencias administrativas de la Generalidad de Cataluña en Barcelona se debían llevar a cabo en inmuebles eficientes arquitectónica y energéticamente y que las implantaciones se harían aplicando nuevos criterios de eficiencia en la ocupación de los espacios, en consonancia con las nuevas formas de trabajar en la administración.
El Acuerdo de Gobierno de 3 de enero de 2017 creó el Comité Estratégico de Operaciones de Concentración de Dependencias Administrativas de la Generalidad de Cataluña en Barcelona y el Programa para la puesta en funcionamiento de la primera fase del proyecto Distrito Administrativo de la Generalidad de Cataluña.
Sobre la base de los acuerdos anteriores, la Administración de la Generalidad de Cataluña ha realizado, en los últimos años, varias actuaciones en el ámbito de la gestión patrimonial orientadas a la obtención de eficiencias en los inmuebles destinados a servicios administrativos, dado que existen márgenes de mejora relevantes en su gestión y ocupación a partir de la implementación de operaciones de concentración, que racionalizan los gastos directos e indirectos asociados a los inmuebles, y del establecimiento de nuevos criterios en la ocupación de los espacios.
Una de las actuaciones más relevantes en este sentido ha sido la creación del Distrito Administrativo de la Generalidad de Cataluña en el barrio de la Marina de Port de Barcelona, cuya primera fase está formada por un complejo de oficinas de grandes dimensiones que concentra dependencias administrativas de varios departamentos y entidades de la Administración de la Generalidad de Cataluña.
Los espacios interiores de este inmueble se han concebido a partir de una nueva estrategia de ocupación de los espacios, aprobada por el Comité Estratégico de Operaciones de Concentración de Dependencias administrativas de la Generalidad de Cataluña en Barcelona en junio del 2017. Esta nueva estrategia tiene que ser una palanca de cambio hacia una nueva forma de trabajar, más moderna e innovadora, donde los espacios se adecuan a las tareas que se desarrollan a lo largo de la jornada laboral y no al contrario. En estos procesos de innovación y modernización en la manera de trabajar de la Administración pública se debe inscribir también la transformación digital de la administración. Al mismo tiempo, en este contexto, irrumpen nuevos modelos de prestación de servicios como el teletrabajo.
Por otra parte, los estudios de ocupación realizados en una muestra de inmuebles de uso administrativo de la Generalidad de Cataluña muestran que una parte significativa de los puestos de trabajo individual no se ocupan diariamente debido a factores de movilidad externa (las personas no se encuentran en el puesto de trabajo un día o parte de un día determinado) o interna (realización de tareas diarias en espacios diferentes del puesto de trabajo individual).
Asimismo, hay que tener presente la aprobación del Decreto 77/2020, de 4 de agosto , por el que se regula la prestación de servicios en la modalidad de teletrabajo para el personal al servicio de la Administración de la Generalidad de Cataluña y sus organismos autónomos. La aprobación de este Decreto supone la instauración del modelo de trabajo híbrido que combina el trabajo presencial y el no presencial (teletrabajo), con un máximo de dos jornadas diarias enteras de prestación de servicios en la modalidad de teletrabajo con carácter general. El Decreto también establece la posibilidad de teletrabajar de forma ocasional en determinados supuestos.
Los factores anteriores comportan que se pueda mejorar la eficiencia del gasto inmobiliario de la Generalidad de Cataluña a través de la aplicación de nuevas políticas de ocupación del espacio.
Adicionalmente, la situación actual de los inmuebles de uso administrativo es muy heterogénea, con lo cual el establecimiento de unos criterios de ocupación corporativos garantiza una mayor equidad interna entre las personas que trabajan en la Administración pública.
Mediante esta Orden se establecen unos criterios de obligado cumplimiento en la ocupación de los inmuebles de uso administrativo, así como los principios que deben regir en el diseño y ocupación de los espacios de trabajo de los edificios administrativos de la Generalidad de Cataluña. Estos principios se aplicaron en el Distrito Administrativo de la Generalidad, y se ha considerado oportuno hacerlos extensivos al resto de inmuebles de uso administrativo, junto con dos principios nuevos.
Con respecto a la estructura, esta Orden consta de dieciséis artículos, una disposición transitoria, una disposición adicional y una final. También forman parte de ella dos anexos: el anexo 1 describe las tipologías de espacios de trabajo de oficina de los inmuebles de uso administrativo de la Generalidad de Cataluña y el anexo 2 hace referencia a la acreditación del cumplimiento de los criterios de ocupación que prevé la Orden.
Con la aplicación de esta Orden se pretende generar eficiencias en el gasto inmobiliario de la Generalidad de Cataluña a partir de tres ámbitos de actuación: el establecimiento de nuevos criterios de distribución interior, la eficiencia arquitectónica y el ahorro y eficiencia energética.
Respecto al ámbito de aplicación, los criterios en la ocupación de los espacios tienen carácter obligatorio con respecto a nuevas implantaciones de oficinas, ya sean inmuebles de nueva ocupación o reocupaciones, y también para las reformas de los espacios de oficina actuales, con algunas adaptaciones en función de la dimensión o de la tipología del inmueble.
Respecto a la optimización del espacio, teniendo en cuenta la implantación del teletrabajo en la Generalidad de Cataluña, se prevé una disposición de puestos de trabajo individual inferior al número de personas que trabajan habitualmente en un inmueble y, por lo tanto, la aplicación de una política de no asignación de las mesas de trabajo individuales.
La nueva estrategia de ocupación del espacio prevé la distribución de los espacios de trabajo individual en planta abierta, potencia los espacios de colaboración, junto con una tipología variada de espacios, y favorece la movilidad de los trabajadores y trabajadoras en los inmuebles.
La eficiencia arquitectónica de los inmuebles y de sus instalaciones afecta sólo a las nuevas ocupaciones y hace referencia a los requerimientos más estructurales de los inmuebles a ocupar y al sistema de tecnologías aplicadas al control y automatización del inmueble.
Los criterios de ahorro y eficiencia energética establecidos van en la línea marcada por la Ley del cambio climático y por los planes de ahorro y eficiencia energética aplicables a los edificios y equipamientos de la Generalidad de Cataluña.
Se prevé que todas estas medidas entren en vigor a los seis meses de la publicación de la Orden.
Esta Orden se ha elaborado de conformidad con los principios de buena regulación previstos en el artículo 129 de la Ley 39/2015 y en el artículo 62 de la Ley 19/2014, de 29 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno. La Orden responde al principio de necesidad, contiene la regulación necesaria para atender las finalidades perseguidas, es el instrumento más adecuado para garantizar su consecución y es coherente con el resto del ordenamiento jurídico. En este sentido, resulta necesario estructurar en norma de rango reglamentario las previsiones del artículo 15 bis del texto refundido de la Ley de patrimonio de la Generalidad de Cataluña, aprobado por el Decreto legislativo 1/2002, de 24 de diciembre .
Por todo eso, de acuerdo con lo que establece el artículo 39.3 de la Ley 13/2008, de 5 de noviembre, de la presidencia de la Generalidad y del Gobierno, y en uso de las competencias que me son conferidas; de acuerdo con el artículo 15 bis del texto refundido de la Ley de patrimonio de la Generalidad de Cataluña, aprobado por el Decreto legislativo 1/2002, de 24 de diciembre , y de acuerdo con el dictamen de la Comisión Jurídica Asesora,
Ordeno:
Artículo 1
Objeto
El objeto de esta Orden es aprobar los criterios a seguir en la ocupación de los inmuebles de uso administrativo de la Generalidad de Cataluña.
Artículo 2
Definiciones
A los efectos de esta Orden, los conceptos siguientes deben ser interpretados con el significado y alcance que se indica:
- Inmueble de uso administrativo: inmueble (edificio entero o parte de un edificio) destinado mayoritariamente a uso de oficina donde se desarrolla la actividad de gestión interna (back office) de la Generalidad de Cataluña. Quedan incluidos los espacios con usos complementarios a la función administrativa del inmueble, como salas polivalentes o cafetería. Se excluyen aquellos inmuebles destinados total o mayoritariamente a la prestación directa de servicios públicos finalistas, entendiendo éstos como los que se prestan directamente a la ciudadanía y que producen como resultado una asistencia, una atención, una utilidad o un beneficio para los destinatarios.
- Puesto de trabajo individual: puesto de trabajo (mesa de trabajo) donde se desarrollan tareas de forma individual, ubicados en todo el inmueble, ya sea en los espacios de trabajo individual en las plantas de oficina (planta abierta y despachos, de acuerdo con el apartado 1 del anexo 1) o en otros espacios del inmueble (espacios de recepción u otros espacios complementarios a los de oficina).
- Puesto de trabajo colectivo: puesto de trabajo (sillas o asientos) ubicado en espacios de trabajo colectivo de las plantas de oficina definidos en el apartado 2 del anexo 1.
- Nueva ocupación: ocupación de un inmueble que no ha sido ocupado previamente por la Generalidad de Cataluña o por cualquier entidad de su sector público.
- Persona trabajadora de un inmueble: persona que presta servicios habitualmente en un inmueble, con independencia de su relación laboral con la Administración, y que necesita un puesto de trabajo individual (mesa).
- Planta abierta: distribución diáfana del espacio de oficina, con pocos o ningún tabique de separación y con mobiliario de poca altura.
- Reforma: obras en un inmueble que afectan a la distribución interior del espacio de oficina.
- Reocupación: ocupación, mediante un proceso de adscripción o reasignación, de un inmueble en el cual la Generalidad o su sector público tiene algún derecho.
Artículo 3
Ámbito subjetivo de aplicación
Esta Orden se aplica a los departamentos de la Administración de la Generalidad de Cataluña, a los organismos, a las entidades autónomas, a las empresas o las sociedades a que se refiere el artículo 1.a) y b) del texto refundido de la Ley 4/1985, de 29 de marzo, del Estatuto de la empresa pública catalana, aprobado por el Decreto legislativo 2/2002, de 24 de diciembre , o la normativa que la sustituya, a la Corporación Catalana de Medios Audiovisuales, al Servicio Catalán de la Salud y, en general, a todas las entidades en las cuales la participación directa o indirecta o la representación de la Generalidad de Cataluña es mayoritaria.
Quedan excluidas del ámbito de aplicación aquellas empresas públicas en las adquisiciones de bienes o derechos reales que, de acuerdo con las funciones que tienen atribuidas, tienen la finalidad de devolverlos al tráfico jurídico privado. Asimismo, quedan excluidos del ámbito de aplicación las entidades locales y su sector público.
Artículo 4
Ámbito objetivo de aplicación
4.1 Esta Orden se aplica a los inmuebles de uso administrativo de la Generalidad de Cataluña y al sector público a que hace referencia el artículo 3 con respecto a nuevas implantaciones de oficinas, ya sean en inmuebles de nueva ocupación o reocupaciones o bien en reformas de los espacios de oficina actuales.
4.2 En los inmuebles de uso administrativo, de acuerdo con la definición del artículo 2, donde se destina una parte del espacio a servicios finalistas, los criterios de ocupación se deben aplicar únicamente al espacio destinado a uso de oficina.
4.3 La aplicación varía en función de los supuestos siguientes:
a) En los inmuebles de nueva ocupación son de aplicación todos los criterios.
b) En los inmuebles objeto de reocupación, fruto de una asignación o adscripción, y en los inmuebles en que se lleven a cabo obras de reforma del espacio de oficina actual son de aplicación todos los criterios, excepto los del artículo 8, relativos a la eficiencia arquitectónica de los inmuebles y de sus instalaciones. Los criterios del artículo 9, sobre ahorro y eficiencia energética, sólo son de aplicación en aquellos inmuebles donde se realicen obras en que se renueven de forma conjunta las instalaciones de generación térmica y más del 25% de la superficie total de la envolvente térmica final del edificio.
4.4 En los inmuebles con una superficie construida sobre rasante inferior a 500 m2 no son de aplicación los criterios establecidos en los apartados 4 y 5 del artículo 7, ni los artículos 8 y 9.
4.5 En los inmuebles ubicados en el extranjero sólo es de aplicación el criterio relativo a la ratio de ocupación que establece el apartado 6 del artículo 7, de acuerdo con lo que prevé el artículo 6.2 del texto refundido de la Ley de patrimonio de la Generalidad de Cataluña, aprobado por el Decreto legislativo 1/2002, de 24 de diciembre .
Artículo 5
Finalidades
5.1 Esta Orden tiene como finalidad alcanzar una mayor eficiencia en la ocupación de los inmuebles de uso administrativo por parte de la Generalidad de Cataluña y del sector público a que hace referencia el artículo 3, así como contribuir al establecimiento de nuevas maneras de trabajar de los empleados y empleadas públicos y a la adopción de un modelo corporativo del espacio, identificativo de la manera de trabajar de la Administración pública.
5.2 Además de las finalidades generales a que hace referencia el apartado 1, son finalidades específicas:
a) Fijar criterios en la selección y ocupación de los inmuebles de uso administrativo de la Generalidad de Cataluña y de su sector público para generar eficiencias espaciales, energéticas y económicas que comporten un mejor uso de los recursos públicos.
b) Mejorar el nivel de bienestar de los empleados y empleadas públicos en su entorno de trabajo a través de actuaciones en el espacio, como la priorización de la iluminación natural o la introducción de elementos naturales, y otras que fomenten hábitos saludables.
c) Facilitar, a través de la configuración de los espacios, un entorno de trabajo más colaborativo, abierto y transversal.
d) Impulsar los cambios necesarios a fin de que los espacios den una mejor respuesta a las necesidades de las distintas actividades que se desarrollan a lo largo de la jornada laboral.
e) Promover la movilidad de los empleados y empleadas en el inmueble donde trabajan, incluyendo la adopción de las soluciones y del equipamiento tecnológico que lo permitan.
f) Estandarizar los espacios de trabajo de la Generalidad de Cataluña de forma que se alcance una mayor equidad interna entre las personas que trabajan en ella.
g) Convertirse en una base de innovación en la configuración de los espacios sobre la que seguir trabajando desde otros ámbitos, como el organizativo o el tecnológico.
h) Facilitar la introducción de nuevos cambios que se puedan producir en la forma de trabajar, como el teletrabajo, y facilitar la transición hacia una administración digital.
i) Definir los estándares mínimos que deben cumplir los inmuebles de uso administrativo y las distintas tipologías de espacios que se definen en el anexo 1, “Tipologías de espacios de trabajo de oficina de los inmuebles de uso administrativo de la Generalidad de Cataluña”.
Artículo 6
Principios en el diseño y la ocupación de los espacios
Los principios básicos en el diseño y la ocupación de los espacios de los inmuebles de uso administrativo de la Generalidad y los criterios generales que se derivan de ellos son los siguientes:
1. Los espacios de trabajo de los inmuebles administrativos de la Generalidad de Cataluña deben cumplir con los principios de salud y bienestar; de colaboración y transversalidad; de apertura; de variedad y flexibilidad; de equidad; de eficiencia; de valores institucionales; de adecuación al uso; de adecuación a las nuevas formas de trabajar, y de tecnología digital.
2. El principio de salud y bienestar comporta que los espacios de trabajo y las instalaciones se deben diseñar pensando en el bienestar y la salud de las personas: hay que promover la movilidad interna para evitar el sedentarismo; hay que priorizar que los espacios de trabajo tengan iluminación natural y que incorporen elementos naturales; el mobiliario debe ser funcional, flexible y confortable, y el diseño y las políticas de uso de los espacios deben facilitar la implementación de medidas de higiene.
3. El principio de colaboración y transversalidad comporta que los espacios de trabajo deben fomentar el trabajo en equipo y el intercambio de ideas, de información o de conocimiento entre personas y unidades.
4. El principio de apertura comporta que la disposición de los espacios de trabajo se debe realizar, en términos generales, en planta abierta, sin barreras visuales, minimizando en lo posible la compartimentación.
5. El principio de variedad y flexibilidad comporta que se creen diferentes tipologías de espacios que respondan a las necesidades de las distintas actividades que las personas desarrollan durante la jornada laboral.
6. El principio de equidad comporta que hay que garantizar que los empleados y empleadas públicos que desarrollan las mismas tareas trabajan en las mismas condiciones con respecto al espacio de trabajo.
7. El principio de eficiencia comporta que hay que procurar que los espacios de trabajo sean eficientes tanto desde el punto de vista arquitectónico como energético, de manera que se aprovechen al máximo los recursos públicos y se consiga una mayor optimización del espacio.
8. El principio de respeto a los valores institucionales comporta que los espacios deben garantizar una imagen institucional adecuada, ya que reflejan una determinada imagen de la Administración de la Generalidad de Cataluña, así como su cultura y valores y, por lo tanto, también simbolizan a la organización y sus representantes.
9. El principio de adecuación al uso comporta que el diseño de los espacios debe ser adecuado a las funciones propias de la administración, incluidas las tareas de representación y de Gobierno, y debe atender a los requerimientos específicos que pueda haber vinculados a la seguridad o al orden público.
10. El principio de adecuación a las nuevas formas de trabajar comporta que los espacios, el equipamiento de los edificios y las políticas de ocupación de estos deben dar respuesta a las exigencias que se puedan derivar de los nuevos modelos de trabajo implantados por la Generalidad de Cataluña.
11. El principio de la tecnología digital supone que los espacios de trabajo incorporan equipamiento, aplicaciones y soluciones de las tecnologías de la información y comunicación (TIC) con el fin de facilitar y optimizar el uso y la reserva de los espacios, automatizar procesos relacionados con la gestión del inmueble, y contribuir a la reducción de la documentación en papel y a la implementación de una política de mesas limpias.
Artículo 7
Criterios de distribución interior de los inmuebles
La distribución interior de los inmuebles de uso administrativo de la Generalidad de Cataluña o de su sector público se ha de regir por los criterios siguientes:
1. Con carácter general, los puestos de trabajo individual se deben distribuir en planta abierta. Sólo se pueden asignar despachos individuales al personal considerado alto cargo según la Ley 13/1989, de 14 de diciembre , de organización, procedimiento y régimen jurídico de la Administración de la Generalidad de Cataluña, y la Ley 13/2005, de 27 de diciembre , del régimen de incompatibilidades de los altos cargos al servicio de la Generalidad.
2. Con el fin de optimizar la ocupación de los inmuebles y dar cumplimiento al principio de eficiencia en el gasto inmobiliario, en las plantas de oficina no se pueden asignar los puestos de trabajo individual en planta abierta. Estos puestos deben ser de uso u ocupación libre, previa reserva por parte del usuario a través del sistema que se habilite a este efecto.
Solo pueden ser asignados aquellos puestos de trabajo individual en planta abierta que hayan sido adaptados por el servicio de prevención de riesgos, aquellos que tengan requerimientos tecnológicos específicos o, de forma excepcional, otros puestos en razón de las funciones singulares desarrolladas, de forma justificada, a los que no se pueda dar respuesta con elementos móviles. También se pueden asignar excepcionalmente aquellos puestos que requieran de una adaptación o de una determinada ubicación con el fin de favorecer la integración laboral de personas con capacidades diversas.
Los puestos de trabajo individual no asignados se pueden agrupar por áreas de actividad o áreas funcionales, que pueden coincidir o no con las unidades directivas.
3. El número de puestos de trabajo individual debe ser inferior al número total de personas trabajadoras. Como máximo, debe haber un 70% de puestos de trabajo individual respecto del total de personas trabajadoras. De este cómputo se excluyen los altos cargos y las personas que no trabajan en espacios de trabajo de oficina definidos en el anexo 1, como la recepción, el registro o el servicio médico.
En el caso de inmuebles con una superficie construida sobre rasante inferior a 500 m2, este porcentaje puede ser de máximo el 85%.
4. En cada planta de oficina debe haber el mismo número de puestos de trabajo colectivo que puestos de trabajo individual, con un margen de ±10%.
5. Para garantizar una tipología de espacios variada que dé respuesta a las necesidades de las distintas actividades que se realizan a lo largo de la jornada laboral, es necesario que en los espacios de trabajo colectivo de cada planta de oficina se incluyan, como mínimo, las tipologías siguientes, de acuerdo con el anexo 1, “Tipologías de espacios de trabajo de oficina de los inmuebles de uso administrativo de la Generalidad de Cataluña”:
- cabinas
- espacios de colaboración formal
- espacios de colaboración informal
- espacios de colaboración abiertos o semiabiertos
Estos espacios deben distribuirse en la planta de forma que se garantice una ubicación lo más equidistante posible respecto a los distintos puestos de trabajo individual.
6. La distribución del personal en el inmueble se debe realizar siempre con criterios de máxima eficiencia en la ocupación del espacio. Se establece una ratio de ocupación máxima del inmueble, entendida como el cociente entre la superficie construida sobre rasante y el número de puestos de trabajo individual del inmueble según los planos de distribución interior.
Esta ratio varía en función de la situación de cada inmueble:
- En los inmuebles de nueva ocupación, la ratio de ocupación máxima del inmueble es de 17 m2 por puesto de trabajo individual.
- En las reocupaciones, en los inmuebles ubicados en el extranjero y en los inmuebles con una superficie construida sobre rasante inferior a 500 m2, la ratio de ocupación máxima del inmueble es de 19 m2 por puesto de trabajo individual, excepto en los inmuebles con muros de carga, donde la ratio puede tener un valor máximo de 25 m2 por puesto de trabajo individual.
7. Debe haber un número de taquillas individuales, como mínimo, igual al número de personas trabajadoras en el inmueble. Estas taquillas deben disponer de cierre de seguridad, para poder depositar los objetos personales y de trabajo, y así permitir la aplicación de una política de mesas limpias, de forma que se garantice una mejor higiene y limpieza del puesto de trabajo.
8. El equipamiento TIC de los espacios del inmueble, así como el de los puestos de trabajo, debe permitir la movilidad de las personas trabajadoras y debe dar respuesta a las nuevas formas de trabajar.
9. La documentación administrativa en papel se debe custodiar en zonas de archivo, habilitadas específicamente para esta función, preferentemente en espacios del mismo inmueble situados bajo rasante o en otros inmuebles específicos para este uso. En las plantas de oficina se puede habilitar mobiliario de archivo solo para la documentación administrativa en papel que esté en trámite diario o que sea de trabajo en aquel momento.
Los valores y parámetros de los puntos anteriores se deben actualizar, si es necesario, en función de los resultados de los estudios de ocupación que se realicen, y de acuerdo con la evolución de la implantación del teletrabajo en la Generalidad de Cataluña y de otras cuestiones que tengan un impacto en la manera de trabajar de la administración.
Artículo 8
Criterios de eficiencia arquitectónica de los inmuebles y de sus instalaciones
Los inmuebles de uso administrativo de la Generalidad de Cataluña o de su sector público que sean de nueva ocupación deben cumplir los requisitos siguientes:
1. Tener una estructura mayoritariamente de pilares y planta diáfana, con cerramientos y configuración de los espacios y de las instalaciones que faciliten una distribución interior en planta abierta, libre y flexible.
2. Tener una ratio de eficiencia del inmueble con un valor mínimo de 0,85, entendida como el cociente entre la superficie útil sobre rasante y la superficie construida sobre rasante del inmueble.
3. Disponer de un sistema de tecnologías aplicadas al control y automatización inteligente del inmueble (inmótica) si es viable desde una óptica coste-beneficio.
Artículo 9
Criterios de ahorro y eficiencia energética de los inmuebles
Los inmuebles de uso administrativo de la Generalidad de Cataluña o de su sector público que sean de nueva ocupación o bien las reocupaciones o reformas en las cuales se lleven a cabo obras de acuerdo con lo que prevé el artículo 4.3.b) deben cumplir los requerimientos de ahorro y eficiencia energética siguientes:
1. Tener una calificación A en el indicador de consumo de energía primaria no renovable (EPnR) y en el indicador de emisiones del certificado de eficiencia energética.
2. Incorporar instalaciones solares fotovoltaicas con una potencia mínima de 7 Wp (vatio pico) por cada metro cuadrado de superficie construida, incluyendo la superficie sobre rasante y bajo rasante.
3. Elaborar una auditoría energética, de obligado cumplimiento de acuerdo con la Ley de cambio climático, con el contenido mínimo que se especifique en los planes de ahorro y eficiencia energética.
Los indicadores y parámetros de los puntos anteriores se deben actualizar mediante una instrucción y de acuerdo con las modificaciones normativas y planes del Gobierno en materia de eficiencia energética e implantación de energías renovables vigentes.
Artículo 10
Procedimiento de acreditación del cumplimiento de los criterios de ocupación en la contratación de nuevos inmuebles
10.1 Los departamentos de la Administración de la Generalidad y las entidades del sector público mencionados en el artículo 3 que quieran adquirir nuevos inmuebles o disponer de ellos como arrendatarios, ocupantes o usuarios deben acreditar el cumplimiento de los criterios de esta Orden mediante un informe justificativo del órgano de contratación que deben remitir a la unidad directiva competente en materia de patrimonio de la Generalidad de Cataluña acompañado de la documentación prevista en el artículo 14:
a) En las contrataciones mediante concurso, los departamentos deben incluir el informe justificativo en la solicitud de inicio del expediente, y las entidades públicas deben incluirlo en la solicitud de tramitación, de acuerdo con lo que prevé el artículo 15 bis del texto refundido de la Ley de patrimonio de la Generalidad de Cataluña, aprobado por el Decreto legislativo 1/2002, de 24 de diciembre .
Todos los requerimientos exigidos se deben incluir como prescripciones en los correspondientes pliegos de cláusulas del concurso.
b) En las contrataciones directas, el informe justificativo se debe añadir a la documentación exigida en la Orden de 3 de julio de 1998, por la que se determina la documentación necesaria para la iniciación, por parte de la Generalidad, de los expedientes de contratación directa de inmuebles o derechos reales a título oneroso o a título lucrativo, o la normativa que la sustituya.
10.2 En todos los casos, la unidad directiva competente en materia de patrimonio de la Generalidad de Cataluña debe emitir un informe sobre el cumplimiento de los criterios exigidos en el plazo de 15 días hábiles a contar desde el momento en que tiene a su disposición toda la documentación requerida. Solo en caso de que este informe sea favorable se puede continuar con la tramitación del expediente.
Artículo 11
Procedimiento de acreditación del cumplimiento de los criterios de ocupación en la contratación de obras de adecuación interior
En caso de que sea necesario licitar la ejecución de obras de adecuación interior, los departamentos de la Administración de la Generalidad y las entidades del sector público del artículo 3 deben acreditar el cumplimiento de los criterios de ocupación, con carácter previo a la aprobación del correspondiente proyecto, mediante un informe justificativo del órgano de contratación que deben remitir a la unidad directiva competente en materia de patrimonio de la Generalidad de Cataluña, acompañado de la documentación prevista en el artículo 14.
Todos los requerimientos exigidos se deben incluir como prescripciones en los correspondientes pliegos de cláusulas del concurso.
En los inmuebles con una superficie superior a 500 m2, la unidad competente en materia de patrimonio de la Generalidad de Cataluña debe emitir un informe sobre el cumplimiento de los criterios de ocupación exigidos en el plazo de 15 días hábiles a contar desde el momento en que tiene a su disposición toda la documentación requerida. Este informe se debe incorporar al expediente de contratación como requisito previo para la aprobación técnica del proyecto por parte del órgano de contratación, de acuerdo con lo que establece la normativa en materia de contratación del sector público.
Artículo 12
Procedimiento de acreditación del cumplimiento de los criterios de ocupación en la reocupación de inmuebles
En caso de reocupación de inmuebles, los departamentos de la Administración de la Generalidad y las entidades del sector público del artículo 3 deben acreditar el cumplimiento de los criterios de esta Orden mediante un informe justificativo, que deben remitir a la unidad directiva competente en materia de patrimonio de la Generalidad de Cataluña en la solicitud de ocupación, acompañado de la documentación prevista en el artículo 14. En caso de que la verificación del cumplimiento de los requisitos sea favorable, la unidad directiva competente en materia de patrimonio de la Generalidad procede a la asignación o adscripción del inmueble.
Artículo 13
Excepciones al cumplimiento de los criterios de ocupación
Los departamentos de la Administración de la Generalidad y las entidades del sector público del artículo 3 pueden justificar la falta de cumplimiento de alguno o algunos de los criterios previstos en esta Orden atendiendo a las limitaciones del mercado inmobiliario, la corta temporalidad de la nueva ocupación o reocupación, razones económicas, impedimentos de carácter técnico, necesidades funcionales singulares o el grado de implantación del teletrabajo. La justificación debe constar en el informe justificativo mencionado en los artículos 10, 11 y 12.
Artículo 14
Documentación necesaria a aportar
14.1 Los informes justificativos a que hacen referencia los artículos 10, 11 y 12 deben incluir la siguiente documentación:
a) Un cuadro con el número de personas que trabajan en el inmueble, desglosado por unidad directiva.
b) El formulario relativo a la acreditación del cumplimiento de los criterios de ocupación, cumplimentado (anexo 2).
c) En el caso de contratación directa, reocupaciones y contratación de obras, hay que adjuntar:
- Un cuadro con las superficies construidas y útiles de cada planta del inmueble.
- Los planos de distribución interior de cada planta del inmueble (con mobiliario), indicando el número puestos de trabajo individual y colectivo de cada planta, e identificando las diferentes tipologías de espacios de acuerdo con el anexo 1.
d) En el caso de contratación mediante concurso, los pliegos de cláusulas de la contratación se deben adjuntar al informe.
14.2 En el plazo máximo de tres meses desde la finalización de las obras de adecuación interior, los departamentos de la Administración de la Generalidad y las entidades del sector público del artículo 3 promotores de la actuación deben enviar a la unidad directiva competente en materia de patrimonio de la Generalidad de Cataluña la siguiente documentación:
a) Un cuadro con las superficies construidas y útiles de cada planta del inmueble.
b) Los planos de arquitectura con la distribución final del inmueble (con mobiliario), indicando el número de puestos de trabajo individual y colectivo de cada planta e identificando las diferentes tipologías de espacios de acuerdo con el anexo 1.
c) La certificación energética, la ficha técnica en que se indique la potencia global de la instalación fotovoltaica y la auditoría energética a que hace referencia el artículo 9.
Artículo 15
Catálogo de espacios de los inmuebles de uso administrativo de la Generalidad de Cataluña
La unidad directiva competente en materia de patrimonio de la Generalidad de Cataluña debe elaborar el Catálogo de espacios de los inmuebles de uso administrativo de la Generalidad de Cataluña, que recoge las especificaciones técnicas y recomendaciones de uso de cada una de las tipologías de espacios previstas. Se debe hacer difusión de este Catálogo a los efectos de su publicidad y conocimiento.
Artículo 16
Propuesta de actuaciones de racionalización y optimización de espacios
La unidad directiva competente en materia de patrimonio de la Generalidad de Cataluña puede proponer actuaciones de racionalización y optimización de los espacios de oficinas de la Generalidad de Cataluña y el sector público al que se aplica esta Orden, con el fin de adecuarlos a los principios y criterios de ocupación previstos en la Orden.
Disposición transitoria
1. Los expedientes de contratación de inmuebles para su ocupación por parte de los departamentos de la Administración de la Generalidad y de las entidades mencionadas en el artículo 3 y los expedientes de reocupación y los de contratación de obras de adecuación interior de los mencionados inmuebles que hayan sido iniciados antes de la entrada en vigor de esta Orden se rigen por la normativa anterior.
A estos efectos, se entiende que los expedientes se encuentran iniciados en el momento de entrada en vigor de la Orden:
a) Respecto de los expedientes de contratación de nuevos inmuebles y los de reocupaciones de inmuebles, cuando la unidad directiva competente en materia de patrimonio de la Generalidad de Cataluña haya tenido constancia fehaciente de la recepción de la documentación completa y correcta conforme a las exigencias de la normativa vigente hasta el momento de entrada en vigor de esta Orden.
b) Respecto de los expedientes de contratación de obras de adecuación interior de inmuebles, cuando haya sido publicado el anuncio de licitación en la Plataforma de los servicios de contratación pública.
2. Los expedientes de contratación de inmuebles, reocupaciones o contratación de obras de adecuación interior de inmuebles que a la entrada en vigor de la Orden se encuentren iniciados, pero pendientes de resolución por parte de la unidad directiva competente en materia de patrimonio de la Generalidad de Cataluña por falta de cumplimiento de alguno de los requisitos exigidos de acuerdo con la normativa anterior, siempre que se haya requerido formalmente al departamento o a la entidad del sector público interesado en la contratación, disponen de un periodo máximo de 15 días hábiles, a contar desde la fecha de entrada en vigor de esta Orden, para aportar la documentación necesaria para su tramitación.
Si transcurre este plazo sin que se haya aportado la documentación requerida, se deberá comunicar la propuesta de archivo al departamento o entidad del sector público interesado, que dispone de un plazo de 10 días hábiles para efectuar alegaciones sobre el archivo. Transcurrido este plazo, se debe resolver sobre el archivo y notificar la resolución al departamento o entidad interesada.
Disposición adicional
Se faculta a la persona titular de la unidad directiva competente en materia de patrimonio de la Generalidad de Cataluña para que dicte las instrucciones necesarias para la aplicación y ejecución del contenido de esta Orden, con respecto tanto al procedimiento como a la especificación técnica de los criterios de ocupación previstos.
Disposición final
Esta Orden entra en vigor a los seis meses de su publicación en el Diari Oficial de la Generalitat de Catalunya.
Anexos
Omitidos.
