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Fichero General de las Personas Socias de las Entidades de Previsión Social Voluntaria

01/03/2024
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Orden de 13 de febrero de 2024, del Consejero de Economía y Hacienda, por la que se regulariza la organización y el funcionamiento del Fichero General de las Personas Socias de las Entidades de Previsión Social Voluntaria (BOPV de 29 de febrero de 2024). Texto completo.

ORDEN DE 13 DE FEBRERO DE 2024, DEL CONSEJERO DE ECONOMÍA Y HACIENDA, POR LA QUE SE REGULARIZA LA ORGANIZACIÓN Y EL FUNCIONAMIENTO DEL FICHERO GENERAL DE LAS PERSONAS SOCIAS DE LAS ENTIDADES DE PREVISIÓN SOCIAL VOLUNTARIA.

El Decreto 203/2015, de 27 de octubre Vínculo a legislación, aprobó el Reglamento de la Ley 5/2012, de 23 de febrero Vínculo a legislación, sobre Entidades de Previsión Social Voluntaria. Este Reglamento regula Vínculo a legislación, en su artículo 91 Vínculo a legislación, el Fichero General de Personas Socias de las Entidades de Previsión Social Voluntaria (en adelante, EPSV). Por Orden de 19 de julio de 2016, del Consejero de Hacienda y Finanzas, por la que se regula la organización y el funcionamiento del Fichero General de Socios de las Entidades de Previsión Social Voluntaria, se desarrolló lo dispuesto en el citado artículo 91 y se reguló la organización del Fichero General de Socios.

Este artículo se modifica por el Decreto, de la misma fecha que esta Orden, por el que se modifican diversos decretos en materia de Entidades de Previsión Social Voluntaria.

De acuerdo con la nueva redacción del artículo 91 Vínculo a legislación del Decreto 203/2015, de 27 de octubre, el Fichero General de Personas Socias obedece a una finalidad múltiple: por un lado, tener conocimiento de todas las personas socias en aras de estar en condición de informar a las posibles personas beneficiarias de la condición de socia de una EPSV de una persona fallecida; por otro, poder comunicar a las EPSV, cuando así lo soliciten, las personas socias ya fallecidas para evitar pago de prestaciones que no correspondan; y, finalmente, tener conocimiento de las altas y bajas de las personas socias, ordinarias y promotoras, y de las personas beneficiarias con derechos económicos pendientes de cobro, así como de sus aportaciones y prestaciones, con el fin de contribuir a una planificación ordenada, de forma que permita elaborar una información estadística actualizada, en aras de una mayor eficacia de las políticas públicas y privadas en materia de previsión voluntaria, así como el cumplimiento de los requerimientos de información que en esta materia impone la legislación de la Unión Europea.

Estas finalidades y, en consecuencia, los datos de las personas socias y beneficiarias que se recaban para su cumplimiento, se refieren a las EPSV que cubren las contingencias recogidas en el artículo 24.1 de la Ley 5/2012, esto es, jubilación, así como, en su caso, incapacidad permanente o invalidez para el trabajo, fallecimiento, dependencia, desempleo de larga duración y enfermedad grave.

En consecuencia, la presente Orden obedece a la necesidad de adaptar la organización y funcionamiento del Fichero General de Personas Socias a la nueva redacción del artículo 91 Vínculo a legislación citado, sustituyendo de esa manera a la vigente Orden de 19 de julio de 2016, del Consejero de Hacienda y Finanzas.

El Reglamento de la Ley 5/2012 Vínculo a legislación establece en su artículo 91.7 que la organización del Fichero General de Personas Socias se regulará mediante Orden de la persona titular del Departamento del Gobierno Vasco competente en materia previsión social.

En su virtud y en ejercicio de la competencia que me otorga la letra j) del apartado 1, del artículo 9 Vínculo a legislación del Decreto 18/2020, de 6 de septiembre, del Lehendakari, de creación, supresión y modificación de los Departamentos de la Administración de la Comunidad Autónoma del País Vasco y de determinación de funciones y áreas de actuación de los mismos; el artículo 1 Vínculo a legislación del Decreto 69/2021, de 23 de febrero, por el que se establece la estructura orgánica y funcional del Departamento de Economía y Hacienda; y con la finalidad de regular el funcionamiento, el acceso y las relaciones del Fichero General de Personas Socias con todos los agentes implicados en su mantenimiento y utilización,

DISPONGO:

Artículo 1.- Objeto de la Orden.

Por la presente Orden se regula la organización y el funcionamiento del Fichero General de Personas Socias, recogido en el artículo 91 Vínculo a legislación del Decreto 203/2015, de 27 de octubre, por el que se aprueba el Reglamento de la Ley 5/2012, de 23 de febrero, sobre Entidades de Previsión Social Voluntaria.

Artículo 2.- Naturaleza y ubicación.

1.- El Fichero General de Personas Socias de las EPSV se adscribe al Registro de EPSV de Euskadi y para aquellas EPSV que cubren las contingencias recogidas en el artículo 24.1 Vínculo a legislación de la Ley 5/2012, de 23 de febrero, sobre EPSV, a través de planes de previsión. Las consultas realizadas a este Fichero General de Personas Socias no constituyen hechos inscribibles en el Registro de EPSV de Euskadi.

2.- La información que se facilite estará condicionada a la remisión de datos que aporten las distintas EPSV y siempre con unos efectos exclusivamente informativos en base a esa aportación de datos por las EPSV.

Artículo 3.- Alimentación de datos permanente.

1.- Todas las EPSV de Euskadi que otorguen sus prestaciones a través de Planes de Previsión Social deberán remitir mensualmente dos ficheros electrónicos. La transmisión se realizará en formato XML a través del acceso desde la Sede Electrónica de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

2.- En el fichero previsto en las letras a) y b) del apartado 2 del artículo 91 del Decreto 203/2015 deben incluirse los siguientes datos:

a) Información de carácter general.

1) Número con el que figura inscrita la EPSV en el Registro de EPSV de Euskadi.

2) Denominación de la EPSV.

3) Periodo de carga asociado al que se corresponden los datos a informar.

4) Denominación de los planes de previsión y código-número de los diferentes planes de previsión social.

La numeración de cada plan de previsión en vigor es la del Código Plan que consta en el apartado Planes de Previsión del modelo 1 de la Documentación Estadístico Contable de las EPSV.

Para los nuevos planes que se constituyan, la Resolución de su constitución y alta en el Registro de EPSV de Euskadi incluirá su número Código del Plan del Registro.

b) Información relativa a cada una de las personas socias, activas, pasivas y en suspenso, personas beneficiarias con derechos pendientes de cobro y, en su caso, las bajas de las mismas respecto al mes anterior. Esta información deberá referirse a cada Plan de Previsión.

1) DNI, NIE o pasaporte.

2) Respecto a cada DNI, NIE o pasaporte, situación de la persona socia o persona beneficiaria: persona socia en activo, en suspenso, pasiva por jubilación, pasiva por otras contingencias; persona beneficiaria con derechos económicos pendientes de cobro; baja de persona socia.

3) Edad.

4) Sexo.

5) Municipio de residencia.

6) Importe de las aportaciones personales realizadas.

7) Importe de las aportaciones realizadas por el socio protector.

8) Municipio del socio protector que realiza las aportaciones.

9) Importe de las aportaciones realizadas a su favor por terceras personas.

10) Forma de cobro de las prestaciones: Renta financiera, renta actuarial, capital, mixta u otras.

11) Importe de la prestación recibida.

12) Importe del rescate percibido por acreditar una antigüedad de 10 años y sin haber ocurrido contingencia.

13) Importe de los derechos económicos existentes al final del período a informar.

14) Jubilación en el ejercicio.

c) En el fichero previsto en la letra c) del apartado 2 del artículo 91 del Decreto 203/2015:

1) las personas socias pasivas por contingencias distintas de la jubilación no se identificarán por el DNI, ni por ningún otro dato que las identifique o las haga identificables,

2) se remitirán los datos señalados en los apartados a) y b) anteriores. En el apartado destinado a la situación se indicará alguna de estas situaciones: pasiva por incapacidad permanente o invalidez, pasiva por dependencia, pasiva por desempleo de larga duración, pasiva por enfermedad grave.

3.- Las EPSV que se constituyan tras la publicación de esta Orden deberán proceder del mismo modo al señalado en los apartados anteriores, en el plazo máximo de un mes desde su constitución.

4.- La información se remitirá mensualmente con referencia al último día de cada mes y dentro de los 10 días naturales siguientes a la citada fecha.

Artículo 4.- Consulta por parte de la ciudadanía al Fichero General de Personas Socias.

1.- Cualquier ciudadano o ciudadana con interés legítimo puede tener acceso al Fichero General de Personas Socias a fin de obtener información acerca de si una persona fallecida era socia o beneficiaria de una o más EPSV y de los planes de previsión, en su caso, en que haya estado integrada.

2.- Las personas interesadas podrán solicitar, consultar y realizar todos los trámites de este procedimiento bien por vía presencial, bien utilizando medios electrónicos.

3.- En este último supuesto, deberá identificarse con cualquiera de los medios de identificación electrónica admitidos en la Sede Electrónica de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

4.- Las personas interesadas podrán solicitar, consultar y realizar todos los trámites de este procedimiento utilizando los medios electrónicos regulados en el Decreto 91/2023, de 20 de junio Vínculo a legislación, de atención integral y multicanal a la ciudadanía y acceso a los servicios públicos por medios electrónicos.

5.- Las especificaciones de cómo tramitar, tanto por canal presencial como electrónico, y las solicitudes, están disponible en la Sede Electrónica de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

6.- El empleo de un canal, presencial o electrónico, en el trámite de solicitud y aportación de documentación no obliga a su utilización en los sucesivos trámites del procedimiento, pudiendo modificarse en cualquier momento.

7.- Los trámites posteriores a la solicitud, por canal electrónico, se realizan a través de Mi carpeta https://euskadi.eus/micarpeta

8.- Tras la identificación electrónica y para justificar un interés legítimo, la persona interesada deberá adjuntar certificado de defunción de la persona socia o beneficiaria sobre quien se quiere consultar. Si la consulta se realiza de manera presencial, la persona interesada deberá adjuntar el citado certificado de defunción a su consulta.

9.- Para realizar las consultas deberá haber transcurrido al menos un periodo de 10 días naturales desde la fecha de fallecimiento.

10.- La persona interesada recibirá una respuesta en un plazo máximo de 30 días, en la que se comunicará, a la fecha en que se tengan datos más cercana a la consulta, si la persona socia o beneficiaria por quien se solicita la información tiene algún Plan de Previsión, el nombre de dichos Planes y la EPSV que lo integra.

Artículo 5.- Consulta por parte de las EPSV.

1.- Las EPSV, en relación con las personas socias pasivas o personas beneficiarias con derechos económicos pendientes de cobro sobre las que hayan suministrado información al Fichero General de Personas Socias, podrán solicitar información acerca de si alguna de sus personas socias pasivas o beneficiarias hubiera fallecido.

2.- La información que se remita a la EPSV no supondrá una certificación de fallecimiento, siendo el Registro Civil el único organismo competente para la citada certificación de acuerdo con la normativa vigente.

3.- Las consultas por parte de una EPSV solo podrán realizarse si, al menos, ha transcurrido un mes desde la anterior solicitud de información.

4.- La EPSV recibirá una respuesta en un plazo máximo de 30 días, donde se comunicará, si, en la fecha más cercana a la consulta en la que se dispongan datos en el Fichero, la persona socia o beneficiaria por quien se solicita la información hubiera fallecido.

5.- Las EPSV deberán solicitar, consultar y realizar todos los trámites de este procedimiento utilizando únicamente medios electrónicos regulados en el Decreto 91/2023, de 20 de junio Vínculo a legislación, de atención integral y multicanal a la ciudadanía y acceso a los servicios públicos por medios electrónicos.

6.- Las especificaciones de cómo tramitar y las solicitudes están disponibles en la Sede Electrónica del Gobierno Vasco.

7.- Los trámites posteriores a la solicitud, por canal electrónico, se realizan a través de Mi carpeta https://euskadi.eus/micarpeta

Artículo 6.- Subsanación de la solicitud.

En los supuestos de no adjuntar certificado de defunción, o resultar estos ilegibles, o bien por encontrarse duplicado un número de identificación, se informará a las personas solicitantes de tal deficiencia para su subsanación.

Artículo 7.- Protección de datos de carácter personal.

Los datos de carácter personal recogidos o elaborados para el cumplimiento de lo dispuesto en esta Orden serán objeto de protección de acuerdo con lo establecido en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE Vínculo a legislación, y en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre Vínculo a legislación, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.

Artículo 8.- Comunicación a emitir a las personas interesadas.

1.- Comunicación a la ciudadanía.

La persona interesada recibirá una comunicación donde se informará, a una fecha determinada, si la persona fallecida por quien se solicita la información tiene algún Plan de Previsión, el nombre de dichos Planes y la EPSV que los integra.

2.- Comunicación a las EPSV.

Las EPSV en relación con las personas socias pasivas o beneficiarias sobre las que hayan suministrado información al Fichero General de Personas Socias podrán solicitar información acerca de si alguna de sus personas socias pasivas o beneficiarias hubiera fallecido. La EPSV interesada recibirá un fichero que contendrá la siguiente información por cada número de documento identificativo de la persona socia pasiva o beneficiaria:

a) Si consta como fallecida en el Fichero General de Personas Socias: la fecha de fallecimiento, en formato XX de XX de XXXX.

b) Si no consta como fallecida en el Fichero General de Personas Socias, se hará constar este extremo.

c) Si no consta ni como persona socia pasiva ni como beneficiaria de la EPSV solicitante, se hará constar este extremo.

Artículo 9.- Idioma de las comunicaciones.

Las personas con interés legítimo y las EPSV podrán utilizar para sus consultas cualesquiera de las lenguas oficiales de la Comunidad Autónoma de Euskadi. En este sentido, la respuesta será ofrecida en la misma lengua que la elegida para la consulta, teniendo en cuenta lo establecido en los artículos 5.2.a) Vínculo a legislación y 6.1 Vínculo a legislación de la Ley 10/1982, de 24 de noviembre, básica de normalización del uso del Euskera.

DISPOSICIÓN DEROGATORIA.- Derogación normativa.

Queda derogada la Orden de 19 de julio Vínculo a legislación de 2016, del Consejero de Hacienda y Finanzas, por la que se regula la organización y el funcionamiento del Fichero General de Socios de las Entidades de Previsión Social Voluntaria.

DISPOSICIÓN FINAL.- Entrada en vigor.

La presente Orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial del País Vasco.

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