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Comunicaciones electrónicas interiores

10/02/2021
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Orden de 3 de febrero de 2021, por la que se regulan las comunicaciones electrónicas interiores en la Administración de la Junta de Andalucía (BOJA de 9 de febrero de 2021). Texto completo.

ORDEN DE 3 DE FEBRERO DE 2021, POR LA QUE SE REGULAN LAS COMUNICACIONES ELECTRÓNICAS INTERIORES EN LA ADMINISTRACIÓN DE LA JUNTA DE ANDALUCÍA.

La Constitución Española establece Vínculo a legislación entre los principios rectores de la actividad de las Administraciones Públicas el principio de eficacia, principio que reitera la Ley 40/2015, de 1 de octubre Vínculo a legislación, de Régimen Jurídico del Sector Público, en su artículo 3, disponiendo asimismo que las Administraciones Públicas se relacionarán entre sí y con sus órganos, organismos públicos y entidades vinculados o dependientes a través de medios electrónicos.

El Estatuto de Autonomía para Andalucía contiene en su artículo 133 los principios de actuación y gestión de competencias de la Administración de la Junta de Andalucía, siendo de destacar los de eficacia, eficiencia, racionalidad organizativa y simplificación de procedimientos. Por otra parte, el artículo 7 Vínculo a legislación de la Ley 9/2007, de 22 de octubre, de la Administración de la Junta de Andalucía, dispone que la aplicación de las tecnologías de la información a la Administración estará orientada a mejorar su eficacia.

En este contexto el Decreto 622/2019, de 27 de diciembre Vínculo a legislación, de administración electrónica, simplificación de procedimientos y racionalización organizativa de la Junta de Andalucía, viene a regular aspectos horizontales de la actividad administrativa para hacerla más simple, sencilla, ágil, accesible a la ciudadanía y, por todo ello, más productiva. El citado decreto parte de la premisa de que la tramitación electrónica constituye la forma común de gestión de los procedimientos administrativos, dejando de ser una especialidad propia, todo ello en aras de dar satisfacción al derecho de acceso electrónico a los servicios públicos.

En concreto, el artículo 29 del citado decreto establece que las comunicaciones entre los órganos de la Administración de la Junta de Andalucía y de estos con las agencias y consorcios adscritos, se realizarán por medios electrónicos, asegurándose la interoperabilidad y mediante estándares abiertos, así como, en su caso y de forma complementaria, estándares que sean de uso generalizado por la ciudadanía, garantizándose su trazabilidad integral, así como su carácter fehaciente cuando sea necesario. Asimismo, dispone que mediante orden conjunta de las Consejerías competentes en materia de administración pública y transformación digital se regularán las comunicaciones electrónicas interiores en la Administración de la Junta de Andalucía, competencias que en la actualidad se encuentran atribuidas a la Consejería de la Presidencia, Administración Pública e Interior.

Por su parte, según el artículo 36 del mismo decreto, la Administración de la Junta de Andalucía adoptará las medidas adecuadas para la implantación de medios electrónicos en la gestión de su actividad administrativa, en las comunicaciones, relaciones, trámites y prestaciones de servicios con la ciudadanía, así como en sus comunicaciones internas.

En desarrollo de ambos preceptos se dicta la presente orden al objeto de establecer la regulación de las comunicaciones electrónicas interiores en la Administración de la Junta de Andalucía con la finalidad de mejorar la eficacia y la eficiencia en la actuación administrativa, así como el sistema de envío de las mismas.

El Capítulo II se dedica a la regulación de las comunicaciones electrónicas interiores entendidas como aquellas que se producen entre los órganos y unidades de la Administración de la Junta de Andalucía, las agencias administrativas y las agencias públicas empresariales, de régimen especial y consorcios adscritos, en estos tres últimos casos cuando vengan a ejercerse potestades administrativas o se trate de actuaciones sometidas a derecho público.

El sistema de envío figura regulado en el Capítulo III, y se concibe como un sistema de envío general de comunicaciones electrónicas en el que tendrán cabida tanto las comunicaciones electrónicas interiores entre las entidades, órganos y unidades incluidos en el ámbito de aplicación de esta orden, como las comunicaciones electrónicas procedentes de otras Administraciones Públicas que se dirijan a las citadas entidades, órganos y unidades a través del Sistema de Interconexión de Registros entre las Administraciones Públicas.

El uso del sistema informático regulado en el Capítulo III está previsto para los supuestos en que no exista un soporte específico de tramitación procedimental, y en su diseño se ha tenido en cuenta la política de gestión de documentos electrónicos de la Junta de Andalucía.

Por último, la presente orden cumple con los principios de buena regulación a los que se refiere el artículo 129 Vínculo a legislación de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas. En cumplimiento del principio de necesidad, la presente orden responde al mandato de una norma superior, desarrollándola en lo que se refiere a la regulación de las comunicaciones electrónicas interiores en la Administración de la Junta de Andalucía, siendo además coherente con el resto del ordenamiento jurídico e integrada en el mismo. Es eficaz y proporcional ya que resulta el instrumento idóneo para sentar las bases de la ordenación de la circulación interna de la documentación electrónica en la Administración de la Junta de Andalucía, conteniendo los aspectos regulatorios imprescindibles. Asimismo, es eficiente y su aplicación no impone cargas administrativas innecesarias o accesorias. Por otro lado, al tratarse de una norma organizativa que no afecta directamente a los derechos e intereses legítimos de la ciudadanía, se ha prescindido de los trámites de consulta, audiencia e información públicas previstos en el artículo 133 Vínculo a legislación de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.

En su virtud, a propuesta de la Secretaria General para la Administración Pública y de la Directora General de Estrategia Digital y Gobierno Abierto, de acuerdo con las facultades conferidas por el artículo 44.2 Vínculo a legislación de la Ley 6/2006, de 24 de octubre, del Gobierno de la Comunidad Autónoma de Andalucía, y el artículo 29 Vínculo a legislación del Decreto 622/2019, de 27 de diciembre,

DISPONGO

CAPÍTULO I

Disposiciones generales

Artículo 1. Objeto.

La presente orden tiene por objeto regular las comunicaciones electrónicas interiores en el ámbito de la Administración de la Junta de Andalucía, así como el sistema de envío general de las mismas.

Artículo 2. Ámbito de aplicación.

1. Esta orden es de aplicación a:

a) La Administración de la Junta de Andalucía en su organización central y periférica.

b) Las agencias administrativas.

c) Las agencias públicas empresariales y las agencias de régimen especial, cuando ejerzan potestades administrativas o cualquier actuación sometida a derecho público.

d) Los consorcios a que se refiere el artículo 12.3 Vínculo a legislación de la Ley 9/2007, de 22 de octubre, de la Administración de la Junta de Andalucía, cuando ejerzan potestades administrativas o cualquier actuación sometida a derecho público.

2. El Capítulo II de esta orden no es de aplicación a las comunicaciones electrónicas que se establezcan con otras Administraciones Públicas o con la ciudadanía entendida esta última en los términos del artículo 1.3 Vínculo a legislación del Decreto 622/2019, de 27 de diciembre, de administración electrónica, simplificación de procedimientos y racionalización organizativa de la Junta de Andalucía.

CAPÍTULO II

Comunicaciones electrónicas interiores

Artículo 3. Concepto.

A los efectos de esta orden se entiende por comunicaciones electrónicas interiores aquellas comunicaciones que se producen entre las entidades, órganos o unidades incluidas dentro del ámbito de aplicación previsto en el artículo 2, cuando exista la necesidad de su trazabilidad y, en su caso, constancia fehaciente.

A tal efecto, se entenderá incluido cualquier solicitud de informe, tanto preceptivo como facultativo, aclaración, envío de documentación, así como cualquier otro tipo de actuación administrativa que haya de ser cumplida en el plazo establecido por una norma jurídica.

Artículo 4. Garantía de trazabilidad y constancia fehaciente.

1. De toda comunicación electrónica interior deberá quedar garantizada la trazabilidad de:

a) La entidad, órgano o unidad que la emite y de la que la reciba.

b) La fecha y hora en que se produzca tanto la emisión como la recepción, que deberá ser simultánea.

c) Código de la comunicación.

d) Los documentos que conforma, adjunta o contiene la comunicación electrónica interior.

e) La denominación de la comunicación interior, con indicación del asunto de la misma.

2. Además, cuando se trate de comunicaciones relativas a solicitudes de informes, requerimientos de documentación o cualquier tipo de actuación administrativa de la que se deriven efectos jurídicos, deberá garantizarse el carácter fehaciente de la fecha y hora en que se produzca la comunicación, así como de la entidad, órgano o unidad que envía la comunicación, y de quien la recibe. El sistema implicado en el envío de la comunicación se sincronizará con la hora oficial, en los términos previstos en el artículo 15 Vínculo a legislación del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica.

Artículo 5. Sistemas para la realización de comunicaciones electrónicas interiores.

1. Siempre que quede garantizada la trazabilidad y constancia fehaciente de lo indicado en el artículo 4, mediante la expedición automática de la correspondiente justificación, las comunicaciones electrónicas interiores podrán realizarse:

a) Mediante el uso de los sistemas específicos de tramitación procedimental que se establezcan, debiendo estarse en tales casos a los requerimientos previstos en los correspondientes aplicativos informáticos de soporte.

b) Mediante el uso del sistema informático de envío general de las comunicaciones electrónicas interiores previsto en el Capítulo III de esta orden, para aquellos casos en los que no exista un sistema específico de tramitación procedimental.

2. Cuando en la tramitación de un expediente administrativo concurran comunicaciones electrónicas interiores gestionadas a través de distintos sistemas, se establecerán entre éstos las conexiones necesarias para conformar el archivo electrónico del expediente.

CAPÍTULO III

Sistema informático de envío general de las comunicaciones electrónicas interiores

Artículo 6. Sistema informático de envío general de las comunicaciones electrónicas interiores.

1. El sistema informático previsto en esta orden se utilizará en aquellos casos en los que el envío de la comunicación no esté implementado en un sistema específico de tramitación procedimental, y será el único existente en el ámbito de aplicación previsto en el artículo 2.1.

2. Para el adecuado funcionamiento del sistema será preciso que los órganos responsables mantengan actualizado el sistema de información corporativo de gestión de identidades digitales, en lo relativo a la ubicación de las personas usuarias en sus unidades de destino.

Artículo 7. Comunicaciones electrónicas interiores en el sistema informático de envío general.

1. Las comunicaciones electrónicas interiores consisten en un documento principal y, en su caso, uno o varios documentos anexos.

2. El documento principal es aquel que contiene el texto objeto de la comunicación. Este documento deberá estar firmado en el caso de comunicaciones de las que se deriven efectos jurídicos, generando el sistema informático de soporte para la transmisión de la comunicación electrónica interior el correspondiente proceso de firma.

3. Los documentos anexos podrán o no estar firmados electrónicamente.

4. El alta de una comunicación se realizará en el sistema informático. A continuación se generará una ficha de datos a cumplimentar por la persona usuaria que contendrá la información general del documento principal que se va a trasladar.

5. Cumplimentados los campos pertinentes, incorporados los documentos oportunos y finalizado en su caso el proceso de firma, el sistema permitirá el envío de la comunicación.

6. Cuando una comunicación tenga un contenido común y varios órganos o unidades destinatarias, se generarán tantas comunicaciones como unidades receptoras se hayan determinado.

7. En el caso de comunicaciones relativas a procedimientos o servicios que estén dados de alta en el Registro de Procedimientos y Servicios, se podrá asociar la comunicación con el código que tenga asignado en el mencionado Registro.

8. En el caso de comunicaciones que incorporen documentos de carácter confidencial, éstos deben incluir algún tipo de cifrado de forma que solo puedan acceder a los mismos la persona o personas a las que se les hayan enviado las correspondientes claves de acceso. Las claves de acceso se enviarán a través de cualquier otro medio que garantice su seguridad.

Cuando la comunicación lleve aparejada documentación confidencial en soporte físico, ésta deberá enviarse externamente al sistema en sobre cerrado.

En todo caso, ni en el cuerpo del mensaje, ni en el asunto, se debe indicar ningún dato que permita identificar el contenido de la comunicación.

Artículo 8. Formato de los documentos.

1. El documento principal deberá estar generado en alguno de los formatos estándares no editables que permitan la transmisión de las comunicaciones electrónicas interiores y la firma, en su caso.

2. En el caso de los documentos anexos, la aplicación informática de soporte admitirá formatos abiertos y/o propietarios de uso extendido que permitan el envío de todo tipo de documentos.

3. El sistema informático recogerá un listado de formatos admitidos, así como el tamaño máximo permitido para el envío de la comunicación.

CAPÍTULO IV

Competencias

Artículo 9. Competencias.

1. Corresponde a la Consejería competente en materia de estrategia digital, en el marco de la implantación del modelo integrado de administración electrónica, el impulso, dirección, desarrollo y gestión del sistema informático de soporte para la transmisión de las comunicaciones electrónicas interiores previsto en el Capítulo III.

2. Asimismo, la Consejería competente en materia de estrategia digital adoptará las medidas oportunas para garantizar los requisitos de autenticidad, integridad, disponibilidad y conservación de los documentos transmitidos a través del mencionado sistema informático, así como el cumplimiento de las garantías técnicas previstas en la legislación en materia de protección de datos personales.

3. Las medidas citadas en el apartado anterior deberán ser garantizadas igualmente por las Consejerías en el seno de los sistemas especiales de tramitación procedimental de su competencia.

Disposición adicional primera. Ejecución.

La Consejería competente en materia de administración pública y en materia de estrategia digital velará por el cumplimiento de lo establecido en esta orden, pudiendo dictar instrucciones y resoluciones en ejecución de la misma en el ámbito de su competencia.

Disposición adicional segunda. Ámbito del sistema informático previsto en el Capítulo III.

Sin perjuicio del envío general de comunicaciones electrónicas interiores en los términos definidos en esta orden, en el sistema informático previsto en el Capítulo III podrán circular las comunicaciones electrónicas procedentes de otras Administraciones Públicas que se dirijan a las entidades, órganos y unidades incluidos en el ámbito de aplicación de esta orden.

Disposición adicional tercera. Documentos incluidos en las relaciones de derecho privado.

1. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 3, el uso del sistema informático previsto en el Capítulo III por parte de las agencias públicas empresariales, agencias de régimen especial y consorcios adscritos para los documentos propios de su actividad privada podrá realizarse cuando se habiliten los mecanismos electrónicos necesarios.

2. La fecha de su implantación efectiva se determinará a través de la orden prevista en la disposición adicional segunda del Decreto 622/2019, de 27 de diciembre Vínculo a legislación.

Disposición transitoria única. Puesta en funcionamiento del sistema informático previsto en el Capítulo III.

1. La implantación del sistema informático previsto en el Capítulo III tendrá lugar en el plazo máximo de seis meses desde la entrada en vigor de la presente orden, y se hará de forma gradual a medida que los desarrollos tecnológicos que deben realizarse lo permitan.

2. El grado de implantación del mencionado sistema se hará público a través de la sede electrónica general de la Administración de la Junta de Andalucía.

Disposición final única. Entrada en vigor.

Esta orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial de la Junta de Andalucía.

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