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Normas de cierre del ejercicio 2018

13/11/2018
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Resolución de 06/11/2018, de la Universidad de Castilla-La Mancha, por la que se aprueban las normas de cierre del ejercicio 2018 (DOCM de 9 de noviembre de 2018). Texto completo.

RESOLUCIÓN DE 06/11/2018, DE LA UNIVERSIDAD DE CASTILLA-LA MANCHA, POR LA QUE SE APRUEBAN LAS NORMAS DE CIERRE DEL EJERCICIO 2018.

El artículo 75.2 de las Bases de Ejecución del Presupuesto de la Universidad de Castilla-La Mancha (en adelante, UCLM) de 2018 faculta al Vicerrectorado de Economía y Planificación para dictar las normas de cierre del ejercicio en orden a asegurar la adecuada imputación de resultados.

Con el fin de registrar contablemente, y de forma adecuada, los gastos correspondientes al ejercicio 2018, así como para agilizar las actividades dirigidas a la apertura del ejercicio 2019, se dictan las presentes normas de cierre que regulan las condiciones y plazos para el registro y contabilización de operaciones durante las últimas semanas del año 2018, así como los procedimientos a seguir en las primeras semanas del nuevo ejercicio 2019.

Por todo lo cual, dispongo:

Primero. Registro de facturas.

Todas las facturas correspondientes a gastos realizados y facturados en el ejercicio 2018 deberán tener entrada en el registro administrativo o registro contable de la UCLM hasta el 8 de enero de 2019 para poder ser imputadas al ejercicio 2018, excepto las tramitadas a través de la plataforma FACe, cuyo plazo queda ampliado hasta el 11 de enero de 2019.

Cualquier factura con entrada posterior a las fechas indicadas será imputada al ejercicio 2019, si procede.

Después de las fechas indicadas en el párrafo anterior, el Vicerrectorado de Economía y Planificación podrá autorizar excepcionalmente, de manera singular e individualizada, la tramitación de facturas correspondientes a gastos realizados y facturados en el ejercicio 2018 para su imputación dentro del ejercicio 2018, especialmente en los siguientes casos:

a) Gastos periódicos correspondientes a expedientes de contratación mayor de obras, servicios o suministros tramitados a través de FACe y consumos anuales de gastos centralizados.

b) Gastos a imputar contra orgánicas afectadas de proyectos subvencionados que deban ser reconocidos obligatoriamente en el 2018 para su debida justificación al órgano financiador.

Segundo. Becas, ayudas y comisiones de servicio.

Los certificados acreditativos de la realización de las obligaciones inherentes a la percepción de cualquier beca o ayuda del mes de diciembre de 2018, podrán realizarse a partir del día 17 de dicho mes. Estas certificaciones deberán estar en las oficinas contables gestoras antes del día 8 de enero de 2019 para poder imputarse al ejercicio 2018.

Las comisiones de servicios realizadas en 2018, así como su documentación debidamente cumplimentada, deberán tener entrada en las correspondientes oficinas contables gestoras antes del día 8 de enero de 2019. Aquellas comisiones con entrada en fecha posterior serán imputadas al ejercicio 2019, para lo cual será necesario solicitar, en su caso, la modificación de incorporación de remanente en los términos establecidos en el artículo 31 de las Bases de Ejecución del Presupuesto de la UCLM. La unidad de Contabilidad informará de dicho requisito a las oficinas contables, no pudiendo ser tramitadas hasta tener constancia por parte de estas de su tramitación en 2019.

Tercero. Retribuciones no periódicas.

Las solicitudes de pago de complementos de retribuciones por participación del Personal de Administración y Servicios (PAS), Personal Docente e Investigador (PDI) y Personal Investigador (PI) en cursos, contratos de investigación o similares, deberán tener entrada en la Unidad de Contabilidad hasta las 24:00 horas del día 30 de noviembre de 2018 a través de la aplicación web que soporta el Centro de Atención al Usuario (CAU).

Excepcionalmente, podrá ser remitida la solicitud de pago a través del correo electrónico a la dirección uge.ingresos@ uclm.es hasta el plazo arriba indicado, debiendo justificarse, en ese caso, el motivo por el cual no se ha remitido a través de la aplicación web que soporta el Centro de Atención al Usuario (CAU).

Cualquier solicitud posterior a esta fecha, será tramitada con cargo al ejercicio 2019, para lo cual será necesario solicitar, en su caso, la modificación de incorporación de remanente en los términos establecidos en el artículo 31 de las Bases de Ejecución del Presupuesto de la UCLM. La unidad de Contabilidad informará de dicho requisito a las oficinas contables, no pudiendo ser tramitadas hasta tener constancia por parte de estas de su tramitación en 2019.

Cuarto. Talones pendientes de cargo.

La lista de talones pendientes de cargo se confeccionará en forma nominativa, con el NIF, domicilio fiscal, importe, concepto económico, referencia, número de expediente y ejercicio presupuestario. El reconocimiento de las obligaciones asociados a dichos pagos, en el caso de ser cargados en el 2018, deberán ser realizados con cargo al ejercicio 2018.

Quinto. Tribunales de profesorado y tesis doctorales.

Los servicios económicos centrales librarán fondos para atender gastos de tribunales y tesis doctorales por el sistema de anticipo de caja fija a través de Siged Nivel I, previa petición de los centros a la Unidad de Contabilidad hasta las 24:00 horas del día 30 de noviembre de 2018 a través del correo electrónico dirigido a la dirección uge.gastos@ uclm.es.

De existir algún tribunal después de esa fecha, se gestionará por Siged Nivel II. Antes del día 22 de diciembre se remitirá el saldo resultante después de celebrar dichas actividades, al igual que las correspondientes retenciones a cuenta de IRPF.

En lo que se refiere a las concesiones de ayudas para tribunales de profesorado o tesis doctorales (orgánicas 01405x y 01130T8x) cuya ejecución o lectura tenga lugar en el 2018, se deberán solicitar antes del 15 de diciembre de 2018 a la dirección unidad.presupuestos@uclm.es. Excepcionalmente, también se podrán solicitar las orgánicas y ayudas correspondientes a tribunales a desarrollar o lecturas de tesis a leer antes del 15 de febrero de 2019, al objeto de disponer de saldos para iniciar los trámites ante las agencias de viajes, si bien no se imputará gasto alguno hasta el nuevo ejercicio.

Sexto. Inicio de contratos mayores.

Con carácter general, no se iniciarán contratos mayores con cargo al ejercicio 2018 a partir de la publicación de estas normas. Para aquellos que por motivos excepcionales deban iniciarse con posterioridad a esa fecha, deberán ser autorizados, con carácter previo, por el Vicerrectorado de Economía y Planificación.

La iniciación de un contrato con cargo a créditos del ejercicio 2018 en el que no llegue a reconocerse la obligación durante el ejercicio no generará derecho a incorporación de remanente, salvo casos debidamente justificados y excepcionales, que valorará el Vicerrectorado de Economía y Planificación, siempre dentro de las condiciones establecidas en el artículo 31 de las Bases de Ejecución del Presupuesto de la UCLM. Se exceptúan de la norma anterior los gastos con cargo a orgánicas con financiación afectada, siempre que la actividad continúe vigente en el siguiente ejercicio y siga contando con plazo suficiente para la ejecución del contrato dentro del mismo.

La falta de previsión de los plazos marcados por la Ley de Contratos del Sector Público o del tiempo necesario para la realización del objeto del contrato no serán consideradas causas justificativas de incorporación de remanente.

Séptimo. Suministros mediante acuerdos marco.

Las peticiones y propuestas de gasto incluidas en cualquiera de los acuerdos marco, a excepción de los relativos al acuerdo marco de la Agencia de Viajes, podrá realizarse hasta el 23 de noviembre con cargo al presupuesto de 2018, sin que pueda incorporarse el remanente de crédito cuando, habiéndose realizado dentro del plazo indicado, no se produzca la recepción y el reconocimiento de la obligación en el ejercicio 2018, pasando a imputarse en su caso al presupuesto de 2019 sin que tampoco sean aplicables en este caso las adscripciones a las que hacen referencia los puntos decimoprimero y decimosegundo de la presente resolución.

Después del 23 de noviembre de 2018, el Vicerrectorado de Economía y Planificación podrá autorizar la realización de peticiones y propuestas de gastos incluidas en cualquiera de los acuerdos marco mediante tramitación anticipada con cargo al presupuesto de 2019, cuando resulte indispensable disponer del suministro antes del 25 de enero de 2019.

Octavo. Ampliación del plazo de transferencias.

Con carácter excepcional, se amplían los plazos para la tramitación de transferencias hasta el día 14 de diciembre de 2018, debiendo tener entrada las solicitudes de modificación presupuestaria en la Unidad de Presupuestos como máximo en dicha fecha. La remisión de los anexos 1 y 2 correspondientes a tales transferencias deberá realizarse través de la aplicación web de modificaciones presupuestarias disponible dentro de la Intranet en el apartado de servicios de gestión económica. A efecto de la fecha límite establecida se considerará la del correo electrónico automático remitido por la aplicación web a la Unidad de Presupuestos tras la firma de los anexos indicados.

Excepcionalmente, podrá ser remitida la solicitud de modificación a través del correo electrónico dirigida a la dirección unidad.presupuestos@uclm.es hasta el plazo arriba indicado, debiendo justificarse, en ese caso, el motivo por el cual no se ha remitido a través de la aplicación web.

Las transferencias con motivo de facturaciones internas reguladas en el artículo 33 de las Bases de Ejecución del Presupuesto de la UCLM deberán ser solicitadas antes del 14 de diciembre de 2018 de forma obligatoria. Por tal motivo, el plazo máximo para la emisión de facturas internas en la aplicación de ingresos será el 14 de diciembre de 2018.

Después del 14 de diciembre de 2018, el Vicerrectorado de Economía y Planificación podrá autorizar, excepcionalmente, las transferencias necesarias para la tramitación de gastos realizados y facturados en el ejercicio 2018 para su imputación dentro del ejercicio 2018, especialmente en los casos indicados en el punto primero de la presente resolución.

Noveno. Prescripción de obligaciones.

Por parte de la Unidad de Contabilidad se informará a las oficinas contables que dispongan de obligaciones reconocidas (claves 240 y 410) pendientes de pago de ejercicios 2017 y anteriores, a los efectos de que procedan a cumplimentar el correspondiente formulario definido por la Dirección del Área Económica, que deberá ser remitido a la dirección de correo uge.gastos@uclm.es antes del 22 de diciembre de 2018, indicando en el asunto: “Prescripción de obligaciones anteriores a 2018” y adjuntando la documentación que justifique, en su caso, la no posibilidad de pago de la misma.

Las oficinas contables que no tengan obligaciones reconocidas pendientes de pago de ejercicios 2017 o anteriores, no recibirán información al respecto y no deberán, por tanto, remitir el formulario indicado.

Por parte de la Gerencia se emitirá una resolución conjunta, a petición de la Unidad de Contabilidad, para aquellas obligaciones reconocidas de ejercicios anteriores al 2018 que deban ser anuladas por prescripción u otras causas, procediendo los servicios económicos centrales a dar dichas operaciones como pagadas por anulación de obligaciones de cerrados en las aplicaciones contables.

Décimo. Primera remesa de fondos para Anticipos de Caja Fija.

A partir del día 14 de enero de 2019, los servicios económicos centrales podrán remitir fondos por importe de hasta el 7% del presupuesto aprobado para el ejercicio 2019 o, en su caso, del presupuesto inicial de 2018 prorrogado del año anterior, con el fin de atender gastos corrientes y siempre que lo permita la situación de la tesorería.

Estos fondos sólo podrán ser utilizados para atender gastos generales en el ejercicio 2019 y en ningún caso para atender gastos del ejercicio anterior, siendo responsabilidad del director de cada oficina o unidad, la correcta aplicación de los mismos.

Decimoprimero. Adscripción de remanentes de costes indirectos.

De acuerdo con la facultad que el artículo 31.5 de las Bases de Ejecución del Presupuesto de la UCLM confiere al Vicerrectorado de Economía y Planificación para acordar la incorporación de los remanentes de las orgánicas diferenciadas de costes indirectos de Departamentos y Centros e Institutos de Investigación (suborgánicas 00421C, 01160C y 00360C06), se acuerda incorporar estos remanentes al ejercicio 2019 para hacer frente a cualesquiera necesidades de gasto de investigación e innovación propias de estas orgánicas diferenciadas.

A los efectos de contribuir a la estabilidad presupuestaria, la incorporación de remanentes se realizará en forma de adscripción de crédito del Presupuesto de la UCLM de 2019 en una cuantía equivalente al remanente de crédito de cada una de las orgánicas diferenciadas de costes indirectos al cierre del ejercicio 2018, una vez practicadas las liquidaciones definitivas de los gastos de telefonía y retrotraídos los saldos no utilizados de las cesiones de crédito a biblioteca para la adquisición de libros.

Decimosegundo. Adscripción de remanentes de Centros, Departamentos e Institutos.

Los remanentes de crédito financiados con fondos propios de Centros, Departamentos y Centros e Institutos de Investigación (suborgánicas 00440, 00421, 01160 y 003606) serán incorporados al 2019 mediante una adscripción de crédito del Presupuesto de la UCLM 2019, una vez practicadas las liquidaciones definitivas de los gastos de telefonía y retrotraídos los saldos no utilizados de las cesiones de crédito a biblioteca para la adquisición de libros.

Decimotercero. Plazos de contabilización.

El último día para contabilizar documentos en el presupuesto 2018 será el 16 de enero de 2019, salvo las operaciones de regularización que resulten imprescindibles para el cierre contable del presupuesto. En particular, se autoriza a la Unidad de Contabilidad a contabilizar el reconocimiento de obligaciones u ordenar dicha tramitación al resto de oficinas, de las operaciones relacionadas con facturas, una vez cumplidos los plazos de los párrafos anteriores y siempre que resulten necesarias para proceder a la liquidación del presupuesto con motivo a rectificaciones contables o pagos pendientes de aplicar o de pagos por cheques nominativos que deban ser regularizados obligatoriamente en el presupuesto 2018. Dicha autorización no podrá ser superior al plazo establecido para la declaración anual de los impuestos directos del ejercicio 2018, establecidos por la normativa estatal de aplicación.

Las normas contenidas en la presente resolución serán de inmediata aplicación, sin perjuicio de su publicación en el Diario Oficial de la Comunidad Autónoma de Castilla-La Mancha y en el Boletín Oficial de la Universidad de Castilla-La Mancha.

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