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Política de Buen Gobierno y Depositaría

10/05/2018
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Instrucción 1/2017, de 29 de diciembre, de la Dirección de Política Financiera, por la que se establecen normas sobre la aplicación de la regulación relativa a la Política de Buen Gobierno y Depositaría recogida en el Capítulo X del Título II del Reglamento de la Ley 5/2012, de 23 de febrero, sobre Entidades de Previsión Social Voluntaria, aprobado mediante Decreto 203/2015, de 27 de octubre (BOPV de 9 de mayo de 2018). Texto completo.

INSTRUCCIÓN 1/2017, DE 29 DE DICIEMBRE, DE LA DIRECCIÓN DE POLÍTICA FINANCIERA, POR LA QUE SE ESTABLECEN NORMAS SOBRE LA APLICACIÓN DE LA REGULACIÓN RELATIVA A LA POLÍTICA DE BUEN GOBIERNO Y DEPOSITARÍA RECOGIDA EN EL CAPÍTULO X DEL TÍTULO II DEL REGLAMENTO DE LA LEY 5/2012, DE 23 DE FEBRERO, SOBRE ENTIDADES DE PREVISIÓN SOCIAL VOLUNTARIA, APROBADO MEDIANTE DECRETO 203/2015, DE 27 DE OCTUBRE.

Esta instrucción establece las normas sobre la aplicación de la normativa relativa a Buen Gobierno y Depositaría de las EPSV recogidas en el Capítulo X del Título II del Reglamento de la Ley 5/2015, de 23 de febrero, sobre Entidades de Previsión Social Voluntaria, aprobado por Decreto 203/2015, de 27 de octubre Vínculo a legislación (en adelante Reglamento) y de acuerdo con el apartado 1 de la Disposición Final Novena del mismo.

SECCIÓN I. ÁMBITO

Norma 1. Ámbito de aplicación.

1.- La presente Instrucción será de aplicación a las EPSV que cubren las contingencias personales recogidas en el apartado 1 del artículo 24 Vínculo a legislación de la Ley 5/2012, de 23 de febrero, sobre EPSV, en lo referente a la Política de Buen Gobierno a excepción de aquellas que dispongan de menos de 100 personas asociadas y beneficiarios y que de forma voluntaria soliciten formalmente la excepción de la aplicación de las disposiciones en materia de buen gobierno y funciones clave.

Aquellas entidades que se acojan a la excepción anterior pero cuyo número de personas asociadas y de beneficiarios devenga posteriormente igual o superior a 100 durante dos ejercicios sociales consecutivos, dispondrán de un plazo de seis meses desde la fecha de cierre del correspondiente ejercicio social para adoptar los acuerdos y realizar las actuaciones de adaptación que resulten necesarias a las disposiciones en materia de buen gobierno y funciones clave.

2.- Asimismo, las normas 5 a 12 de la presente Instrucción serán de aplicación a los depositarios de las EPSV a las que se refiere el párrafo anterior en cuanto a sus funciones en relación con las EPSV.

SECCIÓN II. POLÍTICAS DE BUEN GOBIERNO

Norma 2. Políticas escritas de Buen Gobierno. Funciones clave.

Las EPSV deben redactar su propia política de buen gobierno en relación con su función de gestión de riesgos, auditoría interna y en su caso, actuarial. Estas políticas escritas serán aprobadas por la Junta de Gobierno de la Entidad y deberán revisarse anualmente.

Cada política escrita, referente a cada una de las funciones clave, deberá establecer como mínimo:

a) Los objetivos que se persiguen con la misma.

b) Las funciones y procedimientos a seguir para llevar a cabo cada una de las funciones clave.

c) La persona responsable de cada función clave.

d) Los procesos y los procedimientos de información que deben aplicarse.

e) La obligación de que las unidades orgánicas que debe establecer la Entidad informen a las personas responsables de las funciones clave de cualquier hecho relevante que afecte al cumplimiento de sus respectivas obligaciones.

Asimismo, la EPSV deberá identificar los riesgos significativos que deben abordarse mediante planes de contingencia que cubran las áreas en que se considere que es vulnerable. Adicionalmente deberá revisar, actualizar y probar regularmente esos planes de contingencia.

En el caso de que la EPSV haya externalizado una función clave en una tercera entidad de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 63 del Reglamento de la Ley 5/2012 de 23 de febrero Vínculo a legislación, sobre Entidades de Previsión Social Voluntaria, la política escrita de externalización de la EPSV, contemplará específicamente, entre otros aspectos, los criterios para la selección de las terceras entidades en las que se externalicen funciones clave y los controles sobre el desarrollo de la función por tales entidades.

Norma 3. Toma de decisiones importantes.

1.- Toda decisión importante de la Entidad, a excepción de la que requiera aprobación de la Asamblea General o de la Junta de Gobierno porque legalmente esté atribuida a estos órganos de gobierno, deberá ser adoptada por dos personas que dirijan de manera efectiva la Entidad.

2.- Las personas que dirigen de manera efectiva la Entidad son:

a) Los miembros de la Junta de Gobierno y

b) Las personas que formen parte de la alta dirección de la EPSV, esto es, empleados de la EPSV que toman decisiones de alto nivel y decisiones de aplicación de las estrategias y políticas aprobadas por la Junta de Gobierno. No se consideran personas que dirigen de manera efectiva la Entidad a los responsables de las funciones clave.

Norma 4. Aptitud y honorabilidad.

En relación con lo establecido en el artículo 56 del Reglamento de la Ley 5/2012 de 23 de febrero Vínculo a legislación, sobre Entidades de Previsión Social Voluntaria, en el procedimiento para evaluar la aptitud y honorabilidad, se deberá incluir la siguiente información:

a) Aptitud:

1.- Currículum vítae, en el que se detalle:

a) Información sobre su formación académica.

b) Experiencia profesional, en los últimos cinco años, indicando en particular:

- Datos de las empresas en las que se hayan desarrollado actividades profesionales.

- Denominación de los cargos desempeñados.

- Descripción y duración de las actividades desarrolladas.

2.- En particular, y en relación con la información a suministrar de conformidad con las letras a) y b) anteriores, se deberá acreditar que poseen conocimientos, cualificación y experiencia en relación con las siguientes materias:

- Conocimientos en previsión social y mercados financieros.

- Estrategia empresarial y modelo de empresa.

- Sistemas de gobierno.

- Análisis financiero y actuarial.

- Marco regulador de las Entidades de Previsión Social.

b) Honorabilidad:

1.- Carencia de antecedentes penales por la comisión de delitos.

2.- Resoluciones judiciales en materia concursal por las que se declare la inhabilitación conforme a la Ley 22/2003, de 9 de julio Vínculo a legislación, Concursal, mientras no haya concluido el periodo de inhabilitación fijado, o el estado de quebrado o concursado no rehabilitado en el caso de procedimientos concursales anteriores a la entrada en vigor de la referida Ley, o por situaciones similares con arreglo a la normativa de otros países.

3.- Sanciones administrativas muy graves o graves, impuestas en España o en el extranjero, por la infracción de normativa reguladora de las siguientes materias: EPSV, fondos de pensiones, entidades aseguradoras o reaseguradoras, distribución de seguros y reaseguros privados, bancaria, mercado de valores, Hacienda Pública, de Seguridad Social, competencia desleal o abuso de mercado, movimientos de capitales, transacciones económicas con el exterior, blanqueo de capitales y financiación del terrorismo, y protección de los consumidores y usuarios. Se incluye en todo caso la inhabilitación para el ejercicio de cargos públicos o de administración o dirección de entidades financieras.

4.- La existencia de investigaciones relevantes, en el ámbito judicial, concursal o sancionador administrativo en que pueda hallarse incurso en relación con las materias señaladas en los puntos anteriores.

5.- Denegación, retirada o revocación de cualquier autorización o licencia para desempeñar una profesión o actividad de naturaleza financiera o expulsión decretada por un órgano administrativo o regulador en ese mismo ámbito o de naturaleza profesional.

6.- El despido o cese procedente, salvo los supuestos de expedientes de regulación de empleo, como empleado o gestor de una EPSV o de una entidad financiera.

7.- Si es accionista con influencia significativa, miembro del consejo de administración u órgano equivalente, o director general o asimilado, de una entidad aseguradora, reaseguradora o de crédito. Además, y si otra autoridad supervisora del sector financiero ha evaluado su honorabilidad comercial y profesional, deberá identificar a la autoridad supervisora correspondiente.

La información referida en esta norma se acreditará mediante una declaración jurada de las personas que dirijan de manera efectiva la Entidad o desarrollen funciones clave.

Todos los requisitos establecidos en esta Norma 4 serán exigibles únicamente para las personas que se incorporen a la Entidad a partir de la fecha recogida en la Norma 13 de esta Instrucción.

La aptitud se acreditará de forma conjunta para todas las personas que dirijan de manera efectiva la Entidad de acuerdo con lo establecido en la Norma 3 apartado 2.

La aptitud se acreditará de forma individual para cada una de las personas que realizan funciones clave.

La honorabilidad se acreditará de forma individual tanto por las personas que dirijan de manera efectiva la Entidad como por las personas que realizan funciones clave de acuerdo con lo establecido en el apartado 3 del artículo 56.

SECCIÓN III. DEPOSITARIOS

Norma 5. Alcance.

1.- Las EPSV que desarrollen su actividad mediante planes de previsión, deberán contratar, con una única entidad depositaria, el depósito, la custodia y la vigilancia de todos los activos custodiables asignados y el registro y vigilancia de todos los activos no custodiables asignados, exclusivamente, a los planes de previsión.

2.- El depositario podrá recabar a la EPSV cualquier tipo de información relacionada con el ejercicio de sus funciones de depositario.

Norma 6. Inscripción de depositarios en el Registro de EPSV.

1.- Se procederá a la inscripción en el Registro de EPSV de Euskadi como depositario a aquellos que lo soliciten y cumplan los requisitos y posean los medios adecuados para realizar las funciones de depositaría, regulados en los artículos 66 a 68 del Reglamento de la Ley 5/2012.

2.- Se entenderá que se cumplen con los requisitos establecidos en los artículos 66 a 68 del Reglamento de la Ley 5/2012, si el solicitante se encuentra inscrito como depositario de Instituciones de Inversión Colectiva o de Fondos de Pensiones, en los registros correspondientes a la fecha de la solicitud. La baja de la entidad en estos Registros, que deberá ser comunicada por el depositario al Registro de EPSV, supondrá causa de cancelación de su inscripción en el Registro de EPSV.

Norma 7. Función de custodia de los activos financieros custodiables.

1.- A los efectos previstos en el número 1 del artículo 67 del Reglamento, el depositario deberá implementar, junto a la EPSV, los mecanismos y procedimientos adecuados para garantizar que se pueda verificar la propiedad de la EPSV sobre los activos custodiables.

2.- Asimismo, en caso de que existan subcustodios, el depositario deberá realizar conciliaciones con los mismos, que al menos serán mensuales.

3.- La función de custodia se extenderá a los activos custodiables, en poder de cualquier otro instrumento o vehículo que estén bajo el control directo o indirecto de la EPSV.

Norma 8. Función de registro de otros activos no custodiables.

1.- A los efectos previstos en el número 2 del artículo 67 del Reglamento, el depositario, junto a la EPSV, deberá implementar los mecanismos y procedimientos adecuados para garantizar que la propiedad de los activos corresponde en todo momento a la EPSV y garantizar que, en ningún caso, la disposición de los flujos derivados de los contratos o de la enajenación o rescisión de los mismos se realice sin el consentimiento y autorización de la EPSV y el conocimiento del depositario.

2.- Asimismo, el depositario deberá asegurarse que la EPSV le proporcione certificados u otras pruebas documentales como mínimo una vez al trimestre y cada vez que haya una compra venta de activos o exista cualquier hecho que afecte a la propiedad de los mismos. No obstante en el caso de bienes inmuebles, activos objeto de inversión de las entidades reguladas en la Ley 22/2014, de 12 de noviembre, por la que se regulan las entidades de capital-riesgo, otras entidades de inversión colectiva de tipo cerrado y las sociedades gestoras de entidades de inversión colectiva de tipo cerrado, y por la que se modifica la Ley 35/2003, de 4 de noviembre Vínculo a legislación, de Instituciones de Inversión Colectiva, u otros de naturaleza similar, esta periodicidad podrá ser anual. Igualmente, para esta comprobación, el Depositario podrá utilizar elementos externos de prueba, incluidos certificados de posición obtenidos directamente de las contrapartidas.

3.- El depositario deberá llevar un registro actualizado de los activos no custodiables, en el que se inscribirán, a nombre de la EPSV, todos los activos no custodiables para los cuales se ha verificado su propiedad, incluyendo, al menos un elemento identificativo de cada activo y el número de títulos o participaciones o valor nocional en su caso. Asimismo el depositario deberá realizar conciliaciones trimestrales con las posiciones mantenidas por los terceros. No obstante esta periodicidad podrá ser anual considerando la naturaleza de los activos.

4.- La función de registro se extenderá a otros activos no custodiables, en poder de cualquier otro instrumento o vehículo que estén bajo el control directo o indirecto de la EPSV.

Norma 9. Función de control del efectivo.

Con el fin de garantizar que los flujos de tesorería de la EPSV estén debidamente controlados, el depositario deberá establecer, junto a la EPSV, el procedimiento de formalización de apertura de cuentas de efectivo asignadas exclusivamente a los planes de previsión y realizará conciliaciones trimestrales de los saldos de tesorería de las cuentas de efectivo asignadas exclusivamente a los planes de previsión.

Norma 10. Delegación de la función de custodia.

1.- De acuerdo con lo establecido en el apartado 4 del artículo 67 del Reglamento, el depositario podrá delegar la función de custodia de los instrumentos financieros de la EPSV, entre otras razones, cuando el depositario no participe directamente en alguno de los sistemas de compensación, liquidación y registro de los activos en los que invierta la EPSV.

2.- El depositario debe valorar y supervisar, a lo largo de toda la cadena de custodia, los riesgos inherentes a la misma, al menos una vez al año o con una frecuencia mayor cuando se identifiquen.

3.- En la selección y nombramiento de un tercero en el que se delegue parte de sus funciones de custodia y, al menos, anualmente, debe asegurarse que:

a) El marco legal y regulatorio, incluido el riesgo del país, el riesgo de custodia, segregación de activos y la ejecutabilidad de los contratos firmados con el tercero son adecuados.

b) Las normas de insolvencia de un país tercero en que radique el subcustodio, reconocen la segregación de los activos propiedad de la EPSV y que estos no formarán parte de la masa concursal del subcustodio en caso de insolvencia de éste.

c) El subcustodio cuenta con estructuras, procedimientos, conocimientos prácticos y controles internos adecuados y proporcionados a la naturaleza y complejidad de los activos confiados.

d) El subcustodio está sujeto a una regulación y supervisión prudencial efectiva, incluido un capital mínimo obligatorio, así como, a auditorías externas periódicas que permitan comprobar que los instrumentos financieros y demás valores están en su posesión.

e) La solvencia y reputación del subcustodio es adecuada.

f) Existe una separación absoluta entre la cuenta propia de la entidad en la que se delega la custodia y la cuenta de terceros, no pudiéndose registrar posiciones de la entidad y de sus clientes en la misma cuenta y permitiendo la identificación de la cuenta propia del depositario. La denominación de la cuenta de clientes reflejará expresamente el carácter de cuenta de terceros. El depositario establecerá un procedimiento interno que permita individualizar contablemente la posición de cada cliente.

4.- Cuando el depositario considere que el tercero en el que ha delegado la función de custodia no cumple alguno de los requisitos establecidos en apartado 3 anterior, deberá informar sin demora a la EPSV y nombrar otro subcustodio. En caso de que este nombramiento no fuera posible, la EPSV dará las órdenes oportunas para la venta de los instrumentos financieros afectados.

5.- El depositario debe establecer los planes de contingencia para cada mercado en que participe, incluidos aquellos en los que haya nombrado un subcustodio, identificando a los terceros alternativos. En el contrato entre el depositario y la EPSV se incluirán los procedimientos de información a la EPSV de los riesgos identificados y, en su caso, el incremento de la frecuencia y el alcance de las revisiones.

Norma 11. Función de vigilancia.

De acuerdo con lo establecido en el artículo 68 del Reglamento, el depositario deberá, al menos:

a) Asegurarse que la EPSV tiene procedimientos escritos para conciliar las aportaciones acordadas, prestaciones devengadas, las movilizaciones, los traspasos internos y los rescates ordenados, con sus correspondientes abonos y pagos en las cuentas de efectivo. Dicha comprobación se realizará, al menos, una vez al año. A estos efectos, la EPSV deberá comunicar al depositario cualquier modificación de los citados procedimientos.

b) Verificar si los procedimientos específicos de valoración de activos con los que cuenta la EPSV, son apropiados y son revisados periódicamente por la EPSV. A estos efectos, la EPSV deberá comunicar al depositario cualquier modificación de los citados procedimientos.

c) Articular un sistema de control que le permita verificar si los procedimientos específicos de valoración del cálculo del valor liquidativo realizado por la EPSV para cada uno de los planes de aportación definida son apropiados de tal manera que permita contrastar, al menos, el valor liquidativo correspondiente al último día del trimestre.

d) Articular un sistema de control que le permita verificar si los procedimientos específicos de valoración de los activos asignados a cada plan de previsión son apropiados de tal manera que permita contrastar, al menos, al último día de cada trimestre, dicha valoración.

e) Comprobar, que las operaciones realizadas sobre bienes, derechos, valores o instrumentos, por la EPSV, cumplen con los requisitos, coeficientes, criterios y limitaciones que se establecen en el artículo 11 Vínculo a legislación del Decreto 92/2007, de 29 de mayo, por el que se regula el ejercicio de determinadas actividades de las Entidades de Previsión Social Voluntaria, y demás normativa aplicable. Además el depositario deberá verificar que los activos se han invertido de acuerdo con los límites de la política de inversión y los activos en los que se puede invertir, definidos en la Declaración de Principios de Inversión. Tal comprobación y verificación deberá realizarse, al menos, con los datos del último día de cada trimestre.

f) La realización de las funciones de vigilancia se realizarán con base en la documentación y los datos que la EPSV aporte al depositario, de acuerdo con los mecanismos e instrumentos que ambos acuerden contractualmente. En todo caso la EPSV deberá certificar al depositario que los citados datos son homogéneos con los datos de la Documentación Estadístico-Contable.

Norma 12. Remisión de un informe semestral sobre el cumplimiento de la función de vigilancia y supervisión de los depositarios y la comunicación de las anomalías detectadas.

1.- Los depositarios de EPSV elaborarán un informe por cada semestre natural y para cada EPSV de la que sean entidad depositaria, que se deberá remitir a la Dirección de Política Financiera. El informe semestral correspondiente al primer semestre se remitirá antes del 30 de septiembre y el correspondiente al segundo semestre antes del 30 de marzo del ejercicio siguiente.

2.- El informe semestral contendrá al menos los siguientes apartados:

a) Incidencias detectadas en los procedimientos establecidos en la Norma 11 letras a), b), c) y d).

b) Incidencias en la determinación de los valores liquidativos.

c) Incidencias en la valoración de los activos.

d) Incidencias en los incumplimientos normativos y declaración de principios de inversión.

e) Otras incidencias.

3.- Las incidencias a que se refiere el apartado 2 anterior incluirán tanto las corregidas como las no corregidas por la EPSV en el semestre.

4.- Lo establecido en los apartado 1, 2 y 3 anteriores, se entenderá sin perjuicio de que el depositario deba poder acreditar ante la Dirección de Política Financiera, en todo momento, el resultado de sus labores de supervisión, vigilancia, depósito y custodia, así como estar en disposición de proporcionar información más amplia sobre las incidencias o anomalías detectadas en el curso de sus revisiones. Dicha acreditación deberá conservarse durante un periodo de cinco años.

Norma 13. Efectos.

Lo establecido en las Normas 5 a 12, ambas inclusive, surtirá efectos a partir del 1 de julio de 2018.

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