ORDEN DE 3 DE OCTUBRE DE 2014 POR LA QUE SE REGULAN LAS OPERACIONES DE CIERRE DEL EJERCICIO ECONÓMICO DE 2014 Y APERTURA DEL EJERCICIO 2015
Al objeto de coordinar las diferentes actuaciones de los departamentos que componen las Secciones Presupuestarias respecto al cierre de la contabilidad del ejercicio 2014 y la apertura del ejercicio 2015, se hace necesario que por parte de esta Consejería se dicten las instrucciones precisas que regulen las operaciones sobre gestión financiera y contabilidad pública a fin de facilitar la realización coordinada y eficaz de los trabajos de liquidación y cierre del ejercicio y de apertura del ejercicio siguiente.
En su virtud, tengo a bien dictar las siguientes INSTRUCCIONES
1.ª Ámbito de aplicación.
El contenido de esta Orden será de aplicación a las operaciones de cierre y apertura de las secciones presupuestarias que componen el subsector Administración General de la Comunidad Autónoma.
2.ª Señalamiento de haberes en el mes de diciembre.
Las nóminas para la percepción de haberes activos del mes de diciembre, con independencia del capítulo al que se imputen presupuestariamente, se remitirán, junto con sus documentos contables, a las Intervenciones Delegadas hasta el día 17 de diciembre para su fiscalización y contabilización hasta el día 19 del mismo mes. Respecto a los gastos relativos a la seguridad social a cargo del empleador, se admitirán los documentos contables hasta el día 31 de diciembre.
3.ª Expedición y tramitación de documentos contables.
Para dar cumplimiento a lo preceptuado en el artículo 47 
de la Ley 5/2007, de 19 de abril, General de Hacienda Pública de la Comunidad Autónoma, que hace coincidir el ejercicio presupuestario con el año natural y la liquidación del mismo el 31 de diciembre, los distintos documentos contables deberán obrar en la Intervención en las fechas que se establecen seguidamente.
3.1. Los documentos de retención de crédito para gastar, autorización y compromiso de gastos (en fases sucesivas o simultáneas) tendrán fecha límite de entrada el día 10 de octubre, con las siguientes excepciones:
- Endeudamiento (programa 121A) cuya fecha límite es el 31 de diciembre.
- Gastos afectados financiados con transferencias de Administraciones Públicas Nacionales, para los que la fecha límite de entrada será el 31 de diciembre.
- Proyectos con fuente de financiación FEAGA (FA) y FEADER (FR), cuya fecha límite es el 31 de diciembre.
- Gastos de personal, que se estará a lo dispuesto en la instrucción segunda.
- Los gastos para expedientes de contratación que se encuentren en fase de licitación a la fecha de publicación de esta norma, que podrán admitirse hasta el 31 de octubre.
- Gastos que se tramiten por el procedimiento de tramitación anticipada, cuyas fechas límite de entrada son el 30 de noviembre para las retenciones de crédito y el 31 de diciembre para las autorizaciones y, en su caso, los compromisos de gasto.
- Gastos relacionados con modificaciones de créditos de algún subsector distinto al de Administración General, para las que su fecha límite será el 31 de diciembre.
- Subvenciones concedidas al amparo de la Ley 39/2006, de 14 de diciembre , de Promoción de la Autonomía Personal y Atención a las personas en situación de dependencia, cuya fecha límite es el 31 de diciembre. Igualmente, hasta el 31 de diciembre, las Ayudas para la integración en situaciones de emergencia social (AISES) - Ayudas para la Renta Básica Extremeña de Inserción de la Ley 9/2014 y encargos de gestión necesarios para la tramitación de las mismas, cuya fecha límite es el 31 de diciembre.
- Gastos contenidos en expedientes de Créditos Extraordinarios aprobados antes de cierre del ejercicio, cuya fecha límite es el 31 de diciembre.
Para todas las retenciones de crédito para gastar, la fecha límite de recepción de documentos debe entenderse también como la fecha límite de contabilización de los mismos en SICCAEX directamente por los centros gestores.
3.2. Las propuestas de modificaciones de crédito tendrán como fecha límite de entrada en la Dirección General de Presupuestos el día 28 de noviembre. No obstante se exceptúan de esta fecha las siguientes modificaciones y propuestas:
- Los expedientes de modificaciones de crédito aprobados por los titulares de secciones presupuestarias, que se admitirán hasta el día 20 de diciembre.
- Propuestas y expedientes de modificación de crédito para atender gastos de personal, incluidos los de seguridad social a cargo del empleador, cuya fecha límite de entrada es el 31 de diciembre.
- Las propuestas de modificaciones de crédito que afecten a proyectos con fuente de financiación FEAGA (FA), cuya fecha límite de entrada es el 20 de diciembre.
- Las propuestas que tengan su origen en una modificación de créditos de algún subsector distinto al de Administración General, para las que su fecha límite será el 31 de diciembre, debiendo por tanto acomodarse las modificaciones de estos últimos a dicha fecha.
- Las propuestas de modificaciones de crédito relacionadas con gastos afectados financiados con transferencias de Administraciones Públicas Nacionales, que tendrán como fecha límite de entrada el 20 de diciembre.
- Las propuestas y expedientes de modificaciones de créditos relacionadas con el endeudamiento, cuya fecha límite será el 20 de diciembre Todas las retenciones de créditos para transferencias o para bajas por anulación tendrán como fecha límite de contabilización por las Intervenciones Delegadas la fecha límite de entrada en la Dirección General de Presupuestos.
3.3. Los documentos de reconocimiento de obligaciones y propuesta de pago, los que amparen las fases simultáneas de autorización, compromiso y reconocimiento de la obligación y propuesta de pago (ADO), los documentos de signo inverso de cualquier fase contable y los documentos de reposición de anticipos de caja fija tendrán como fecha límite de entrada en las respectivas Intervenciones Delegadas el día 31 de diciembre.
3.4. Las propuestas de pago con el carácter de a justificar y pagos en firme tendrán como fecha límite de entrada en las Intervenciones Delegadas el día 17 de diciembre.
Con cargo a dichos libramientos únicamente podrán satisfacerse obligaciones del ejercicio.
3.5. Los gastos correspondientes a teléfono, agua, electricidad y similares, cuyo procedimiento de liquidación imposibilite en los plazos citados, el conocimiento de las obligaciones correspondientes al ejercicio que se cierra, por comprender periodos de dos ejercicios, se imputarán al ejercicio corriente en el momento de la recepción de los justificantes.
4.ª Remisión de documentos contables y expedientes.
Los documentos y expedientes a que se refieren las instrucciones anteriores deberán remitirse debidamente cumplimentados a las Intervenciones Delegadas, acompañados de la totalidad de la documentación que preceptúe la normativa a aplicar en cada caso. Las fechas de entrada contenidas en esta Orden van referidas a documentos contables físicos no a ficheros informáticos.
En los supuestos de remisión de documentos contables que incumplan lo anteriormente señalado, la Intervención procederá a su devolución al Órgano Gestor sin contabilizar, absteniéndose de contabilizarlos si tuvieran entrada nuevamente una vez transcurrida la fecha límite establecida.
Los Interventores Delegados en las distintas Consejerías y Secciones Presupuestarias velarán muy especialmente por el cumplimiento de esta norma.
5.ª Tramitación de órdenes de pago.
La Ordenación de Pagos realizará el último proceso de ordenación de pagos del ejercicio 2014, así como el correspondiente envío a la Tesorería, el 31 de diciembre, para el pago de las mismas hasta dicha fecha.
Hasta tanto las oficinas de contabilidad en las Intervenciones Delegadas dejen de contabilizar propuestas de pago con imputación al presupuesto de 2014, la Ordenación de Pagos mantendrá abierta la contabilidad para la recepción de tales propuestas. Las órdenes de pago correspondientes a propuestas imputables a ejercicios anteriores, cualquiera que sea la fecha de su recepción, se expedirán desde principios del año 2015 con cargo a la agrupación de ejercicios cerrados.
6.ª Procedimiento y operaciones de cierre del ejercicio.
6.1. Los créditos que el último día del ejercicio no estén afectados al cumplimiento de obligaciones ya reconocidas quedarán, a tenor de lo dispuesto en el artículo 66 de la Ley General de Hacienda, anulados de pleno derecho. Por consiguiente, el último día del ejercicio se procederá a anular, para todas y cada una de las aplicaciones presupuestarias, los saldos de compromisos y los saldos de autorizaciones. Los remanentes de crédito resultantes de efectuar estas operaciones deberán igualmente ser anulados.
La continuación en el año 2015 de los expedientes en curso a fin de 2014, requerirá la contabilización de las fases correspondientes de retención de crédito, autorización o compromiso, mediante procedimientos informáticos y/o mediante la captura de los oportunos documentos contables.
6.2. Análogamente, en la agrupación de ejercicios posteriores se anularán los saldos de autorizaciones pendientes de comprometer y los saldos de retenciones pendientes de autorizar. La continuación en el ejercicio 2015 de los expedientes en curso requerirá la contabilización de las fases de retención y autorización, correspondientes tanto a la anualidad del ejercicio que se inicia como a las anualidades de ejercicios posteriores, mediante procesos informáticos y/o mediante la captura de los oportunos documentos contables.
6.3. La continuación de los expedientes en el ejercicio 2015 requerirá la adaptación de los mismos a la estructura orgánica vigente al inicial del ejercicio 2015. A tal fin, la Dirección General de Presupuestos remitirá al Servicio de Contabilidad, en soporte informático, antes del 13 de diciembre, la relación de equivalencias entre la clasificación orgánica del ejercicio 2014 y la del 2015 utilizada para la elaboración del presupuesto del ejercicio 2015, al objeto de introducirla en SICCAEX al cierre del ejercicio para la traducción de las aplicaciones presupuestarias.
Igualmente, las oficinas presupuestarias de las distintas Secciones Presupuestarias remitirán antes del 13 de diciembre al Servicio de Contabilidad las propuestas de traducción de aplicaciones que no se hubieran tenido en cuenta en la elaboración del presupuesto del ejercicio 2015.
6.4. El Servicio de Contabilidad de la Intervención General comunicará a la Dirección General de Presupuestos la fecha en que se produzca el cierre definitivo del Presupuesto de Gastos, al objeto de que por parte de ésta se obtengan de SICCAEX los listados de Remanentes de Crédito que han sido anulados al cierre del ejercicio 2014.
Esta comunicación será expedida sin perjuicio de las certificaciones que sean necesarias para justificar las modificaciones presupuestarias que correspondan.
7.ª Procedimiento y operaciones de apertura del nuevo ejercicio.
7.1. Al objeto de salvaguardar el respaldo presupuestario de los compromisos adquiridos en el ejercicio que se cierra, la Intervención contabilizará automáticamente en el ejercicio presupuestario de 2015 las operaciones a las que se hace referencia en la regla 54.1 de la Orden de 5 de enero de 2000 de la entonces Consejería de Economía, Industria y Comercio, por la que se aprueba la Instrucción de operatoria contable a seguir en la ejecución del gasto de la Administración de la Comunidad Autónoma de Extremadura.
Las operaciones que no puedan ser imputadas automáticamente al presupuesto del ejercicio 2015, deberán imputarse, o bien instarse los procedimientos para su anulación, hasta del 31 de marzo, a instancias de los centros gestores de gasto. A partir de esa fecha la Intervención General podrá disponer la expedición y contabilización de las retenciones de crédito que fueran necesarias para dar cobertura a las operaciones no imputadas, preferentemente dentro del mismo capítulo y programa del presupuesto a los que correspondan las mismas.
7.2. Hasta tanto no se imputen las operaciones contempladas en el apartado anterior, la Intervención General podrá dejar sin efecto lo dispuesto en la Disposición Adicional segunda de la Orden de la entonces Consejería de Economía, Industria y Comercio de 5 de enero de 2000, por la que se aprueba la Instrucción de Contabilidad para la Administración de la Comunidad Autónoma de Extremadura.
8.ª Información a suministrar y cuentas a rendir.
Antes de la fecha indicada en cada apartado se enviarán a la Intervención General las siguientes cuentas, estados y relaciones, según corresponda, referidos al día 31 de diciembre de 2014.
8.1. La Secretaría General de Hacienda suministrará antes del 1 de febrero de 2015 la información que se detalla a continuación relativa a la Tesorería:
- Cuenta de Tesorería.
- Acta de Arqueo, certificados de los saldos expedidos por las Entidades Bancarias con que se hayan relacionado en el año 2014 y actas de conciliación bancaria que justifiquen las diferencias en los saldos finales y los resultantes en Contabilidad.
8.2. La Secretaría General de Hacienda remitirá la información que seguidamente se especifica:
a) En relación con el endeudamiento de la Comunidad, antes del 20 de enero:
- La información que se viene remitiendo mensualmente para dar cumplimiento a las exigencias de la Orden HAP 2105/2012, de 1 de octubre , por la que se desarrollan las obligaciones de suministro de información previstas en la Ley Orgánica 2/2012, de 27 de abril, de Estabilidad Presupuestaria y Sostenibilidad Financiera.
- Para todos los préstamos y créditos a corto y largo plazo, incluidos los interadministrativos, detalle de la deuda al 1 de enero de 2014, los aumentos y disminuciones producidos en el ejercicio, el saldo vivo al finalizar el ejercicio y los intereses pagados.
- Con la finalidad de efectuar la reclasificación contable de las deudas, se indicará para cada préstamo y crédito a corto y largo plazo, incluidos los interadministrativos, la parte del principal de los mismos que vence antes del 31 de diciembre de 2015.
- Al objeto de delimitar su importancia relativa, detalle de las comisiones financieras (costes de transacción) asociadas a todas las operaciones de endeudamiento y cobertura.
- Enumeración de los derivados y las operaciones que cubran, enviando los contratos relacionados, al objeto de la valoración posterior del derivado.
- Al objeto de provisionar contablemente el riesgo de devolución anticipada, en relación a los instrumentos de cobertura, estimación de la cantidad a pagar por el vencimiento anticipado de los mismos, detallando el o los criterios utilizados para dicha estimación. La fecha de cálculo a utilizar será el 31 de diciembre.
b) En relación con los Avales, antes del 1 de marzo:
- Relación de expedientes vivos a fecha 1 de enero de 2014, con indicación del número de expediente, nombre y CIF/NIF del avalado, entidad ante la que se avala, fecha de formalización del aval e importe del aval.
- Relación de expedientes de aval formalizados en el ejercicio 2014, con indicación del número de expediente, nombre y CIF/NIF del avalado, entidad ante la que se avala, importe de la póliza, fecha de vencimiento de la póliza, fecha de acuerdo del Consejo de Gobierno en su caso, fecha de formalización del aval e importe del aval formalizado.
- Relación de expedientes cancelados en el ejercicio 2014, con indicación de la causa de la cancelación, el número de expediente, nombre y CIF/NIF del avalado, importe de la póliza, fecha de vencimiento de la póliza, fecha de formalización, importe del aval formalizado e importe pagado en el caso de que el mismo sea hecho efectivo por la Junta de Extremadura.
- Relación de expedientes vivos a fecha 31 de diciembre de 2014, con indicación del número de expediente, nombre y CIF/NIF del avalado, entidad ante la que se avala, importe de la póliza, fecha de vencimiento de la póliza, fecha de formalización del aval, importe del aval formalizado y riesgo estimado a fecha 31 de diciembre de 2014.
8.3. Los Servicios Fiscales de Badajoz y Cáceres de la Consejería de Hacienda y Administración Pública remitirán, antes del 1 de marzo de 2015, la siguiente documentación:
- Cuenta de Rentas Públicas.
- Cuenta de Tesorería.
- Acta de Arqueo, certificados de los saldos expedidos por las Entidades Bancarias con que se hayan relacionado en el año 2014 y actas de conciliación bancaria que justifiquen las diferencias en los saldos finales y los resultantes en Contabilidad.
8.4. Los Habilitados de las distintas Consejerías rendirán las siguientes cuentas, antes del 1 de febrero de 2015:
- Por los anticipos de caja fija se adjuntará un resumen con el formato de modelo contemplado como Anexo 1 y se acompañarán los certificados de banco pertinentes y detalle de la conciliación bancaria que justifique las diferencias existentes entre los saldos contables y los del banco, si las hubiera.
- Por las agrupaciones de pagos a justificar, pagos en firme y depósitos (en metálico o valores) se cumplimentará el resumen según el formato del Anexo 2.
A dicho resumen se acompañarán los certificados de saldos bancarios y detalle de la conciliación bancaria que justifique las diferencias existentes entre los saldos contables y los del banco, si las hubiera.
En relación con los resúmenes anuales por retenciones practicadas a favor de la AEAT por los distintos Habilitados, hasta el 16 de enero de 2015 deberán remitirse a la Intervención Delegada en la Consejería Hacienda y Administración Pública los documentos justificantes de los ingresos junto con el soporte informático que contiene la relación detallada de las retenciones practicadas, adaptado al diseño que establezca la Consejería de Hacienda y Administración Pública. Bajo ningún concepto podrá el Habilitado presentar directamente el resumen en la AEAT.
En aquellas Secciones Presupuestarias que hayan tramitado propuestas de pagos con retenciones de IRPF, cuyos importes íntegros incluyan percepciones exentas, las habilitaciones deberán enviar también una relación, firmada por la misma autoridad que propuso el pago, con desglose de la base imponible sobre la que se ha practicado la retención.
Igualmente, las empresas públicas y sociedades dependientes remitirán hasta el 16 de enero de 2015 a la Intervención Delegada en la Consejería de Hacienda y Administración Pública, los resúmenes anuales de retenciones e ingresos a la Agencia Tributaria de aquellas operaciones realizadas por cuenta de la Junta de Extremadura.
8.5. La Dirección General de la Función Pública, Recursos Humanos e Inspección de la Consejería de Hacienda y Administración Pública y la Dirección General de Personal Docente de la Consejería de Educación y Cultura remitirán:
a) Antes del 31 de enero, la situación de los préstamos concedidos a funcionarios, es decir, los saldos pendientes de reintegrar a 31/12/14, distinguiendo entre:
- La parte que debería haber sido reintegrada antes del 31/12/14 y que no ha sido reintegrada.
- La parte que se reintegrará en el ejercicio 2015.
- La que se reintegrará con posterioridad al ejercicio 2015.
b) Antes del 10 de enero, el porcentaje de retención a aplicar durante el ejercicio 2015 al personal de cada Consejería en soporte magnético, al objeto de que por parte de los Habilitados se aplique dicha retención a las dietas sujetas al Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.
c) Antes del 10 de enero, los resúmenes anuales de retenciones practicadas a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (modelo 190) y la relación detallada de las mismas en soporte informático.
8.6. La Secretaría General de la Consejería de Agricultura, Desarrollo Rural, Medio Ambiente y Energía deberá enviar al Servicio de Contabilidad de la Intervención General, antes del 31 de diciembre de 2014, al objeto de confeccionar el Modelo 346 de la Agencia Tributaria sobre subvenciones a agricultores, ganaderos y silvicultores, la relación de las aplicaciones presupuestarias y proyectos de gastos por las que se han satisfecho en el ejercicio 2014 ese tipo de subvenciones.
8.7. Las distintas Secretarías de las Consejerías y Secciones presupuestarias remitirán al Servicio de Contabilidad de la Intervención General, antes del 31 de diciembre de 2014, la relación de las aplicaciones presupuestarias, proyectos de gasto, y en su caso expedientes de gasto, a los que se hayan imputado subvenciones que tengan la consideración de rentas exentas, a tenor de lo dispuesto en el artículo 7 de la Ley 35/2006, de 28 de noviembre, del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, al objeto de exclusión del modelo 347 e inclusión en el modelo 190.
Disposición final primera. Desarrollo y ejecución.
Se faculta a la Intervención General a dictar las instrucciones necesarias para el desarrollo y cumplimiento de lo dispuesto en esta Orden.
Disposición final segunda. Entrada en vigor.
La presente Orden entrará en vigor el mismo día de su publicación en el Diario Oficial de Extremadura.
ANEXOS OMITIDOS
