ORDEN FORAL 150/2014, DE 16 DE MAYO, DE LA CONSEJERA DE ECONOMÍA, HACIENDA, INDUSTRIA Y EMPLEO, POR LA QUE SE ESTABLECE EL FUNCIONAMIENTO DEL REGISTRO CONTABLE DE FACTURAS EN EL ÁMBITO DE LA ADMINISTRACIÓN DE LA COMUNIDAD FORAL DE NAVARRA Y SUS ORGANISMOS AUTÓNOMOS.
En virtud de lo establecido en el Acuerdo de Gobierno de Navarra de 12 de septiembre de 2012 y en la Orden Foral 944/2012, de 9 de noviembre, de la Consejera de Economía, Hacienda, Industria y Empleo se reguló el Registro de Facturas, en el que se recogen las facturas recibidas de los proveedores por la entrega de bienes y prestación de servicios a la Administración de la Comunidad Foral de Navarra y sus Organismos Autónomos.
La Ley 25/2013, de 27 de diciembre 
, de impulso de la factura electrónica y creación del Registro Contable de Facturas en el Sector Público, que tiene carácter básico, viene a regular aspectos que ya estaban contenidos en la normativa anteriormente citada, e incorpora algunas cuestiones que deben concretarse en el marco de los mecanismos organizativos y de gestión existentes en la Administración Foral. Estas cuestiones se refieren básicamente a la integración del Registro de Facturas con el sistema contable, de manera que además de conocer con precisión el cumplimiento de los plazos de pago, se disponga de información precisa y fiable sobre el impacto contable de las facturas recibidas.
La integración total del Registro de Facturas con el sistema contable obliga a enriquecer la información capturada en el momento de recibirse la factura, pues deben incorporarse aspectos de imputación contable. Para evitar el impacto negativo, en términos de tiempo requerido, que puede tener esta carga de tramitación en el momento inicial, se ha diseñado un mecanismo que reduce el tráfico documental al mínimo imprescindible, pues permite que quien realice el apunte en el Registro de Facturas, e incluso el propio proveedor si la envía a través del Registro Electrónico de Documentos, señale inequívocamente desde el principio la imputación contable y presupuestaria del gasto recogido en la factura.
La Ley 25/2013, de 27 de diciembre , de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público no exige cambios en el Acuerdo de Gobierno de 12 de septiembre de 2012, aunque sí que define un nuevo marco operativo que requiere un soporte normativo específico. En aplicación del apartado 12 del Acuerdo citado, la Consejera de Economía, Hacienda, Industria y Empleo es competente para desarrollar los aspectos técnicos y operativos para la aplicación de las instrucciones contenidas en el propio Acuerdo.
En consecuencia,
ORDENO:
Artículo 1. Registro Contable de Facturas.
En el ámbito de la Administración de la Comunidad Foral y sus Organismos Autónomos, el registro contable de facturas a que se refiere el Capítulo IV de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre , de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público será el Registro de Facturas creado al amparo del Acuerdo del Gobierno de Navarra de 12 de septiembre de 2012 y de la Orden Foral 944/2012, de 9 de noviembre, de la Consejera de Economía, Hacienda, Industria y Empleo.
Artículo 2. Información recogida en el Registro Contable de Facturas.
Sin perjuicio de lo señalado en el artículo 5 de la Orden HAP/492/2014, de 27 de marzo, por la que se regulan los requisitos funcionales y técnicos del registro contable de facturas, los apuntes en el registro contable de facturas de la ACF y sus OOAA recogerán la siguiente información:
-Número de Identificación Fiscal o número de identificador equivalente del expedidor de la factura.
-Nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a expedir la factura.
-Número de identificación de la factura.
-Número y fecha de presentación de la factura en el registro administrativo.
-Número y fecha de anotación en el Registro de Facturas.
-Fecha de expedición de la factura.
-Importe de la operación.
-Unidad monetaria en la que está expresado el importe, de acuerdo con la codificación ISO 4217 Alpha-3.
-Código o códigos de Asignación de la factura correspondiente al encuadramiento contable y presupuestario de que se trate. Cada factura tendrá asociados tantos códigos de asignación como sea necesario para reflejar correctamente su impacto contable y presupuestario, señalando el importe que corresponde a cada uno de ellos.
-Identificación de la unidad orgánica competente para su tramitación con arreglo al sistema de codificación propio del Gobierno de Navarra.
Artículo 3. Códigos de Asignación.
Los Códigos de Asignación son la expresión codificada del epígrafe contable y presupuestario en el que debe encuadrarse el gasto a que se refiere la factura, y permiten automatizar las anotaciones a realizar en el sistema contable. Serán generados por el Centro Contable que tenga atribuida la responsabilidad de la contabilización del gasto a que se refiere las facturas que se les asocien, y deberán ser facilitados a los órganos gestores del gasto, que deberán conocer en todo momento los códigos de asignación correspondientes a las facturas de su competencia.
Artículo 4. Realización de anotaciones en el Registro de Facturas.
1.-Las anotaciones en el Registro de Facturas serán realizadas de forma inmediata por los órganos gestores que reciban las facturas, debiendo señalar antes del día 10 de cada mes los códigos de asignación que correspondan a las facturas de su competencia registradas en el mes anterior.
2.-No obstante lo anterior, las facturas entregadas por los proveedores a través del procedimiento específico soportado en el Registro Electrónico de Documentos creado por Decreto Foral 70/2008, de 23 de junio , serán anotadas automáticamente en el Registro de Facturas. A tal fin, los proveedores deberán incluir el código de asignación o el código de la unidad orgánica, o ambos, en los casos en que el órgano administrativo encargado de la gestión del gasto así lo haya comunicado al proveedor.
3.-Los órganos que adquieran los compromisos de gasto a que se refieren las facturas deberán facilitar a los proveedores los códigos de asignación y la identificación de las unidades orgánicas que sean necesarias para que el proveedor pueda utilizar la opción de entregar la factura establecida a través del Registro Electrónico de Documentos.
Artículo 5. Tramitación contable de facturas.
Las obligaciones presupuestarias que se reconozcan como consecuencia de las facturas presentadas deberán anotarse en el sistema contable únicamente a partir de la opción recogida al efecto en el sistema informático de soporte del Registro de Facturas. Esta opción será activada para cada factura por la unidad orgánica competente en el momento en que pueda iniciarse su tramitación contable.
Artículo 6. Funciones asociadas al Registro de Facturas.
1.-Las Secretarías Generales Técnicas y los órganos de los Organismos Autónomos con competencias en organizar el procedimiento administrativo realizarán las siguientes funciones, en su respectivo ámbito de actuación:
a) Determinar y comunicar al Servicio de Contabilidad las unidades orgánicas competentes para la tramitación de las facturas para cada código orgánico presupuestario.
b) Asignar usuarios a cada unidad orgánica que deba realizar actuaciones de tramitación. Los usuarios asignados a una unidad orgánica estarán autorizados a realizar las operaciones de tramitación en las facturas en las que esa unidad orgánica figure como competente para su tramitación en el Registro de Facturas, por lo que deberá garantizarse que las unidades orgánicas competentes para la tramitación de las facturas cuentan con usuarios asignados.
c) Adaptar el procedimiento de tramitación de las facturas recibidas a las características del sistema de soporte del Registro de Facturas, de manera que pueda suministrar correctamente la información prevista sin perjudicar el cumplimiento de los plazos de pago legalmente establecidos.
2.-Los Centros Contables realizarán las siguientes funciones:
a) Crear los Códigos de Asignación y mantener actualizada su vinculación con los documentos y partidas presupuestarias.
b) Comunicar a las unidades los códigos de asignación que deberán utilizarse, indicando los casos o situaciones que correspondan a cada uno de ellos.
3.-Los órganos que adquieran los compromisos de gasto a que se refieren las facturas comunicarán a los proveedores de los bienes y servicios que originan las facturas recibidas los códigos de asignación y/o la identificación de la unidad orgánica que correspondan al compromiso adquirido, y que deberán incluir en cada factura.
4.-Las unidades que gestionen facturas deberán realizar las siguientes funciones:
a) Comprobar inmediatamente si la factura recibida corresponde a su ámbito competencial, debiendo dirigirla al destinatario correcto, o, si no es posible determinarlo, devolver la factura a su emisor.
b) Realizar la anotación en el Registro de Facturas, si no está ya anotada.
c) Señalar en el sistema de soporte del Registro de Facturas la validación de la misma, lo que iniciará el trámite administrativo del reconocimiento de la obligación.
5.-El Servicio de Contabilidad realizará las siguientes funciones:
a) Definir las especificaciones del sistema informático de soporte del Registro de Facturas y sus relaciones con el sistema contable.
b) Verificar que todas las partidas presupuestarias a las que se cargarán gastos provenientes de facturas tienen asignada una unidad orgánica de gestión.
c) Realizar las actuaciones a que se refiere el artículo 10 de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso a la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público.
d) Elaborar informes sobre el grado de cumplimiento de los plazos de pago a los proveedores. Los datos se desglosarán a nivel de Dirección General u Organismo Autónomo.
e) Realizar requerimientos sobre las facturas para las que no se haya indicado su Código de Asignación en los plazos previstos.
DISPOSICIÓN DEROGATORIA
Queda derogada la Orden Foral 944/2012, de 9 de junio, de la Consejera de Economía, Hacienda, Industria y Empleo, por la que se regula el funcionamiento del Registro de Facturas.
DISPOSICIÓN FINAL
PUBLICACIÓN Y ENTRADA EN VIGOR
La presente Orden Foral se publicará en el Boletín Oficial de Navarra, y entrará en vigor el día 15 de junio de 2014.
