Una experiencia pionera que arrancará próximamente en Cáceres y Ciudad Real y, progresivamente, en el resto del territorio dependiente del Ministerio de Justicia. Paralelamente a este Plan de Implantación, las comunidades autónomas con competencias asumidas han iniciado ya, con distinto nivel de desarrollo, el proceso de despliegue de la Oficina Judicial. Se trata de un proceso que el Ministerio está acompañando de cerca, con el objetivo de establecer y consolidar mecanismos de coordinación, imprescindibles para avanzar en la implantación de la Oficina Judicial en todo el territorio nacional.
El nuevo modelo de Oficina Judicial que ha entrado hoy en funcionamiento se apoya en las nuevas tecnologías para funcionar con criterios de agilidad, transparencia, eficacia en la racionalización del trabajo, optimización de los recursos, responsabilidad por la gestión y coordinación entre Administraciones.
La implantación de la Oficina Judicial no se concibe como un mero cambio organizativo, sino como una nueva cultura de trabajo en las sedes judiciales, por lo que todos los profesionales que van a participar en ella han recibido una formación complementaria para su capacitación específica en sus nuevas funciones, tareas y procedimientos.
Estructura de la Oficina Judicial
La nueva organización judicial rompe con el modelo tradicional de juzgado y se organiza en dos unidades básicas de trabajo:
- La Unidad Procesal de Apoyo Directo (UPAD), cuya función principal es asistir a jueces o magistrados en el desempeño de sus funciones jurisdiccionales. Hay una Unidad Procesal de Apoyo Directo por cada juzgado, sala o sección de tribunal.
- Los Servicios Comunes Procesales. Son unidades que no están integradas en ningún órgano judicial, sino que funcionan como grandes centros administrativos que asumen labores centralizadas de gestión y apoyo. Su dirección corresponde a los secretarios judiciales.
Despliegue de la Oficina Judicial
En el caso de Burgos, el edificio de la Oficina Judicial está completamente adaptado al nuevo modelo desde el año 2006 y desde el primer momento de la implantación se instaurará un sistema de “ventanilla única” para recibir todos los escritos dirigidos a los órganos jurisdiccionales de la ciudad.
En Murcia, la mayor parte de las unidades de la Oficina Judicial se ubicará en el primer edificio del conjunto que integrará la Ciudad de la Justicia, inaugurado el 6 de marzo de 2006. Con una superficie construida de 16.349,00 m2, acogerá el Servicio Común General, la mayor parte de las secciones del Servicio Común de Ordenación del Procedimiento y de Ejecución, las UPAD de los órganos unipersonales de los órdenes Social y Contencioso- Administrativo, la Unidad de Apoyo a Funciones Gubernativas, veinte archivos y diez salas de vistas, entre otras dependencias.
Tanto los secretarios judiciales como los demás funcionarios al servicio de la Administración de Justicia ya han tomado posesión de sus nuevos puestos en la Oficina Judicial, cerrándose así el proceso de acoplamiento del personal que ha implicado a un total de 268 funcionarios, en el caso de Burgos, y a 264 funcionarios, en el caso de Murcia.
La entrada en funcionamiento de la Oficina Judicial de Burgos y Murcia ha venido precedida, en los últimos meses, de una intensa actividad preparatoria por parte del Ministerio de Justicia. Ello ha implicado la puesta en marcha de un conjunto de proyectos técnicos y de actuaciones encaminadas a garantizar, desde el primer día, el óptimo funcionamiento de los servicios de la Oficina Judicial.
Proceso de formación del personal de la Administración de Justicia
Coincidiendo con la última fase del despliegue de la Oficina Judicial, en las últimas semanas se ha impartido en las sedes judiciales de Burgos y Murcia la III Fase del Plan de Formación diseñado por el Ministerio de Justicia para dotar al personal de los conocimientos y herramientas necesarias para el desempeño de su función en la Oficina Judicial, y que completa el Plan de Formación iniciado en marzo de este año. Esta formación, de carácter multidisciplinar, ha involucrado a la totalidad del personal de justicia de Burgos y Murcia.
Migración de expedientes judiciales
Una de las cuestiones más complejas del despliegue ha consistido en el traslado físico y virtual de los expedientes judiciales a su nuevo destino en la estructura organizativa de la Oficina Judicial. Un proceso que ha exigido una organización logística exhaustiva, con el objetivo de garantizar el destino final de los expedientes asegurando su trazabilidad en todo momento.
Proyecto de Optimización de los Servicios Comunes Procesales
Del mismo modo que el Protocolo Marco de Actuación Procesal, elaborado por el Ministerio de Justicia para garantizar la homogeneidad y uniformidad en las Oficinas Judiciales de toda España, el Proyecto de Optimización de Servicios Comunes Procesales se constituye en una herramienta de enorme utilidad. Su objetivo es marcar las pautas de la actividad interna de las distintas secciones y equipos en que se organizan estos Servicios Comunes, apoyando a sus directores en la distribución eficaz del trabajo y definiendo los criterios de asignación de tareas. En su elaboración ha colaborado un equipo de expertos en ingeniería de procesos, con el asesoramiento de los magistrados, fiscales y secretarios judiciales que integran la Unidad de Apoyo de la Secretaría General de Modernización y Relaciones con la Administración de Justicia. Se han analizado asimismo mejores prácticas en el ámbito internacional relacionadas con modelos organizativos internos de distribución de tareas y actividades judiciales, definiéndose finalmente tres modelos de organización, uno por cada uno de los Servicios Comunes Procesales que se distinguen en la Oficina Judicial.
Implantación del Sistema de Calidad de la Oficina Judicial
Desde el mes de octubre, Burgos y Murcia cuentan con las primeras Comisiones Territoriales de Calidad de la historia de la Administración de Justicia española. El sistema de calidad instaurado en las nuevas sedes judiciales permitirá contar con una Oficina Judicial orientada al ciudadano, basada en el principio de mejora continua, más transparente y abierta, con el fin de asegurar que el usuario obtiene la máxima satisfacción del servicio público de la justicia. Entre sus objetivos se encuentra, además, el de motivar e implicar a los funcionarios con la cultura de calidad para ofrecer una Administración de Justicia ágil y eficiente, que garantice los derechos de la ciudadanía.
Plan Estratégico de Modernización del Sistema de Justicia 2009-2012
La implantación de la Oficina Judicial es uno de los objetivos del Plan Estratégico de Modernización del Sistema de Justicia 2009-2012, aprobado por el Gobierno el 18 de septiembre de 2009, que contiene el conjunto de medidas encaminadas a transformar, en los próximos años, este servicio público.
