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Simplificación documental en los procedimientos administrativos

04/05/2009
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Orden ADM/941/2009, de 2 de mayo, por la que desarrolla el Decreto 23/2009, de 26 de marzo, de medidas relativas a la simplificación documental en los procedimientos administrativos (BOCYL de 4 de mayo de 2009). Texto completo.

ORDEN ADM/941/2009, DE 2 DE MAYO, POR LA QUE DESARROLLA EL DECRETO 23/2009, DE 26 DE MARZO, DE MEDIDAS RELATIVAS A LA SIMPLIFICACIÓN DOCUMENTAL EN LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS.

El Plan Estratégico de Modernización de la Administración Regional, aprobado por Acuerdo 32/2008, de 17 de abril, de la Junta de Castilla y León, dentro de la estrategia “Administración más fácil” que tiene por objeto proporcionar una respuesta satisfactoria a las necesidades y expectativas de los ciudadanos establece como línea de actuación, entre otras, la simplificación de los procedimientos.

Fruto de ello ha sido el Decreto 23/2009, de 26 de marzo, de medidas relativas a la simplificación documental en los procedimientos administrativos que, por un lado, suprime la obligación de aportar determinados documentos y, por otro, inicia una línea de sustitución de éstos por declaraciones responsables.

El citado Decreto requiere de un desarrollo en los aspectos relativos a la presentación de originales, copias compulsadas y declaraciones responsables, al Catálogo de simplificación documental, y al procedimiento de acceso a registros y ficheros automatizados.

Así, el artículo 3 establece que no se podrá obligar a presentar aquella documentación no exigida legalmente ni tampoco originales y copias compulsadas de aquella documentación e información que siendo necesaria para la resolución del procedimiento se encuentre en poder de la Administración actuante o que ésta pueda comprobar por técnicas electrónicas. Así mismo dispone que no se exigirá la presentación de originales ni copias compulsadas en el caso de procedimientos electrónicos para lo que será de aplicación la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.

El artículo 6 del mencionado Decreto 23/2009, de 26 de marzo, crea el Catálogo de simplificación documental como inventario público de los documentos cuya obligación de aportación por el interesado queda suprimida y de las certificaciones que sean objeto de sustitución por declaraciones responsables.

Por su parte, los artículos 11 y 12 preceptúan la supresión de la obligación de presentar el documento acreditativo del título de familia numerosa y de la documentación obrante en el fichero de personas con discapacidad en la Comunidad de Castilla y León.

Para hacer efectiva la supresión de la obligación de aportar dichos documentos y de otros que vayan siendo incluidos en el Catálogo es necesario regular las condiciones y requisitos del sistema de verificación de los datos incluidos en los respectivos registros y ficheros automatizados de la Administración de la Comunidad.

Por último, la disposición final segunda del Decreto establece que la configuración, características, requisitos y procedimientos de acceso a los sistemas de verificación de datos para el intercambio electrónico en entornos cerrados de comunicación con otras Administraciones Públicas, así como la fecha en que dichos sistemas estarán plenamente operativos, se llevará a cabo mediante orden de la Consejería de Administración Autonómica.

Una vez implantadas todas las medidas tecnológicas necesarias para hacer efectivo el Decreto 23/2009, de 26 de marzo, procede, por lo tanto, la aprobación de esta orden que supone la efectiva supresión de la obligación de aportar la documentación relativa a las fotocopias del documento nacional de identidad o del documento acreditativo de la identidad o tarjeta equivalente, el certificado de empadronamiento, la certificación acreditativa del cumplimiento de las obligaciones tributarias y de la seguridad social, la copia del documento acreditativo del título de familia numerosa reconocido y expedido por la propia Administración Autonómica así como la documentación obrante en el fichero de personas con discapacidad en la Comunidad de Castilla y León.

La disposición final primera del Decreto 23/2009, de 26 de marzo, faculta al titular de la Consejería de Administración Autonómica para dictar cuantas órdenes e instrucciones sean necesarias para el desarrollo y ejecución de este Decreto. Por su parte, el Decreto 69/2007, de 12 de julio, por el que se establece la estructura orgánica de la Consejería de Administración Autonómica, otorga a ésta competencias para la implantación de medidas de modernización y calidad de los servicios públicos.

Por todo ello,

DISPONGO:

CAPÍTULO I

Disposiciones generales

Artículo 1.- Objeto.

Esta Orden tiene por objeto desarrollar las previsiones contenidas en el Decreto 23/2009, de 26 de marzo, de medidas relativas a la simplificación documental en los procedimientos administrativos.

En particular, la orden regula la presentación de originales, copias compulsadas y declaraciones responsables, la organización, adscripción y funcionamiento del Catálogo de simplificación documental, las condiciones y requisitos de acceso al sistema de verificación de determinados datos obtenibles en base al intercambio electrónico en entornos cerrados de comunicación con otras Administraciones Públicas y los contenidos en los registros y ficheros automatizados de datos de carácter personal de la Administración de la Comunidad de Castilla y León.

Artículo 2.- Ámbito de aplicación.

Conforme lo dispuesto en el artículo 2 del citado Decreto, esta orden será de aplicación a los procedimientos administrativos cuya tramitación y resolución corresponda a la Administración General de la Comunidad de Castilla y León, sus organismos autónomos vinculados o dependientes y los entes públicos de derecho privado, cuando ejercen potestades administrativas, salvo los procedimientos tributarios, actuaciones de aplicación de los tributos, contratación administrativa y Registro de Fundaciones de Castilla y León que se regirán conforme dispongan su normas reguladoras.

CAPÍTULO II

La obligación de presentar documentación, originales, copias compulsadas y declaraciones responsables

Artículo 3.- Obligación de presentar documentos.

1.- La obligación de presentar documentación solo se exigirá en los supuestos que la norma disponga o que así prevea el acto administrativo al que remita ésta.

Con carácter previo, los órganos encargados de la instrucción del procedimiento de elaboración de la norma o aprobación del acto administrativo correspondiente deberán atender a criterios de simplificación documental y considerar si la obligación de presentar documentación es imprescindible para el cumplimiento de los fines que se persiguen.

2.- A tal efecto, si la documentación o información requerida obra en poder de la Administración Autonómica desde hace menos de 5 años y además no ha sido dictada o elaborada por ésta, el interesado deberá hacer constar el archivo, base de datos o fondo documental donde aparece.

Artículo 4.- Originales y copias compulsadas.

1.- Conforme establece el artículo 3 del Decreto 23/2009, de 26 de marzo, de medidas relativas a la simplificación documental en los procedimientos administrativos, se podrá exigir la presentación de originales y copias compulsadas de la documentación cuando concurran los supuestos que se describen a continuación:

a) Que sea necesaria para la resolución del procedimiento. Se entenderá como documentación necesaria aquélla que conste como obligatoria en la norma o acto administrativo al que ésta se remita.

b) Que no se encuentre en poder de la Administración Autonómica.

c) Que no pueda comprobar por técnicas electrónicas.

Si la documentación o información requerida obra en poder de la Administración Autonómica pero no ha sido dictada o elaborada por ésta, el interesado deberá hacer constar el archivo, base de datos o fondo documental donde aparece.

De la misma forma, si la documentación o información puede ser comprobada por técnicas electrónicas, el interesado deberá indicar el medio o la dirección electrónica que la contiene o donde se pueda conseguir.

2.- Los procedimientos administrativos que puedan ser iniciados electrónicamente no comportarán la obligación de presentar originales ni copias compulsadas conforme lo previsto en Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.

Si se opta por iniciarse en soporte papel, los interesados deberán aportar una copia legible de la documentación.

En ambos supuestos, la aportación de dichas copias digitalizadas o no, llevará consigo implícitamente la autorización a la Administración para que acceda y trate la información personal contenida en tales documentos.

Artículo 5.- Declaraciones responsables.

1.- Conforme lo dispuesto en el artículo 16 del Decreto 23/2009, de 26 de marzo, de medidas relativas a la simplificación documental en los procedimientos administrativos, las declaraciones responsables podrán manifestar el cumplimiento de todos o algunos de los requisitos que exige la norma o la disposición de toda o alguna de la documentación necesaria y obligatoriamente requerida.

2.- El hecho de presentar la declaración responsable faculta a la Administración Autonómica, si procede, en cualquier momento, electrónicamente o por otros medios, a realizar las comprobaciones necesarias de los presupuestos fácticos para verificar la conformidad de los datos de la citada declaración.

CAPÍTULO III

El Catálogo de simplificación documental

Artículo 6.- Naturaleza.

El Catálogo de simplificación documental tendrá carácter único y afectará, con carácter general, a todas las consejerías, organismos y entes públicos de la Administración de la Comunidad de Castilla y León.

Artículo 7.- Contenido.

El Catálogo de simplificación documental contendrá un listado de los documentos cuya obligación de aportar queda suprimida, así como la disposición de la documentación o el cumplimiento y mantenimiento de los requisitos que sean sustituidos por declaraciones responsables.

Artículo 8.- Gestión y responsabilidad.

La gestión y responsabilidad del Catálogo de simplificación documental corresponderá al órgano directivo central de la Administración Autonómica competente en materia de simplificación y racionalización administrativa quien a su vez llevará a cabo la coordinación y el seguimiento del cumplimiento de las medidas contenidas en el Decreto, así como el impulso para la identificación, inclusión y ampliación de documentos y acreditación de requisitos cuya obligación se suprima o sustituya.

Artículo 9.- Consulta y publicidad.

El Catálogo de simplificación documental aparece como anexo de esta orden y se podrá consultar en la página web institucional de la Junta de Castilla y León www.jcyl.es, facilitándose su identificación mediante el establecimiento de diversos criterios de búsqueda.

Igualmente, estará a disposición de los ciudadanos en todas las Oficinas y Puntos de Información y Atención al Ciudadano de la Junta de Castilla y León y en el Servicio Telefónico 012.

CAPÍTULO IV

Verificación de datos para el intercambio electrónico

en entornos cerrados de comunicación con otras Administraciones Públicas

Artículo 10.- Verificación de los datos obtenibles en base al intercambio electrónico en entornos cerrados de comunicación con otras Administraciones Públicas.

1.- La verificación de los datos contenidos en los documentos que se suprimen y que se pueden obtener en base al intercambio electrónico en entornos cerrados de comunicación con otras Administraciones Públicas se realizará conforme determinen los respectivos Convenios de Colaboración o, en su caso, los instrumentos o instrucciones de acceso pertinentes.

2.- La verificación se realizará de oficio por el órgano o unidad administrativa encargado de recabar la documentación exigida para su tramitación, mediante la realización de las actuaciones necesarias para determinar la autenticidad de estos datos.

Artículo 11.- Procedimiento para la verificación de los datos.

1.- El acceso al sistema de verificación de los datos requiere la autorización a usuarios de los servicios de interoperabilidad de información.

2.- Sin perjuicio de las especialidades que se determinen en los Convenios de Colaboración que se suscriban o, en su caso, instrumentos o instrucciones de acceso pertinentes, para obtener la autorización a usuarios a los servicios de interoperabilidad de información se deberá seguir el procedimiento que se describe a continuación:

a) El centro directivo interesado o los organismos autónomos y entidades públicas de derecho privado correspondientes, a través de la Secretaría General correspondiente u órgano análogo, deberán cumplimentar la solicitud de alta con la información de los usuarios, las finalidades y los permisos que se requieren, en la aplicación informática de alta a interoperabilidad, accesible desde la página web institucional www.jcyl.es.

b) El órgano directivo central de la Administración Autonómica competente en materia de simplificación y racionalización administrativa, una vez revisado el contenido de la solicitud y cumplimentados los trámites que externamente se pudieran requerir, procederá a dar de alta a los usuarios.

3.- Las autorizaciones caducarán al año, por lo que deberán renovarse en el mes natural de su vencimiento.

CAPÍTULO V

Verificación de datos contenidos en los registros y ficheros automatizados de datos de carácter personal de la Administración de la Comunidad de Castilla y León

Artículo 12.- Procedimiento para la verificación de los datos incluidos en registros y en ficheros automatizados de datos de carácter personal de la Administración Autonómica, contenidos en el Catálogo de simplificación documental, que se pueden ofrecer a través de los servicios de interoperabilidad.

1.- Cuando los datos relativos al cumplimiento de requisitos exigidos por la normativa reguladora del procedimiento, pueda comprobarse mediante la consulta informática de registros y de ficheros automatizados de datos de carácter personal de la Administración de la Comunidad de Castilla y León incluidos en el Catálogo de simplificación documental, la verificación de los mismos se atribuirá al órgano o unidad encargado de recabar la documentación exigida para la tramitación del correspondiente procedimiento.

2.- Para obtener la autorización a usuarios de estos servicios de interoperabilidad de información se deberá seguir el procedimiento que se describe a continuación:

a) La secretaría general de la consejería, u órgano análogo del organismo autónomo o ente público de derecho privado correspondiente al que se adscriba el órgano o unidad que quiera recabar la documentación deberá cumplimentar la solicitud de alta con la información de los usuarios, las finalidades y los permisos que se requieren en la aplicación informática de alta a interoperabilidad, accesible desde la página web institucional www.jcyl.es.

b) La secretaría general de la consejería u órgano análogo del que dependa el centro directivo al que se adscribe el registro u órgano responsable del fichero automatizado de datos de carácter personal, una vez revisado el contenido de la solicitud, les procederá a dar de alta.

No obstante, para la realización ordinaria de las funciones de gestión de altas, bajas y renovaciones, así como consulta y asesoramiento de usuarios, se podrá nombrar como autorizador al órgano directivo central de la Administración Autonómica competente en materia de simplificación y racionalización administrativa.

3.- Las autorizaciones caducarán al año, por lo que deberán renovarse en el mes natural de su vencimiento.

4.- En los supuestos en los que únicamente se ha presentado por el interesado la documentación que dé lugar a la inscripción en registros o la inclusión en ficheros automatizados de datos de carácter personal sin que haya recaído resolución expresa al efecto, se atendrán en todo caso, a lo dispuesto en la normativa reguladora de los mismos.

Si los servicios de interoperabilidad no hicieran posible la verificación, el órgano o unidad encargado de recabar la documentación especificará los interesados de los que únicamente conste su solicitud de inscripción o de la documentación que dé lugar a la inscripción en un registro o fichero automatizado para que sea emitida certificación por el órgano al que esté adscrito el registro o dependa el fichero automatizado de datos de carácter personal.

DISPOSICIONES ADICIONALES

Primera.- Publicidad del Catálogo de simplificación documental.

Con el fin de que el Catálogo de simplificación documental contenga la totalidad de documentos y certificaciones suprimidos y sustituidos, se incluirá, a los solos efectos de su conocimiento y publicidad, los documentos y certificaciones mencionados en el Decreto 23/2009, de 26 de marzo, de medidas relativas a la simplificación documental en los procedimientos administrativos, sin que ello altere los efectos de su entrada en vigor, conforme lo previsto en éste.

Segunda.- Ampliación de la oferta de servicios de interoperabilidad.

La secretaría general de cada consejería u órgano análogo del organismo autónomo o ente público de derecho privado, a iniciativa propia o a propuesta del órgano directivo central de la Administración Autonómica competente en materia de simplificación y racionalización administrativa, promoverá y ampliará su oferta de servicios interoperables, atendiendo especialmente a los procedimientos que afecten a un mayor número de ciudadanos o por su repercusión social y económica.

Tercera.- Imposibilidad material o técnica.

Si concurriera alguna causa de imposibilidad material o técnica en los sistemas de verificación de datos, la Consejería de Administración Autonómica adoptará las medidas pertinentes que garanticen la continuidad y la prestación de los servicios.

DISPOSICIÓN TRANSITORIA

La supresión de la obligación de aportar los documentos incluidos en el Catálogo, así como la sustitución de las certificaciones por declaraciones responsables del titular, no será de aplicación a los procedimientos iniciados con anterioridad a la actualización del mismo, sin perjuicio de las medidas de simplificación documental ya descritas en el Decreto que esta Orden desarrolla.

DISPOSICIONES FINALES

Primera.- Entrada en vigor.

Esta Orden entrará en vigor el mismo día de su publicación en el “Boletín Oficial de Castilla y León”.

Segunda.- Fotocopias y originales de determinados documentos.

Conforme lo dispuesto en la disposición final segunda del Decreto 23/2009, de 26 de marzo, de medidas relativas a la simplificación documental en los procedimientos administrativos, los sistemas de verificación de datos relativos a las fotocopias y originales del documento nacional de identidad o del documento acreditativo de la identidad o tarjeta equivalente, el certificado de empadronamiento, la certificación acreditativa del cumplimiento de las obligaciones tributarias y de la seguridad social y del documento acreditativo del título de familia numerosa reconocido y expedido por la propia Administración Autonómica están plenamente operativos por lo que, a partir de la entrada en vigor de esta orden no podrá exigirse por la Administración General de la Comunidad de Castilla y León, sus organismos autónomos vinculados o dependientes y los entes públicos de derecho privado la presentación de los citados documentos.

Respecto a la documentación obrante en el fichero de personas con discapacidad en la Comunidad de Castilla y León y, mientras no esté operativo el sistema de verificación de datos, el centro directivo del que dependa el órgano gestor del procedimiento, remitirá a aquél al que se adscribe el fichero una relación detallada de los interesados, a fin de obtener certificación conjunta de los mismos.

ANEXO

CATÁLOGO DE SIMPLIFICACIÓN DOCUMENTAL

Sección de documentos cuya obligación de aportar se ha suprimido

- Fotocopia u original del Documento nacional de identidad o documento acreditativo de la identidad o tarjeta equivalente de los extranjeros residentes en territorio español.

- Fotocopia u original del certificado de empadronamiento.

- Fotocopia u original de la certificación acreditativa del cumplimiento de las obligaciones tributarias.

- Fotocopia u original de la certificación acreditativa del cumplimiento de las obligaciones frente a la seguridad social.

- Fotocopia u original del documento acreditativo del Título de familia numerosa.

- Documentación obrante en el fichero de personas solicitantes y reconocidas como minusválidas.

- Certificaciones acreditativas del cumplimiento de determinados requisitos cuya emisión corresponda a órganos o unidades de la misma Consejería, Organismo Autónomo o Ente Público de Derecho Privado que lo tramite y resuelva.

- Certificado de inscripción en un Registro y la documentación obrante en el mismo, si éste se encuentra adscrito a la Consejería que tramite y resuelva el procedimiento administrativo cuya obligación lo exija.

Sección de certificaciones o acreditaciones sustituidas por declaración

responsable

- Certificación acreditativa de la titularidad de una cuenta bancaria.

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