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Documentos contables a utilizar por la Administración General del Estado

02/04/2009
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Orden EHA/818/2009, de 27 de marzo, por la que se modifica la Orden de 1 de febrero de 1996, que aprueba los documentos contables a utilizar por la Administración General del Estado (BOE de 2 de abril de 2009). Texto completo.

ORDEN EHA/818/2009, DE 27 DE MARZO, POR LA QUE SE MODIFICA LA ORDEN DE 1 DE FEBRERO DE 1996, QUE APRUEBA LOS DOCUMENTOS CONTABLES A UTILIZAR POR LA ADMINISTRACIÓN GENERAL DEL ESTADO.

La implantación de una nueva versión del Sistema de Información Contable de la Administración General del Estado (SIC), requiere modificar la normativa de desarrollo contable de la Administración General del Estado.

La entrada en vigor de las modificaciones que introduce el nuevo Sistema se va a efectuar de una forma paulatina a lo largo de los próximos años con el fin de facilitar su implantación en las distintas oficinas de contabilidad, así como las adaptaciones necesarias de los sistemas informáticos que se tienen que relacionar con el nuevo Sistema.

Durante el año 2009 van a entrar en vigor la primeras modificaciones introducidas por el nuevo Sistema que obedecen, principalmente, a la necesidad de incluir nuevos campos en los documentos contables, que amplían la información que se va a explotar en el nuevo Sistema. Por ello, es necesario modificar la Orden del Ministerio de Economía y Hacienda de 1 de febrero de 1996, por la que se aprueban los documentos contables a utilizar por la Administración General del Estado.

La falta de espacio en algunos documentos contables para incluir los nuevos campos ha hecho aconsejable crear un nuevo documento contable “Anexo información adicional” para recoger esos nuevos datos. Dicho documento deberá expedirse siempre que para el registro de la operación sea necesario cumplimentar algún dato del mismo.

Otras modificaciones que se realizan como consecuencia de la implantación de una nueva versión del SIC son: La eliminación del campo “Caja Pagadora”, la ampliación en un dígito del campo “N.º Expte. Gasto”, la inclusión de la clasificación orgánica en los descuentos y en las aplicaciones de presupuesto de ingresos y no presupuestarias, y la ampliación a seis dígitos el campo “Cta PGCP”.

Por otra parte, además de las modificaciones anteriores, ha sido necesario realizar, entre otras, las siguientes: Cambiar la denominación del campo “FUNCIONAL” por “PROGRAMA”, de acuerdo con la clasificación establecida en la Ley General Presupuestaria; eliminar los tres ejemplares del modelo 012 para liquidaciones de contraído previo, al haber sido sustituido por el modelo 069; crear el documento contable “Resumen Contable de Rectificación”; y habilitar para los documentos RC de ejercicio corriente y de ejercicios posteriores las claves de operación 108 “Retención adicional del 10% de la adjudicación” y 109 “Retención 1% cultural (art. 58.3.b) del R.D. 111/1986)”.

En la Disposición final única se establece que la presente Orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial del Estado y será de aplicación a los documentos contables que se remitan a las oficinas de contabilidad a partir del día 20 de abril de 2009.

La aprobación de esta Orden se realiza a propuesta de la Intervención General de la Administración del Estado, de acuerdo con las competencias que a dicho Centro Directivo le otorga el artículo 125.1.a) Vínculo a legislación de la Ley 47/2003, de 26 de noviembre, General Presupuestaria, y en uso de las facultades que el artículo 124.b) de dicha Ley otorga al Ministerio de Economía y Hacienda.

En su virtud, dispongo:

Artículo único. Modificación de la Orden del Ministerio de Economía y Hacienda de 1 de febrero de 1996, por la que se aprueban los documentos contables a utilizar por la Administración General del Estado.

La Orden del Ministerio de Economía y Hacienda de 1 de febrero de 1996, por la que se aprueban los documentos contables a utilizar por la Administración General del Estado, queda modificada como sigue:

Uno. En el punto 1 del apartado Sexto “Clases de documentos”, se realizan las siguientes modificaciones:

1. Se modifica el epígrafe c), que tendrá el siguiente contenido:

“c) Documento RC de ejercicio corriente: Se utilizará para solicitar certificado de existencia y retención de crédito en los expedientes de gasto, de transferencias, de bajas por anulación y otras minoraciones, de retención adicional del 10% de la adjudicación, y de retención del 1% cultural (art. 58.3.b) Vínculo a legislación Real Decreto 111/1986). Para el registro de los acuerdos de no disponibilidad se utilizará el documento específico “RC-102”.”

2. Se modifica el epígrafe d), que tendrá el siguiente contenido:

“d) Documento RC de ejercicios posteriores: Se utilizará para solicitar el certificado de cumplimiento de límites que establece el artículo 47 Vínculo a legislación de la Ley 47/2003, de 26 de noviembre, General Presupuestaria, en los expedientes de gasto, de retención adicional del 10% de la adjudicación, y de retención del 1% cultural (art. 58.3.b) Vínculo a legislación Real Decreto 111/1986).”

3. Se añade un nuevo epígrafe w), que tendrá el siguiente contenido:

“w) Documento “Anexo información adicional”: Se utilizará para complementar los documentos contables del Presupuesto de Gastos, cuando para el registro de la operación sea necesario cumplimentar algún campo del mismo.”

Dos. En el punto 1 del apartado Decimosexto “Clases de documentos” se realizan las siguientes modificaciones:

1. La letra a) queda con el siguiente contenido:

“a) Resúmenes contables: Son documentos que resumen la información de detalle que se gestiona a través de sistemas auxiliares de contabilidad no integrados en el SIC.

Para la rectificación de los ingresos aplicados se utilizará el documento “Resumen Contable de Rectificación”.”

2. La letra d) queda con el siguiente contenido:

“d) Instrumentos de cobro. Para los cobros realizados a través de entidades colaboradoras se utilizarán los documentos 060, 061 y 069 que se regulan en la Orden PRE/3662/2003, de 29 de diciembre.

Para los cobros a través de Caja el instrumento de cobro constará de tres partes que tendrán la consideración de documentos independientes: Carta de pago, talón de cargo y resguardo complementario a efectos de generación de crédito.”

Tres. En el anexo I “Normas de cumplimentación de los documentos contables”, se realizan las siguientes modificaciones:

1. En la nota aclaratoria (2) se introducen las siguientes modificaciones:

a) En el apartado b) DOCUMENTO RC de ejercicio corriente, se añaden, al final, las claves de operación 108 “Retención adicional del 10% de la adjudicación” y 109 “Retención 1% cultural (art. 58.3.b) del R.D. 111/1986)”.

b) En el apartado c) DOCUMENTO RC de ejercicios posteriores, se añaden las claves de operación 108 “Retención adicional del 10% de la adjudicación” y 109 “Retención 1% cultural (art. 58.3.b) del R.D. 111/1986)”.

2. La nota aclaratoria (14) tendrá el siguiente contenido:

“Programa: Se indicará el código correspondiente a la clasificación por programas del Presupuesto de Gastos.”

3. La nota aclaratoria (28) tendrá el siguiente contenido:

“Epígrafe de gasto: Mediante el epígrafe de gasto, el Servicio gestor puede clasificar los gastos de los diversos expedientes atendiendo a criterios distintos de los que se derivan de las clasificaciones orgánica, por programas y económica del presupuesto.

Este apartado es de cumplimentación opcional.

El campo “Código” tendrá la estructura que asigne el servicio gestor, no pudiendo exceder de los dígitos previstos en el documento contable. Junto al código figurará su denominación.

En el campo “Importe” se consignará el importe asignado a cada epígrafe de gasto.

Si hubiera más de dos epígrafes se consignarán en otro documento “Anexo información adicional”.

En su caso, la Intervención General de la Administración del Estado podrá crear epígrafes de gasto, que los Servicios gestores deberán consignar en los documentos contables que expidan para la ejecución de los gastos afectados.”

4. En la nota aclaratoria (34) “Fecha del gasto” se realizan las siguientes modificaciones:

a) El punto b) pasa a ser el b.1) con el siguiente contenido:

“b.1) Día en que se efectúa la recepción:

Certificación final del contrato de obras.

Liquidación de los contratos, excepto el de obras.”

b) Se añade el punto b.2) con el siguiente contenido:

“b.2) Día de finalización plazo de garantía:

Liquidación de los contratos de obras.”

5. La nota aclaratoria (42) tendrá el siguiente contenido:

“Texto libre de la operación: Espacio para indicar, en su caso, las explicaciones necesarias referentes a la operación que se pretende registrar.”

6. La nota aclaratoria (58) tendrá el siguiente contenido:

“Cajero pagador/Ordinal: Se consignará el Código de identificación fiscal y la denominación de los cajeros pagadores a los que se les distribuyen los fondos del anticipo de caja fija y, opcionalmente, el ordinal del cajero pagador.”

7. La nota aclaratoria (62) tendrá el siguiente contenido:

“Tipo/Número: Se indicará el código del tipo de resumen y el número correlativo del resumen contable.”

8. La nota aclaratoria (66) tendrá el siguiente contenido:

“Descripción: Se indicará la denominación de cada concepto incluido en el documento.”

9. La nota aclaratoria (68) pasará a denominarse “Concepto” en lugar de “Aplicación contable”.

10. Se añaden las siguientes notas aclaratorias:

(209) Fecha cesión del cobro: En este campo figurará la fecha de entrada de la comunicación de la cesión del derecho de cobro en el órgano competente para proponer el pago, siempre que en el correspondiente documento contable figure cumplimentado el campo “Cesionario”.

(210) Número de perceptores: Se consignará en este campo el número de perceptores finales, siempre que en el correspondiente documento contable figure el tipo de pago 02 “Habilitado personal (Decreto 680/74)” ó el 07 “Cajero clases pasivas”.

(211) Normativa/Finalidad de las subvenciones/transferencias: Se cumplimentarán los campos de este apartado cuando el correspondiente documento contable incorpore la fase D.

A tal efecto, el Servicio gestor podrá solicitar a la Oficina de contabilidad los códigos asignados a cada normativa y finalidad en las tablas del SIC.

En el campo “Normativa” se consignará el código asignado en el Sistema de información contable a la norma que autoriza la concesión de la subvención o transferencia, que tendrá como máximo seis dígitos, así como la denominación de dicha norma.

En el campo “Finalidad” se consignará el código asignado en el Sistema de información contable a la finalidad para la que se conceden, que tendrá como máximo seis dígitos, así como la descripción de la misma. En el caso de transferencias el código a cumplimentar será TRANSF.

En el campo “Tipo de operación” se consignará, en su caso, el código del tipo de operación que corresponda.

(212) Contratación no proyectos: Los campos de este apartado podrán cumplimentarse cuando el correspondiente documento contable incorpore la fase D y el seguimiento del gasto no se realice a través del subsistema de proyectos de gasto.

En el campo “Sistema de adjudicación” se consignará el código de la tabla Sistemas de adjudicación, y la denominación, que correspondan al sistema de adjudicación del contrato.

En el campo “Tipo de expediente” se consignará el código de la tabla de tipos de expedientes, y la denominación, correspondientes al expediente de contratación de que se trate.

En el campo “Contrato menor S/N” se indicará si se trata de un contrato menor o no, conforme a lo establecido en la Ley de Contratos del Sector Público Vínculo a legislación.

En el campo “Regulación armonizada S/N” se indicará si se trata de un contrato sujeto o no a regulación armonizada, según la Ley de Contratos del Sector Público Vínculo a legislación.

En el campo “Tipo de operación” se consignará el código y la denominación relativos al tipo de operación que corresponda.

(213) Pagos a Juzgados: Cuando en el correspondiente documento contable que incorpore la fase OK figure como interesado o cesionario el tercero “Juzgados y Audiencias MJU”, deberá cumplimentarse el campo de este apartado “Código de Juzgado”, así como los tres campos que identifican el procedimiento: Tipo, número y ejercicio.

(214) Pagos masivos y al exterior: Cuando en un documento contable que incorpore la fase OK figure el tipo de pago 45 “Pago masivo”, se deberá cumplimentar el campo de este apartado “Número de referencia del fichero adjunto”, que tendrá la estructura establecida en la normativa que regula el procedimiento de pagos masivos.

Asimismo, en el caso de pagos al exterior, se cumplimentará dicho campo con el código del fichero que contenga los datos complementarios especificados en la normativa que regula el procedimiento de pagos en divisas.

(215) Compensación de ingresos del exterior (RD 938/2005): Cuando se expidan documentos que incorporen la fase OK a favor de servicios en el exterior, en los que figuren como descuento cantidades reservadas por saldos pendientes de compensar, se cumplimentarán los campos de este apartado “Código de reserva”, “Servicio exterior”, “Tipo de cambio” e “Importe de reserva”.

El campo “Importe de reserva” se expresará en la divisa de situación.

(216) Justificantes de ingreso asociados a descuentos: Cuando en el correspondiente documento contable figure algún descuento relativo a liquidaciones que hayan sido practicadas por entidades distintas de la Administración General del Estado, se cumplimentarán los campos de este apartado correspondientes a dichos descuentos, indicando en el campo “N.º Justificante” el número que la entidad haya asignado a la liquidación, que deberá tener doce dígitos numéricos en las primeras posiciones y una letra en la última. Únicamente se podrá cumplimentar este campo cuando el descuento asociado sea un concepto no presupuestario previamente habilitado en el sistema para admitir este campo.

Si hubiera más de tres justificantes de ingreso asociados a descuentos se consignarán en otro documento “Anexo información adicional”.

(217) Pagos a justificar: Se indicará en este apartado la normativa que autoriza la expedición del correspondiente documento contable con fase OK a favor de un habilitado de pagos a justificar que tenga cuentas fuera del plazo de presentación, o “a favor de servicios del exterior” que no hayan rendido la cuenta de gestión o efectuado la transferencia de los fondos en el exterior a que se refieren los artículos 3.2 Vínculo a legislación y 7.1, Vínculo a legislación respectivamente, del Real Decreto 938/2005, de 29 de julio.

(218) Orgánica: En las aplicaciones de presupuesto de ingresos figurará en las dos primeras posiciones el código de la sección y en las cuatro siguientes los códigos orgánicos adicionales.

En las aplicaciones no presupuestarias, las dos primeras posiciones no se cumplimentarán y en las cuatro restantes figurarán los códigos orgánicos correspondientes.

(219) Compensación de deudas: Se marcará la casilla de este apartado cuando el interesado haya solicitado la compensación de la deuda en los términos previstos en el apartado Decimosegundo de la Orden PRE/1576/2002, de 19 de junio, por la que se regula el procedimiento para el pago de obligaciones de la Administración General del Estado.

Cuatro. En el anexo II “Modelos de los documentos contables” se realizan las siguientes modificaciones:

1. En el apartado A) “Documentos contables del Presupuesto de Gastos” se añade el modelo del documento “Anexo información adicional”, que tendrá el formato que figura en el anexo I a esta Orden.

2. En el apartado D) “Documentos contables del Presupuesto de ingresos y operaciones no presupuestarias” se añade el modelo del documento “Resumen Contable de Rectificación”, que tendrá el formato que se establece en el anexo II a esta Orden.

3. En el apartado D) “Documentos contables del Presupuesto de ingresos y operaciones no presupuestarias”, se eliminan los tres ejemplares del Mod. 012.

4. Se modifican los modelos de los documentos contables que figuran en el anexo III a esta Orden, que tendrán el formato que se establece en dicho anexo.

Disposición final única. Entrada en vigor.

La presente Orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial del Estado y será de aplicación a los documentos contables que se remitan a las oficinas de contabilidad a partir del día 20 de abril de 2009.

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