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Tramitación de los expedientes de conciliación administrativa previa a la vía judicial laboral

13/03/2009
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Orden TRE/87/2009, de 27 de febrero, por la que se aprueba la aplicación Conciliaciones para la automatización de la tramitación de los expedientes de conciliación administrativa previa a la vía judicial laboral (DOGC de 12 de marzo de 2009). Texto completo.

ORDEN TRE/87/2009, DE 27 DE FEBRERO, POR LA QUE SE APRUEBA LA APLICACIÓN CONCILIACIONES PARA LA AUTOMATIZACIÓN DE LA TRAMITACIÓN DE LOS EXPEDIENTES DE CONCILIACIÓN ADMINISTRATIVA PREVIA A LA VÍA JUDICIAL LABORAL.

El Real decreto legislativo 2/1995 Vínculo a legislación, de 7 de abril, por el que se aprueba el Texto refundido de la Ley de procedimiento laboral, establece como requisito obligatorio, previo a la tramitación del procedimiento laboral, el intento de conciliación ante el servicio administrativo correspondiente.

Por otro lado, el artículo 45.1 Vínculo a legislación de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo común, prevé que las administraciones impulsarán la aplicación de técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos para el desarrollo de la actividad y el ejercicio de sus competencias.

La Ley 11/2007 Vínculo a legislación, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, en el artículo 6.1, reconoce el derecho de la ciudadanía a relacionarse con las administraciones públicas utilizando medios electrónicos para el ejercicio de los derechos previstos en el artículo 35 Vínculo a legislación de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo común, así como para obtener informaciones, realizar consultas y alegaciones y formular solicitudes.

De acuerdo con el Decreto 324/2001 Vínculo a legislación, de 4 de diciembre, relativo a las relaciones entre los ciudadanos y la Administración de la Generalidad de Cataluña, que dispone las condiciones mínimas necesarias de los procedimientos telemáticos de lo Administración;

Visto el Decreto 421/2006, de 28 de noviembre, de creación, denominación y determinación del ámbito de competencia de los departamentos de la Administración de la Generalidad de Cataluña, y el Decreto 199/2007, de 10 de septiembre, de reestructuración del Departamento de Trabajo (DOGC núm. 4967, de 13.9.2007);

Considerando el interés que el Departamento de Trabajo tiene en la puesta en marcha del proceso telemático para la tramitación de los expedientes de conciliación administrativa previa a la vía judicial laboral, es necesario que la entrada en vigor de esta Orden sea al día siguiente de su publicación.

Visto el informe previo del Centro de Telecomunicaciones y Tecnologías de la Información de la Generalidad de Cataluña, el informe de la Comisión de Coordinación Corporativa, y el informe de la Asesoría Jurídica del Departamento de Trabajo,

Ordeno:

Artículo 1

Objeto, ámbito de aplicación y unidades competentes

Esta Orden regula, para el territorio de Cataluña, los procedimientos telemáticos, medios electrónicos e informáticos en la tramitación de los expedientes de conciliación administrativa previa a la vía judicial laboral regulada en los artículos 63 Vínculo a legislación a 68 Vínculo a legislación del Real decreto legislativo 2/1995, de 7 de abril, por el que se aprueba el Texto refundido de la Ley de procedimiento laboral, cuya gestión corresponde a los Servicios Territoriales del Departamento de Trabajo de la Generalidad.

Artículo 2

Aprobación y publicidad de la aplicación

2.1 Se aprueba la aplicación Conciliaciones de automatización de los procesos de la conciliación administrativa previa a la vía judicial laboral.

2.2 Se aprueba la relación de trámites de los procesos de conciliaciones que se podrán realizar telemáticamente mediante la aplicación informática Conciliaciones y que constan en el anexo de esta Orden.

2.3 Para la realización de estos trámites se aprueban los formularios de solicitud, a los que se accede mediante la aplicación informática Conciliaciones.

Artículo 3

Voluntariedad de la tramitación telemática

La tramitación telemática de los expedientes de conciliación tiene carácter voluntario y la utilización de este canal no implica ningún trato discriminatorio en la tramitación del procedimiento, respecto de la tramitación presencial, sin perjuicio de las modalidades reguladas en los artículos 9 y 14, donde se establece la vía telemática como única forma de iniciación de la tramitación.

Artículo 4

Identificación, autentificación y firma electrónica

En la presentación telemática de solicitudes, la identificación de las personas interesadas se hace mediante un certificado reconocido de firma electrónica de persona física o jurídica, emitido por una entidad certificadora reconocida por la Agencia Catalana de Certificación y clasificada con nivel 3 o superior, que será utilizado de acuerdo con las correspondientes condiciones de uso.

Artículo 5

Representación

5.1 Cualquier persona física o jurídica con capacidad de obrar puede representar por vía telemática a otras personas físicas o jurídicas siempre que acredite la mencionada representación mediante uno de los siguientes mecanismos:

a) Inclusión del apoderamiento en el certificado reconocido de firma electrónica del o de la representante, de acuerdo con la legislación vigente de firma electrónica.

b) El otorgamiento de apoderamiento o de representación suficiente por cualquier medio aceptado por el ordenamiento jurídico que se debe acreditar anexando el documento correspondiente a la solicitud en el momento de su presentación.

c) Las personas físicas y jurídicas que, de acuerdo con el artículo 23 Vínculo a legislación de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, están habilitadas por el Departamento de Trabajo para la realización de este trámite en representación de las personas interesadas y en los términos que prevea esta habilitación.

5.2 El Departamento de Trabajo puede requerir en cualquier momento la acreditación de esta representación.

Artículo 6

Presentación telemática

6.1 Las solicitudes presentadas por el canal telemático se dirigen al órgano competente del Departamento de Trabajo mediante la conexión telemática establecida en la web del Departamento de Trabajo, http://www.gencat.cat/treball, sin perjuicio de las posibles adaptaciones que, para el impulso de la Administración electrónica, dentro del ámbito de la Generalidad de Cataluña, se requieran. En la presentación de las solicitudes se debe utilizar el formulario que figura expresamente, en el que se pueden anexar los documentos que convenga.

6.2 Estas solicitudes son registradas de entrada por el Registro Corporativo de la Generalidad de Cataluña, mediante el servicio s@rcat.

6.3 La presentación telemática se puede hacer todos los días del año las veinticuatro horas del día.

6.4 A los efectos del cómputo de plazos, la recepción en día inhábil a la unidad correspondiente se entiende efectuada el primer día hábil siguiente. El calendario y la hora de referencia serán los vigentes en la localidad de presentación de la solicitud. Cada sede electrónica en la que haya disponible un registro electrónico determinará, de acuerdo con el calendario de fiestas laborales de Cataluña, los días que se consideran inhábiles.

6.5 En ningún supuesto la presentación telemática de los documentos a que se refiere esta Orden implica la ampliación de los plazos establecidos por el ordenamiento jurídico.

Artículo 7

Notificaciones y comunicaciones

7.1 Una vez firmada y enviada electrónicamente la papeleta de conciliación en sesión autenticada mediante el correspondiente certificado digital, simultáneamente, la aplicación Conciliaciones indicará el número de registro de entrada del documento en el Registro Corporativo de la Generalidad, el número asignado al expediente de conciliación, el día, la hora y la sala en que tendrá lugar el acto de conciliación. Con la información emitida por la aplicación, la parte interesada solicitante se tiene por citada.

7.2 En cuanto a la notificación de las citaciones para las tramitaciones previstas en el artículo 9 de esta Orden, es necesario estar a lo que establece su apartado quinto.

7.3 El resto de las notificaciones se hacen mediante correo certificado con aviso de recepción.

7.4 Todas las notificaciones, comunicaciones o documentación de los procedimientos emitidos mediante firma electrónica en el ámbito de la aplicación Conciliaciones tienen validez y eficacia, en los términos del artículo 45 Vínculo a legislación de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo común.

Artículo 8

Asignación automática de día, hora y sala en el procedimiento de conciliación

En la tramitación de expedientes de conciliación las asignaciones de día y hora se hacen de forma automática, respetando el plazo necesario para practicar la notificación de la citación a la parte interesada no solicitante.

Artículo 9

Conciliación en los expedientes individuales de despido con acuerdo de las partes

9.1 Se prevé una modalidad de tramitación, que sólo se puede iniciar por el canal telemático, para aquellos expedientes individuales de conciliación por causa de despido, en que la parte interesada no solicitante reconoce la improcedencia y la parte solicitante está de acuerdo en los términos económicos de la indemnización pactada para reflejar en el acta de conciliación.

9.2 En este caso, ambas partes deben estar dispuestas a realizar el acto de conciliación con avenencia a partir de las 24 horas siguientes a la presentación telemática de la solicitud.

9.3 Si en esta modalidad de tramitación las partes no llegan a un acuerdo o alguna no comparece en el acto de conciliación, o no lo hace debidamente representada, el expediente se tramita de acuerdo con el artículo 8 de esta Orden, con nueva asignación de día y hora.

9.4 Por necesidades del servicio la unidad puede suspender, temporalmente, esta modalidad de tramitación.

9.5 A los efectos de las notificaciones que se prevén en el artículo 7, en esta modalidad de tramitación ambas partes se tienen por citadas por el canal telemático.

Artículo 10

Presentación telemática de varias papeletas de conciliación

10.1 Se pueden presentar varias papeletas de conciliación individuales seguidas y, en este caso, la asignación automática garantiza que los actos de conciliación correspondientes se realicen el mismo día en la misma sala en franjas horarias consecutivas, siempre que se presenten como máximo hasta 10 seguidas.

10.2 Se pueden presentar varias papeletas de conciliación por la modalidad de tramitación prevista en el artículo 9 y, en este caso, la asignación automática garantiza que los actos de conciliación correspondientes se realicen el mismo día, en la misma sala, en franjas horarias consecutivas, siempre que se presenten, como máximo, hasta 4 seguidas.

10.3 Cuando se presenten varias papeletas de conciliación se garantizan las condiciones de grupo descritas, siempre que quien presente las papeletas sea la misma persona.

Artículo 11

Incidencias en el envío telemático

11.1 Si antes de finalizar el proceso de envío de varias papeletas de conciliación se interrumpe la conexión y el sistema ha asignado número de registro de entrada a los documentos sin que se haya podido hacer la notificación electrónica a la persona solicitante, esta notificación de la citación a la parte interesada solicitante se hace mediante correo certificado a la dirección indicada a efectos de notificaciones, sin perjuicio de la opción de consulta que informa, como dato básico, del día, la hora y la sala asignados.

11.2 Si la interrupción de la conexión se produce sin haber obtenido asignación de número de registro de entrada, la persona usuaria debe volver a empezar el proceso de firma y envío.

Artículo 12

Consulta de los expedientes de conciliación

Las personas presentadoras de papeletas de conciliación y las interesadas en los expedientes de conciliación que acrediten un interés legítimo y directo en el expediente pueden acceder a la aplicación Conciliaciones mediante el certificado digital correspondiente para consultar los datos básicos, el estado y los documentos de sus expedientes.

Artículo 13

Procedimiento de adelantamiento de los actos de conciliación programados

En los expedientes de conciliación individuales iniciados por causa de despido, las personas interesadas, de común acuerdo, pueden solicitar mediante comparecencia a la unidad el adelantamiento de la fecha inicialmente prevista para el acto de conciliación, que se otorga siempre que la planificación de la unidad lo permita y los expedientes reúnan las características para ser tramitados de acuerdo con la modalidad prevista en el artículo 9. La notificación de la nueva fecha a las partes se practica de forma presencial.

Artículo 14

El procedimiento de solicitud de comparecencia colectiva para otorgar representación

El procedimiento de solicitud de comparecencia colectiva para otorgar representación para comparecer en el acto de conciliación y/o para el Juzgado de lo Social se inicia, únicamente, por el canal telemático.

Artículo 15

Gestión de documentos electrónicos

15.1 Originales en soporte informático.

Los documentos en soporte informático producidos válidamente por la aplicación Conciliaciones tienen la consideración de documentos originales y se encuentran debidamente grabados mientras estén en fase activa.

15.2 Compulsa y digitalización.

La documentación relativa a los procedimientos de conciliación presentada en soporte papel se compulsa electrónicamente mediante la firma electrónica correspondiente, resultando una copia auténtica, que se incorpora en el expediente electrónico. La conservación de los expedientes en papel se llevará a cabo de acuerdo con el Decreto 13/2008, de 22 de enero, sobre acceso, evaluación y selección de documentos.

15.3 Copias auténticas electrónicas.

Se pueden emitir copias auténticas electrónicas de los documentos que forman parte de los expedientes electrónicos de conciliaciones, de acuerdo con el artículo 30 Vínculo a legislación de la Ley 11/2007, de 22 de junio, y con la eficacia que prevé el artículo 46 Vínculo a legislación de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre.

Artículo 16

Archivo electrónico de los documentos y protección de datos

16.1 Los documentos electrónicos que forman parte de los expedientes de conciliación se archivan en los soportes electrónicos originarios o en otros que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación, asegurando en todo caso el cumplimiento de las garantías de la legislación en materia de protección de datos.

Esta garantía sobre la protección de datos se hace extensible a todos los tratamientos de datos personales que se puedan derivar de la realización de los diferentes trámites telemáticos mediante la aplicación Conciliaciones.

16.2 Todos los datos referentes a personas se recogerán, compilarán, analizarán y presentarán desagregados por sexos para facilitar los estudios estadísticos y los informes de género, de acuerdo con la normativa vigente sobre esta materia, y respetando, en todo caso, la Ley orgánica 15/1999 Vínculo a legislación, de 13 de diciembre.

Artículo 17

Interoperabilidad

La aplicación Conciliaciones prevé la posibilidad de establecer los mecanismos necesarios de cooperación entre administraciones para garantizar la interoperabilidad de los sistemas y de las aplicaciones desarrolladas.

Disposición adicional

Para cualquier incidencia en la utilización de la aplicación Conciliaciones, la persona interesada puede ponerse en contacto con los servicios territoriales correspondientes a su demarcación encargados de la tramitación.

Disposición final

Esta Orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Diari Oficial de la Generalitat de Catalunya.

Barcelona, 27 de febrero de 2009

Mar Serna Calvo

Consejera de Trabajo

Anexo

Trámites que se pueden realizar telemáticamente con la aplicación Conciliaciones

Trámite de presentación de la papeleta de conciliación

1. La presentación de la papeleta de conciliación que inicia el procedimiento de conciliación administrativa previa a la vía judicial laboral regulada en los artículos 63 Vínculo a legislación a 68 Vínculo a legislación del Real decreto legislativo 2/1995, de 7 de abril, por el que se aprueba el Texto refundido de la Ley de procedimiento laboral.

2. La presentación de la papeleta de conciliación que inicia el procedimiento de conciliación administrativa previa en la modalidad que regula el artículo 9 de esta Orden.

Trámite de aportación de nuevos documentos en los expedientes de conciliación

La presentación de documentos relativos a los expedientes de conciliación en trámite como la ampliación de hechos y/o demandados, la aclaración de la papeleta de conciliación o cualquier otro que no sea la solicitud de copia auténtica o la solicitud de comparecencia colectiva para otorgar representación, que ya tienen su trámite específico.

Trámite de incidencias en los expedientes de conciliación

La presentación de documentos relativos a los expedientes de conciliación cerrados.

Trámite de solicitud de copia auténtica

La presentación de la solicitud de copia auténtica de los documentos que forman parte del expediente de conciliación en el ejercicio del derecho de acceso a archivos y registro que regula el artículo 37 Vínculo a legislación de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo común.

Trámite de solicitud de comparecencia colectiva para otorgar representación

La presentación de la solicitud de comparecencia colectiva para otorgar representación para el acto de conciliación previo y/o para el Juzgado de lo Social, de acuerdo con el artículo 19 Vínculo a legislación del Real decreto legislativo 2/1995, de 7 de abril, por el que se aprueba el Texto refundido de la Ley de procedimiento laboral.

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