ORDEN ITC/3863/2004, DE 17 DE NOVIEMBRE, POR LA QUE SE CREA LA COMISIÓN CALIFICADORA DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DEL MINISTERIO DE INDUSTRIA, TURISMO Y COMERCIO
La Administración General del Estado y los organismos públicos dependientes producen, en su actividad administrativa diaria, documentos administrativos que constituyen un importante acervo documental de considerable valor tanto técnico como, en ocasiones, histórico o artístico que aconsejan su conservación y protección aplicando una normativa específica.
Esta normativa está consagrada en nuestro ordenamiento por el artículo 46 de la Constitución Española de 1978, que obliga a los poderes públicos a garantizar la conservación del patrimonio histórico, cultural y artístico de los pueblos de España y de los bienes que lo integran, cualquiera que sea su régimen jurídico y su titularidad. En desarrollo de dicho mandato, el legislador promulgó la Ley 16/1985, de 25 de junio, de Patrimonio Histórico Español, que consagra una definición extensiva del mismo, integrando en ella a los bienes muebles e inmuebles que lo constituyen, al patrimonio arqueológico y al etnográfico, los museos, archivos y bibliotecas de titularidad estatal, así como al patrimonio documental y bibliográfico.
La Ley 16/1985 considera patrimonio documental a todo documento producido en cualquier expresión gráfica, sonora o en imagen y recogido en cualquier tipo de soporte material, generado, conservado o reunido por cualquier organismo o entidad de carácter público, por las personas jurídicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades públicas y por las personas privadas, físicas o jurídicas, gestoras de servicios públicos en lo relacionado con la gestión de dichos servicios.
Asimismo, esta norma obliga a todo poseedor de bienes del patrimonio documental y bibliográfico a conservarlos, protegerlos, destinarlos a un uso que no impida su conservación y a mantenerlos en lugares adecuados, así como a recabar la autorización competente para excluir o eliminar todo o parte de dichos bienes. Para el estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificación y utilización de dichos documentos, su régimen de acceso e inutilidad administrativa, la Ley de Patrimonio Histórico Español crea la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, cuya composición y funcionamiento contempla el Real Decreto 139/2000, de 4 de febrero.
En desarrollo de las previsiones legales se ha dictado también el Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original.
Esta norma persigue garantizar una adecuada y suficiente protección del patrimonio documental de la Administración General del Estado y los organismos públicos dependientes de la misma, estableciendo el régimen de eliminación de documentos tras el correspondiente proceso de valoración documental y, en su caso, la conservación de los mismos en soporte diferente al original.
La disposición transitoria única de dicho Real Decreto 1164/2002 otorgó un plazo de tres meses desde su entrada en vigor para que se crearan en todos los Departamentos Ministeriales, mediante Orden, las correspondientes Comisiones Calificadoras de Documentos Administrativos.
En cumplimiento de esta obligación legal el Ministerio de Economía aprobó la ORDEN /ECO/ 2241/2003, de 30 de julio, por la que se crea la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Economía.
Por su parte, el Ministerio de Ciencia y Tecnología aprobó la ORDEN/CTE/2211/2003, de 23 de julio, por la que se crea la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Ciencia y Tecnología.
El Real Decreto 553/2004 de 17 de abril, por el que se reestructuran los departamentos ministeriales, ha creado los nuevos Ministerios de Industria, Turismo y Comercio y de Economía y Hacienda, quedando suprimidos, entre otros, el Ministerio de Economía y el Ministerio de Ciencia y Tecnología.
Por ello, se hace preciso constituir la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio, que garantice la protección de los documentos generados por el nuevo Ministerio de Industria, Turismo y Comercio, lo que es el objeto de la presente Orden.
En consecuencia, previa aprobación del Ministro de Administraciones Públicas, dispongo:
Primero. Creación de la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio.
1. Se crea en el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos.
2. La Comisión Calificadora de Documentos Administrativos tendrá por finalidad garantizar la protección del patrimonio documental del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio, mediante el ejercicio de las funciones que se señalan en el artículo siguiente.
Segundo. Funciones.
1. La Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio asume las siguientes funciones:
a) Realizar la valoración documental, entendiendo por tal el estudio y análisis de las características administrativas, jurídicas, fiscales, informativas e históricas de la documentación generada, conservada o reunida en el Departamento.
b) Establecer, previo estudio y dictamen de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, los plazos de permanencia de la documentación en los archivos de oficina de todo el Departamento y articular las normas de su paso al Archivo Central del mismo, adscrito a la División de Información, Documentación y Publicaciones de la Subsecretaría, así como los plazos de transferencia de la documentación del Archivo Central al Archivo General de la Administración.
c) Acordar, a iniciativa propia o de los órganos productores de los documentos o series documentales respectivas, y como consecuencia del proceso de valoración, la iniciación del procedimiento de eliminación de documentos y, en su caso, de conservación del contenido de los mismos en soporte distinto del original en que fueron producidos.
d) Informar a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos sobre las denegaciones de acceso a documentos y series documentales que se hayan producido en su ámbito de actuación.
e) Establecer, previo estudio y dictamen de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, el régimen de acceso y utilización de los documentos depositados en el Archivo Central del Departamento, de conformidad con la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español y demás normativa aplicable.
f) Las demás funciones que le atribuya la normativa vigente.
Tercero. Ámbito de aplicación.
1. Las funciones atribuidas en el apartado anterior a la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos se ejercerán respecto de todos los documentos y series documentales producidos, conservados o reunidos por los servicios centrales del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio, cualquiera que sea su soporte.
2. Igualmente, la Comisión ejercerá sus funciones respecto a los documentos y series documentales producidos, conservados o reunidos por los Organismos públicos, vinculados o dependientes del Departamento, que no hayan creado una Comisión Calificadora distinta al amparo de lo previsto en el apartado 2 de la Disposición transitoria única del Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original.
Cuarto. Composición.
1. La Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio tendrá la siguiente composición:
Presidente: El Subsecretario del Departamento que podrá delegar en el Secretario General Técnico.
Vicepresidente: El Secretario General Técnico.
Vicepresidente segundo: El Director de la División de Información, Documentación y Publicaciones, quien también actuará como Vocal representante ante la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.
Formarán parte de la Comisión, en calidad de Vocales, un representante con rango de Subdirector general o asimilado, designado por el titular de cada uno de los siguientes órganos entre el personal que tengan adscrito:
a) Gabinete del Ministro de Industria, Turismo y Comercio.
b) Secretaría de Estado de Telecomunicaciones y para la Sociedad de la Información.
c) Secretaría de Estado de Turismo y Comercio.
d) Secretaría General de Industria.
e) Secretaría General de Energía.
f) Subsecretaría de Industria, Turismo y Comercio.
2. También será Vocal en la Comisión, un representante por cada uno de los Organismos públicos vinculados o dependientes del Departamento, a que se refiere el apartado 3.2 de esta Orden.
3. Formará asimismo parte de la Comisión, en calidad de Vocales, los dos Directores del Archivo Central del Ministerio del Industria, Turismo y Comercio, uno del Área de Turismo, Comercio y Subsecretaría y otro del Área de Telecomunicaciones y para la Sociedad de la Información, Industria y Energía.
4. Ejercerá la Secretaría de la Comisión, actuando con voz y voto, un funcionario de la División de Información, Documentación y Publicaciones a la que esté adscrita el Archivo Central del Departamento.
5. La Comisión podrá convocar a representantes de otros centros directivos del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio directamente afectados por el supuesto a analizar o valorar, quienes podrán actuar con voz pero sin voto en las correspondientes sesiones.
Quinto. Procedimiento.–El procedimiento de eliminación de documentos y, en su caso, de conservación del contenido de los mismos en soporte distinto del original en que fueron producidos, a que se refiere el apartado 2.1 b) de la presente Orden, se sujetará a las previsiones contenidas en el Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original.
Sexto. Funcionamiento.–La Comisión Calificadora de Documentos Administrativos ajustará su funcionamiento a las previsiones del Capítulo II del Título II de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
Disposición adicional única. No incremento del gasto público.
La constitución y el funcionamiento de la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos que se crea por la presente Orden se atenderá con los recursos humanos y materiales de que dispone el Departamento, sin que, en ningún caso, comporte incremento del gasto público.
Disposición final única. Entrada en vigor.
La presente Orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el “Boletín Oficial del Estado”.
