ORDEN DE 20 DE OCTUBRE DE 2004, POR LA QUE SE REGULAN LAS OPERACIONES DE CIERRE DEL EJERCICIO ECONÓMICO DE 2004 Y APERTURA DEL EJERCICIO 2005, ASÍ COMO LA INFORMACIÓN A SUMINISTRAR DEL EJERCICIO 2004
Al objeto de coordinar las diferentes actuaciones de los departamentos que componen las Secciones Presupuestarias respecto al cierre de la contabilidad del ejercicio 2004 y la apertura del ejercicio 2005, se hace necesario que por parte de esta Consejería de Hacienda y Presupuesto se dicten las instrucciones precisas que regulen las operaciones sobre gestión financiera y contabilidad pública a fin de facilitar la realización coordinada y eficaz de los trabajos de liquidación y cierre del ejercicio y de apertura del ejercicio siguiente.
Del mismo modo se establece la información a suministrar referida al ejercicio 2004 de aquellas entidades sujetas al régimen de contabilidad pública.
En su virtud, tengo a bien dictar las siguientes
INSTRUCCIONES
TÍTULO I: DEL CIERRE Y APERTURA DE LA CONTABILIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN GENERAL DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DE EXTREMADURA 1ª.- Ámbito de aplicación.
El contenido de este título será de aplicación por una parte a las operaciones de cierre y apertura de las secciones presupuestarias que componen el subsector Administración General de la Comunidad Autónoma, y por otra a la información a suministrar referida al ejercicio 2004.
2ª.- Señalamiento de haberes en el mes de diciembre.
Las nóminas para la percepción de haberes activos y de la paga extraordinaria del mes de diciembre, deberán ser remitidas junto con sus documentos contables a las Intervenciones Delegadas, antes del día 15 de diciembre, para su fiscalización y contabilización antes del día 18 del mismo mes. Igualmente se procederá con los gastos de Seguridad Social del mes de noviembre y diciembre.
3ª.- Expedición y tramitación de documentos contables.
Para dar cumplimiento a lo preceptuado en el art. 38 de la Ley 3/1985, de 19 de abril, de Hacienda Pública de la Comunidad Autónoma, que hace coincidir el ejercicio presupuestario con el año natural y la liquidación del mismo el 31 de diciembre, los distintos documentos contables deberán obrar en la Intervención en las siguientes fechas:
3.1. Los documentos RC para gastar y A tendrán como fecha límite de entrada el día 24 de noviembre. Los documentos de compromisos de gastos (D o AD) y los RC y A negativos que supongan liberación de crédito, se admitirán hasta el 30 de noviembre.
3.2. Las propuestas de modificaciones de crédito tendrán como fecha límite de entrada en la Dirección General de Planificación Presupuestaria y Fondos Comunitarios el día 12 de noviembre.
En consecuencia los RC para transferencias también tendrán esa fecha como límite de entrada en las Intervenciones Delegadas.
No obstante, se exceptúan de esta regla las propuestas de modificación de crédito y RC para transferencias relacionadas con gastos de personal, que se admitirán hasta el día 3 de diciembre, y las propuestas de modificaciones de crédito de la Política Agraria Comunitaria cuya fecha límite de entrada es el 20 de diciembre.
3.3. Los documentos ADO y O deberán remitirse a las respectivas Intervenciones Delegadas antes del día 22 de diciembre, a excepción de los reconocimientos de obligaciones derivados de la Política Agraria Comunitaria que podrán remitirse a Intervención Delegada hasta el día 29 de diciembre para su contabilización y pago antes del día 31 de dicho mes.
3.4. Las propuestas de pago con el carácter de a justificar y sus correspondientes documentos contables deberán obrar en las respectivas Intervenciones Delegadas antes del 15 de diciembre, para su fiscalización y contabilización antes del día 22. Los sobrantes de estas operaciones ingresados en la Tesorería con posterioridad al 31 de diciembre no podrán generar créditos en el presupuesto de gastos del ejercicio 2005.
3.5. Los documentos de reposición de anticipos de caja fija deberán remitirse a las correspondientes Intervenciones Delegadas antes del día 18 de diciembre, para su fiscalización y contabilización antes del día 23. En ningún caso se introducirán descuentos en estos documentos.
3.6. Los gastos correspondientes a teléfono, agua, electricidad y similares, cuyo procedimiento de liquidación imposibilite, en los plazos citados, el conocimiento de las obligaciones correspondientes al ejercicio que se cierra, se imputarán al ejercicio corriente en el momento de la recepción de los justificantes. Del mismo modo se procederá con aquellos gastos que por efectuarse con posterioridad a las fechas establecidas en esta instrucción no puedan imputarse al ejercicio presupuestario 2004.
4ª.- Improrrogabilidad de plazos.
Los documentos y expedientes a que se refieren las instrucciones anteriores deberán remitirse a las Intervenciones Delegadas acompañados de la totalidad de la documentación que preceptúe la normativa a aplicar en cada caso.
En los supuestos de remisión de documentos contables que incumplan lo anteriormente señalado, la Intervención procederá a su devolución al Órgano Gestor sin contabilizar, absteniéndose de contabilizarlos si tuvieran entrada nuevamente una vez transcurrida la fecha límite establecida.
Los Interventores Delegados del Interventor General velarán muy especialmente por el cumplimiento de esta norma.
5ª.- Tramitación de órdenes de pago.
La Ordenación de Pagos realizará el último proceso de ordenación de pagos del ejercicio 2004, así como el correspondiente envío a la Tesorería, el 30 de diciembre, para el pago de las mismas hasta dicha fecha.
Hasta tanto las oficinas de contabilidad en las Intervenciones Delegadas dejen de contabilizar propuestas de pago con imputación al presupuesto de 2004, la Ordenación de Pagos mantendrá abierta la contabilidad para la recepción de tales propuestas. Las órdenes de pago correspondientes a propuestas imputables a ejercicios anteriores, cualquiera que sea la fecha de su recepción, se expedirán desde principios del año 2005 con cargo a la agrupación de ejercicios cerrados.
6ª.- Procedimiento de fin de ejercicio.
6.1. Los créditos que el último día del ejercicio no estén afectados al cumplimiento de obligaciones ya reconocidas quedarán, a tenor de lo dispuesto en el artículo 47.1. de la Ley General de Hacienda, anulados de pleno derecho. Por consiguiente, el último día del ejercicio se procederá a anular, para todas y cada una de las aplicaciones presupuestarias, los saldos de compromisos y los saldos de autorizaciones. Los remanentes de crédito resultantes de efectuar estas operaciones deberán igualmente ser anulados.
La continuación en el año 2005 de los expedientes en curso a fin de 2004, requerirá la contabilización de las fases correspondientes de retención de crédito, autorización o compromiso, mediante procedimientos informáticos y/o mediante la captura de los oportunos documentos contables.
6.2. Análogamente, en la agrupación de ejercicios posteriores se anularán los saldos de autorizaciones pendientes de comprometer y los saldos de retenciones pendientes de autorizar. La continuación en el ejercicio 2005 de los expedientes en curso requerirá la contabilización de las fases de retención y autorización, correspondientes tanto a la anualidad del ejercicio que se inicia como a las anualidades de ejercicios posteriores, mediante procesos informáticos y/o mediante la captura de los oportunos documentos contables.
6.3. El Servicio de Contabilidad de la Intervención General comunicará a la Dirección General de Planificación Presupuestaria y Fondos Comunitarios la fecha en que se produzca el cierre definitivo del Presupuesto de Gastos, al objeto de que por parte de ésta se obtengan de SICCAEX los listados de Remanentes de Crédito que han sido anulados al cierre del ejercicio 2004. Esta comunicación será expedida sin perjuicio de las certificaciones que sean necesarias para justificar las incorporaciones de remanentes de créditos.
7ª.- Imputación de compromisos de gastos adquiridos en ejercicios anteriores.
Al objeto de salvaguardar el respaldo presupuestario de los compromisos adquiridos en el ejercicio que se cierra, deberán registrarse en el ejercicio presupuestario de 2005 las operaciones a las que se hace referencia en la regla 54 de la Orden de 5 de enero de 2000 de la entonces Consejería de Economía, Industria y Comercio, por la que se aprueba la Instrucción de operatoria contable a seguir en la ejecución del gasto de la Administración de la Comunidad Autónoma de Extremadura. El registro de estas operaciones se efectuará preferentemente mediante procedimientos informáticos.
8ª.- Información a suministrar y cuentas a rendir.
Antes de la fecha indicada en cada apartado se enviarán a la Intervención General las siguientes cuentas, estados y relaciones, según corresponda, referidos al día 31 de diciembre de 2004.
8.1. La Dirección General de Tesorería y Patrimonio suministrará en las fechas señaladas la información que se detalla a continuación:
a) En relación con la Tesorería, antes del 31 de enero:
– Cuenta de Tesorería.
– Acta de Arqueo, certificados de los saldos expedidos por las Entidades Bancarias con que se hayan relacionado en el año 2004 y actas de conciliación bancaria que justifiquen las diferencias en los saldos finales y los resultantes en Contabilidad.
b) En relación con el endeudamiento de la Comunidad, antes del 20 de enero:
– La información que se viene remitiendo trimestralmente para dar cumplimiento al acuerdo del Consejo de Política Fiscal y Financiera de 10 de abril de 2003.
– Para cada préstamo, detalle de la deuda al 1 de enero de 2004, los aumentos y disminuciones producidos en el ejercicio, el saldo vivo al finalizar el ejercicio y los intereses pagados.
– Con la finalidad de efectuar la reclasificación contable de las deudas, se indicará para cada préstamo la parte del principal de los mismos que vence antes del 31 de diciembre de 2005.
– Al objeto de efectuar la periodificación contable de los gastos financieros, deberá suministrarse información, para cada préstamo, de los intereses devengados y no vencidos al cierre del ejercicio.
c) En relación con el Inventario de la Comunidad, antes del 31 de enero, listado detallado de los bienes que figuren en inventario a 31/12/04 con indicación del tipo de bien, valor y fecha adquisición.
Al mismo tiempo deberá informarse si se trata de bienes cedidos o adscritos a otras Administraciones o si se trata de bienes cedidos o adscritos por otras Administraciones.
d) En relación con los Avales, antes del 1 de abril de 2005:
– Relación de expedientes vivos a fecha 1 de enero de 2004, con indicación del número de expediente, nombre y CIF/NIF del avalado, entidad ante la que se avala, fecha de formalización del aval e importe del aval.
– Relación de expedientes de aval formalizados en el ejercicio 2004, con indicación del número de expediente, nombre y CIF/NIF del avalado, entidad ante la que se avala, importe de la póliza, fecha de vencimiento de la póliza, fecha de acuerdo del Consejo de Gobierno en su caso, fecha de formalización del aval e importe del aval formalizado.
– Relación de expedientes cancelados en el ejercicio, con indicación de la causa de la cancelación, el número de expediente, nombre y CIF/NIF del avalado, importe de la póliza, fecha de vencimiento de la póliza, fecha de formalización, importe del aval formalizado e importe pagado en el caso de que el mismo sea hecho efectivo por la Junta de Extremadura.
– Relación de expedientes vivos a fecha 31 de diciembre de 2004, con indicación del número de expediente, nombre y CIF/NIF del avalado, entidad ante la que se avala, importe de la póliza, fecha de vencimiento de la póliza, fecha de formalización del aval, importe del aval formalizado y riesgo estimado a fecha 31 de diciembre de 2004.
8.2. Los Servicios Territoriales de la Consejería de Hacienda y Presupuesto de Badajoz y Cáceres, remitirán, antes del 1 de abril de 2005, la siguiente documentación:
– Cuenta de Rentas Públicas.
– Cuenta de Tesorería.
– Acta de Arqueo, certificados de los saldos expedidos por las Entidades Bancarias con que se hayan relacionado en el año 2004 y actas de conciliación bancaria que justifiquen las diferencias en los saldos finales y los resultantes en Contabilidad.
8.3. Los Habilitados de las distintas Consejerías rendirán las siguientes cuentas, antes del 1 de marzo de 2005:
– Por los anticipos de caja fija se adjuntará un resumen según modelo figurado como Anexo 1, y se acompañarán los certificados de banco pertinentes y detalle de la conciliación bancaria que justifique las diferencias existentes entre los saldos contables y los del banco, si las hubiera.
– Por las agrupaciones de pagos a justificar, pagos en firme y depósitos (en metálico o valores) se cumplimentará el resumen según el formato del Anexo 2. A dicho resumen se acompañará los certificados de saldos bancarios y detalle de la conciliación bancaria que justifique las diferencias existentes entre los saldos contables y los del banco, si las hubiera.
– En relación con los resúmenes anuales por retenciones practicadas a favor de la AEAT por los distintos Habilitados, antes del 5 de febrero de 2005 deberán remitirse a la Intervención Delegada en Hacienda y Presupuesto los documentos justificantes de los ingresos junto con el soporte informático que contiene la relación detallada de las retenciones practicadas, adaptado al diseño que establezca la Consejería de Hacienda y Presupuesto. Bajo ningún concepto podrá el Habilitado presentar directamente el resumen en la AEAT.
8.4. La Dirección General de Ingresos remitirá la siguiente documentación, antes de la fecha indicada en cada apartado:
a) En relación con la Oficina liquidadora de Mérida, antes del 1 de abril de 2005:
– Cuentas de relación por operaciones con otras Oficinas de la Junta de Extremadura, previa regularización y ajuste de las eventuales discrepancias.
– Relación de acreedores por devoluciones de ingresos, clasificados en atención al concepto al que deban ser aplicados.
– Relación de deudores presupuestarios, clasificados en razón del año de contracción y concepto dentro de la Cuenta de Rentas.
b) En relación con las deudas gestionadas por préstamos concedidos, deberá suministrarse la siguiente información, antes del 5 de febrero de 2005:
– Cuadro resumen de deudas pendientes a 31/12/04, clasificados por año del vencimiento y distinguiendo la parte pendiente de principal y de intereses.
– Cuadro resumen sobre vencimiento de las deudas al cierre que las clasifique entre las que venzan antes del 31/12/05 y las de vencimiento superior a dicha fecha, distinguiendo la parte de principal y de intereses.
c) Antes del 1 de abril de 2005 se remitirá información sobre los beneficios fiscales de cada tributo, con el desarrollo que figura en la Orden HAC/805/2004, de 4 de marzo, por la que se regula la estructura y contenido de las cuentas de gestión de tributos cedidos a las Comunidades Autónomas.
8.5. La Dirección General de Planificación Presupuestaria y Fondos Comunitarios, remitirá antes del 31 de enero de 2005 la siguiente documentación:
a) En relación con la gestión que efectúa de los Fondos Europeos, se suministrará, un resumen de situación a 31/12/04 de los distintos Fondos Europeos, distinguiendo los recursos procedentes del Programa Operativo Integrado, Programas Pluriregionales e Iniciativas Comunitarias. En dicho resumen se indicará para cada Fondo, la anualidad financiera prevista, los importes solicitados en el ejercicio 2004, los importes recaudados y las reprogramaciones aprobadas en el ejercicio.
b) En relación con la gestión que efectúa de los Fondos de Compensación, se suministrará un resumen de situación a 31/12/04, indicando, para cada año del Fondo, las peticiones realizadas y fecha de las mismas y los importes recaudados y fecha de los mismos.
8.6. La Dirección General de la Función Pública y la Dirección General de Personal Docente remitirá antes del 5 de febrero de 2005:
a) La situación de los préstamos concedidos a funcionarios, es decir, los saldos pendientes de reintegrar a 31/12/04, distinguiendo entre:
– la parte que debería haber sido reintegrada antes del 31/12/04 y que no ha sido reintegrada.
– la parte que se reintegrará en el ejercicio 2005.
– la que se reintegrará con posterioridad al ejercicio 2005.
b) El porcentaje de retención a aplicar durante el ejercicio 2005 al personal de cada Consejería en soporte magnético, al objeto de que por parte de los Habilitados se aplique dicha retención a las dietas sujetas al Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.
c) Los resúmenes anuales de retenciones practicadas a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (modelo 190) y la relación detallada de las mismas en soporte informático.
d) Con el fin de completar la información necesaria para la elaboración de la Cuenta General de 2004 deberán facilitarse datos del personal y personal docente al servicio de la Junta de Extremadura, con el siguiente desglose:
Categorías Nº de perceptores Altos cargos Personal funcionario Personal laboral Personal eventual Otros 8.7. La Secretaría General de la Consejería de Agricultura y Medio Ambiente deberá enviar antes del 15 de enero de 2005, al objeto de confeccionar el Modelo 346 de la Agencia Tributaria sobre subvenciones a agricultores y ganaderos, la relación de las aplicaciones presupuestarias y proyectos de gastos de esa Consejería por las que se han satisfecho en el ejercicio 2004 ese tipo de subvenciones, detallando por cada aplicación presupuestaria y proyecto de gasto el crédito definitivo y las obligaciones reconocidas.
TÍTULO II: DE LA INFORMACIÓN A SUMINISTRAR DEL EJERCICIO 2004 POR LAS ENTIDADES SOMETIDAS AL RÉGIMEN DE CONTABILIDAD PÚBLICA 9ª.- Cuenta a rendir por la Universidad de Extremadura.
La Universidad de Extremadura, en virtud de lo dispuesto en el artículo 68.bis de la Ley 3/1985, de 19 de abril, de Hacienda de la Comunidad, remitirá antes del 1 de mayo de 2005 a la Consejería de Hacienda y Presupuesto y a la Consejería de Educación, Ciencia y Tecnología, la Cuenta General correspondiente al año 2004, que contendrá necesariamente el presupuesto de la Universidad, los derechos reconocidos y recaudados, tanto por ejercicio corriente como por anteriores, así como los créditos obligados en 2004 y los plurianuales. Igualmente, remitirá debidamente clasificada la relación de puestos de trabajo, tanto de personal docente como no docente.
El formato de la Cuenta General se adaptará al establecido en la Cuarta Parte del Plan General de Contabilidad Pública de la Comunidad Autónoma de Extremadura.
Dicha cuenta se integrará como Anexo en la de la Comunidad Autónoma y será remitida tanto a la Asamblea de Extremadura como al Tribunal de Cuentas.
10ª.- Cuenta a rendir por los restantes órganos de la Comunidad Autónoma.
10.1. La Asamblea de Extremadura, el Consejo Consultivo, los Organismos Autónomos y los Entes Públicos de la Junta de Extremadura habrán de rendir necesariamente, antes del 1 de mayo de 2005 la Cuenta Anual que permita a la Intervención General formar la Cuenta General, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 99.a) de la Ley de Hacienda Pública. Igualmente los Consorcios en los que participe la Junta de Extremadura. Por su parte, las Fundaciones en las que la Junta de Extremadura forme parte del Patronato remitirán sus cuentas anuales antes del 1 de julio de 2005.
Las Cuentas Anuales que habrán de formar las Entidades sometidas al Plan General de Contabilidad Pública de la Comunidad Autónoma de Extremadura se adaptarán a lo establecido en la Cuarta Parte del mismo.
Las cuentas a rendir por los Consorcios y Fundaciones que no apliquen el Plan General de Contabilidad Pública serán las reguladas en el RD 776/1998, de 30 de abril, por el que se aprueban las normas de adaptación del Plan General de Contabilidad a las entidades sin fines lucrativos y las normas de información presupuestaria de estas entidades.
10.2. Cuando, como consecuencia de la ausencia de operaciones, existan estados o apartados de la información detallados en la Cuarta Parte del Plan General de Contabilidad (Pública o Privada) que carezcan de contenido, éstos también deberán incorporarse en la cuenta anual, haciendo constar en los mismos dicha circunstancia.
10.3. La cuenta anual de la entidad constituirá una unidad indivisible, debiendo contener fielmente reflejadas todas las operaciones realizadas por la entidad en el periodo, circunstancia ésta que habrá de ser acreditada mediante la siguiente diligencia del responsable de la contabilidad de la entidad, la cual también formará parte de la cuenta anual:
(Imagen omitida) 11ª.- Cuentas a rendir por las empresas en cuyo capital participe la Junta de Extremadura.
Antes del 1 de agosto de 2005 aquellas empresas en cuyo capital participe la Junta de Extremadura remitirán a la Intervención General las cuentas anuales de la compañía, adaptadas al formato establecido en la legislación mercantil y contable vigente, junto con el informe de auditoría cuando proceda.
12ª.- Otra documentación a remitir por las entidades sujetas al régimen de contabilidad pública.
Todas las entidades sujetas al régimen de contabilidad pública comprendidas en el Título II de esta Orden presentarán junto con su Cuenta Anual la información que seguidamente se detalla:
– Acta de arqueo y certificados expedidos por la entidades bancarias de los saldos existentes al cierre del ejercicio, junto con su correspondiente conciliación bancaria que justifique las diferencias entre los saldos bancarios y los resultantes en contabilidad.
– Información de las operaciones realizadas durante el ejercicio con el resto de entidades incluidas en el Título II de esta Orden relativas a Derechos y Obligaciones reconocidas, sus cobros y pagos respectivos y las participaciones que mantengan en las mismas.
13ª.- Disposiciones finales.
13.1. Se autoriza a la Intervención General de la Junta de Extremadura a dictar las instrucciones necesarias para el desarrollo de esta Orden.
13.2. La presente Orden entrará en vigor el mismo día de su publicación en el Diario Oficial de Extremadura.
ANEXOS
Omitidos
