RESOLUCIÓN 31/2004, DE 18 DE JUNIO, DE LA DEFENSORA DEL PUEBLO DE NAVARRA, POR LA QUE SE REGULAN LOS FICHEROS DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL, EXISTENTES EN LA INSTITUCIÓN
La Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPDP), que desarrolla el artículo 18.4 de la Constitución Española, tiene por objeto garantizar y proteger, en lo que concierne al tratamiento de los datos personales, las libertades públicas y los derechos fundamentales de las personas físicas, y especialmente de su honor e intimidad personal y familiar.
La Disposición Adicional Primera de la referida Ley, establece la obligación de adaptar o aprobar la correspondiente disposición que regule los ficheros existentes, sean estos de titularidad pública o privada.
En consecuencia, y en el uso de las facultades otorgadas por la Ley Foral 4/2000, de 3 de julio, del Defensor del Pueblo de la Comunidad Foral de Navarra,
He resuelto:
Primero. De conformidad con lo previsto en la Disposición Adicional Primera de la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre, y a los efectos previstos en la misma, se relacionan y describen los siguientes ficheros a cargo de la Institución del Defensor del Pueblo de la Comunidad Foral de Navarra, en los que se contienen y procesan datos de carácter personal:
a) Registro General.
b) Registro de gestión de expedientes y de que queja.
c) Registro de consultas.
d) Fichero de gestión de personal.
Segundo. 1. El Registro General tiene por finalidad el control de la entrada y salida de documentos para uso interno y de acreditación de plazos.
2. Estarán afectadas por su contenido las personas físicas o jurídicas que presenten o se les remitan documentos, siendo los propios interesados quienes suministran los datos.
3. El fichero responde a la estructura de base de datos relacional e incluye datos de carácter personal sobre nombre y apellidos, domicilio, población, código postal y número de expediente de queja.
4. Los usos que se darán a estos datos serán los derivados de la gestión del registro de entradas y salidas de documentos.
5. No está prevista la cesión de datos del Registro General.
Tercero. 1. El Registro de quejas tiene por finalidad ordenar los diferentes escritos de queja que se dirigen al Defensor del Pueblo de la Comunidad Foral de Navarra, establecer relaciones entre ellos y entre los expedientes a que den lugar, de forma que permita el seguimiento de los trámites realizados en cada uno, asignando al expediente las entradas y salidas que se produzcan.
2. Estarán afectadas por el contenido del Registro las personas que presenten escritos de queja de acuerdo con lo previsto en el artículo 21 de la Ley Foral 4/2000, de 3 de julio, del Defensor del Pueblo de la Comunidad Foral de Navarra.
3. El Registro, con un sistema de base de datos relacional, contiene datos de carácter personal sobre el nombre y apellidos, domicilio y municipio que necesariamente deben figurar en los escritos de queja, y que podrá contener otros referidos al sexo, documento nacional de identidad, estado civil, edad, nivel de estudios y número de teléfono si los mismos figuran en los citados escritos.
4. Los usos que se darán a estos datos serán los estrictamente necesarios para la tramitación de los expedientes de queja.
5. No está prevista la cesión de datos del Registro de quejas.
Cuarto. 1. El registro de consultas tiene por finalidad ordenar las diferentes visitas, llamadas telefónicas y escritos a través de los cuales se plantean consultas al Defensor del Pueblo de la Comunidad Foral de Navarra, acerca de las posibilidades de intervención de esta Institución ante asuntos concretos.
2. Estarán afectadas por el contenido de este Registro todas las personas que acceden a la Oficina de Atención Directa de la Institución para plantear consultas sobre las competencias de la misma así como sobre la forma y medio de presentar una queja.
3. El Registro, con un sistema de base de datos relacional, contiene aquellos datos de carácter personal, facilitados de forma voluntaria por los consultantes y referidos al nombre y apellidos, municipio y número de teléfono. Asimismo, podrán figurar otros datos sobre sexo, estado civil, nivel económico, nivel intelectual y asunto, cuando los mismos se declaran con ocasión de la consulta.
Quinto. 1. El fichero de gestión de personal tiene por finalidad la elaboración, confección y control de las nóminas del personal al servicio del Defensor del Pueblo de la Comunidad Foral de Navarra.
2. Están afectadas por el contenido del fichero todas las personas que se encuentran al servicio del Defensor del Pueblo de la Comunidad Foral de Navarra.
3. Los datos de carácter persona contenidos en este fichero o base da datos son los siguientes:
a) Datos de carácter identificativo y domicilio.
b) Datos de características personales.
c) Datos académicos y profesionales.
d) Datos sobre antigüedad y retribución.
e) Datos de cuenta bancaria y percepción de haberes.
4. Los usos que se darán al fichero son los derivados de la emisión de la nómina contenidos en él así como a la obtención de todos los productos derivados de la misma.
5. Anualmente se cederán a la Hacienda Tributaria de Navarra datos del fichero de gestión de personal, referidos al Impuesto de la Renta de las Personas Físicas.
Con carácter mensual, previa conformidad de los afectados, se cederán a las entidades bancarias datos imprescindibles para el abono por transferencia bancaria de las retribuciones del personal, y a la Tesorería General de la Seguridad Social y a las correspondientes entidades de previsión social se cederán los necesarios a efectos de cotizaciones.
Sexto. La Responsabilidad sobre los registros y ficheros corresponde al Defensor del Pueblo de la Comunidad Foral de Navarra, sin perjuicio de la responsabilidad directa que, en la gestión y custodia de los ficheros, corresponde al responsable de cada una de las correspondientes áreas o servicios.
Séptimo. Los derechos de acceso, rectificación y cancelación podrán efectuarse ante la Oficina de Atención Directa del Defensor del Pueblo de la Comunidad Foral de Navarra, en la sede de la Institución, Calle Arrieta número 12 (Código Postal 31002) Pamplona, teléfono número 948 20 35 71.
Octavo. La presente resolución entrará en vigor el mismo día de su publicación en el BOLETÍN OFICIAL de Navarra.
Noveno. Trasladar la presente Resolución a los Servicios de Intervención del Parlamento de Navarra, al BOLETÍN OFICIAL de Navarra y al Boletín Oficial del Parlamento de Navarra, para su publicación.
