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Política de gestión de documentos electrónicos

21/01/2019
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Orden 1/2018, de 27 de diciembre, conjunta, de la Conselleria de Hacienda y Modelo Económico y de la Conselleria de Educación, Investigación, Cultura y Deporte, por la que se aprueba la política de gestión de documentos electrónicos de la Generalitat (DOCV de 18 de enero de 2019). Texto completo.

ORDEN 1/2018, DE 27 DE DICIEMBRE, CONJUNTA, DE LA CONSELLERIA DE HACIENDA Y MODELO ECONÓMICO Y DE LA CONSELLERIA DE EDUCACIÓN, INVESTIGACIÓN, CULTURA Y DEPORTE, POR LA QUE SE APRUEBA LA POLÍTICA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE LA GENERALITAT.

La Administración pública que se fundamenta en los principios de transparencia, participación y colaboración, también, debe sustentarse en una correcta política de gestión documental. La adecuada conservación de los documentos protege los derechos e intereses de los ciudadanos y, en el caso de la conservación permanente de documentación, se protege la historia de una comunidad autónoma, dependiendo, por tanto, de ella su memoria colectiva. Por otro lado, la documentación correctamente gestionada permite a la Administración evaluar el impacto de sus programas y mejorar los procesos de trabajo.

La Ley 19/2013, de 9 de diciembre Vínculo a legislación, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno y la Ley 2/2015, de 2 de abril Vínculo a legislación, de la Generalitat, de transparencia, buen gobierno y participación ciudadana de la Comunitat Valenciana tienen como uno de sus objetos principales regular y garantizar el ejercicio del principio de transparencia y el derecho de libre acceso a la información pública, entendida como el conjunto de contenidos o documentos que obren en poder de cualquiera de los sujetos incluidos en el ámbito de aplicación de esta ley y que hayan sido elaborados o adquiridos en el ejercicio de sus funciones.

Esta adecuada gestión documental, en aras de la transparencia, debe de hacerse extensiva a la documentación electrónica. El Decreto 220/2014, de 12 de diciembre Vínculo a legislación, del Consell, por el que se aprueba el Reglamento de Administración Electrónica de la Comunitat Valenciana, establece en su artículo 69 que la administración de la Generalitat aprobará y publicará su Política de Gestión de Documentos Electrónicos, en adelante PGDE-GV.

Dicha política debe cumplir los requisitos establecidos tanto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) como en el Esquema Nacional de Seguridad (ENS) y en sus normas de desarrollo, así como en la Ley 4/1998, de 11 de junio Vínculo a legislación, de la Generalitat Valenciana, del patrimonio cultural valenciano, y, en concreto, el Decreto 189/2005, de 2 de diciembre Vínculo a legislación, del Consell de la Generalitat, por el que se regula la Junta Calificadora de Documentos Administrativos y el procedimiento de valoración, conservación y eliminación del patrimonio documental de los archivos públicos. El citado artículo 69 del Decreto 220/2014 también indica que la Política de Gestión de Documentos Electrónicos incluirá directrices para la asignación de responsabilidades, dependencia orgánica y funcional del archivo electrónico y la definición de los programas, procesos y controles de gestión de documentos y administración de los repositorios electrónicos. El ENI establece, en su artículo 21, que las Administraciones Públicas deberán poner en marcha las medidas necesarias que garanticen “el acceso completo e inmediato a los documentos a través de métodos de consulta en línea que permitan la visualización con todo detalle del contenido de los documentos, la recuperación exhaustiva y pertinente de los documentos, la copia o descarga en línea en los formatos originales y la impresión en papel de aquellos documentos que sean necesarios”. Por lo tanto, la Generalitat tiene que contar con una correcta política de gestión de documentos electrónicos dentro de la planificación de la Administración electrónica.

Por todo ello, las normas que rigen el acceso a los documentos electrónicos deben estar claramente definidas e implementadas tecnológicamente de forma adecuada en la Administración de la Generalitat y deben establecer los sujetos de acceso (ciudadanos, usuarios internos, otras Administraciones), los objetos de acceso (expedientes y documentos electrónicos, etc.) y las condiciones propiamente dichas en relación con el acceso (público, restringido, secreto), así como los cambios que en dichas condiciones se pudieran producir (plazos, desclasificaciones, etc.).

Asimismo se hace constar que la presente norma está incluida como una de las iniciativas reglamentarias a tramitar por estas consellerias en el marco del Plan normativo de la Administración de la Generalitat, aprobado por Acuerdo del Consell de 17 de febrero de 2017.

De conformidad con lo que dispone el artículo 49 puntos 1.6.ª y 3.16.ª del Estatuto de Autonomía de la Comunitat Valenciana, aprobado por Ley orgánica 5/1982, de 1 de julio, modificada por la Ley orgánica 1/2006, de 10 de abril Vínculo a legislación, la Generalitat tiene la competencia exclusiva en materia de archivos que no sean de titularidad estatal así como en el régimen de las nuevas tecnologías relacionadas con la sociedad de la información y del conocimiento.

La Conselleria de Educación, Investigación, Cultura y Deporte es la conselleria de competente en materia de cultura y ejerce las competencias de la elaboración y aprobación de las normas técnicas y de procedimiento para la gestión de los archivos del Sistema Archivístico Valenciano, así como la dirección de la gestión de los archivos de la Generalitat y la de los archivos de titularidad estatal de gestión transferida a la Generalitat.

Por otra parte, la Conselleria de Hacienda y Modelo Económico es competente en la ejecución de la política y la estrategia de administración electrónica de la Generalitat y el establecimiento de los estándares y medidas necesarias para garantizar la seguridad, la calidad y la interoperabilidad, exigibles a los sistemas de información de la Generalitat y en las relaciones con las demás Administraciones y con los ciudadanos por medios electrónicos, de acuerdo con el ENI y con el ENS.

Dadas las competencias anteriormente descritas, de acuerdo con el Decreto 176/2016, de 25 de noviembre, del Consell, por el que se aprueba el Reglamento orgánico y funcional de la Conselleria de Hacienda y Modelo Económico y de acuerdo con el Decreto 186/2017, de 24 de noviembre Vínculo a legislación, del Consell, por el que aprueba el Reglamento orgánico y funcional de la Conselleria de Educación, Investigación, Cultura y Deporte, y en el ejercicio de las competencias atribuidas, en uso de las facultades que se les atribuyen en el artículo 28.e Vínculo a legislación de la Ley 5/1983, de 30 de diciembre, del Consell, vistos los informes preceptivos de la Abogacía de la Generalitat y conforme con el Consell Jurídic Consultiu de la Comunitat Valenciana efectuado el trámite de información pública, oído el Consejo Asesor de Archivos

ORDENAMOS

Artículo único

Se aprueba la política de gestión de documentos electrónicos de la Generalitat, en el marco de las Normas Técnicas que desarrollan el Esquema Nacional de Interoperabilidad, que se inserta como anexo a esta orden. La política de gestión de documentos electrónicos de la Generalitat tiene carácter de directrices o normas orientadoras y no tiene rango reglamentario.

DISPOSICIÓN ADICIONAL

Única. Incidencia presupuestaria

La aplicación y desarrollo de esta orden no podrá tener ninguna incidencia en la dotación de los capítulos de gasto asignados a la conselleria competente en materia de administración electrónica y a la conselleria competente en materia de cultura, y, en todo caso, deberá ser atendido con los medios personales y materiales de dichas consellerias.

DISPOSICIÓN DEROGATORIA

Única. Derogación normativa

Quedan derogadas todas las disposiciones del mismo rango o inferior que se opongan a lo dispuesto en la presente orden.

DISPOSICIONES FINALES

Primera. Habilitación para el desarrollo y ejecución de la orden

Se autoriza a las personas titulares de las direcciones generales competentes en materia de tecnologías de la información y las comunicaciones y en materia de archivos para dictar cuantas instrucciones resulten necesarias para la ejecución de la presente orden.

Segunda. Entrada en vigor

La presente orden entrará en vigor al día siguiente al de su publicación en el Diari Oficial de la Generalitat Valenciana.

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