ORDEN DEF/1292/2018, DE 27 DE NOVIEMBRE, POR LA QUE SE REGULAN LAS OFICINAS DE ASISTENCIA EN MATERIA DE REGISTROS EXISTENTES EN EL MINISTERIO DE DEFENSA.
Atendiendo al principio de igualdad jurídica, todas las personas deben tener el mismo acceso a los servicios que prestan las administraciones públicas, independientemente de si utilizan o no los medios electrónicos. Por este motivo, la hoja de ruta de la transformación digital del sector público contempla la necesidad de superar la brecha digital reconociendo el derecho a la asistencia en el uso de los medios electrónicos. Concretamente, la Ley 39/2015, de 1 de octubre 
, de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones públicas, establece que los documentos que los interesados dirijan a los órganos de las Administraciones Públicas podrán presentarse, entre otros lugares, en las oficinas de asistencia en materia de registros.
La conversión de las actuales oficinas de registro en oficinas de asistencia se produce “ex lege” y está recogida en la parte expositiva de la citada ley, que determina que los registros electrónicos estarán asistidos a su vez por la actual red de oficinas en materia de registros, que pasarán a denominarse oficinas de asistencia en materia de registros, y que permitirán a los interesados, que no estén obligados a relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas, en el caso que así lo deseen, presentar sus solicitudes en papel las cuales se convertirán a formato electrónico.
La Orden Ministerial 124/1995, de 8 de septiembre, por la que se regulan los registros existentes en el Ministerio de Defensa, corregida el 21 de septiembre de 1995, y modificada por la Orden Ministerial 5/1996, de 11 de enero la Orden DEF/807/2006, de 13 de marzo y la Orden DEF/3746/2006 de 30 de septiembre, regula los registros generales existentes en el Ministerio de Defensa, dedicados al registro de los documentos administrativos, siendo necesario, desde un punto de vista formal, actualizar la relación de los mismos y regular su funcionamiento.
Las oficinas de asistencia en materia de registros son órganos administrativos por tener atribuidas funciones con efectos jurídicos frente a terceros, de acuerdo con el artículo 5.1 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.
Por su parte, el artículo 59.2 de la citada Ley 40/2015, de 1 de octubre, establece que los órganos de nivel inferior a subdirección general se crean, modifican y suprimen por orden del Ministro respectivo, previa autorización del Ministro de Hacienda y Administraciones Públicas, hoy Ministra de Política Territorial y Función Pública.
En aplicación del principio de eficiencia, esta orden contribuye a mejorar la eficacia y a racionalizar la gestión de los recursos públicos.
La necesidad de personal suficiente y con la formación adecuada en las oficinas de asistencia en materia de registros, la existencia del registro electrónico único, la mayor eficiencia y eficacia en la gestión, y la reducción de costes implican una reorganización de las actuales oficinas de asistencia en materia de registros.
Por todo lo anterior, esta orden ministerial se adecúa a los principios de buena regulación conforme a los cuales deben actuar las Administraciones Públicas en el ejercicio de la iniciativa legislativa y la potestad reglamentaria, como son los principios de necesidad, eficacia, proporcionalidad, seguridad jurídica, transparencia y eficiencia, previstos en el artículo 129 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
En su virtud, previa autorización de la Ministra de Política Territorial y Función Pública, dispongo:
Artículo 1. Objeto.
Esta orden ministerial tiene por objeto la modificación, actualización y regulación de las oficinas de asistencia en materia de registros del Ministerio de Defensa y organismos adscritos.
Artículo 2. Oficinas de asistencia en materia de registros del Ministerio de Defensa que se suprimen.
Las oficinas de asistencia en materia de registros del Ministerio de Defensa que se suprimen son las que se detallan a continuación:
a) En el Órgano Central, el Registro General del Estado Mayor de la Defensa.
b) En el Ejército de Tierra:
1.º El Registro General del Cuartel General del Ejército de Tierra.
2.º El Registro General de la Fuerza de Maniobra.
3.º El Registro General de la Fuerza Terrestre.
4.º El Registro General de la Fuerza Logística Operativa.
5.º El Registro General de la Inspección General del Ejército de Tierra.
6.º El Registro General del Mando de Adiestramiento y Doctrina.
7.º El Registro del Mando de Canarias.
c) En la Armada:
1.º El Registro General del Cuartel General de la Armada, en Madrid.
2.º El Registro General de Ferrol, en Ferrol.
3.º El Registro General de Cartagena, en Cartagena.
4.º El Registro General de San Fernando, en San Fernando.
5.º El Registro General de Rota, en Rota.
6.º El Registro General de Las Palmas, en Las Palmas de Gran Canaria.
d) En el Ejército del Aire:
1.º El Registro General del Cuartel General del Ejército de Aire.
2.º Los Registros de los Cuarteles Generales de los Mandos Aéreos de las Regiones y Zonas Aéreas.
e) En los organismos autónomos:
1.º El Registro de la Jefatura de Fondo de Explotación de los Servicios de Cría Caballar.
2.º El Registro de la Secretaría General del Instituto para la Vivienda de las Fuerzas Armadas.
3.º El Registro de la Secretaría General del Instituto Social de las Fuerzas Armadas.
4.º El Registro de la Secretaría General de la Gerencia de Infraestructura.
5.º El Registro del Instituto Nacional de Técnica Aeroespacial.
6.º El Registro de Canal de Experiencias Hidrodinámicas de El Pardo.
7.º El Registro del Servicio Militar de Construcciones.
8.º Los Registros de las Delegaciones Territoriales de dichos organismos autónomos.
Asimismo, se suprimen todos los registros auxiliares creados en virtud de lo dispuesto en la disposición segunda de la Orden 124/1995, de 8 de septiembre, por la que se regulan los registros generales del Ministerio de Defensa.
Artículo 3. Oficinas de asistencia en materia de registros del Ministerio de Defensa que continúan prestando sus servicios.
Las oficinas de asistencia en materia de registros del Ministerio de Defensa que continúan prestando sus servicios, son las que se detallan a continuación:
a) Oficina de asistencia en materia de registro del Ministerio de Defensa.
b) Oficina de asistencia en materia de registro de las Secretarias Generales de las Delegaciones de Defensa:
1.º Oficina de asistencia en materia de registros de la Delegación de Defensa en Madrid
2.º Oficina de asistencia en materia de registros de la Delegación de Defensa en Cantabria.
3.º Oficina de asistencia en materia de registros de la Delegación de Defensa en Illes Balears.
4.º Oficina de asistencia en materia de registros de la Delegación de Defensa en el Principado de Asturias.
5.º Oficina de asistencia en materia de registros de la Delegación de Defensa en Aragón.
6.º Oficina de asistencia en materia de registros de la Delegación de Defensa en Extremadura.
7.º Oficina de asistencia en materia de registros de la Delegación de Defensa en Galicia.
8.º Oficina de asistencia en materia de registros de la Delegación de Defensa en la Comunidad Valenciana.
9.º Oficina de asistencia en materia de registros de la Delegación de Defensa en Castilla la Mancha.
10.º Oficina de asistencia en materia de registros de la Delegación de Defensa en La Rioja.
11.º Oficina de asistencia en materia de registros de la Delegación de Defensa en Canarias.
12.º Oficina de asistencia en materia de registros de la Delegación de Defensa en la Ciudad de Ceuta.
13.º Oficina de asistencia en materia de registros de la Delegación de Defensa en el País Vasco.
14.º Oficina de asistencia en materia de registros de la Delegación de Defensa en la Región de Murcia.
15.º Oficina de asistencia en materia de registros de la Delegación de Defensa en la Ciudad de Melilla
16.º Oficina de asistencia en materia de registros de la Delegación de Defensa en la Comunidad Foral Navarra.
17.º Oficina de asistencia en materia de registros de la Delegación de Defensa en Castilla y León.
18.º Oficina de asistencia en materia de registros de la Delegación de Defensa en Cataluña.
19.º Oficina de asistencia en materia de registros de la Delegación de Defensa en Andalucía.
Artículo 4. Naturaleza y dependencia orgánica y funcional.
Las oficinas de asistencia en materia de registros tendrán la consideración de órgano administrativo dentro de la estructura orgánica del Ministerio de Defensa.
La oficina de asistencia en materia de registros del Ministerio de Defensa dependerá orgánicamente de la Subsecretaría del Departamento.
Las oficinas de asistencia en materia de registros de las Secretarias Generales de las Delegaciones de Defensa, dependerán orgánicamente de la Subsecretaria del Departamento a través de las Delegaciones de Defensa
Todas las oficinas formarán parte de la red de oficinas en materia de registros de la Administración General del Estado, dependiendo funcionalmente de la Subdirección General de Régimen Interior.
Artículo 5. Funciones.
Las oficinas de asistencia en materia de registros ejercerán las funciones previstas en la Ley 39/2015, de 1 de octubre , del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, y en particular, las siguientes:
a) Otorgar apoderamiento “apud acta” mediante comparecencia personal en estas oficinas por quien ostente la condición de interesado en un procedimiento administrativo.
b) Expedir copias auténticas electrónicas de documentos en soporte electrónico o en papel que presenten los interesados y que se vaya a incorporar a un expediente administrativo.
c) Recibir las solicitudes, escritos y comunicaciones que los interesados dirijan a los órganos, organismos o entidades de las Administraciones Públicas.
d) Asistir en el uso de medios electrónicos a los interesados no incluidos en los apartados 2 y 3 del artículo 14 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, que lo soliciten, en lo referente a:
1.º El asesoramiento e información en materia de identificación y firma electrónica, presentación de solicitudes a través de medios electrónicos, y obtención de copias auténticas.
2.º La identificación o firma electrónica del interesado en el procedimiento administrativo, mediante el uso de sistema de firma del que esté dotado el funcionario habilitado para ello, siempre que el interesado carezca de los medios electrónicos necesarios, y preste su consentimiento expreso para esta actuación, de lo que deberá quedar constancia para los casos de discrepancia o litigio.
e) Digitalizar los documentos presentados de manera presencial por los interesados, de acuerdo con lo previsto en el artículo 27 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, sobre la validez y eficacia de las copias realizadas por las Administraciones Públicas, y demás normativa aplicable, para su incorporación al expediente administrativo electrónico.
f) Realizar notificaciones por comparecencia espontanea del interesado o su representante cuando, personándose en la oficina, solicite la comunicación y notificación personal en el momento.
g) Facilitar a los interesados el código de identificación del órgano, centro o unidad administrativa a los que se dirigen sus solicitudes, comunicaciones y escritos, así como el correspondiente recibo que acredite la fecha y hora de presentación.
h) Poner a disposición de los interesados los modelos para la presentación de solicitudes y sistemas de presentación masiva que permitan presentar simultáneamente varias solicitudes.
i) Identificar a los interesados en el procedimiento.
j) Emitir el correspondiente recibo que acredite la fecha y hora de presentación de solicitudes, comunicaciones y escritos que presenten los interesados, si estos lo exigen.
k) Cualesquiera otras funciones que se les atribuyan legal o reglamentariamente.
Artículo 6. Días y horario de apertura.
El régimen de días y horarios de apertura de las oficinas de asistencia en materia de registros del Ministerio de Defensa, siempre referido a aquellos días que no sean inhábiles en la localidad en que estén situadas, será ininterrumpido para la oficina de asistencia en materia de registros del Ministerio de Defensa y el general para el resto, ajustándose a lo establecido en la Resolución de 4 de noviembre de 2003, de la Secretaría de Estado para la Administración Pública, por la que se hace pública la relación de las oficinas de registro propias y concertadas con la Administración General del Estado y sus organismos públicos y se establecen los días y horarios de apertura.
Disposición derogatoria única. Derogación normativa.
Queda derogada la Orden 124/1995 de 8 de septiembre, por la que se regulan los registros generales existentes en el Ministerio de Defensa.
Disposición final primera. Facultades de desarrollo y ejecución.
Se faculta al Subsecretario de Defensa para adoptar, dentro del ámbito de sus competencias, las medidas que resulten necesarias para la ejecución de esta orden ministerial.
Disposición final segunda. Entrada en vigor.
La presente orden ministerial entrará en vigor a los veinte días de su publicación en el “Boletín Oficial del Estado”.
