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  • EDICIÓN DE 24/03/2009
 
 

Organización y descripción de archivos y/o fondos documentales de titularidad municipal

24/03/2009
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Orden de 27 de febrero de 2009, de la Consejería de Cultura y Turismo, por la que se establecen las bases reguladoras y se convocan subvenciones a Corporaciones Locales de la Región de Murcia para organización y descripción de archivos y/o fondos documentales de titularidad municipal durante el año 2009 (BORM de 23 de marzo de 2009). Texto completo.

ORDEN DE 27 DE FEBRERO DE 2009, DE LA CONSEJERÍA DE CULTURA Y TURISMO, POR LA QUE SE ESTABLECEN LAS BASES REGULADORAS Y SE CONVOCAN SUBVENCIONES A CORPORACIONES LOCALES DE LA REGIÓN DE MURCIA PARA ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE ARCHIVOS Y/O FONDOS DOCUMENTALES DE TITULARIDAD MUNICIPAL DURANTE EL AÑO 2009.

La Consejería de Cultura y Turismo, en el ejercicio de las competencias que tiene atribuidas en materia de patrimonio documental, considera necesario apoyar las iniciativas de los Municipios encaminadas a la organización y descripción de sus archivos y/o fondos documentales en aras a mejorar la gestión administrativa, el servicio a los ciudadanos y la protección y divulgación del patrimonio documental municipal. Por ello, ha resuelto convocar subvenciones destinadas a trabajos que hayan de realizarse durante el año 2009.

Haciendo uso de las atribuciones que me confiere el artículo 16 de la Ley 7/2004, de 28 de diciembre, de Organización y Régimen Jurídico de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia, y los artículos 13 y 17 de la Ley 7/2005, de 18 de noviembre, de Subvenciones de la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia, a propuesta de la Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas, Dispongo Artículo 1.- Objeto.

1.1. La Consejería de Cultura y Turismo convoca subvenciones a Corporaciones Locales para impulsar proyectos de organización técnica y descripción de archivos y/o fondos documentales de titularidad municipal durante el año 2009, a fin de facilitar la protección y el conocimiento del patrimonio documental de la Región de Murcia. La presente convocatoria no comprende inversiones en infraestructuras y equipamientos.

1.2. La solicitud y concesión de las subvenciones citadas se regirá por las normas que establece la presente Orden.

1.3. Las subvenciones se concederán con cargo a la par t ida 19.06.00.452B.464.20 del presupuesto de gastos para el año 2009, por un importe total de 120.222,00 €.

1.4. La cuantía individualizada de la subvención quedará establecida por la valoración de los proyectos según los criterios relacionados en el artículo 6 de la presente convocatoria, estableciéndose la cuantía mínima de subvención a otorgar en 1.000,00 euros.

1.5. Las cantidades concedidas se destinarán al pago de personal con titulación mínima de diplomado universitario y conocimientos en organización y descripción de archivos, no siendo objeto de subvención ni de justificación los salarios del personal funcionario o laboral de los ayuntamientos. El trabajo del personal seleccionado deberá estar supervisado, en todo momento, por el archivero municipal o el funcionario responsable del archivo.

1.6. Las tareas que cubre la subvención, referidas exclusivamente a la documentación generada o recibida por el Ayuntamiento y organismos dependientes del mismo en el ejercicio de sus funciones y otros fondos históricos, públicos o privados, depositados en el archivo municipal, son las siguientes:

- Regularización y recepción de transferencias desde las oficinas municipales.

- Identificación y valoración de fondos.

- Organización: clasificación y ordenación de documentos.

- Descripción documental.

- Reproducción de documentos.

- Instalación en los depósitos.

1.7. El nivel de descripción obligatorio y mínimo es el de serie documental y el instrumento descriptivo resultante de las tareas subvencionadas es el inventario. En aras de facilitar la normalización e intercambio de información entre los Archivos del Sistema, se deberá adaptar el inventario de cada municipio al elaborado por la Mesa de Trabajo sobre Organización de Archivos Municipales.

1.8. En caso de proyectos de reproducción de documentos, bien sea en microfilm o en soportes digitales, se entregará una copia a la Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas.

1.9. La presente convocatoria no contempla trabajos de organización de bibliotecas, centros de documentación, colecciones que no sean de archivo, diseño de páginas web, u otro tipo de actividades no recogidas expresamente en la misma. Tampoco se financiarán otros gastos como material inventariable, traslados de documentos, etc.

Artículo 2.- Beneficiarios.

2.1. Podrán solicitar estas subvenciones los Municipios de la Región de Murcia que promuevan actuaciones incluidas en el objeto de esta convocatoria.

2.2. No podrán obtener la condición de beneficiario aquellos Ayuntamientos en quienes concurra alguna de las circunstancias recogidas en el artículo 13.2 de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones. La justificación de no estar incurso en dichas prohibiciones podrá acreditarse mediante declaración responsable otorgada ante la autoridad administrativa, Anexo II.

Artículo 3.- Lugar y plazo de presentación de solicitudes.

1.1 Las solicitudes de subvención se formularán de acuerdo con lo establecido en el artículo 70 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, serán suscritas por el Alcalde o Concejal que ostente su delegación y se formularán en el modelo de instancia que figura como Anexo I a esta Orden, que puede ser fotocopiado u obtenido en las dependencias de la Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas.

1.2 Las solicitudes se presentarán en el Registro General de la Consejería de Cultura y Turismo (Palacio González Campuzano, Plaza Julián Romea n.º4, 30001 Murcia), en el Registro de la Presidencia de la Comunidad Autónoma o por cualquiera de los medios establecidos en el artículo 38 de la Ley 30/1992 antes citada, así como por el procedimiento de Ventanilla Única, en aquellos municipios que la tengan establecida. En el caso de que la solicitud se presente a través de las Oficinas de Correos, se hará en sobre abierto de forma que en la cabecera de la primera hoja conste con claridad el nombre de la oficina, la fecha, el lugar, la hora y el minuto de su admisión conforme establece el artículo 31 del Real Decreto 1829/1999, de 3 de diciembre.

1.3 El plazo de presentación de solicitudes será de treinta días naturales, contados a partir del día siguiente al de publicación de esta Orden en el Boletín Oficial de la Región de Murcia.

Artículo 4.- Documentación necesaria.

La solicitud, según el modelo del anexo I, deberá ir acompañada de la siguiente documentación:

a) Memoria de la actuación que se pretende llevar a cabo (anexo III), justificando la inversión a realizar, con presupuesto detallado de la misma y fuentes de financiación para efectuarla, firmada por el archivero municipal o persona competente, que incluirá:

a1. Informe detallado de las series documentales a tratar (anexo III.1).

a2. Compromiso de atenerse a las directrices técnicas que señale el Archivo General de la Región de Murcia (anexo III.2).

a3. Cualquiera otra documentación que el solicitante estime de utilidad para valorar con exactitud la actuación propuesta.

b) Aprobación del programa de actuación por parte del Pleno, de la Junta de Gobierno Local o del Alcalde, según corresponda competencialmente. En el documento de aprobación ha de constar el plan de financiación de la actuación para la que se solicita la subvención y el compromiso, por parte del Municipio, de aportar la cantidad que destina a la misma.

c) Certificado del Secretario o del Interventor del Ayuntamiento en el que se haga constar:

c1. Cuantía del presupuesto municipal de ingresos vigente.

c2. El gasto realizado en organización de archivos y fondos documentales de titularidad municipal durante el ejercicio presupuestario del año 2008 y las fuentes de financiación de dicha cantidad. En ningún caso se consignarán gastos ordinarios de personal de plantilla o de mantenimiento de las instalaciones archivísticas.

c3. La cantidad prevista en los presupuestos municipales del año 2009 con destino al proyecto para el que se solicita subvención. En ningún caso se consignarán gastos ordinarios de personal de plantilla o de mantenimiento de las instalaciones archivísticas.

c4. La existencia, con cuantía, o no existencia de cualesquiera otras subvenciones o ayudas, sea cual sea su origen, destinadas al mismo fin que la subvención que se solicita.

c5. La existencia o no de personal de archivo en la plantilla municipal, con expresión de denominación de la plaza, categoría y nivel.

Artículo 5.- Subsanación de defectos.

La Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas, a través de la unidad administrativa correspondiente, comprobará que la documentación presentada por el solicitante se ajusta a lo que establece esta Orden. Si la documentación fuere incompleta o defectuosa lo notificará a la Corporación Local interesada, concediéndole un plazo de diez días hábiles para que subsane la carencia detectada. De no producirse la subsanación en el plazo señalado, al solicitante se le tendrá por desistido de su petición, previa resolución que deberá ser dictada en los términos previstos en el artículo 42 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

Artículo 6.- Valoración de las solicitudes.

1.1 Para el estudio y valoración de las solicitudes de subvención se constituirá una Comisión de Evaluación presidida por el Director del Archivo General de la Región e integrada por técnicos responsables del Archivo Histórico Provincial de Murcia y del Archivo General de la Región de Murcia, y un archivero que actuará como secretario; ateniéndose la misma, al tratarse de un órgano colegiado, a lo dispuesto en el Capítulo II del Título II de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de la Administraciones Públicas y Procedimiento Administrativo Común.

1.2 Para la valoración de las solicitudes se tendrán en cuenta los siguientes criterios:

Tabla omitida.

1.3 La Comisión de Evaluación podrá recabar de los Municipios solicitantes cuantos datos considere necesarios para la más adecuada valoración de las solicitudes, así como priorizar la realización de determinadas actuaciones previstas en los proyectos presentados.

1.4 Evaluadas las solicitudes, la Comisión emitirá informe concretando el resultado de la evaluación efectuada.

1.5 Cuando la subvención tenga por objeto la financiación de actividades a desarrollar por el solicitante y el importe de la subvención de la propuesta de resolución provisional sea inferior al que figura en la solicitud presentada, se podrá instar al beneficiario la reformulación de su solicitud para ajustar los compromisos y condiciones a la subvención otorgable.

Artículo 7.- Procedimiento 7.1. El procedimiento de concesión se efectuará en régimen de concurrencia competitiva y conforme a lo establecido en el Título I, Capítulo I de la Ley 7/2005, de 18 de noviembre, de Subvenciones de la Región de Murcia.

7.2. La instrucción del procedimiento se llevará a cabo por el Director General del Libro, Archivos y Bibliotecas, que a la vista del informe de la Comisión de Evaluación y una vez realizados los trámites recogidos en el artículo 18 de la Ley 7/2005, de 18 de noviembre, de Subvenciones de la Región de Murcia, formulará propuesta de resolución provisional, debidamente motivada, que se expondrá en el Tablón de Anuncios de la Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas, y se concederá un plazo de diez días hábiles, contados desde el día siguiente al de su exposición, para presentar alegaciones.

7.3. Examinadas por la Comisión de Evaluación las alegaciones aducidas en su caso por los interesados, el órgano instructor formulará la propuesta de Resolución definitiva, que deberá expresar el solicitante o la relación de solicitantes para los que se propone la concesión de la subvención, y su cuantía, especificando su evaluación y los criterios de valoración seguidos para efectuarla.

Artículo 8.- Resolución de la convocatoria.

1.1 La resolución del procedimiento corresponde al Consejero de Cultura y Turismo, que una vez aprobada la propuesta de Resolución definitiva y de acuerdo con lo previsto en el art. 89 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de la Administraciones Públicas y Procedimiento Administrativo Común, resolverá la concesión o denegación de la subvención.

1.2 La Resolución será motivada y en la misma se recogerá expresamente el objeto de la ayuda, importe, forma y plazos de pago, relación de solicitantes a los que se concede subvención, así como la relación de solicitudes desestimadas.

1.3 El plazo máximo para dictar y notificar la resolución expresa de los expedientes será de seis meses, a contar a partir de la fecha de publicación de la convocatoria.

1.4 El vencimiento del plazo máximo sin haberse notificado la Resolución legitima a los interesados para entender desestimada por silencio administrativo la solicitud de la concesión de la subvención.

1.5 La Resolución del procedimiento se notificará a los interesados de acuerdo con lo previsto en los artículos 58 y 59 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y Procedimiento Administrativo Común. La mencionada Resolución pone fin a la vía administrativa, pudiendo interponer potestativamente Recurso de Reposición en el plazo de un mes ante el Excmo. Sr. Consejero de Cultura y Turismo, o directamente Recurso Contencioso-Administrativo en el plazo de dos meses ante el orden Jurisdiccional Contencioso-Administrativo.

1.6 El órgano concedente publicará en el B.O.R.M. las subvenciones concedidas conforme a lo establecido en el artículo 14 de la Ley 7/2005, de 18 de noviembre, de Subvenciones de la Región de Murcia.

Artículo 9.- Compatibilidad con otras subvenciones públicas y modificación de la Resolución.

1.1 El importe de la subvención concedida en ningún caso podrá ser de tal cuantía que aisladamente o en concurrencia con subvenciones o ayudas otorgadas por otras Administraciones públicas o Entes públicos o privados, nacionales o internacionales, y con cualesquiera otros ingresos o recursos para la misma finalidad o actividad desarrollada, supere el coste de la actividad a desarrollar por el beneficiario o de la finalidad para la que se concedió la ayuda o subvención.

1.2 Las subvenciones derivadas de la presente Orden son compatibles con la percepción de otras de naturaleza similar, para la misma finalidad, concedidas por otras Administraciones públicas o Entes públicos o privados, nacionales o internacionales.

9.3 Toda alteración de las condiciones tenidas en cuenta para la concesión de la subvención y, en todo caso, la obtención concurrente de subvenciones o ayudas otorgadas por otras Administraciones o Entes públicos o privados, nacionales o internacionales, podrá dar lugar a la modificación de la concesión.

Artículo 10.- Obligaciones de los beneficiarios.

Sin perjuicio y además de lo dispuesto en el artículo 14 de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre de la Ley General de Subvenciones, los Municipios beneficiarios de estas subvenciones estarán obligados a:

a) Seleccionar al personal que llevará a cabo los trabajos subvencionados, garantizando que cumplan los requisitos contemplados en el artículo 1.5.

b) Realizar las actuaciones para las que se concede la subvención y cumplir con los requisitos que establece esta convocatoria.

c) Atenerse a los criterios técnicos que establezca el Archivo General de la Región de Murcia y asumir todas las responsabilidades que pudieran derivarse de la realización de las actuaciones subvencionadas.

d) No modificar el contenido del programa para el que se concedió la subvención sin la previa conformidad por escrito de la Consejería de Cultura y Turismo.

e) Hacer constar en toda la información y publicidad de las actuaciones subvencionadas la participación de la Consejería de Cultura y Turismo-Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas.

f) Facilitar cuanta información les sea requerida por el Tribunal de Cuentas.

g) Someterse a las actuaciones de comprobación y seguimiento de la aplicación de la subvención que estime pertinentes la Consejería de Cultura y Turismo y al control financiero que corresponda a la Intervención General de la Comunidad Autónoma.

h) Comunicar a la Consejería de Cultura y Turismo la obtención de cualesquiera otras subvenciones o ayudas para la misma finalidad, sea cual sea su origen.

i) Aportar la cantidad destinada por la Corporación Local al proyecto objeto de la subvención.

j) Justificar la subvención concedida en los términos del artículo 12 de la presente Orden.

k) Devolver el importe de la subvención cuando la actuación para la que se concede no haya sido realizada conforme a lo previsto.

l) Comunicar a la Consejería de Cultura y Turismo la modificación de cualquier circunstancia, tanto objetiva como subjetiva, que afecte a algunos de los requisitos exigidos para la concesión.

m) Conservar los documentos justificativos de la aplicación de los fondos recibidos, incluidos los documentos electrónicos, en tanto puedan ser objeto de las actuaciones de comprobación y control.

n) En su caso, si se renunciare a la subvención, comunicar la renuncia en el plazo de quince días naturales desde la comunicación de la concesión, mediante escrito a la Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas.

Artículo 11.- Pago de las subvenciones.

El abono de la subvención se realizará con carácter previo a la justificación, como financiación necesaria para llevar a cabo las actuaciones inherentes a la subvención, conforme al art. 29.3 de la Ley 7/2005, de 18 de noviembre, de Subvenciones de la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia.

Artículo 12.- Plazos de ejecución de proyectos y de justificación de las subvenciones.

1.1 El plazo de ejecución de los proyectos subvencionados finalizará el 31 de diciembre de 2009.

1.2 Los beneficiarios quedan obligados a justificar -en el plazo de tres meses a contar desde la fecha de finalización de la actuación subvencionada- el cumplimiento de ésta, la aplicación del importe total del proyecto presentado y de los fondos propios y percibidos (art. 30.4 de la Ley 38/2003, de 17 noviembre 2003. Ley General de Subvenciones). A tal fin deberán aportar los siguientes documentos:

a) Certificado del Secretario o del Interventor del Municipio de que la subvención concedida ha sido registrada en la contabilidad municipal y de que la misma ha sido destinada a la finalidad para la que se concedió.

b) Certificado del Secretario o técnico funcionario responsable del archivo, de que los trabajos realizados se ajustan al proyecto aprobado y subvencionado.

c) Copia compulsada de los contratos y procedimientos de selección del personal.

d) Copias compulsadas de los documentos de pago, facturas o cualquier otro documento utilizado para el pago del personal dedicado a las labores de organización y documento de transferencia bancaria o cheque que justifique los gastos sufragados con cargo a la subvención y, en su caso, a la aportación municipal.

e) Memoria de los trabajos de organización de fondos realizados con cargo a la subvención, según modelo del anexo IV, firmada por el archivero municipal o persona responsable, acompañada de copia de los instrumentos de descripción generados.

Artículo 13.- Reintegros.

1.1. Procederá el reintegro de las cantidades percibidas y la exigencia de intereses de demora desde el momento del pago de la subvención en los casos y en la forma prevista en el artículo 37 de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones, así como en la forma y cuantía establecidos en el artículo 32 de la Ley 7/2005, de 18 de noviembre, de Subvenciones de la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia.

1.2. Las cantidades a reintegrar tendrán la consideración de ingresos de derecho público, resultando de aplicación para su cobranza lo dispuesto en el artículo 19 del Decreto Legislativo 1/1999, de 2 de diciembre, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley de Hacienda de la Región de Murcia.

Artículo 14- Criterios de graduación de los posibles incumplimientos.

A efectos de graduación de posibles incumplimientos se establecen los siguientes criterios:

* Incumplimiento de la finalidad para la que se concedió la subvención a los beneficiarios con motivo de la concesión:

a) El incumplimiento total de la finalidad dará lugar al reintegro del 100% del importe concedido.

b) El incumplimiento parcial de la finalidad dará lugar al reintegro porcentual del importe no ejecutado.

Artículo 15.- Responsabilidad y régimen sancionador.

Los beneficiarios de las subvenciones quedarán sometidos a las responsabilidades y régimen sancionador que sobre infracciones administrativas en la materia establece en el Título IV de la Ley 7/2005, de 18 de noviembre, de Subvenciones de la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia.

Disposición final La presente Orden entrará en vigor el día siguiente de su publicación en el Boletín Oficial de la Región de Murcia.

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