RESOLUCIÓN DE 31 DE OCTUBRE DE 2023, DEL SECRETARIO GENERAL DE LA UNIVERSIDAD DEL PAÍS VASCO / EUSKAL HERRIKO UNIBERTSITATEA, DE PUBLICACIÓN DEL REGLAMENTO DE CREACIÓN DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN Y DE PROTECCIÓN DE LAS PERSONAS INFORMANTES DE LA UNIVERSIDAD DEL PAÍS VASCO / EUSKAL HERRIKO UNIBERTSITATEA
La Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión, considera clave a la hora de descubrir y prevenir infracciones del Derecho de la Unión que son perjudiciales para el interés público el papel que desempeñan las personas que, habiendo tenido conocimiento de las mismas en el contexto de sus actividades laborales, denuncian estas infracciones.
La Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, incorpora al ordenamiento jurídico interno la Directiva 2019/1937, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, atendiendo al objetivo fundamental de proteger a las personas que en un contexto laboral o profesional detecten infracciones y las comuniquen mediante los mecanismos regulados en la misma.
Con estos objetivos, la Ley 2/2023, de 20 de febrero, establece que las personas jurídicas obligadas por las disposiciones de su Título II dispondrán de un Sistema interno de información en los términos establecidos por la misma, entre las cuales se recogen de forma expresa las Universidades públicas en su artículo 13.
En el contexto descrito anteriormente, y en cumplimiento de los postulados de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, el Consejo de Gobierno de la Universidad del País Vasco / Euskal Herriko Unibertsitatea aprobó en sesión de 19 de octubre de 2023 el reglamento de creación del sistema interno de información y de protección de las personas informantes de la Universidad del País Vasco / Euskal Herriko Unibertsitatea.
Asimismo, en dicho acuerdo se dispuso su publicación en el Boletín Oficial del País Vasco, mediante resolución del Secretario General de la UPV/EHU, con entrada en vigor al día siguiente de su publicación.
El artículo 187.1.d) de los Estatutos de la Universidad del País Vasco / Euskal Herriko Unibertsitatea encomienda al Secretario General garantizar la publicidad de todos los acuerdos de la UPV/EHU, mientras que la Ley 3/2004, de 25 de febrero, del Sistema Universitario Vasco, establece en su artículo 10 que los estatutos y las normas de organización y funcionamiento de la universidad pública, así como sus modificaciones y las disposiciones de general aplicación que dicten los órganos de gobierno de la misma, serán publicados en el Boletín Oficial del País Vasco y no entrarán en vigor hasta la íntegra publicación de sus textos.
Por todo ello,
DISPONGO:
Primero.- Remitir para su publicación en el Boletín Oficial del País Vasco el Reglamento de creación del Sistema interno de información y de protección de las personas informantes de la Universidad del País Vasco / Euskal Herriko Unibertsitatea, aprobado por el Consejo de Gobierno de la UPV/EHU en sesión de 19 de octubre de 2023, en los términos recogidos en el anexo.
Segundo.- La presente Resolución pone fin a la vía administrativa y contra la misma solo se podrá interponer recurso potestativo de reposición en el plazo de un mes, ante el mismo órgano que la dictó, o recurso contencioso-administrativo ante los Juzgados de dicho orden jurisdiccional en el plazo de dos meses, en ambos casos, a contar desde el día siguiente al de su publicación, sin que se puedan interponer ambos recursos de forma simultánea.
En Leioa, a 31 de octubre de 2023.
El Secretario General de la UPV/EHU,
AITOR ZURIMENDI ISLA.
ANEXO
REGLAMENTO DE CREACIÓN DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN Y DE PROTECCIÓN DE LAS PERSONAS INFORMANTES DE LA UNIVERSIDAD DEL PAÍS VASCO/EUSKAL HERRIKO UNIBERTSITATEA
TÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES
CAPÍTULO I
OBJETO DEL REGLAMENTO Y PRINCIPIOS QUE RIGEN SU APLICACIÓN
Artículo 1.- Objeto.
1.- El objeto de este reglamento es crear y regular el Sistema interno de información en la Universidad del País Vasco / Euskal Herriko Unibertsitatea, con la finalidad de otorgar la protección adecuada frente a las represalias que puedan sufrir las personas físicas que informen sobre las acciones u omisiones contempladas en este reglamento, en cumplimiento de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y lucha contra la corrupción.
2.- A los efectos previstos en el apartado anterior, se entenderá por información, comunicación o denuncia, indistintamente, la puesta en conocimiento, a través del canal interno de información, de uno o varios hechos o conductas que, en el ámbito de competencias de la Universidad, puedan constituir:
a) infracciones del Derecho de la Unión Europea, en los términos previstos en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
b) infracción penal o administrativa grave o muy grave. En todo caso, se entenderán comprendidas todas aquellas infracciones penales o administrativas graves o muy graves que impliquen quebranto económico para la Hacienda Pública y para la Seguridad Social.
c) infracciones del Derecho laboral en materia de seguridad y salud en el trabajo, sin perjuicio del régimen de protección previsto en su normativa específica.
3.- Son personas informantes las que se detallan en el artículo 4 del presente reglamento a los efectos de lo previsto en el apartado 1 de este artículo.
Artículo 2.- Principios que rigen el Sistema interno de información.
El Sistema interno de información de la Universidad del País Vasco / Euskal Herriko Unibertsitatea, así como la aplicación de este reglamento, se fundamenta en los siguientes principios:
- Principio de buena fe: las personas que informen a través del canal interno de información actuarán de buena fe y no realizarán acusaciones falsas a través de dicho medio. El personal que deliberadamente haga declaraciones falsas, engañosas o de mala fe, podrá ser objeto de la responsabilidad civil, penal o administrativa que corresponda de acuerdo con la legislación vigente.
- Principio de prohibición de represalias contra la persona informante: la Universidad del País Vasco / Euskal Herriko Unibertsitatea adoptará, en los términos previstos en este reglamento y de conformidad con lo establecido en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y lucha contra la corrupción, las medidas oportunas para prohibir represalias contra las personas denunciantes, incluidas las amenazas de represalias y las tentativas de represalia.
- Principio de confidencialidad: se adoptarán las medidas adecuadas para preservar la identidad y garantizar la confidencialidad de los datos correspondientes a todas las personas afectadas por la información suministrada en las comunicaciones presentadas a través del canal interno de información, en todas las etapas del proceso de investigación, sin perjuicio de su remisión, en los casos en los que proceda, a los Juzgados y Tribunales competentes, al Ministerio Fiscal, y al resto de autoridades competentes cuando resulte necesario para la tramitación de los procedimientos judiciales que, en su caso, procedan como consecuencia de las investigaciones llevadas a cabo con motivo de las comunicaciones formuladas.
CAPÍTULO II
ÁMBITO DE APLICACIÓN
Artículo 3.- Ámbito material de aplicación.
El Sistema interno de información de la Universidad del País Vasco / Euskal Herriko Unibertsitatea es el cauce preferente para informar, a través de su canal interno, sobre las acciones u omisiones producidas en el ámbito de competencias de la misma, que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave, o en su caso infracciones al Derecho de la Unión Europea, siempre que se pueda tratar de manera efectiva la infracción y si la persona informante, en los términos del artículo siguiente, considera que no hay riesgo de represalia.
Artículo 4.- Ámbito personal de aplicación.
1.- El presente reglamento será de aplicación a las personas que, en el contexto laboral o profesional de la UPV/EHU, hayan obtenido información de forma lícita sobre las infracciones contempladas en el artículo anterior y las comuniquen a través del Sistema Interno de información de la Universidad del País Vasco / Euskal Herriko Unibertsitatea, en particular las personas que tengan la condición de personal o empleada pública de la Universidad, tanto en régimen laboral como funcionarial.
2.- Este reglamento será igualmente aplicable a aquellas personas que comuniquen la información sobre infracciones obtenida en el marco de una prestación de servicios de empleo público ya finalizada, personas becadas, así como el personal empleado público cuya relación funcionarial o laboral no haya comenzado, en los casos en que la información haya sido obtenida durante el proceso de selección correspondiente.
3.- Las medidas de protección a la persona informante contempladas en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, aplicables en el Sistema Interno de información de la Universidad del País Vasco / Euskal Herriko Unibertsitatea también se aplicarán a las siguientes personas:
a) Los representantes legales de las personas trabajadoras en el ejercicio de sus funciones de asesoramiento y apoyo a la persona informante.
b) Las personas físicas que estén relacionadas con la persona informante y que puedan sufrir represalias, tales como compañeras o compañeros de trabajo, o sus familiares.
c) Las personas físicas que, en el marco de la normativa de la Universidad del País Vasco / Euskal Herriko Unibertsitatea, asistan al informante que presta servicios en ella.
TÍTULO II
ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA DE INTERNO DE INFORMACIÓN DE LA UNIVERSIDAD DEL PAÍS VASCO/EUSKAL HERRIKO UNIBERTSITATEA
CAPÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 5.- Organización.
El Sistema interno de información está constituido, en los términos de este reglamento, por el canal interno de información, el procedimiento de gestión de informaciones presentadas a través del mismo y el Responsable del Sistema.
Artículo 6.- Características del Sistema interno de información.
El Sistema interno de información se ajustará a las siguientes características:
a) Permitirá a todas las personas referidas en el artículo 4 de este reglamento comunicar informaciones sobre las infracciones previstas en el artículo 3.
b) Estará diseñado, establecido y gestionado de forma segura, de modo que quede garantizada la confidencialidad de la identidad del informante y de cualquier tercero mencionado en la comunicación, así como de las actuaciones que se desarrollen en las distintas fases de gestión de la misma, así como la protección de datos, impidiendo el acceso de personal no autorizado.
c) Permitirá la presentación de comunicaciones por escrito o verbalmente.
d) Garantizará que las comunicaciones presentadas puedan tratarse de manera efectiva en el seno de la Universidad del País Vasco / Euskal Herriko Unibertsitatea con el objetivo de que sea esta la primera en conocer la posible irregularidad y remediarla.
e) Contará con una persona Responsable del Sistema en los términos previstos en el artículo 8 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y lucha contra la corrupción.
f) Contará con un procedimiento de gestión de las informaciones recibidas, de conformidad con este reglamento.
CAPÍTULO II
EL CANAL INTERNO DE INFORMACIÓN
Artículo 7.- Creación del canal interno de comunicación.
1.- Se crea el canal interno de comunicación, con sede tanto física como digital, a los efectos de articular el funcionamiento del Sistema interno de información de la Universidad del País Vasco / Euskal Herriko Unibertsitatea.
2.- El Canal interno permitirá realizar comunicaciones por escrito, o verbalmente, mediante un archivo de voz, o de ambas formas.
A solicitud del informante, también podrá presentarse mediante una reunión presencial con el Responsable del Sistema dentro del plazo máximo de siete días.
Artículo 8.- Accesibilidad.
El canal interno de comunicación será accesible desde la página web de inicio de la Universidad del País Vasco / Euskal Herriko Unibertsitatea.
Artículo 9.- Confidencialidad.
1.- Las comunicaciones trasladadas ante este canal interno de información serán gestionadas desde el mismo momento de su presentación bajo un régimen de estricta confidencialidad que preservará en todo caso la identidad y demás datos relacionados con la persona informante, así como las circunstancias de su presentación.
2.- Cualquier quebrantamiento de la confidencialidad en el curso de la gestión de las informaciones presentadas a través del canal interno supondrá una infracción muy grave del ordenamiento y determinará la exigencia de las pertinentes responsabilidades, a propuesta de la persona Responsable del Sistema.
CAPÍTULO III
GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES
SECCIÓN 1.ª
ASPECTOS FORMALES
Artículo 10.- Formas de presentación de las comunicaciones.
1.- La presentación de las comunicaciones o denuncias a través del canal interno se podrá formalizar tanto por escrito como verbalmente, de forma presencial en la sede establecida o a través de cualesquiera medios electrónicos habilitados al efecto o por vía telefónica, así como a través de mensajería de voz.
2.- Las comunicaciones verbales deberán documentarse, previo consentimiento de la persona informante, mediante una grabación de la conversación o a través de su transcripción completa y exacta, con la oportuna comprobación y aceptación de la persona informante. Así mismo, se advertirá a la persona informante de que sus datos serán tratados de acuerdo con lo que establece el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, y en el artículo 27 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales. Sin perjuicio de los derechos que le correspondan conforme a la normativa sobre protección de datos, se ofrecerá a la persona informante la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción de la conversación.
3.- A quienes realicen la comunicación a través del canal interno se les informará, de forma clara y accesible, sobre los canales externos de información existentes ante las autoridades competentes y, en su caso, ante las instituciones y organismos de la Unión Europea.
4.- El canal interno de información admitirá la presentación y posterior tramitación de comunicaciones anónimas. En caso contrario, al hacer la comunicación, el informante podrá indicar un domicilio, correo electrónico o lugar seguro a efectos de recibir las notificaciones.
5.- Cuando se reciba una comunicación por un canal que no sea el regulado por este reglamento o por los miembros del personal que no sean los responsables de su tratamiento y gestión, se garantiza que el personal que la haya recibido no pueda revelar cualquier información que pudiera permitir identificar a la persona informante o a la persona afectada, así como la remisión inmediata de la comunicación, sin modificarla, al Responsable del Sistema.
Artículo 11.- Acuse de recibo de la comunicación.
El Responsable del Sistema remitirá a la persona informante acuse de recibo de la comunicación o denuncia presentada, en el plazo máximo de siete días naturales tras su recepción, salvo que el informante haya renunciado a recibir comunicaciones relativas a la comunicación presentada o que el Responsable del Sistema considere, razonablemente, que el acuse de recibo de la información comprometería la protección de la identidad del informante.
Artículo 12.- Registro.
1.- Todas las comunicaciones, informaciones o denuncias formuladas ante este canal interno, con independencia del formato de su presentación, serán objeto del oportuno registro, donde se recogerán los hitos básicos de gestión de las mismas. Este registro respetará el requisito de total confidencialidad y mantendrá restringido su acceso de forma exclusiva a la persona Responsable del Sistema y al personal de su oficina.
2.- En este registro se indicarán, como mínimo, las siguientes circunstancias:
a) La fecha de recepción de la comunicación.
b) El número o código de identificación que se le asigne.
b) Las actuaciones desarrolladas como consecuencia de su presentación.
c) Resumen del informe a que se refiere el artículo de este reglamento.
d) La fecha de cierre.
SECCIÓN 2.ª
FASES DE LAS ACTUACIONES DE INVESTIGACIÓN
Artículo 13.- Recepción y admisión de la comunicación.
1.- La persona Responsable del Sistema, una vez registrada y acusado recibo de su presentación, realizará un primer examen de la comunicación presentada para comprobar si expone hechos o conductas que se encuentran dentro del ámbito de aplicación recogido en el artículo 3 de este reglamento y, en un plazo de diez días hábiles desde la fecha de entrada en el registro de la información, podrá:
a) Inadmitir a trámite la comunicación, en alguno de los siguientes casos:
- Cuando los hechos relatados carezcan de toda verosimilitud.
- Cuando los hechos relatados no sean constitutivos de infracción del ordenamiento jurídico.
- Cuando la comunicación carezca manifiestamente de fundamento o existan indicios racionales de haberse obtenido mediante la comisión de un delito. En este último caso, además de la inadmisión, se remitirá al Ministerio Fiscal relación de los hechos que se estimen constitutivos de delito.
- Cuando la comunicación no contenga información nueva y significativa sobre infracciones en comparación con una comunicación anterior respecto de la cual han concluido los correspondientes procedimientos, a menos que se den nuevas circunstancias que justifiquen un seguimiento distinto.
La inadmisión se comunicará al informante dentro de los cinco días hábiles siguientes, salvo que la comunicación fuera anónima o el informante hubiera renunciado a recibir comunicaciones.
b) Admitir a trámite la comunicación. La admisión a trámite se comunicará a la persona informante dentro de los cinco días hábiles siguientes, salvo que la comunicación fuera anónima o aquella hubiera renunciado a recibir comunicaciones.
c) Remitir la información al Ministerio Fiscal cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito.
d) Remitir la comunicación a la autoridad, entidad u organismo que se considere competente para su tramitación.
2.- Si se apreciara la necesidad de completar algún extremo esencial para este primer examen de la comunicación, el o la Responsable del Sistema se dirigirá a la persona informante para que complete la información presentada en un plazo no superior a 5 días hábiles, salvo en el caso de que hubiera renunciado a recibir comunicaciones. Una vez completada, comenzará el plazo indicado en el apartado 1 de este artículo.
Si la persona informante desatendiera la petición de completar la información presentada, y esta fuera esencial para su gestión, podrá proceder al archivo de las actuaciones, comunicándoselo a la persona informante, a la cual informará de la posibilidad de acudir al canal externo de información de infracciones ante las instituciones públicas correspondientes.
Artículo 14.- Instrucción.
1.- Una vez admitida a trámite la información y comunicada a la persona informante su admisión, se iniciará la instrucción, que comprenderá aquellas actuaciones de investigación encaminadas a comprobar la verosimilitud de los hechos informados.
2.- Si los hechos contenidos en la comunicación pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito la persona Responsable del Sistema procederá con carácter inmediato a la remisión de la información al Ministerio Fiscal, declarando conclusa su actuación y comunicando tal circunstancia a la persona informante, así como a la Rectora o Rector.
3.- Las diversas actuaciones de investigación y comprobación de los hechos contenidos en la información se desarrollarán con la máxima consideración y respeto a la presunción de inocencia y al honor de las personas afectadas, así como de acuerdo con las disposiciones legales sobre protección de datos personales.
4.- Se garantizará que la persona afectada por la información tenga noticia de la existencia de la investigación, así como de los hechos relatados de manera sucinta, a fin de garantizar su derecho de defensa. A tal efecto, se le informará del derecho que tiene a presentar alegaciones por escrito y del tratamiento de sus datos personales, así como de la de la posibilidad de comparecer asistida de abogado o abogada, o cualquier otro representante. Asimismo, tendrá acceso al expediente sin que se revele información que pudiera identificar a la persona informante. No obstante, esta información podrá efectuarse en el tiempo y forma que se considere adecuado para garantizar el buen fin de la investigación.
5.- Las personas titulares o responsables de los centros, órganos, estructuras y unidades administrativas de la Universidad del País Vasco / Euskal Herriko Unibertsitatea cuya colaboración sea solicitada por el o la Responsable del Sistema, en el desempeño de las labores de investigación que le son propias, deberán atender sus peticiones a la mayor brevedad y con la máxima diligencia, en el plazo máximo de siete días tras la recepción de la solicitud. Superado el plazo señalado, si la referida solicitud no hubiera sido efectiva y adecuadamente cumplimentada, la persona Responsable del Sistema dirigirá escrito al superior jerárquico de la persona incumplidora y en caso de que no lo tuviere a la Rectora o Rector de la Universidad del País Vasco / Euskal Herriko Unibertsitatea.
Recibida la comunicación, el Rector o Rectora facilitará al Responsable del Sistema en el plazo máximo de quince días la remisión de la información solicitada, así como a la apertura de un periodo de actuaciones previas para la precisa depuración de las correspondientes responsabilidades. La conclusión de las actuaciones previas se comunicará al Responsable del Sistema.
Artículo 15.- Terminación de las actuaciones.
1.- El plazo máximo para dar respuesta a las actuaciones para dar cuenta de la información presentada será de tres meses tras la recepción de la misma. En el supuesto de una especial complejidad de los casos concernidos por la información el plazo se podrá extender, con la precisa comunicación motivada a la persona informante, por otros tres meses adicionales.
2.- Concluida la investigación, el o la Responsable del Sistema elaborará un informe que contendrá el siguiente contenido:
a) Una exposición de los hechos relatados junto con el código de identificación de la comunicación y la fecha de registro.
b) Las actuaciones realizadas con el fin de comprobar la verosimilitud de los hechos.
c) Las conclusiones alcanzadas en la instrucción.
3.- Emitido el informe, el Responsable del Sistema adoptará alguna de las siguientes decisiones:
a) En el supuesto de que no se aprecie la concurrencia al caso de infracción administrativa, la persona Responsable del Sistema procederá al archivo de las actuaciones, que será notificado al informante y, en su caso, a la persona afectada, sin perjuicio de que pueda instar la adopción de las actuaciones precisas para, en su caso, corregir las infracciones advertidas.
b) En el caso de que tras la finalización de la investigación se apreciase la posibilidad indiciaria de concurrencia de delito, la persona Responsable del Sistema procederá a la remisión de la información y de los hechos investigados al Secretario o Secretaria General para su envío al Ministerio Fiscal, declarando conclusa su actuación e informando de esta comunicación a la Rectora o Rector. Si el presunto delito afectase a los intereses financieros de la Unión Europea, se remitirá a la Fiscalía Europea.
c) En el caso de que se aprecie la concurrencia de infracción administrativa, el informe contendrá propuesta motivada, dirigida al órgano competente, de acuerdo de inicio de expediente disciplinario por comisión de falta disciplinaria grave o muy grave, o apertura de actuaciones previas, en su caso.
d) En el caso previsto en el artículo 13.1.d) de este reglamento, procederá a trasladar todo lo actuado a la autoridad competente.
4.- Cualquiera que sea la decisión, se comunicará a la persona informante, salvo que haya renunciado a ello o que la comunicación se ha haya presentado de forma anónima.
Artículo 16.- Firmeza de las decisiones de la investigación.
Las decisiones adoptadas por el o la Responsable del Sistema interno de información en relación con las comunicaciones puestas en su conocimiento no serán recurribles en vía administrativa ni en vía contencioso-administrativa, sin perjuicio del recurso que proceda contra los actos y resoluciones que adopte la Universidad del País Vasco / Euskal Herriko Unibertsitatea con fundamento en aquellas, en los términos previstos en la legislación aplicable.
SECCIÓN 3.ª
EL RESPONSABLE DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN
Artículo 17.- Definición y régimen de actuación.
1.- El o la Responsable del Sistema interno de información, o Responsable del Sistema, es la persona física responsable de la gestión y funcionamiento del mismo en la Universidad del País Vasco / Euskal Herriko Unibertsitatea y de la adopción de las medidas de protección y de la gestión del procedimiento de gestión de las comunicaciones de infracciones presentadas conforme a lo previsto en este reglamento.
2.- En el ámbito de la Universidad del País Vasco / Euskal Herriko Unibertsitatea, es el Aldezle, Defensor o Defensora Universitaria de la UPV/EHU, la institución que asume las funciones previstas en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y lucha contra la corrupción y en este reglamento.
3.- En el ejercicio de las funciones que le atribuye la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y lucha contra la corrupción, el Aldezle, como Responsable del Sistema, desarrollará sus funciones de forma independiente y no podrá recibir instrucciones de ningún tipo en su ejercicio.
TITULO III
DE LAS MEDIDAS DE PROTECCIÓN
Artículo 18.- Disposición general.
Las personas que comuniquen o revelen informaciones sobre infracciones normativas en los términos contemplados en este reglamento tendrán derecho a mantener su total indemnidad y a recibir a tal fin las medidas de apoyo y de protección frente a eventuales represalias que se establecen en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y lucha contra la corrupción.
Artículo 19.- Condiciones.
1.- Las personas que comuniquen o revelen infracciones de las previstas en el artículo 3 de este reglamento tendrán derecho a protección siempre que concurran las circunstancias siguientes:
a) Que la persona informante tenga motivos razonables para pensar que la información referida es veraz en el momento de la comunicación o revelación, aun cuando no aporte pruebas concluyentes, y que la citada información entra dentro del ámbito de aplicación de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y lucha contra la corrupción, y de este reglamento.
b) Que la comunicación o revelación se haya realizado conforme a los requerimientos previstos en la citada ley y este reglamento.
2.- Quedan expresamente excluidos de la protección prevista en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y lucha contra la corrupción aquellas personas que comuniquen o revelen:
a) Informaciones contenidas en comunicaciones que hayan sido inadmitidas por algún canal interno de información o por la Autoridad Independiente prevista en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y lucha contra la corrupción.
b) Informaciones vinculadas a reclamaciones sobre conflictos interpersonales o que afecten únicamente a la persona informante y a las personas a las que se refiera la comunicación o revelación.
c) Informaciones que ya estén completamente disponibles para el público o que constituyan meros rumores.
d) Informaciones que se refieran a acciones u omisiones no comprendidas en el apartado 1 de este artículo.
3.- Las personas que, de conformidad con la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y lucha contra la corrupción, hayan comunicado o revelado públicamente información sobre acciones u omisiones de forma anónima pero que posteriormente hayan sido identificadas y cumplan las condiciones previstas, también tendrán derecho a la protección que contiene dicha ley, siempre que se de alguna de las condiciones previstas en su artículo 28.
4.- Las personas que informen ante las instituciones, órganos u organismos pertinentes de la Unión Europea infracciones que entren en el ámbito de aplicación de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, tendrán derecho a protección con arreglo a lo dispuesto en la ley en las mismas condiciones que una persona que haya informado por canales externos.
5.- Las medidas de protección de la persona informante también se aplicarán, en su caso, a:
a) personas físicas que, en el marco de la Universidad del País Vasco / Euskal Herriko Unibertsitatea, asistan a la persona informante en el procedimiento de gestión de la comunicación presentada.
b) personas físicas que estén relacionadas con la persona informante y que puedan sufrir represalias, como sus compañeros o compañeras de trabajo o sus familiares.
Artículo 20.- Prohibición de represalias.
1.- Quedan expresamente prohibidos en la Universidad del País Vasco / Euskal Herriko Unibertsitatea los actos constitutivos de represalia, incluidas las amenazas de represalia y las tentativas de represalia contra las personas que presenten una comunicación conforme a lo previsto en este reglamento.
2.- Se entiende por represalia cualesquier acto u omisión que esté prohibido por la ley, o que, de forma directa o indirecta, suponga un trato desfavorable que sitúe a las personas que la sufren en desventaja particular con respecto a otra en el contexto laboral o profesional, solo por su condición de informantes, o por haber realizado una revelación pública.
3.- A los efectos de la prohibición contenida en el apartado 1 de este artículo, se consideran represalias las que se adopten en alguna de las siguientes formas:
a) Suspensión del contrato de trabajo, despido o extinción de la relación laboral o estatutaria, incluyendo la no renovación o la terminación anticipada de un contrato de trabajo temporal una vez superado el período de prueba, o terminación anticipada o anulación de contratos de bienes o servicios, imposición de cualquier medida disciplinaria, degradación o denegación de ascensos y cualquier otra modificación sustancial de las condiciones de trabajo y la no conversión de un contrato de trabajo temporal en uno indefinido, en caso de que el trabajador tuviera expectativas legítimas de que se le ofrecería un trabajo indefinido; salvo que estas medidas se llevaran a cabo dentro del ejercicio regular del poder de dirección al amparo de la legislación laboral o reguladora del estatuto del empleado público correspondiente, por circunstancias, hechos o infracciones acreditadas, y ajenas a la presentación de la comunicación.
b) Intimidaciones, acoso u ostracismo.
c) Evaluación o referencias negativas respecto al desempeño laboral o profesional.
d) Inclusión en listas negras o difusión de información en un determinado ámbito sectorial, que dificulten o impidan el acceso al empleo o la contratación de obras o servicios.
e) Denegación o anulación de una licencia o permiso.
f) Denegación de formación.
g) Discriminación, o trato desfavorable o injusto.
4.- La persona que viera lesionados sus derechos por causa de su comunicación o revelación, una vez transcurrido el plazo de dos años, podrá solicitar la protección de la autoridad competente que, excepcionalmente y de forma justificada, podrá extender el período de protección, previa audiencia de las personas u órganos que pudieran verse afectados.
5.- Los actos administrativos que tengan por objeto impedir o dificultar la presentación de comunicaciones y revelaciones, así como los que constituyan represalia o causen discriminación tras la presentación de aquellas al amparo de este reglamento, serán nulos de pleno derecho y darán lugar, en su caso, a medidas disciplinarias o de responsabilidad, pudiendo incluir la correspondiente indemnización de daños y perjuicios a la persona perjudicada.
Artículo 21.- Adopción de medidas de protección.
1.- Si la persona Responsable del Sistema apreciara, bien de forma directa, indirecta o por comunicación de la persona afectada o de aquellas contempladas en el apartado 5 del artículo 19 del presente reglamento, la realización de cualquier tipo de restricción o represalia en contra de las personas y sujetos contemplados en el artículo 4 de este reglamento con ocasión de la comunicación de infracciones en el canal interno de información, dará traslado escrito de tal circunstancia a la Rectora o Rector, a los efectos de la inmediata paralización de tal actividad.
2.- En el periodo improrrogable de quince días el Rector o Rectora, o autoridad que ejerza sus competencias por delegación, trasladará a la persona Responsable del Sistema relación de las medidas de protección desplegadas y de las actuaciones internas adoptadas para evitar su reiteración.
Artículo 22.- Medidas para la protección de las personas afectadas.
Durante la tramitación del procedimiento de gestión de comunicaciones, las personas afectadas tendrán derecho a la presunción de inocencia, al derecho de defensa y al derecho de acceso a las actuaciones en los términos regulados en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y lucha contra la corrupción y en este reglamento, así como a la misma protección establecida para las personas informantes, preservándose su identidad y garantizándose la confidencialidad de los hechos y datos del procedimiento.
TÍTULO IV
PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL
Artículo 23.- Régimen jurídico del tratamiento de datos personales.
Los tratamientos de datos personales que deriven de la aplicación de este reglamento se regirán por lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, en la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo, de protección de datos personales tratados para fines de prevención, detección, investigación y enjuiciamiento de infracciones penales y de ejecución de sanciones penales.
No se recopilarán datos personales cuya pertinencia no resulte manifiesta para tratar una información específica o, si se recopilan por accidente, se eliminarán sin dilación indebida.
Artículo 24.- Información sobre protección de datos personales y ejercicio de derechos.
1.- Cuando se obtengan directamente de las personas interesadas sus datos personales se les facilitará la información a que se refieren los artículos 13 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, y 11 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre.
A las personas informantes y a quienes lleven a cabo una revelación pública se les informará, además, de forma expresa, de que su identidad será en todo caso reservada, que no se comunicará a las personas a las que se refieren los hechos relatados ni a terceros.
2.- La persona a la que se refieran los hechos relatados no será en ningún caso informada de la identidad de la persona informante o de quien haya llevado a cabo la revelación pública.
3.- Las personas interesadas podrán ejercer los derechos a que se refieren los artículos 15 a 22 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016.
4.- En caso de que la persona a la que se refieran los hechos relatados en la comunicación o a la que se refiera la revelación pública ejerciese el derecho de oposición, se presumirá que, salvo prueba en contrario, existen motivos legítimos imperiosos que legitiman el tratamiento de sus datos personales.
Artículo 25.- Tratamiento de datos personales en el Sistema interno de información.
1.- El acceso a los datos personales contenidos en el Sistema interno de información quedará limitado, dentro del ámbito de sus competencias y funciones, exclusivamente a:
a) El Aldezle, como Responsable del Sistema y a quien lo gestione directamente, en su caso.
b) El responsable de recursos humanos o el órgano competente, o el que actúe por delegación de competencias, solo cuando pudiera proceder la adopción de medidas disciplinarias contra un empleado o empleada de la Universidad.
c) El Secretario o Secretaria General de la Universidad del País Vasco / Euskal Herriko Unibertsitatea, si procediera la adopción de medidas legales en relación con los hechos relatados en la comunicación.
d) Los encargados del tratamiento, en su caso.
e) El delegado de protección de datos de la Universidad del País Vasco / Euskal Herriko Unibertsitatea.
2.- Será lícito el tratamiento de los datos por otras personas, o incluso su comunicación a terceros, cuando resulte necesario para la adopción de medidas correctoras en Universidad del País Vasco / Euskal Herriko Unibertsitatea o para la tramitación de los procedimientos sancionadores o penales que, en su caso, procedan.
En ningún caso serán objeto de tratamiento los datos personales que no sean necesarios para el conocimiento e investigación de las acciones u omisiones a las que se refiere el artículo 1.3 de este reglamento, procediéndose, en su caso, a su inmediata supresión. Asimismo, se suprimirán todos aquellos datos personales que se puedan haber comunicado y que se refieran a conductas que no estén incluidas en el ámbito de aplicación del presente reglamento.
Si la información recibida contuviera datos personales incluidos dentro de las categorías especiales de datos, se procederá a su inmediata supresión, sin que se proceda al registro y tratamiento de los mismos.
3.- Los datos que sean objeto de tratamiento podrán conservarse en el sistema de informaciones únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos informados.
Si se acreditara que la información facilitada o parte de ella no es veraz, deberá procederse a su inmediata supresión desde el momento en que se tenga constancia de dicha circunstancia, salvo que dicha falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal, en cuyo caso se guardará la información por el tiempo necesario durante el que se tramite el procedimiento judicial.
4.- En todo caso, transcurridos tres meses desde la recepción de la comunicación sin que se hubiesen iniciado actuaciones de investigación, deberá procederse a su supresión, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del sistema. Las comunicaciones a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada, sin que sea de aplicación la obligación de bloqueo prevista en el artículo 32 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre.
5.- El tratamiento de datos de carácter personal de conformidad con este reglamento será incluido en el registro de tratamientos de datos de carácter personal de la Universidad del País Vasco / Euskal Herriko Unibertsitatea.
Artículo 26.- Preservación de la identidad de la persona informante y de las personas afectadas.
1.- Quien presente una comunicación o lleve a cabo una revelación pública tiene derecho a que su identidad no sea revelada a terceras personas.
2.- El Sistema interno de información de la Universidad del País Vasco / Euskal Herriko Unibertsitatea no obtendrá datos que permitan la identificación de la persona informante, y contará con medidas técnicas y organizativas adecuadas para preservar la identidad y garantizar la confidencialidad de los datos correspondientes a las personas afectadas y a cualquier tercero que se mencione en la información, especialmente la identidad de la persona informante en caso de que se hubiera identificado.
3.- La identidad de la persona informante solo podrá ser comunicada a la Autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, o disciplinaria.
Las revelaciones hechas en virtud de este apartado estarán sujetas a salvaguardas establecidas en la normativa aplicable. En particular, se trasladará a la persona informante antes de revelar su identidad, salvo que dicha información pudiera comprometer la investigación o el procedimiento judicial, explicando los motivos de la revelación de los datos confidenciales en cuestión.
DISPOSICIÓN ADICIONAL PRIMERA.- Competencias del Rector o Rectora.
Las competencias atribuidas en este reglamento a la Rectora o Rector de la Universidad del País Vasco / Euskal Herriko Unibertsitatea se entenderán sin perjuicio de su ejercicio en virtud de la delegación de competencias vigente en cada momento.
DISPOSICIÓN ADICIONAL SEGUNDA.- Memoria anual.
La persona Responsable del Sistema elaborará anualmente una memoria de la actividad desplegada, que será remitida a la Rectora o Rector de la Universidad del País Vasco / Euskal Herriko Unibertsitatea, y publicada en el portal de transparencia de la Universidad.
DISPOSICIÓN FINAL PRIMERA.- Modificación del Reglamento de la Comisión Antifraude de la UPV/EHU.
1.- El apartado 6.1 del artículo 6 del Reglamento de la Comisión Antifraude de la UPV/EHU, aprobado por el Consejo de Gobierno de la Universidad del País Vasco / Euskal Herriko Unibertsitatea de 20 de octubre de 2022, publicado en el Boletín Oficial del País Vasco de 1 de diciembre de 2022, queda redactado del siguiente modo:
“6.1.- Siendo la finalidad esencial de esta Comisión promover las medidas antifraude que permitan prevenir y corregir el fraude en todos los procesos de los que sea responsable la Universidad del País Vasco (UPV/EHU), se efectuarán actuaciones planificadas en los términos de este reglamento.”
2.- Se deja sin contenido el apartado 6.3 del artículo 6 del Reglamento de la Comisión Antifraude de la UPV/EHU, aprobado por el Consejo de Gobierno de la Universidad del País Vasco / Euskal Herriko Unibertsitatea de 20 de octubre de 2022, publicado en el Boletín Oficial del País Vasco de 1 de diciembre de 2022.
3.- Se deja sin contenido el Título IV del Reglamento de la Comisión Antifraude de la UPV/EHU, aprobado por el Consejo de Gobierno de la Universidad del País Vasco / Euskal Herriko Unibertsitatea de 20 de octubre de 2022, publicado en el Boletín Oficial del País Vasco de 1 de diciembre de 2022.
DISPOSICIÓN FINAL SEGUNDA.- Entrada en vigor.
El presente reglamento entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Boletín Oficial del País Vasco.
