RESOLUCIÓN DE 09/10/2023, DE LA UNIVERSIDAD DE CASTILLA-LA MANCHA, POR LA QUE SE APRUEBAN LAS NORMAS DE CIERRE DEL EJERCICIO 2023.
El artículo 75.2 del Reglamento de Presupuesto de la Universidad de Castilla-La Mancha (en adelante, UCLM) faculta al Vicerrectorado de Economía y Planificación para dictar las normas de cierre del ejercicio, en orden a asegurar la adecuada imputación de resultados, correspondiendo asimismo a la Gerenta la emisión de normas relativas a la gestión de los servicios económicos, conforme a lo establecido en el artículo 59.1 de los Estatutos de la UCLM.
Con el fin de registrar adecuadamente los asientos contables de gastos y modificaciones correspondientes a los últimos meses del ejercicio 2023, al tiempo que se agilizan las actividades dirigidas a la apertura del ejercicio 2024, se dictan las presentes normas de cierre que regulan las condiciones y plazos para el registro y contabilización de operaciones de los actos administrativos asociados a los mismos, ambos durante los últimos meses del año 2023, así como los procedimientos a seguir en las primeras semanas del nuevo ejercicio 2024.
Por todo lo cual, y en base a las competencias establecidas en el artículo referido al inicio, dispongo las siguientes normas de cierre presupuestario:
Primera. Registro de facturas.
Todas las facturas correspondientes a gastos realizados y facturados en el ejercicio 2023 podrán imputarse a este mismo ejercicio si han tenido entrada en el registro contable de facturas de la UCLM hasta el 10 de enero de 2024, incluido. Cualquier factura con entrada posterior al 10 de enero será imputada al ejercicio 2024, salvo circunstancias debidamente acreditadas que serán valoradas y autorizadas de manera individualizada por el Vicerrector de Economía y Planificación. Dicha autorización podrá realizarse hasta el plazo marcado para el cierre del ejercicio y establecida en el artículo 11 de la presente resolución.
Segunda. Becas, ayudas, conferencias y comisiones de servicio.
1. Los certificados acreditativos de la realización de las obligaciones inherentes a la percepción de cualquier beca o ayuda del mes de diciembre de 2023, exceptuando las becas de colaboración y formación cuya tramitación se realiza a través de la aplicación Hominis junto con los costes de personal, podrán realizarse a partir del día 15 de dicho mes. Estas certificaciones podrán presentarse en las oficinas contables gestoras hasta el 10 de enero de 2024, incluido, para poder imputarse al ejercicio 2023.
2. Las comisiones de servicios realizadas en 2023, así como su documentación justificativa debidamente cumplimentada, tendrán entrada en las oficinas contables gestoras hasta el 10 de enero de 2024, incluido.
Tercera. Retribuciones no periódicas.
Las solicitudes de pago de complementos de retribuciones por participación del Personal Técnico, de Gestión y de Administración y Servicios (PTGAS), Personal Docente e Investigador (PDI) y Personal Investigador (PI) en cursos, contratos de investigación o similares, deberán tener entrada en la Unidad de Contabilidad hasta el día 22 de noviembre de 2023 incluido, a través del correo de la unidad [email protected]. Cualquier solicitud y/o corrección a solicitudes rechazadas, posterior a esta fecha no podrá ser tramitada hasta la apertura del ejercicio 2024. La Unidad de Contabilidad devolverá a las oficinas contables todas aquellas solicitudes cuyas orgánicas no tengan el crédito adecuado y suficiente.
Cuarta. Inicio de contratos mayores y contratos menores
1. Con carácter general, no se iniciarán contratos mayores con cargo al ejercicio 2023 a partir de la fecha de publicación de la presente resolución, siempre que conlleve gastos a imputar contra el ejercicio 2023, debido a la imposibilidad material de ejecutar los trámites exigidos por la legislación aplicable en materia de contratación administrativa y presupuestaria para el reconocimiento de la obligación en dicho ejercicio. Para aquellos casos que, por motivos excepcionales, deban iniciarse con posterioridad a esa fecha, se requerirá autorización previa del Vicerrectorado de Economía y Planificación, a solicitud motivada del responsable de la orgánica que motive la urgente necesidad. A tal efecto, se pedirá desde dicho Vicerrectorado informe de la Unidad de Contratación de la UCLM que constate o no el plazo de ejecución previsto dentro del ejercicio.
2. Sin perjuicio de lo indicado en el punto anterior, se podrán iniciar propuestas y expedientes de contratos mayores de tramitación anticipada, contra créditos del presupuesto 2024 y/o siguientes, con los requisitos y condiciones que se establecidas en los artículos 73 y 74 del Reglamento de Presupuesto de la UCLM.
3. La iniciación de un contrato con cargo a créditos del ejercicio 2023, incluido el Sistema Dinámico para la Adquisición de servicios TIC, en el que no llegue a reconocerse la obligación durante el ejercicio, no generará derecho a incorporación de remanente, salvo casos debidamente justificados y excepcionales, que valorará el Vicerrectorado de Economía y Planificación, siempre dentro de las condiciones establecidas en el artículo 31 del Reglamento de Presupuesto de la UCLM. Se exceptúan de la norma anterior los gastos con cargo a orgánicas con financiación afectada, siempre que la actividad continúe vigente en el siguiente ejercicio y siga contando con plazo suficiente para la ejecución del contrato dentro del mismo y cumpla con los requisitos del artículo citado.
4. La falta de previsión de los plazos marcados por la Ley de Contratos del Sector Público o del tiempo necesario para la realización del objeto del contrato no serán consideradas causas justificativas de incorporación de remanente.
5. Las propuestas de gasto menores con cargo al ejercicio 2023 se podrán iniciar hasta el 22 de diciembre de 2023 incluido, siempre que estén firmadas electrónicamente por sus responsables hasta del 31 de diciembre de 2023. Aquellas donde al menos una de sus firmas sea posterior a esta fecha no se podrán tramitar con cargo al presupuesto del ejercicio 2023 y se gestionarán tras la apertura del ejercicio 2024. Quedan exceptuadas de esta obligación las propuestas realizadas con posterioridad al gasto que se incluyen en el punto 5.º del Acuerdo de Consejo de Gobierno de la UCLM de 27 de mayo de 2021 en materia de tramitación de contratos menores. Estas propuestas podrán realizarse hasta el 10 de enero de 2024, incluido, límite establecido para la entrada de facturas en el Registro Contable de Facturas de 2023.
6. Las peticiones y propuestas de gasto incluidas en cualquiera de los acuerdos marco de suministro, así como del Sistema Dinámico para la Adquisición de servicios de Impresión, podrán realizarse hasta el 22 de noviembre, incluido, con cargo al presupuesto de 2023, fecha que permite la recepción y reconocimiento de la obligación en el ejercicio 2023 en virtud de los plazos máximos establecidos en los pliegos de dichos acuerdos marco para la entrega de los suministros. En cualquier caso, los saldos comprometidos por dichos expedientes no serán objeto de incorporación de remanente debiendo en su caso asumirse contra el presupuesto aprobado en el ejercicio 2024. Se exceptúan de dicha limitación de incorporación de remanentes los expedientes tramitados contra los créditos afectados de orgánicas financiadas con créditos finalistas.
7. En el caso del Acuerdo Marco de suministro de gases puros SUAM202300028, mezcla de gases, líquidos y sólidos criogénicos, se autorizan las peticiones y propuestas de gasto realizadas después del 22 de noviembre con cargo al presupuesto de 2023, teniendo en cuenta que deberán realizarse con la antelación necesaria para que los suministros queden recepcionados y debidamente contabilizados dentro del ejercicio 2023, atendiendo a los plazos de entrega y facturación previstos en tales acuerdos, así como lo indicado en el punto primero de esta resolución.
Después del 22 de noviembre de 2023, el Vicerrectorado de Economía y Planificación podrá autorizar la realización de peticiones y propuestas de gastos incluidas en cualquiera de los acuerdos marco mediante tramitación anticipada con cargo al presupuesto de 2024, cuando resulte indispensable disponer del suministro antes del 22 de enero de 2024.
Quinta. Convocatorias de asistencia a la recepción de inversiones.
1. Al objeto de la debida planificación de los actos de recepción material de las inversiones en la forma establecida en la Instrucción UCI 1/2019 sobre comprobación material de inversiones, las oficinas contables responsables de su realización podrán realizar las convocatorias de asistencia hasta el 11 de diciembre incluido, a través de la aplicación CAU establecido al efecto por dicha unidad.
Con posterioridad a esa fecha, los procesos de control y cierre de ejercicio no garantizan la disponibilidad de recursos para ser atendidas, teniendo prioridad en cualquier caso las realizadas dentro de la fecha límite indicada y las que corresponda a expedientes tramitados con orgánicas afectadas financiadas por subvenciones cuyo plazo finalice en 2023 y la no recepción conlleve la posible pérdida de financiación.
2. La no realización del acto de recepción por insuficiencia de plazo suficiente para ello no será considerada causa justificativa para solicitar la incorporación de remanente a la que hace referencia el artículo 31 del Reglamento de Presupuesto en el caso de gastos imputados con orgánicas de fondos propios, debiendo ser asumido el gasto en el nuevo ejercicio con cargo a la dotación del nuevo presupuesto. Se exceptúan de este caso los gastos contra orgánicas afectadas que puedan incorporar saldos remanentes en función de lo establecido en el artículo citado.
Sexta. Ampliación del plazo de transferencias y adscripciones.
1. Con carácter excepcional, y en virtud de la potestad establecida en el punto segundo del artículo 29 del Reglamento de Presupuesto de la UCLM, se amplían los plazos para la tramitación de transferencias hasta el día 18 de diciembre de 2023 incluido, debiendo tener entrada las solicitudes de modificación presupuestaria en la Unidad de Presupuestos como máximo en dicha fecha. A efecto de la fecha límite establecida, se considerará la fecha de firma del responsable de la orgánica en la solicitud de modificación.
2. Las solicitudes de trasferencia deberán realizarse a través de la aplicación web de modificaciones presupuestarias, disponible dentro de la Intranet de la UCLM, apartado de Servicios de gestión económica, en la siguiente dirección electrónica:
https://intranet.uclm.es/servicios/gestionEconomica/ModificacionesPresupuestarias/inicio.aspx
3. Las transferencias con motivo de facturaciones internas reguladas en el artículo 33 del Reglamento de Presupuesto de la UCLM con cargo a orgánicas afectadas financiadas por subvenciones deberán ser solicitadas hasta el 18 de diciembre de 2023 incluido de forma obligatoria. Por tal motivo, el plazo máximo para la emisión de facturas internas en la aplicación de ingresos se establece en el 18 de diciembre de 2023 incluido.
4. A los efectos de la distribución de los posibles saldos del artículo 29 de gastos de gestión descentralizada que pudieran derivarse del apartado noveno de las presentes normas, se autoriza la ampliación de los plazos para la solicitud de adscripción de crédito establecido en el artículo 32 del Reglamento de Presupuesto de la UCLM hasta el día 1 de diciembre de 2023 incluido, en los mismos términos indicados en los puntos anteriores que le sean de aplicación.
Séptima. Remanentes de costes indirectos.
1. De acuerdo con la facultad que el artículo 31.5 del Reglamento de Presupuesto de la UCLM, que confiere al Vicerrectorado de Economía y Planificación para acordar la incorporación de los remanentes de las orgánicas diferenciadas de costes indirectos de departamentos y centros e institutos de investigación (suborgánicas 00421C y 01160C), se acuerda incorporar al 2024, como máximo, el 50% de la cantidad que figura en la columna “presupuesto final” del listado de presupuestos de la orgánica.
2. La incorporación de remanentes se realizará en forma de adscripción o distribución de crédito del Presupuesto de la UCLM de 2024 en una cuantía equivalente al remanente de crédito de cada una de las orgánicas diferenciadas de costes indirectos al cierre del ejercicio 2023, una vez practicadas las liquidaciones definitivas de los gastos de telefonía y retrotraídos los saldos no utilizados de las cesiones de crédito a biblioteca para la adquisición de libros.
Octava. Tramitación de adquisiciones de fondos bibliográficos y recuperación de saldos.
Dado que el plazo máximo para la recepción de pedidos de fondos bibliográficos a través de la Biblioteca Universitaria finaliza el 15 de octubre, y con el objeto de poder solventar incidencias con motivo a posibles necesidades adicionales de créditos para pedidos ya solicitados, se establece como fecha límite para solicitar a la Unidad de Presupuestos el traspaso de fondos bibliográficos a las bibliotecas universitarias el 31 de octubre.
A los efectos de que Centros, Departamentos e Institutos puedan recuperar los saldos presupuestarios cedidos a las Bibliotecas Universitarias para la adquisición de fondos bibliográficos con cargo a sus dotaciones presupuestarias que no fueran a ejecutarse en el presente ejercicio, las Bibliotecas de campus deberán comunicar el 1 de diciembre a la Unidad de Presupuestos los saldos sobrantes, una vez iniciados todas las propuestas de pedidos a tramitar con cargo al 2023, de manera que dicha Unidad pueda retrotraer dichos saldos a las oficinas contables de Centros, Departamentos e Institutos y puedan ser ejecutados por estos en el ejercicio actual, sin perjuicio de la posible reincorporación de dichos saldos a los que se refiere la norma séptima, la cual es de exclusiva aplicación a las suborgánicas de Costes Indirectos.
Novena. Plazos de contabilización.
El último día para contabilizar documentos en el presupuesto 2023 será el 15 de enero de 2024 incluido, salvo las operaciones de regularización que resulten imprescindibles para el cierre contable del presupuesto. En particular, se autoriza a la Unidad de Contabilidad a contabilizar el reconocimiento de obligaciones u ordenar dicha tramitación al resto de oficinas, de las operaciones relacionadas con facturas, una vez cumplidos los plazos de los párrafos anteriores y siempre que resulten necesarias para proceder a la liquidación del presupuesto con motivo a rectificaciones contables o pagos pendientes de aplicar o de pagos por cheques nominativos que deban ser regularizados obligatoriamente en el presupuesto 2023. Dicha autorización será el día hábil anterior a la finalización del plazo establecido para la declaración anual de los impuestos directos del ejercicio 2023, establecidos por la normativa estatal de aplicación.
Disposición final. Entrada en vigor.
Las normas contenidas en la presente resolución entrarán en vigor al día siguiente de su firma, sin perjuicio de su publicación en el Diario Oficial de la Comunidad Autónoma de Castilla-La Mancha y en el Boletín Oficial de la Universidad de Castilla-La Mancha.
