ORDEN ISM/693/2021, DE 24 DE JUNIO, POR LA QUE SE CREA UNA OFICINA DE ASISTENCIA EN MATERIA DE REGISTROS.
La Ley 39/2015, de 1 de octubre 
, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas establece que los documentos que los interesados dirijan a los órganos de las Administraciones Públicas podrán presentarse, entre otros lugares, en las oficinas de asistencia en materia de registros.
La citada ley consagra el derecho de los ciudadanos a relacionarse electrónicamente con la Administración y a ser asistidos en dichas relaciones, en el uso de medios electrónicos, estableciendo, asimismo, que los documentos presentados de manera presencial ante las Administraciones Públicas deberán ser digitalizados por la oficina de asistencia en materia de registros en la que hayan sido presentados para su incorporación al expediente administrativo electrónico.
El Real Decreto 2/2020, de 12 de enero , por el que se reestructuran los departamentos ministeriales, crea el Ministerio de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones como departamento encargado de la propuesta y ejecución de la política del Gobierno en materia de Seguridad Social y clases pasivas, así como la elaboración y el desarrollo de la política del Gobierno en materia de extranjería, inmigración y emigración y de políticas de inclusión.
A su vez, el Real Decreto 497/2020, de 28 de abril , por el que se desarrolla la estructura orgánica básica del Ministerio de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones, atribuye a la Subdirección General de Servicios y Coordinación la gestión del registro general del Departamento, así como la dirección y gestión de los servicios técnicos, de seguridad, de reprografía y, en general, de los servicios generales y de régimen interior.
Las oficinas de asistencia en materia de registros son órganos administrativos por tener atribuidas funciones con efectos jurídicos frente a terceros, de acuerdo con el artículo 5.1 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.
Por su parte, el artículo 59.2 de la citada ley establece que los órganos de nivel inferior a subdirección general se crean, modifican y suprimen por orden del Ministro respectivo, previa autorización del Ministro de Hacienda y Administraciones Públicas, cuyas competencias son hoy asignadas al Ministerio de Política Territorial y Función Pública.
En virtud de lo anterior, esta orden procede a crear una oficina de asistencia en materia de registros adscrita al Ministerio de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones, de tal manera que los interesados puedan ser asistidos en el uso de medios electrónicos, en especial en lo referente a la identificación y firma electrónica, presentación de solicitudes a través de registro electrónico general y obtención de copias auténticas.
Esta norma se ha elaborado teniendo en cuenta los principios que conforman la buena regulación, a que se refiere el artículo 129 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre. En particular, se cumplen los principios de necesidad y eficacia al considerarse que la aprobación de esta orden es el instrumento más adecuado para conseguir el objetivo perseguido, la creación de un órgano administrativo de nivel inferior a subdirección general. El principio de proporcionalidad se considera cumplido toda vez que la orden contiene la regulación imprescindible para atender las necesidades a cubrir y no conlleva medidas restrictivas de derechos ni impone obligaciones a los destinatarios. El principio de seguridad jurídica se garantiza ya que esta norma es coherente con el resto del ordenamiento jurídico, y también el principio de transparencia, porque en su proceso de elaboración se han solicitado todos los informes preceptivos, requiriendo su publicación para su entrada en vigor. En aplicación del principio de eficiencia, esta orden contribuye a mejorar la eficacia y a racionalizar la gestión de los recursos públicos.
En su virtud, previa autorización del Ministro de Política Territorial y Función Pública, dispongo:
Artículo 1. Objeto.
Esta orden tiene por objeto la creación de una oficina de asistencia en materia de registros del Ministerio de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones, ubicada en la calle José Abascal, 39, Madrid.
Artículo 2. Naturaleza y dependencia jerárquica.
La oficina de asistencia en materia de registros tendrá la consideración de órgano administrativo dentro de la estructura orgánica del Departamento, dependiendo jerárquicamente de la Subdirección General de Servicios y Coordinación y formando parte de la red de oficinas en materia de registros de la Administración General del Estado.
Artículo 3. Funciones.
La oficina de asistencia en materia de registros ejercerá las funciones previstas en la Ley 39/2015, de 1 de octubre , del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, en particular, las siguientes:
a) Otorgamiento de apoderamiento “apud acta” mediante comparecencia personal en estas oficinas por quien ostente la condición de interesado en un procedimiento administrativo.
b) Recepción de las solicitudes, escritos y comunicaciones que los interesados dirijan a los órganos, organismos o entidades de las Administraciones Públicas en el registro electrónico general o registro electrónico de cada organismo según corresponda.
c) Asistencia en el uso de medios electrónicos a los interesados no incluidos en los apartados 2 y 3 del artículo 14 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, que lo soliciten, en lo referente a:
1.º El asesoramiento e información en materia de identificación y firma electrónica, presentación de solicitudes a través de medios electrónicos, y obtención de copias auténticas.
2.º La identificación o firma electrónica del interesado en el procedimiento administrativo, mediante el uso de sistema de firma del que esté dotado el funcionario habilitado para ello, siempre que el interesado carezca de los medios electrónicos necesarios, y preste su consentimiento expreso para esta actuación, de los que deberá quedar constancia para los casos de discrepancia o litigio.
d) Digitalización de los documentos presentados de manera presencial por los interesados, de acuerdo con lo previsto en el artículo 27 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, sobre la validez y eficacia de las copias realizadas por las Administraciones Públicas, y demás normativa aplicable, para su incorporación al expediente administrativo electrónico.
e) Realización de notificaciones por comparecencia espontánea del interesado o su representante cuando, personándose en la oficina, solicite la comunicación y notificación personal en el momento.
f) Comunicación a los interesados del código de identificación del órgano, centro o unidad administrativa a los que se dirigen sus solicitudes, comunicaciones y escritos, así como el correspondiente recibo que acredite la fecha y hora de presentación.
g) Puesta a disposición de los interesados los modelos para la presentación de solicitudes.
h) Identificación de los interesados en el procedimiento.
i) Cualesquiera otras funciones que se les atribuyan legal o reglamentariamente.
Artículo 4. Días y horario de apertura.
La oficina de asistencia en materia de registros del Ministerio de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones se adecuará a la categoría de oficinas de horario general prevista en la Resolución de 4 de noviembre de 2003, de la Secretaría de Estado para la Administración Pública, por la que se hace pública la relación de las oficinas de registro propias y concertadas con la Administración General del Estado y sus organismos públicos y se establecen los días y horarios de apertura.
Disposición adicional única. No incremento del gasto público.
1. La aplicación de esta orden se hará sin aumento del coste de funcionamiento de los servicios y no supondrá incremento del gasto público.
2. Las medidas incluidas en esta norma se atenderán con las dotaciones presupuestarias ordinarias y no podrán suponer incremento de dotaciones ni de retribuciones ni de otros gastos de personal.
Disposición derogatoria única. Derogación normativa.
Quedan derogadas cuantas disposiciones de igual o inferior rango se opongan a lo establecido en esta orden.
Disposición final primera. Facultades de desarrollo y ejecución.
Se faculta a la persona titular de la Subsecretaría de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones para adoptar, dentro del ámbito de sus competencias, las medidas que resulten necesarias para la ejecución de esta orden.
Disposición final segunda. Entrada en vigor.
La presente orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el “Boletín Oficial del Estado”.
