RESOLUCIÓN DE 26/10/2020, DE LA UNIVERSIDAD DE CASTILLA-LA MANCHA, POR LA QUE SE APRUEBAN LAS NORMAS DE CIERRE DEL EJERCICIO 2020.
El artículo 75.2 del Reglamento de Presupuesto de la Universidad de Castilla-La Mancha (en adelante, UCLM) faculta al Vicerrectorado de Economía y Planificación para dictar las normas de cierre del ejercicio en orden a asegurar la adecuada imputación de resultados, correspondiendo así mismo al Gerente la emisión de normas relativas a la gestión de los servicios económicos, conforme a lo establecido en el artículo 59.1 de los Estatutos de la UCLM.
Con el fin de registrar contablemente, y de forma adecuada, los gastos correspondientes al ejercicio 2020, así como para agilizar las actividades dirigidas a la apertura del ejercicio 2021, se dictan las presentes normas de cierre que regulan las condiciones y plazos para el registro y la contabilización de operaciones durante las últimas semanas del año 2020, así como los procedimientos a seguir en las primeras semanas del nuevo ejercicio 2021.
Habida cuenta de que la situación de pandemia provocada por el coronavirus SARS-CoV-2 ha venido y continúa condicionando la ejecución presupuestaria durante el ejercicio 2020, y previsiblemente continuará haciéndolo durante el 2021, la presente resolución se dicta con antelación respecto a otros ejercicios con la finalidad de aportar un marco adecuado para que los responsables de gasto puedan planificar adecuadamente las decisiones a adoptar durante los próximos meses, incluyendo así mismo medidas excepcionales de flexibilización dirigidas a contribuir al modelo de presencialidad adaptada en el que se sustenta el funcionamiento de la UCLM en estos momentos.
Primero. Registro de facturas.
Todas las facturas correspondientes a gastos realizados y facturados en el ejercicio 2020 deberán tener entrada en el registro administrativo o registro contable de la UCLM hasta el 8 de enero de 2021 para poder ser imputadas al ejercicio 2020, excepto las tramitadas a través de la plataforma FACe, cuyo plazo queda ampliado hasta el 11 de enero de 2021.
Cualquier factura con entrada posterior a las fechas indicadas será imputada al ejercicio 2021, si procede.
Después de las fechas indicadas en el párrafo anterior, el Vicerrectorado de Economía y Planificación podrá autorizar la tramitación de facturas correspondientes a gastos realizados y facturados en el ejercicio 2020 para su imputación dentro del ejercicio 2020.
Segundo. Becas, ayudas y comisiones de servicio.
Los certificados acreditativos de la realización de las obligaciones inherentes a la percepción de cualquier beca o ayuda del mes de diciembre de 2020 podrán realizarse a partir del 16 de dicho mes. Estas certificaciones deberán estar en las oficinas contables gestoras hasta el 8 de enero de 2021 para poder imputarse al ejercicio 2020.
Las comisiones de servicio realizadas en 2020, así como su documentación debidamente cumplimentada, deberán tener entrada en las correspondientes oficinas contables gestoras hasta el 8 de enero de 2021.
Tercero. Retribuciones no periódicas.
Las solicitudes de pago de complementos de retribuciones por participación del Personal de Administración y Servicios (PAS), Personal Docente e Investigador (PDI) y Personal Investigador (PI) en cursos, contratos de investigación o similares, deberán tener entrada en la Unidad de Contabilidad hasta el 30 de noviembre de 2020 a través de la aplicación web que soporta el Centro de Atención al Usuario (CAU). Cualquier solicitud posterior a esta fecha, no será tramitada hasta la apertura del ejercicio 2021. La Unidad de Contabilidad devolverá a las oficinas contables todas aquellas solicitudes cuyas orgánicas no tengan el crédito adecuado y suficiente.
Cuarto. Inicio de contratos mayores.
Con carácter general, no se iniciarán contratos mayores con cargo al ejercicio 2020 a partir del 1 de noviembre. Para aquellos otros que por motivos excepcionales deban iniciarse con posterioridad a esa fecha, deberán ser autorizados, con carácter previo, por el Vicerrectorado de Economía y Planificación.
La iniciación de un contrato con cargo a créditos del ejercicio 2020 en el que no llegue a reconocerse la obligación durante el ejercicio no generará derecho a incorporación de remanente, salvo casos debidamente justificados y excepcionales, que valorará el Vicerrectorado de Economía y Planificación, siempre dentro de las condiciones establecidas en el artículo 31 del Reglamento de Presupuesto de la UCLM. Se exceptúan de la norma anterior los gastos con cargo a orgánicas con financiación afectada, siempre que la actividad continúe vigente en el siguiente ejercicio y siga contando con plazo suficiente para la ejecución del contrato dentro del mismo.
La falta de previsión de los plazos marcados por la Ley de Contratos del Sector Público o del tiempo necesario para la realización del objeto del contrato no serán consideradas causas justificativas de incorporación de remanente.
Quinto. Suministros mediante acuerdos marco.
Las peticiones y propuestas de gasto incluidas en cualquiera de los acuerdos marco de suministro podrán realizarse hasta el 23 de noviembre con cargo al presupuesto de 2020, sin que pueda incorporarse el remanente de crédito cuando, habiéndose realizado dentro del plazo indicado, no se produzca la recepción y el reconocimiento de la obligación en el ejercicio 2020, pasando a imputarse en su caso al presupuesto de 2021, sin que tampoco sean aplicables en este caso las adscripciones a las que hacen referencia los puntos octavo y noveno de la presente resolución.
En el caso del Acuerdo Marco de suministro de gases puros, mezcla de gases, líquidos y sólidos criogénicos (SUAM201800021), se autorizan las peticiones y propuestas de gasto realizadas después del 23 de noviembre con cargo al presupuesto de 2020 teniendo en cuenta que deberán realizarse con la antelación necesaria para que los suministros queden recepcionados y debidamente contabilizados dentro del ejercicio 2020, atendiendo a los plazos de entrega y facturación previstos en tales acuerdos, así como lo indicado en el punto primero de esta resolución.
Después del 23 de noviembre de 2020, el Vicerrectorado de Economía y Planificación podrá autorizar la realización de peticiones y propuestas de gasto incluidas en cualquiera de los acuerdos marco mediante tramitación anticipada con cargo al presupuesto de 2021, cuando resulte indispensable disponer del suministro antes del 24 de enero de 2021.
Sexto. Ampliación del plazo de transferencias.
Con carácter excepcional, se amplían los plazos para la tramitación de transferencias hasta el 16 de diciembre de 2020, debiendo tener entrada las solicitudes de modificación presupuestaria en la Unidad de Presupuestos como máximo en dicha fecha. Se exceptúa de dicha ampliación de plazos las transferencias a que hace referencia el párrafo tercero del punto noveno de las presentes normas, para las que regirá la fecha allí indicada.
Las solicitudes de transferencia deberán realizarse a través de la aplicación web de modificaciones presupuestarias disponible dentro de la Intranet de la UCLM, apartado de servicios de gestión económica. A efecto de la fecha límite establecida se considerará la fecha de firma del solicitante en el impreso de modificación.
Las transferencias con motivo de facturaciones internas reguladas en el artículo 33 del Reglamento de Presupuesto de la UCLM, deberán ser solicitadas antes del 16 de diciembre de 2020 de forma obligatoria. Por tal motivo, el plazo máximo para la emisión de facturas internas en la aplicación de ingresos será el 15 de diciembre de 2020.
Séptimo. Prescripción de obligaciones.
Las oficinas contables que dispongan de obligaciones reconocidas (claves de Siged 240 y 410) pendientes de pago de ejercicios 2019 y anteriores deberán cumplimentar el correspondiente formulario definido por la dirección del Área Económica, que será remitido a la dirección de correo [email protected] antes del 23 de diciembre de 2020, indicando en el asunto: “Prescripción de obligaciones anteriores a 2020” y adjuntando la documentación que justifique, en su caso, la no posibilidad de pago de la misma.
Las oficinas contables que no tengan obligaciones reconocidas pendientes de pago de ejercicios 2019 o anteriores, no recibirán información al respecto y no deberán, por tanto, remitir el formulario indicado.
Por parte de la Gerencia se emitirá una resolución conjunta, a petición de la Unidad de Contabilidad, para aquellas obligaciones reconocidas de ejercicios anteriores a 2020 que deban ser anuladas por prescripción u otras causas, procediendo los servicios económicos centrales a dar dichas operaciones como pagadas por anulación de obligaciones de cerrados en las aplicaciones contables.
Octavo. Remanentes de costes indirectos.
De acuerdo con la facultad que el artículo 31.5 del Reglamento de Presupuesto de la UCLM confiere al Vicerrectorado de Economía y Planificación para acordar la incorporación de los remanentes de las orgánicas diferenciadas de costes indirectos de departamentos y centros e institutos de investigación (suborgánicas 00421C, 01160C y 00360C06), se acuerda incorporar estos remanentes al ejercicio 2021 para hacer frente a cualesquiera necesidades de gasto de investigación e innovación propias de estas orgánicas diferenciadas.
La incorporación de remanentes se realizará en forma de adscripción de crédito del Presupuesto de la UCLM de 2021 en una cuantía equivalente al remanente de crédito de cada una de las orgánicas diferenciadas de costes indirectos al cierre del ejercicio 2020, una vez practicadas las liquidaciones definitivas de los gastos de telefonía y retrotraídos los saldos no utilizados de las cesiones de crédito a biblioteca para la adquisición de libros.
En los casos que proceda, podrán atenderse gastos conforme a lo establecido en la disposición adicional de la presente resolución.
Noveno. Remanentes de centros, departamentos, institutos y otros órganos La parte de los créditos financiados con fondos propios que las facultades y escuelas, departamentos y centros e institutos de investigación y otros órganos tales como Consejo Social, Defensoría Universitaria y Consejo de Representantes de Estudiantes (suborgánicas 00440, 00421, 01160 y 003606; 01700, 01800 y 01900) comuniquen que no tengan previsto ejecutar dentro de 2020 serán incorporados como remanentes al Presupuesto de la UCLM 2021 mediante su adscripción como créditos iniciales, que serán adicionales a los que les correspondan en 2021 por aplicación de los respectivos contratos programas de financiación alineados con la Estrategia UCLM 2020.
Las restantes cuantías no comunicadas, no serán objeto de incorporación y, en consecuencia, habrán de ser aplicadas dentro del ejercicio 2020 pudiendo destinarse en su caso a complementar las acciones puestas en marcha para la presencialidad adaptada o implementar cualquiera otras dirigidas a este mismo fin conforme a la disposición adicional de la presente resolución.
La comunicación y el procedimiento de transferencia a seguir respecto de los créditos que tales órganos no tengan previsto ejecutar dentro de 2020 se realizará hasta el 20 de noviembre mediante solicitud de modificaciones, en los términos que establezca la instrucción a remitir al respecto por la Unidad de Presupuesto.
Décimo. Remanentes de la financiación a grupos para actividades de investigación.
Los remanentes de crédito de la financiación de actividades de investigación dirigidas a grupos conforme a la Resolución de 20/05/2020, de la Universidad de Castilla-La Mancha serán reincorporados al presupuesto 2021 en sus respectivas orgánicas con la misma distribución que tuvieran a 31 de diciembre de 2020 en los casos en que su periodo de ejecución se extienda a 2021 y con la misma vigencia que se fije en la resolución por la que el Vicerrectorado de Investigación y Política Científica acuerde la correspondiente ampliación del periodo de ejecución.
Los vicerrectorados de Investigación y Política Científica y de Economía y Planificación realizarán en su caso la autorización de las correspondientes modificaciones presupuestarias dirigidas a distribuir los créditos no comprometidos en 2020 para su aplicación al periodo ampliado de ejecución en 2021, incluyendo las relacionados con las dotaciones de capítulo uno necesarias para acordar en su caso la prórroga de los contratados con cargo a esta financiación dirigida a grupos.
Decimoprimero. Financiación para la promoción de másteres universitarios y nuevos grados.
Una vez superado el periodo académico en el que se concentran la mayor parte de las actividades de promoción, los fondos habilitados para la promoción de másteres universitarios y nuevos grados podrán emplearse para atender cualesquiera otras necesidades relativas a los correspondientes títulos, para lo cual los vicerrectorados de Docencia y de Economía y Planificación, realizarán en su caso la autorización de las correspondientes modificaciones presupuestarias dirigidas a flexibilizar la aplicación de esta financiación.
En los casos que proceda, podrán atenderse gastos conforme a lo establecido en la disposición adicional de la presente resolución.
Decimosegundo. Plazos de contabilización.
El último día para contabilizar documentos en el presupuesto 2020 será el 14 de enero de 2021, salvo las operaciones de regularización que resulten imprescindibles para el cierre contable del presupuesto. En particular, se autoriza a la Unidad de Contabilidad a contabilizar el reconocimiento de obligaciones u ordenar dicha tramitación al resto de oficinas, de las operaciones relacionadas con facturas, una vez cumplidos los plazos de los párrafos anteriores y siempre que resulten necesarias para proceder a la liquidación del presupuesto con motivo a rectificaciones contables o pagos pendientes de aplicar o de pagos por cheques nominativos que deban ser regularizados obligatoriamente en el presupuesto 2020. El plazo máximo para dicha autorización será el día hábil anterior a la finalización del plazo establecido para la declaración anual de los impuestos directos del ejercicio 2020, determinado por la normativa estatal de aplicación.
Disposición adicional. Medidas excepcionales para contribuir a la presencialidad adaptada.
Habida cuenta de que la situación creada por la pandemia obligó a la Universidad a adaptar su funcionamiento tanto durante el curso académico afectado por la declaración del estado de alarma y el proceso de desescalada, como en el presente curso académico planificado conforme a una presencialidad adaptada, corresponde adoptar medidas excepcionales dirigidas a flexibilizar y desburocratizar el marco en el que los órganos descentralizados de gasto (facultades y escuelas, departamentos y centros e institutos de investigación) y otros órganos (Consejo Social, Defensoría Universitaria y Consejo de Representantes de Estudiantes) puedan emprender iniciativas para complementar las acciones puestas en marcha para la presencialidad adaptada o implementar cualesquiera otras dirigidas a este mismo fin.
A tales efectos, los gastos directamente relacionados con la adaptación de la actividad docente, investigadora, de transferencia e innovación o de extensión universitaria y difusión de la cultura, podrán acogerse a un régimen de flexibilización conforme al cual estos órganos descentralizados podrán atender los gastos realizados por el personal como endosatarios de la UCLM en los que hayan incurrido desde el 13 de marzo y hasta el 31 de diciembre de 2020.
Los gastos serán abonados al personal previa presentación de la factura correspondiente a nombre de la UCLM con una declaración en la que indiquen la necesidad a la que tales gastos atendían para adecuar la actividad en cuestión al contexto de la pandemia. Los órganos descentralizados de gasto llevarán una contabilidad separada de estos gastos endosados mediante la creación de áreas en los términos indicados en la instrucción a remitir por la Unidad de Presupuesto conforme a las condiciones indicadas en el último párrafo de la presente norma.
Los gastos correspondientes a actuaciones dirigidas a estos mismos objetivos que inicien los órganos descentralizados desde la fecha de firma de la presente resolución serán igualmente tramitados en estas mismas áreas, adjuntando una breve justificación en la que indiquen la necesidad a la que atienden para adecuar la actividad en cuestión al contexto de la pandemia y siguiendo para su contabilización las condiciones indicadas en el último párrafo de la presente norma.
Con carácter excepcional y de acuerdo con las declaraciones y justificaciones indicadas, los gastos tramitados en estas áreas diferenciadas podrán realizarse con propuesta de gasto posterior y, en su caso, sin informe previo respecto a su adecuación a acuerdos marco.
Disposición final. Entrada en vigor.
Las normas contenidas en la presente resolución entrarán en vigor al día siguiente de su firma, sin perjuicio de su publicación en el Diario Oficial de la Comunidad Autónoma de Castilla-La Mancha y en el Boletín Oficial de la Universidad de Castilla-La Mancha.
