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Registro Contable de Facturas del Parlamento de Canarias

17/06/2019
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Acuerdo de 29 de abril de 2019, de la Mesa, por el que se aprueban las normas reguladoras de la creación, organización y funcionamiento del Registro Contable de Facturas del Parlamento de Canarias y de sus instituciones dependientes (BOC de 14 de junio de 2019). Texto completo.

ACUERDO DE 29 DE ABRIL DE 2019, DE LA MESA, POR EL QUE SE APRUEBAN LAS NORMAS REGULADORAS DE LA CREACIÓN, ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL REGISTRO CONTABLE DE FACTURAS DEL PARLAMENTO DE CANARIAS Y DE SUS INSTITUCIONES DEPENDIENTES.

"El Registro Contable de Facturas previsto en la Ley 25/2013, de 27 de diciembre Vínculo a legislación, de impulso de la factura electrónica y creación del Registro Contable de Facturas en el Sector Público, es un instrumento clave para la mejora en los procedimientos contables, a través del control contable riguroso de las facturas recibidas por las Administraciones, a los efectos de llevar una gestión eficaz, transparente y responsable de los recursos.

La creación del Registro Contable de Facturas es una obligación para el Parlamento de Canarias de conformidad con lo establecido en la Disposición adicional primera de la citada Ley. La Mesa de la Cámara acordó, en su reunión de fecha 27 de septiembre de 2018, de conformidad con la Disposición adicional quinta de la Ley 25/2013 Vínculo a legislación, iniciar las actuaciones necesarias para la puesta en marcha de los sistemas informáticos que permitiesen la implementación del registro de facturas electrónico vinculado al sistema contable SAP, así como adherir al Parlamento de Canarias al punto general de entrada de facturas electrónicas de la Administración General del Estado (FACe).

Después de un periodo de desarrollo e implantación, el Parlamento actualmente dispone de los medios técnicos precisos para llevar a cabo la puesta en funcionamiento del Registro Contable de Facturas, siendo necesario la aprobación de unas normas que garanticen la integridad de los sistemas de recopilación y tratamiento de los datos de las facturas y los documentos contables de pago.

La creación de un registro único y de acceso centralizado de las facturas que deban satisfacer el Parlamento y sus instituciones dependientes, que a su vez permita conocer de manera inmediata el volumen total de las obligaciones pendientes de ser liquidadas, con información de los órganos gestores, proveedores afectados y objetos de prestación comprometida, es el propósito de las presentes normas. Asimismo, permitirán verificar los plazos regulados por ley, en aplicación de lo establecido en la Ley 3/2004, de 29 de diciembre Vínculo a legislación, por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales.

Por todo ello, el Letrado-Secretario General de la Cámara eleva a la Mesa la propuesta de normas reguladoras de la creación, organización y funcionamiento del Registro Contable de Facturas del Parlamento de Canarias y de sus instituciones dependientes elaborada por la Intervención de la Cámara y que figura como anexo.

Tras deliberar sobre el tema, la Mesa acuerda:

- Aprobar las normas reguladoras de la creación, organización y funcionamiento del Registro Contable de Facturas del Parlamento de Canarias y de sus instituciones dependientes, en los términos que figuran en el anexo, y ordenar su publicación en el Boletín Oficial del Parlamento de Canarias y en el Boletín Oficial de Canarias."

En la sede del Parlamento, a 29 de abril de 2019.- El Secretario Primero, Mario Cabrera González.- V.º.B.º.: la Presidenta, Carolina Darias San Sebastián.

A N E X O

AL ACUERDO DE LA MESA DE 29 DE ABRIL DE 2019

NORMAS REGULADORAS DE LA CREACIÓN, ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL REGISTRO CONTABLE DE FACTURAS DEL PARLAMENTO DE CANARIAS Y DE SUS INSTITUCIONES DEPENDIENTES

El Registro Contable de Facturas previsto en la Ley 25/2013, de 27 de diciembre Vínculo a legislación, de impulso de la factura electrónica y creación del Registro Contable de Facturas en el Sector Público, es un instrumento clave para la mejora en los procedimientos contables, a través del control riguroso de las facturas recibidas por las Administraciones, a los efectos de llevar una gestión eficaz, transparente y responsable de los recursos.

La creación del Registro Contable de Facturas es una obligación para el Parlamento de Canarias de conformidad con lo establecido en la Disposición adicional primera de la citada Ley. La Mesa de la Cámara acordó, en su reunión de fecha 27 de septiembre de 2018, de conformidad con la Disposición adicional quinta de la Ley 25/2013 Vínculo a legislación, iniciar las actuaciones necesarias para la puesta en marcha de los sistemas informáticos que permitiesen la implementación del registro de facturas electrónico vinculado al sistema contable SAP, así como adherir al Parlamento de Canarias al punto general de entrada de facturas electrónicas de la Administración General del Estado (FACe).

Después de un periodo de desarrollo e implantación, el Parlamento actualmente dispone de los medios técnicos precisos para llevar a cabo la puesta en funcionamiento del Registro Contable de Facturas, siendo necesario la aprobación de unas normas que garanticen la integridad de los sistemas de recopilación y tratamiento de los datos de las facturas y los documentos contables de pago.

La creación de un registro único y de acceso centralizado de las facturas que deban satisfacer el Parlamento y sus instituciones dependientes, que a su vez permita conocer de manera inmediata el volumen total de las obligaciones pendientes de ser liquidadas, con información de los órganos gestores, proveedores afectados y objetos de prestación comprometida, es el propósito de las presentes normas. Asimismo, permitirán verificar los plazos regulados por ley, en aplicación de lo establecido en la Ley 3/2004, de 29 de diciembre Vínculo a legislación, por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales.

Primera.- Objeto.

Las presentes normas tienen por objeto la creación y regulación del Registro Contable de Facturas del Parlamento de Canarias y de las Instituciones cuyos programas presupuestarios están integrados en la Sección 01 de los Presupuestos Generales de la Comunidad Autónoma de Canarias.

Segunda.- Ámbito de aplicación.

El Registro Contable de Facturas será de aplicación al Parlamento de Canarias, Comisionado de Transparencia y Acceso a la Información Pública, Audiencia de Cuentas de Canarias, Consejo Consultivo de Canarias y Diputación del Común.

Tercera.- Adscripción.

El órgano competente para la gestión del Registro Contable de Facturas es la Intervención del Parlamento de Canarias, en cuanto que es el órgano administrativo que tiene atribuida la función de contabilidad.

Cuarta.- Funciones del Registro Contable de Facturas.

El Registro Contable de Facturas realizará las siguientes funciones:

a) El registro de las facturas expedidas por los proveedores.

b) La anotación de los correspondientes asientos de entrada con los datos señalados en la norma séptima.

c) La anotación de los correspondientes asientos de salida relativos a las facturas registradas que sean devueltas al proveedor por falta de conformidad, por rechazo en la inscripción o por solicitud de anulación.

Quinta.- Obligatoriedad y alcance de la inscripción.

1. En el Registro Contable de Facturas se inscribirán todas las facturas que presenten los empresarios y profesionales y demás personas y entidades que estén obligadas a expedir y entregar facturas, así como la devolución, en su caso, de las mismas.

2. La Inscripción en el Registro Contable de Facturas será un requisito necesario para la tramitación de la fase de gestión presupuestaria de reconocimiento de la obligación.

Sexta.- Presentación e inscripción de facturas.

1. Las facturas a que se refiere las presentes normas deberán presentarse:

a) En el caso de las facturas electrónicas:

- En el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Administración General del Estado (FACe).

- La información objeto de registro será remitida o puesta a disposición por el correspondiente Punto General de Entrada de Facturas Electrónica. Por cada factura, proporcionará un recibo electrónico con el número de asiento registral asignado en el registro asociado al mencionado Punto, así como la fecha y hora de dicho asiento registral.

b) En el caso de las facturas en papel:

- Facturas cuyo destinatario sea el Parlamento de Canarias o el Comisionado de Transparencia y Acceso a la Información Pública, directamente en el Registro Contable de Facturas en el Parlamento, mediante su entrega al empleado público encargado de la gestión del mismo, siempre que la operación documentada en la factura corresponda al ámbito de actuación del órgano o unidad administrativa incluidas en la Sección 01 de los Presupuestos Generales de la Comunidad Autónoma de Canarias.

- Facturas cuyo destinatario sea la Diputación del Común, Audiencia de Cuentas o Consejo Consultivo, se entregarán al empleado público que estas instituciones designen como responsable para la gestión del Registro Contable de Facturas, que tendrá la función de recibir las facturas en papel e inscribirlas en el registro.

- Por correo electrónico se comunicará el registro de la factura a las empresas presentadoras de facturas en papel, señalando el número de asiento registral asignado, así como la fecha y hora de dicho asiento registral.

2. Ninguna autoridad o empleado público podrá recoger facturas si no es por alguno de los medios señalados en el apartado anterior.

3. Las facturas deberán inscribirse en el Registro Contable de Facturas el mismo día de su presentación por el interesado.

Séptima.- Inscripción y grabación de la factura.

1. Sin perjuicio de los datos que deban contener las facturas, en el Registro Contable de Facturas se anotarán las mismas con expresión, al menos, de lo siguiente:

a) Número y, en su caso, serie de la factura.

b) Fecha de la factura.

c) Fecha de entrada de la factura en la administración parlamentaria.

d) Nombre y apellidos, razón o denominación social completa del expedidor de la factura.

e) Correo electrónico del proveedor a efectos de notificaciones.

f) Número de identificación fiscal atribuido por la administración española o, en su caso, por la de otro estado miembro de la Unión Europea, con el que ha realizado la operación el obligado a expedir la factura.

g) Descripción sucinta de las operaciones, o identificación del tipo de bienes entregados o de servicios prestados.

h) Importe bruto de las operaciones.

i) Órgano u organismo de contratación al que se dirige y órgano tramitador de la factura.

j) Código de identificación de la factura en el registro.

k) Factura escaneada y, en caso necesario, anexos a las facturas.

l) Códigos DIR.

2. No procederá la inscripción de la factura en el Registro Contable de Facturas en el caso de que la misma no reúna los datos o requisitos obligatorios establecidos en el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación y los detallados en el apartado anterior. En este caso se devolverá la factura al emisor de la misma justificando el motivo del rechazo de la inscripción, de lo que se dejará constancia en el expediente.

3. No obstante lo previsto en el apartado anterior, en el caso de que se proceda a la inscripción de la factura y con posterioridad se verifique que la misma no reúne los requisitos exigidos en el citado reglamento o que adolece de algún defecto que justifique no prestar la conformidad con la misma, el órgano gestor procederá a su devolución al proveedor, motivando suficientemente dicha devolución, que se anotará en el Registro Contable de Facturas como rechazada. Asimismo, el órgano gestor dejará en el expediente constancia fehaciente de la comunicación de la devolución de la factura al proveedor.

4. Por cada factura se dejará constancia en el sistema de información contable de la fecha en la que se inicia el cómputo del plazo de pago según establece la normativa sobre contratación del Sector Público.

Octava.- Procedimiento. Puesta a disposición de las facturas anotadas en el Registro Contable de Facturas.

1. Las facturas anotadas en el Registro Contable de Facturas, sean electrónicas o en papel, serán conformadas en el plazo de siete días hábiles.

2. Una vez conformadas se procederá al resto de actuaciones relativas al expediente de reconocimiento de la obligación, incluida, en su caso, la remisión al órgano de control competente a efectos de la preceptiva intervención previa.

Novena.- Anotación en el Registro Contable de Facturas de la propuesta de anulación de la factura y de su devolución.

1. Cuando en el Registro Contable de Facturas se reciba una solicitud de anulación de una factura presentada anteriormente, se tomará nota de la solicitud de anulación en el Registro Contable de Facturas, cuando esa factura ya estuviera anotada en dicho registro.

2. Las solicitudes de anulación de las que se hubiera tomado nota en el registro contable de facturas serán comunicadas a los órganos competentes para su tramitación, a efectos de que procedan a su estimación y subsiguiente devolución de la factura, previa anulación, si fuera el caso, de las anotaciones que se hubieran efectuado en dicho registro en relación con la factura, o a su rechazo.

Décima.- Suministro de información sobre el estado de las facturas.

1. Sobre la base de la información del Registro Contable de Facturas, el Parlamento de Canarias proporcionará información sobre el estado de las facturas en papel a través del correo electrónico al proveedor de los siguientes estados: si han sido registradas, conformadas, contabilizada la obligación, pagadas, anuladas o rechazadas.

2. En el caso de las facturas electrónicas será a través del respectivo Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Administración General del Estado.

Decimoprimera.- Disponibilidad, confidencialidad, integridad y seguridad del Registro Contable de Facturas.

1. A los datos de carácter personal contenidos en este sistema se aplicarán las medidas de seguridad vigentes sobre protección de datos de carácter personal.

2. Las medidas de seguridad y salvaguardia de la información se ajustarán a lo establecido en la política de seguridad del órgano o unidad administrativa que tenga atribuida la función de contabilidad.

3. La acreditación de los usuarios que accedan al Registro Contable de Facturas, tanto los del órgano o unidad administrativa que tenga atribuida la función de contabilidad como los de los órganos competentes para su tramitación, deberá efectuarse de acuerdo con los procedimientos que al efecto establezca la Intervención del Parlamento.

Los usuarios de los órganos gestores solo podrán acceder a la información sobre facturas que tuvieran asignadas para su tramitación.

4. El sistema se ajustará a lo establecido en el Real Decreto 3/2010, de 8 de enero Vínculo a legislación, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica.

Decimosegunda.- Otras actuaciones.

La Intervención del Parlamento, además de las actuaciones de anotación de las facturas, tanto electrónicas como en papel, en el Registro Contable de Facturas, y de su puesta a disposición a los órganos administrativos destinatarios de las mismas, de acuerdo con los artículos 10 Vínculo a legislación y 12 Vínculo a legislación de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del Registro Contable de Facturas en el Sector Público, realizará las siguientes actuaciones:

a) Requerimientos periódicos de actuación respecto a las facturas pendientes de reconocimiento de obligación, que serán dirigidos a los órganos competentes.

b) Elaboración de un informe trimestral con la relación de las facturas respecto a las cuales hayan transcurrido más de tres meses desde que fueron anotadas y no se haya efectuado el reconocimiento de la obligación por los órganos competentes. Este informe será remitido dentro de los quince días siguientes a cada trimestre natural del año a la Mesa del Parlamento.

c) Elaboración de un informe anual sobre el cumplimiento de la normativa en materia de morosidad.

Decimotercera.- Incumplimiento del deber de inscripción.

El incumplimiento injustificado de lo establecido en las presentes normas podrá dar lugar a la apertura al infractor del correspondiente procedimiento de responsabilidad en los términos establecidos en la legislación vigente.

Decimocuarta.- Facturas no registradas en el sistema antes de la entrada en vigor del Registro Contable de Facturas.

Todas las facturas emitidas que a la entrada en vigor de estas normas no estuvieran registradas en el sistema de información contable, deberán ser inmediatamente registradas en el Registro Contable de Facturas.

En el momento en el que con ocasión de la tramitación de un expediente, algún Servicio de la Cámara tuviera en su poder alguna factura cuya presentación no se hubiera realizado a través del Registro Contable de Facturas, deberá proceder inmediatamente a su registro en los términos indicados en las presentes normas.

Decimoquinta.- Entrada en vigor.

Las presentes normas entrarán en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial del Parlamento de Canarias.

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