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Registro de funcionarios habilitados en el ámbito de la Universidad de Burgos

18/10/2018
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Resolución de 8 de octubre de 2018, de la Secretaría General de la Universidad de Burgos, por la que se crea y regula el registro de funcionarios habilitados en el ámbito de la Universidad de Burgos (BOCYL de 17 de octubre de 2018). Texto completo.

RESOLUCIÓN DE 8 DE OCTUBRE DE 2018, DE LA SECRETARÍA GENERAL DE LA UNIVERSIDAD DE BURGOS, POR LA QUE SE CREA Y REGULA EL REGISTRO DE FUNCIONARIOS HABILITADOS EN EL ÁMBITO DE LA UNIVERSIDAD DE BURGOS

La entrada en vigor de la Ley 39/2015, de 1 de octubre Vínculo a legislación, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas supone un paso más en las relaciones de los ciudadanos con éstas a través de medios electrónicos, disponiendo que las Administraciones deberán garantizar que los interesados pueden relacionarse con ellas a través de medios electrónicos, para lo que pondrán a su disposición los canales de acceso que sean necesarios, así como los sistemas y aplicaciones que en cada caso se determinen. Igualmente asistirán en el uso de medios electrónicos a los interesados que así lo soliciten, especialmente en lo referente a la identificación y firma electrónica, presentación de solicitudes a través del registro electrónico general y obtención de copias auténticas.

No obstante, para garantizar el ejercicio de este derecho, no basta con que la Universidad incorpore las nuevas tecnologías a su funcionamiento interno. Es necesario, además, que ponga a disposición de quienes, por cualquier motivo, no puedan acceder electrónicamente, los medios adecuados para comunicarse con la universidad. Para ello, será necesario que el interesado que carezca de los medios electrónicos necesarios se identifique ante el funcionario y preste su consentimiento expreso para esta actuación, tal como previene el artículo 12 Vínculo a legislación de la citada Ley 39/2015, además de tratarse de interesados no incluidos en los apartados 2 y 3 del Art. 14.

Asimismo, para organizar este servicio, dicha Ley establece que las Administraciones Públicas mantendrán actualizado un registro o sistema equivalente, donde constarán los funcionarios habilitados para la identificación y firma de los ciudadanos que, además, deberá ser plenamente interoperable y estar interconectado con los registros de las restantes Administraciones Públicas.

En estos registros o sistemas equivalentes constarán, al menos, los funcionarios que presten servicios en las oficinas de asistencia en materia de registro.

Por lo anteriormente expuesto, en uso de las atribuciones que me han sido conferidas en materia de Administración Electrónica por la Resolución de 14 de junio de 2016, del Rectorado de la Universidad de Burgos, por la que se delegan determinadas competencias del Rector de la Universidad de Burgos en diversos órganos unipersonales de esta Universidad y lo dispuesto en el artículo 16.3 del Reglamento por el que se implantan medios electrónicos que facilitan el acceso de los ciudadanos a los servicios públicos de la Universidad de Burgos y se crea la Sede Electrónica de la Universidad de Burgos, aprobado por el Consejo de Gobierno de la Universidad de Burgos, en sesión celebrada el día 30 de octubre de 2012,

RESUELVO:

Primero.- Objeto y ámbito de aplicación.

1. La presente resolución tiene por objeto la regulación del funcionamiento del Registro de los funcionarios habilitados en la Universidad de Burgos para la identificación y autenticación de los ciudadanos, conforme a lo establecido en el artículo 12 Vínculo a legislación de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y artículo 16 del Reglamento por el que se implantan medios electrónicos que facilitan el acceso de los ciudadanos a los servicios públicos de la Universidad de Burgos y se crea la Sede Electrónica de la Universidad de Burgos, aprobado por el Consejo de Gobierno de la Universidad de Burgos, en sesión celebrada el día 30 de octubre de 2012.

2. La presente resolución será de aplicación al ámbito de gestión de esta Universidad y, en particular, a los funcionarios en ella destinados que se designen para identificar y autenticar a personas físicas que no dispongan de mecanismos de identificación y autenticación para actuar electrónicamente ante su Sede Electrónica.

3. La habilitación se extenderá a aquellos trámites y actuaciones por medios electrónicos que, en el ámbito fijado en el apartado anterior, precisen una autenticación fehaciente del ciudadano y que la Secretaría General determine que son susceptibles de ser llevados a cabo por funcionarios habilitados.

Segundo.- Órgano responsable.

El órgano responsable de la gestión del registro de funcionarios habilitados regulado en la presente resolución será la Secretaría General. Dicho órgano será también responsable de mantener actualizada la relación de sus funcionarios habilitados.

Tercero.- Requisitos generales para el otorgamiento de la habilitación.

1. Sólo podrán ser habilitados los funcionarios de carrera, en situación de servicio activo, que dispongan de un certificado electrónico de empleado público.

2. Con carácter general, todos los funcionarios destinados en las Oficinas de asistencia en materia de registro serán habilitados para la identificación y autenticación de los ciudadanos, la presentación de solicitudes en el registro y la realización de trámites electrónicos que requieran identificación y firma electrónica del solicitante que específicamente se determinen.

Cuarto.- Funcionamiento y contenido de los registros de funcionarios habilitados.

1. A partir de la entrada en vigor de la presente resolución, la inscripción, modificación y cancelación en el registro de funcionarios habilitados se realizará por Resolución de la Secretaría General.

2. La habilitación se extenderá por tiempo indefinido, salvo que se indique específicamente la fecha de fin de la misma.

3. En el registro se harán constar los siguientes datos de los funcionarios habilitados:

a) Documento nacional de identidad, NIE o pasaporte.

b) Nombre y apellidos del funcionario.

c) Órgano u organismo de adscripción.

d) Puesto de trabajo que desempeña.

e) Fecha de otorgamiento de la habilitación para el trámite o procedimiento.

f) Fecha de alta en el registro.

g) Trámites para los que se tiene autorizada la habilitación.

h) Fecha de fin de la habilitación para el trámite o procedimiento.

i) Causa de la cancelación de la habilitación.

j) Fecha de baja en el registro.

4. Producida la anotación de la habilitación del funcionario, el Secretario General expedirá una credencial, según Anexo I, en la que se hará constar la identificación personal y administrativa del funcionario, los trámites a los que alcanza su habilitación, la fecha de inicio de la misma y, en su caso, su fecha de fin. Dicha credencial continuará vigente en tanto no se habilite a su titular a nuevos procedimientos o trámites, o bien se modifiquen o declaren finalizados los anteriormente relacionados. Igualmente continuará en vigor en tanto no se produzca un cambio de la unidad responsable del trámite o del puesto del funcionario que suponga modificación en sus competencias o funciones.

Quinto.- Publicidad de trámites y actuaciones.

En la sede electrónica de la Universidad de Burgos (https://sede.ubu.es) se publicará una relación de todos los trámites y actuaciones por medios electrónicos que pueden ser objeto de realización mediante habilitación. En dicha sede se publicarán, asimismo, los centros o dependencias en los que se pueda ejercitar el derecho por parte de los ciudadanos.

Sexto.- Identificación y consentimiento expreso del ciudadano y actuaciones del funcionario habilitado.

1. El ciudadano presentará para su identificación el documento nacional de identidad en vigor o, cuando fuere extranjero, el NIE, el documento de identificación que surta efectos equivalentes en su país de origen, o el pasaporte.

2. El ciudadano deberá consentir expresamente su identificación y autenticación por el funcionario público habilitado para cada actuación administrativa por medios electrónicos que la requiera. Para ello, deberá cumplimentar y firmar el formulario del Anexo II que estará disponible en la sede electrónica y en los centros o dependencias en los que se pueda ejercitar el derecho por parte de los ciudadanos.

3. El funcionario habilitado entregará al ciudadano toda la documentación acreditativa del trámite realizado y una copia del documento de consentimiento expreso cumplimentado y firmado.

4. Estos documentos se conservarán en poder de las oficinas en las que pueda ejercitarse la habilitación, custodiándose en los términos que establezca la legislación aplicable.

Séptimo.- Actuaciones de los funcionarios habilitados.

1. Los funcionarios habilitados ofrecerán información y ayuda a los ciudadanos para la realización de trámites electrónicos de la Universidad de Burgos para los que han sido habilitados.

2. Sus funciones consistirán en:

a. Identificación fehaciente del ciudadano.

b. Cumplimentación de las solicitudes para el registro o trámites en los sistemas electrónicos de la Universidad.

c. Recogida de documentación e incorporación al sistema de registro o aplicación de tramitación.

d. Recogida e incorporación a la solicitud o trámite de la autorización expresa del ciudadano para la utilización de este servicio.

e. Entrega de la documentación acreditativa de la realización de la presentación de la solicitud o realización del trámite.

3. Los funcionarios habilitados no tendrán responsabilidad en cuanto al contenido de la documentación aportada por los ciudadanos, de la veracidad de lo que estos declaren o el aseguramiento de que se cumplen los requisitos exigidos en cada una de las solicitudes, tramites o procedimientos, siendo estas funciones propias de las unidades competentes para la tramitación y resolución de los respectivos expedientes.

Octavo.- Entrada en vigor.

La presente resolución entrará en vigor a partir del día siguiente al de su Publicación en el Boletín Oficial de Castilla y León.

Burgos, 8 de octubre de 2018.

El Secretario General,

Fdo.: Miguel Ángel Iglesias Río

ANEXO I

CREDENCIAL DE FUNCIONARIO HABILITADO PARA LA IDENTIFICACIÓN Y AUTENTICACIÓN DE CIUDADANOS

D. . con DNI.., en su calidad de Secretario General de la Universidad de Burgos,

ACREDITA A:

D/D.ª ..con DNI .., funcionario de carrera de esta Universidad, perteneciente al Cuerpo.. y adscrito al Área/Servicio/Órganocomo funcionario público habilitado para la identificación y autenticación de los ciudadanos en los trámites y actuaciones electrónicos que se indican a continuación y en los que resulte necesaria la utilización de sistemas de firma electrónica de los que aquéllos carezcan, en aplicación del artículo 12 Vínculo a legislación de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

Trámite electrónico:

Fecha de inicio de la habilitación:

Fecha de fin de la habilitación:

En Burgos, a .de ..de.

EL SECRETARIO GENERAL

Fdo.: Miguel Ángel Iglesias Río

ANEXO II

CONSENTIMIENTO EXPRESO DEL CIUDADANO PARA SU IDENTIFICACIÓN Y AUTENTICACIÓN POR FUNCIONARIO PÚBLICO HABILITADO

D/D.ª .. con documento de identidad n.º ................ Domicilio en C/.. LOCALIDAD.PROVINCIA.. C.P. TELÉFONO.

DECLARA:

Que no dispone de certificado de firma electrónica y que OTORGA SU CONSENTIMIENTO, por esta única vez, para la identificación y autenticación por el funcionario público habilitado abajo firmante, para la realización del siguiente trámite:

TRÁMITE O ACTUACIÓN ELECTRÓNICA:

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

AL FUNCIONARIO CON IDENTIFICACIÓN:

NOMBRE Y APELLIDOS: _________________________________________

DNI n.º: _________________________________________

En Burgos, a. de .de..

EL CIUDADANO EL FUNCIONARIO HABILITADO

Fdo.: Fdo.:..

De conformidad con lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y el Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE Vínculo a legislación (Reglamento general de protección de datos), le informamos que los datos identificativos que nos facilite para dar curso a su solicitud se recaban con la finalidad de acreditar el consentimiento expreso del ciudadano a la habilitación del funcionario en los términos fijados por el Art. 12 Vínculo a legislación de la Ley 39/2015.

Los datos personales recogidos a través de este formulario serán custodiados por la unidad en la que el ciudadano haya comparecido para realizar el trámite o actuación administrativa. Asimismo, de acuerdo con lo previsto en los artículos 15 a 23 del Reglamento (UE) 2016/679, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, podrá ejercitar los derechos de acceso a los datos personales, rectificación o supresión, limitación u oposición al tratamiento y, en su caso, a la portabilidad de los datos, dirigiéndose a la Universidad de Burgos, C.I.F. Q-0968272-E, Secretaría General, C/ Hospital del Rey s/n, 09001 BURGOS, Teléfono: 947 258780, Fax 947 258744, Dirección de correo electrónico: sec.secretariageneral@ubu.es

INSTRUCCIONES DE CUMPLIMENTACIÓN DEL ANEXO II

Para la cumplimentación y tramitación del consentimiento expreso del ciudadano a efectos de su identificación y autenticación por funcionario público habilitado, se atenderán las siguientes instrucciones:

1.- Se cumplimentará un ejemplar por cada trámite o actuación electrónica que el ciudadano desee realizar a través del funcionario habilitado, consignando en cada caso todos los datos que se requieren en el modelo de formulario.

2.- En el caso de que se realicen varias acciones sobre un mismo trámite, se cumplimentarán tantos ejemplares como acciones se vayan a realizar.

3.- El funcionario habilitado entregará al interesado una copia del Anexo II debidamente cumplimentado y firmado por ambas partes, registrado y sellado con la fecha y el número de registro de salida correspondiente.

4.- Al efectuar el trámite, el funcionario habilitado presentará al interesado copia impresa de la cumplimentación de datos en el sistema de información que dé soporte al mismo para que éste preste su conformidad mediante firma en el impreso, antes de proceder a completar la actuación.

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