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Sistema de información para la gestión de los archivos judiciales de Andalucía “JARA”

11/04/2018
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Orden de 15 de marzo de 2018, por la que se regula la implantación y uso del sistema de información para la gestión de los archivos judiciales de Andalucía “JARA” (BOJA de 10 de abril de 2018). Texto completo.

La Orden de 15 de marzo de 2018 tiene por objeto aprobar, regular y establecer la implantación y uso de JARA como el sistema de información para la gestión integral de los documentos y los archivos judiciales de Andalucía.

Será de aplicación a los archivos judiciales ubicados en la Comunidad Autónoma de Andalucía, conforme al Real Decreto 937/2003, de 18 de julio Vínculo a legislación, de modernización de los archivos judiciales.

ORDEN DE 15 DE MARZO DE 2018, POR LA QUE SE REGULA LA IMPLANTACIÓN Y USO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN DE LOS ARCHIVOS JUDICIALES DE ANDALUCÍA “JARA”.

En materia de Administración de Justicia, según se establece en el artículo 80 del Estatuto de Autonomía para Andalucía, la Comunidad Autónoma tiene competencias compartidas de acuerdo con lo establecido en la Ley Orgánica del Poder Judicial, que incluyen la gestión de los recursos materiales, la organización de los medios humanos al servicio de la Administración de Justicia, las demarcaciones territoriales de los órganos jurisdiccionales, los concursos y oposiciones de personal no judicial, y cuantas competencias ejecutivas se le atribuyen en el Título V y en la legislación estatal.

En relación con los medios materiales que corresponden a la Junta de Andalucía el artículo 148 incluye expresamente en su letra d) la gestión y la custodia de los archivos.

Inicialmente, mediante Orden de 20 de febrero de 2007, conjunta de las Consejerías de Justicia y Administración Pública y de Cultura, se reguló la implantación y el uso del Sistema de Información para la Gestión de los Archivos de titularidad y/o gestión de la Junta de Andalucía (proyecto @rchivA), y se contempló su aplicación a los archivos judiciales ubicados en nuestra Comunidad Autónoma, conforme al Real Decreto 937/2003, de 18 de julio Vínculo a legislación, de modernización de los archivos judiciales.

Con posterioridad, tras la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, derogada por la disposición derogatoria única de la Ley 39/2015, de 1 de octubre Vínculo a legislación, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, se crearon los Esquemas Nacionales de Interoperabilidad y Seguridad que comprendían el conjunto de criterios y recomendaciones en materia de seguridad, conservación y normalización de la información, de los formatos y de las aplicaciones que deberían ser tenidos en cuenta por las Administraciones Públicas para la toma de decisiones tecnológicas que garantizasen la interoperabilidad.

En el ámbito específico de la Administración de Justicia surgió el Esquema Judicial de Interoperabilidad y Seguridad, un instrumento que, como se afirma en el Plan Estratégico de Modernización del Sistema de Justicia, tiene por objetivo facilitar el máximo aprovechamiento de las tecnologías de la información y la comunicación en la actividad administrativa judicial, en condiciones de eficacia, eficiencia, racionalidad económica y calidad.

Por su parte, la Ley 7/2011, de 3 de noviembre Vínculo a legislación, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía establece en su artículo 60.5, que el Sistema de Información de Archivos de la Junta de Andalucía contará con un modelo específico aplicado a los archivos de los órganos de la Administración de Justicia en Andalucía, correspondiendo su coordinación a la Consejería competente en materia de Administración de Justicia.

Tras las normas posteriores citadas y transcurrido un tiempo de análisis sobre su aplicabilidad, se ha puesto de manifiesto que la Administración de Justicia presenta unas características propias que la diferencian de las restantes Administraciones públicas debido, de una parte, a la propia naturaleza de la función jurisdiccional inherente a los órganos judiciales, de otra y por tratarse de un poder del Estado distinto del poder ejecutivo y a la singularidad de la documentación judicial, con procedimientos y trámites totalmente diferentes al de la Administración General.

A la Dirección General de Oficina Judicial y Fiscal le corresponde el diseño y gestión de las medidas tendentes a la racionalización y mejora de los archivos judiciales, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 7.1.m) Vínculo a legislación del Decreto 214/2015, de 14 de julio, por el que se establece la estructura orgánica de la Consejería de Justicia e Interior.

A su vez, el artículo 29.1 Vínculo a legislación de la Ley 18/2011, de 5 de julio, reguladora del uso de las tecnologías de la información y la comunicación en la Administración de Justicia, recoge expresamente que los Archivos Judiciales de Gestión, Territoriales y Central serán gestionados mediante programas y aplicaciones informáticas, compatibles con los ya existentes en juzgados y tribunales, adaptados a las funciones y cometidos de cada uno, cuyo funcionamiento electrónico será regulado mediante Real Decreto.

Por otro lado, los avances realizados en el modelo de gestión de archivos judiciales en nuestra Comunidad, con la creación de los Archivos Judiciales Territoriales, así como la puesta en marcha de los procesos de eliminación de la documentación judicial hace necesario contar, de inmediato, con una aplicación informática, que gestione las funcionalidades básicas de los archivos: transferencias, préstamos y envíos a la Junta de Expurgo de la Comunidad Autónoma de Andalucía, adaptada a las especiales peculiaridades de la documentación judicial.

El desarrollo de la aplicación JARA está basado en esta experiencia acumulada en la dirección de proyectos de archivos judiciales de Andalucía, adaptado a las necesidades de los órganos judiciales, tanto en funcionalidades como en terminología, por cuanto son ellos los principales usuarios a los que va destinada la aplicación.

La aplicación JARA gestiona las funcionalidades básicas necesarias para prestar un servicio de archivo, para posteriormente y mediante evolutivos de la aplicación posibilitar la interconectividad con el sistema de información para la gestión procesal, Adriano, mediante una pasarela de comunicabilidad, al objeto de automatizar el trasvase de información entre ambos sistemas de información. La aplicación evolucionará hacia un sistema de información que permitirá la gestión del archivo de expedientes judiciales electrónicos, e interoperará con otros sistemas de archivos electrónicos, así como con el nuevo sistema de gestión procesal.

Es una aplicación web accesible a través del “Escritorio Judicial”, que permite el acceso a través del certificado digital, e DNI o usuario y contraseña, y que establece la posibilidad de crear varios perfiles según las tareas encomendadas, como, por ejemplo, el de letrada o letrado de la Administración de Justicia, personal de archivos y el de auxilio judicial. Cada perfil está configurado para acceder exclusivamente a los módulos relacionados con las funciones y documentación que tienen encomendadas.

Por último, respecto a las actuaciones más relevantes en la tramitación de esta disposición, se ha consultado previamente al Tribunal Superior de Justicia de Andalucía y ha sido informada favorablemente por el Comité Técnico Estatal de la Administración Judicial Electrónica del Ministerio de Justicia y por el Pleno del Consejo General del Poder Judicial y, dada la singularidad de la misma, por la que se procede a la derogación expresa parcial de la Orden de 20 de febrero de 2007, conjunta de las Consejerías de Justicia y Administración Pública y de Cultura, por la que se regula la implantación y uso del Sistema de Información para la Gestión de los Archivos de titularidad y/o gestión de la Junta de Andalucía (proyecto @rchivA), consta la previa conformidad expresada, al inicio del expediente, por la Consejería de Cultura.

En su virtud, a propuesta del Director General de Oficina Judicial y Fiscal, en uso de las atribuciones conferidas por el artículo 44.2 Vínculo a legislación de la Ley 6/2006, de 24 de octubre, del Gobierno de la Comunidad Autónoma de Andalucía, y el artículo 26.2.a) Vínculo a legislación de la Ley 9/2007, de 22 de octubre, de la Administración de la Junta de Andalucía, previo informe del Consejo General del Poder Judicial,

DISPONGO

Artículo 1. Objeto.

Esta orden tiene por objeto aprobar, regular y establecer la implantación y uso de JARA como el sistema de información para la gestión integral de los documentos y los archivos judiciales de Andalucía.

Artículo 2. Ámbito de aplicación.

Esta orden será de aplicación a los archivos judiciales ubicados en la Comunidad Autónoma de Andalucía, conforme al Real Decreto 937/2003, de 18 de julio Vínculo a legislación, de modernización de los archivos judiciales.

Artículo 3. Objetivos generales de JARA.

Serán objetivos generales:

a) Disponer de un sistema de información que permita la gestión y el control de las actividades relacionadas con el servicio de archivo en los órganos judiciales de la Comunidad Autónoma de Andalucía.

b) Normalizar y automatizar las tareas de gestión y control que se llevan a cabo en los archivos judiciales de la Comunidad Autónoma de Andalucía.

c) Permitir la integración con el sistema de gestión procesal Adriano, facilitando el trasvase de información entre ambos sistemas de forma automatizada a través de la pasarela de conectividad INADJAR.

d) Disponer de una aplicación flexible, escalable y susceptible de ser modificada para su adaptación a nuevos requerimientos y funcionalidades a través de los evolutivos de la aplicación.

Artículo 4. Funcionalidades de JARA.

a) La Gestión Documental.

1.º La generación y mantenimiento de las tablas de procedimientos, a partir del Test de Compatibilidad del Consejo General del Poder Judicial, como base para establecer la clasificación documental.

2.º La descripción documental.

3.º La gestión de los ingresos de los documentos.

4.º El préstamo de documentos.

5.º La gestión de las salidas de los documentos.

6.º La Junta de Expurgo de la Comunidad Autónoma de Andalucía.

7.º La gestión de acceso.

8.º La gestión de los espacios.

9.º La gestión de usuarios.

b) La generación de informes.

c) La conectividad con el Sistema de gestión procesal.

d) La interoperabilidad con @rchivA.

Artículo 5. Personas usuarias de JARA.

Las personas usuarias serán las encargadas, en cada caso, de la administración, del control, del tratamiento y del uso de la misma. Se clasifican en:

a) Persona usuaria superadministradora. Será la encargada de recibir, estudiar, analizar y validar las solicitudes de actuaciones funcionales que afecten a los archivos judiciales conforme a la legislación vigente. Este perfil se asignará a una persona de la unidad adscrita a la Dirección General competente en materia de archivos judiciales de Andalucía.

b) Personas usuarias administradoras. Serán las encargadas de definir y mantener las estructuras básicas para el funcionamiento de los archivos judiciales territoriales o, en su caso, de los archivos judiciales de gestión. Tendrán el perfil de letrada o letrado de la Administración de Justicia o de personal de archivo responsable de dichos archivos.

c) Personal de archivo. Podrán realizar los procesos archivísticos definidos para los archivos judiciales en los que trabajen.

d) Personas usuarias de órgano judicial u oficina judicial. Dependiendo de su perfil podrán ser letradas o letrados de la Administración de Justicia o personal del Cuerpo de Auxilio Judicial.

e) Personas usuarias de la Junta de Expurgo de la Comunidad Autónoma de Andalucía.

Artículo 6. Garantía de utilización de JARA.

JARA estará provista de las medidas técnicas y organizativas que aseguren la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos, de acuerdo con lo previsto en el artículo 29.3 Vínculo a legislación de la Ley 18/2011, de 5 de julio, reguladoras del uso de las tecnologías de la información y la comunicación en la Administración de Justicia así como la disponibilidad y contextualización de los documentos judiciales.

En todo caso, deberá garantizar:

a) Las restricciones de su utilización y acceso de los datos e informaciones en ellos contenidos a las personas autorizadas.

b) La prevención de alteraciones o pérdidas de los datos e informaciones.

c) La protección de los procesos informáticos frente a manipulaciones no autorizadas.

d) El cumplimiento de las especificaciones en materia de protección de datos de carácter personal en el ámbito de la Administración de Justicia de la Ley Orgánica 6/1985, de 1 de julio Vínculo a legislación, del Poder Judicial, así como de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre Vínculo a legislación, de protección de datos de carácter personal.

e) El cumplimiento de la legislación vigente en materia de documentos y archivos judiciales.

f) La adecuación del sistema a las prescripciones de la Ley 18/2011, de 5 de julio Vínculo a legislación.

g) La disponibilidad e integridad de los metadatos necesarios para la adecuada gestión, conservación y recuperación de los documentos y expedientes electrónicos.

h) El establecimiento de las medidas organizativas y técnicas necesarias con el fin de garantizar la interoperabilidad de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida de acuerdo con el mandato recogido en el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI).

i) Los estándares de seguridad de aplicaciones web siguiendo las recomendaciones OWASP (Open Web Application Security Project).

Disposición derogatoria única. Derogación normativa.

A la entrada en vigor de la presente orden queda derogado el apartado tercero del artículo 2 y las demás referencias a la materia de archivos judiciales de la Orden de 20 de febrero de 2007, conjunta de las Consejerías de Justicia y Administración Pública y de Cultura, por la que se regula la implantación y uso del Sistema de Información para la Gestión de los Archivos de titularidad y/o gestión de la Junta de Andalucía (proyecto @rchivA), así como cuantas disposiciones de igual o inferior rango se opongan a lo dispuesto en esta orden.

Disposición final primera. Habilitación e instrucciones.

Se faculta a la persona titular de la Dirección General competente en materia de archivos judiciales para realizar cuantas actuaciones sean necesarias para la implantación, el desarrollo y aplicación de la presente orden, así como a dictar las instrucciones y resoluciones que sean necesarias para la aplicación de la misma.

Disposición final segunda. Entrada en vigor.

La presente orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial de la Junta de Andalucía.

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