ORDEN DE 23 DE ABRIL DE 2013, POR LA QUE SE APRUEBA EL PROTOCOLO DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DE CANARIAS.
La Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, reconoce el derecho de los ciudadanos a relacionarse con las Administraciones Públicas por medios electrónicos, regulando los aspectos básicos de la utilización de las tecnologías de la información en la actividad administrativa, en las relaciones entre las Administraciones Públicas, así como en las relaciones de los ciudadanos con las mismas con la finalidad de garantizar sus derechos, un tratamiento común ante ellas y la validez y eficacia de la actividad administrativa en condiciones de seguridad jurídica, constituyendo, por tanto, un hito incuestionable para la modernización de las Administraciones Públicas.
Esta Ley va a tener una marcada incidencia en el ámbito de la gestión y archivo de los documentos administrativos al regular en el Capítulo IV de su Título Segundo, relativo al régimen jurídico de la administración electrónica, aspectos tan fundamentales como el documento administrativo electrónico, las copias electrónicas de documentos, así como el expediente y archivo electrónicos.
En lo que se refiere a la digitalización se establece la posibilidad de convertir los documentos en formato papel a documentos electrónicos manteniendo la validez jurídica siempre que se hayan generado a través de un proceso de digitalización seguro. Así mismo, a obtener imágenes electrónicas de los documentos privados aportados por los ciudadanos, a través de procesos de digitalización que garanticen la autenticidad, integridad y la conservación del documento imagen.
En el ámbito de nuestra administración autonómica estos aspectos han sido desarrollados en el Decreto 19/2011, de 10 de febrero, por el que se regula la utilización de los medios electrónicos en la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, en cuyo Capítulo VII se establece la política de gestión, conservación y archivo de los documentos electrónicos, estableciendo las características que deben tener estos, regulando la compulsa y digitalización de documentos e introduciendo el concepto de metadato, como pieza fundamental en toda la gestión de los documentos electrónicos. También se prevé la destrucción de los documentos en soporte papel de los que se hayan realizado copias electrónicas, así como de los documentos electrónicos en los términos previstos en el Decreto 160/2006, de 8 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento del Sistema de gestión documental y organización de los archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias. Así mismo, se deberá tener en cuenta lo establecido en el Esquema Nacional de Interoperabilidad (en adelante ENI) aprobado por el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero y sus normas técnicas de interoperabilidad (NTI).
El citado Decreto 19/2011 en su Disposición Adicional Cuarta establece las políticas, protocolos y normas técnicas que la Consejería competente en materia de procedimientos administrativos, gestión documental y archivos, administración electrónica y telecomunicaciones y nuevas tecnologías debe aprobar para el impulso e implantación de la administración electrónica en la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, entre las que se encuentra el Protocolo de digitalización de documentos, como parte integrante de la política de gestión de documentos electrónicos y archivo electrónico del Gobierno de Canarias.
Por cuanto antecede, visto el informe favorable de la Comisión Superior de Tecnologías de la Información de fecha 5 de junio de 2012, y en el ejercicio de las competencias que me atribuye la citada Disposición Adicional Cuarta del Decreto 19/2011, de 10 de febrero, por el que se regula la utilización de los medios electrónicos en la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias,
D I S P O N G O:
Primero.- Aprobar el Protocolo de Digitalización de documentos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias cuyo texto se incluye en el anexo de la presente Orden.
Segundo.- La presente Orden será de aplicación a partir del día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial de Canarias.
A N E X O
PROTOCOLO DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DE CANARIAS
ÍNDICE
1. INTRODUCCIÓN.
2. OBJETIVO Y ALCANCE DEL PROTOCOLO.
3. ÁMBITO DE APLICACIÓN Y DESTINATARIOS.
4. DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS.
4.1. Definición.
4.2. Proceso de digitalización.
4.2.1. Requisitos del proceso de digitalización.
4.2.2. Descripción del proceso de digitalización.
4.2.3. Instrucciones técnicas.
4.2.4. Requisitos complementarios.
5. PROCEDIMIENTO PARA LA DESTRUCCIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN SOPORTE PAPEL.
6. DEFINICIONES Y ACRÓNIMOS.
6.1. Definiciones.
6.2. Acrónimos.
1. INTRODUCCIÓN.
La Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, reconoce el derecho de los ciudadanos a relacionarse con las Administraciones Públicas por medios electrónicos, regulando los aspectos básicos de la utilización de las tecnologías de la información en la actividad administrativa, en las relaciones entre las Administraciones Públicas, así como en las relaciones de los ciudadanos con las mismas con la finalidad de garantizar sus derechos, un tratamiento común ante ellas y la validez y eficacia de la actividad administrativa en condiciones de seguridad jurídica, constituyendo, por tanto, un hito incuestionable para la modernización de las Administraciones Públicas.
Esta Ley va a tener una marcada incidencia en el ámbito de la gestión y archivo de los documentos administrativos al regular en el Capítulo IV de su Título Segundo, relativo al régimen jurídico de la administración electrónica, aspectos tan fundamentales como el documento administrativo electrónico, las copias electrónicas de documentos, así como el expediente y archivo electrónicos.
En lo que se refiere a la digitalización se establece la posibilidad de convertir los documentos en formato papel a documentos electrónicos manteniendo la validez jurídica siempre que se hayan generado a través de un proceso de digitalización seguro. Así mismo, a obtener imágenes electrónicas de los documentos privados aportados por los ciudadanos, a través de procesos de digitalización que garanticen la autenticidad, integridad y la conservación del documento imagen.
En el ámbito de nuestra administración autonómica estos aspectos han sido desarrollados en el Decreto 19/2011, de 10 de febrero, por el que se regula la utilización de los medios electrónicos en la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, en cuyo Capítulo VII se establece la política de gestión, conservación y archivo de los documentos electrónicos, estableciendo las características que deben tener estos, regulando la compulsa y digitalización de documentos e introduciendo el concepto de metadato, como pieza fundamental en toda la gestión de los documentos electrónicos. También se prevé la destrucción de los documentos en soporte papel de los que se hayan realizado copias electrónicas, así como de los documentos electrónicos en los términos previstos en el Decreto 160/2006, de 8 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento del Sistema de gestión documental y organización de los archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias. Así mismo, se deberá tener en cuenta lo que establezca el Esquema Nacional de Interoperabilidad (en adelante ENI) aprobado por el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero y sus normas técnicas de interoperabilidad (NTI).
La digitalización de documentos en el contexto de la administración electrónica tiene como objetivo la conversión de documentos originales en soporte papel, en documentos electrónicos con su misma validez y eficacia.
Ello implica que nuestra Administración Pública está adaptando su actividad al nuevo contexto, con la finalidad de integrar la gestión de los documentos electrónicos en el marco de los sistemas de la organización. Para ello se deberá establecer la relación entre las aplicaciones de gestión o tramitación y las de gestión de los documentos electrónicos desde la perspectiva del almacenamiento con garantías de acceso y seguridad más allá del propio proceso de tramitación, y por tanto establecer los entornos y soportes, así como su conversión que garanticen su conservación a largo plazo.
El Decreto 19/2011, de 10 de febrero, por el que se regula la utilización de los medios electrónicos en la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, fija en su Disposición Adicional Cuarta las políticas, protocolos y normas técnicas que la Consejería competente en materia de procedimientos administrativos, gestión documental y archivos, administración electrónica y telecomunicaciones y nuevas tecnologías debe aprobar, a propuesta conjunta de los órganos competentes en dichas materias y previo informe de la Comisión Superior de Tecnologías de la Información, para el impulso e implantación de la administración electrónica en la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, entre las que se encuentra el Protocolo de digitalización de documentos, como parte integrante de la política de gestión de documentos electrónicos y archivo electrónico del Gobierno de Canarias.
2. OBJETIVO Y ALCANCE DEL PROTOCOLO.
El objetivo de este Protocolo de Digitalización de documentos (en adelante PDD) es establecer las directrices e instrucciones técnicas básicas a tener en cuenta en los procedimientos que se implanten en cualquier órgano de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias (en adelante APCAC) y sus organismos públicos dependientes para la digitalización de documentos en soporte papel, para su conversión en documentos electrónicos administrativos y la posterior destrucción de los documentos en soporte papel de origen.
Con el objeto de cubrir los requisitos establecidos en la Ley 11/2007, en el Decreto 19/2011, y en el resto de normativa aplicable, este protocolo desarrolla:
1) Requisitos del proceso de digitalización: formatos, nivel de resolución, garantía de imagen fiel e íntegra y metadatos asociados a la digitalización.
2) Descripción del proceso de digitalización.
3) Instrucciones técnicas.
4) Requisitos complementarios.
5) Procedimiento para la destrucción de los documentos en soporte papel una vez digitalizados.
3. ÁMBITO DE APLICACIÓN Y DESTINATARIOS.
El contenido de este PDD es de aplicación a todos los órganos de la APCAC y de sus organismos públicos vinculados o dependientes (en adelante organismos), en los procesos siguientes:
a) Procesos de digitalización de documentos en soporte papel que deban ser incorporados en el expediente electrónico, con independencia de que hubiesen sido aportados por el ciudadano u otra Administración Pública o generados internamente.
b) Procesos de digitalización de los documentos correspondientes a expedientes en fase de trámite cuyo soporte es mixto (papel y electrónico).
c) Procesos de digitalización de documentos en fase de archivo central/general.
Los destinatarios del contenido de este PDD son los siguientes:
* Responsables de procedimientos de creación de documentos electrónicos desde soporte papel.
* Responsables de sedes electrónicas y, por tanto de garantizar los requisitos de interoperabilidad de las mismas.
* Responsables de la gestión de los procedimientos y expedientes administrativos electrónicos.
* Responsables de la conservación y archivo de documentos y expedientes electrónicos.
* Desarrolladores de aplicaciones de digitalización de documentos.
* Desarrolladores de aplicaciones de gestión, conservación y archivo de documentos y expedientes electrónicos.
4. DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS.
4.1. Definición.
La digitalización se define como el proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte papel o en otro soporte no electrónico en uno o varios ficheros electrónicos que contienen la imagen codificada, fiel e íntegra del documento a través de técnicas fotoeléctricas de escaneado.
El artículo 41 del Decreto 19/2011 establece que con el fin de agilizar la tramitación de los procedimientos administrativos y facilitar de este modo la creación de expedientes electrónicos y su tramitación telemática, y para dar efectividad a lo dispuesto en el artículo 30.3 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, los órganos y organismos públicos incluidos en su ámbito de aplicación tienen que incorporar a sus procedimientos administrativos la compulsa electrónica de documentos originales en soporte papel.
A los efectos del presente PDD y de conformidad con lo dispuesto en el apartado 2 del artículo 41 del Decreto 19/2011, la compulsa electrónica es un proceso seguro de digitalización de los documentos en soporte papel que produce una copia electrónica del documento original, utilizando para ello alguno de los sistemas de firma electrónica previstos en sus artículos 23 y 24, que es la que garantiza la identidad de los contenidos del documento original y de la imagen electrónica.
Así mismo en cuanto a los formatos, niveles de calidad y condiciones técnicas se atenderá a lo especificado en las Normas Técnicas de Interoperabilidad relativas a la digitalización de documentos y al Catálogo de Estándares.
El apartado segundo del artículo 41 del Decreto 19/2011 define la digitalización como ““el proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte papel o en otro soporte no electrónico en uno o varios ficheros electrónicos que contienen la imagen codificada, fiel e íntegra del documento”“.
Por tanto, el objetivo final del proceso de digitalización es la creación de un documento electrónico, entendiendo este como un objeto digital formado por la imagen electrónica obtenida, sus metadatos y, en su caso, la firma electrónica asociada al proceso de digitalización.
4.2. Proceso de digitalización.
El artículo 37.2 del Decreto 19/2011 establece que los órganos de la APCAC y sus organismos deberán garantizar la gestión de los documentos electrónicos y su conservación a lo largo de su ciclo de vida, garantizando los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición, de acuerdo con la normativa de protección de datos. A tal efecto, tienen que desarrollar las soluciones tecnológicas necesarias para gestionar los documentos electrónicos durante la fase activa o de trámite hasta que sean transferidos al archivo administrativo electrónico. Dichas soluciones deberán permitir el control del ciclo de vida de los documentos y expedientes electrónicos hasta su fase de archivo electrónico, el intercambio de documentos de forma segura entre los órganos de la APCAC y sus organismos y la conexión con el sistema de archivo electrónico corporativo que se establezca por la consejería competente en materia de administración electrónica y gestión documental y archivos.
Una aproximación global al ciclo de vida del documento electrónico en la organización, nos servirá para ver las interrelaciones que se producen, y ordenar las decisiones y factores a tener en cuenta en cada aspecto de la gestión documental.
Por ciclo de vida de un documento electrónico se entiende el conjunto de las etapas o períodos por los que atraviesa la vida del documento, desde su recepción, creación o identificación en un sistema de gestión de documentos, hasta su selección para la conservación permanente o destrucción reglamentaria.
Siguiendo el anexo del Real Decreto 4/2010 ENI, por ciclo de vida de un documento electrónico se entiende ““el conjunto de las etapas o períodos por los que atraviesa la vida del documento, desde su identificación en un sistema de gestión de documentos, hasta su selección para conservación permanente o destrucción reglamentaria”“.
El siguiente gráfico representa una visión general del ciclo de vida del documento electrónico en el marco de una organización.
Ver anexo en la página 9103 del documento Descargar
4.2.1. Requisitos del proceso de digitalización.
A la vista de lo expuesto y de lo establecido tanto en la Ley 11/2007, como en el Decreto 19/2011 y demás normativa aplicable, a continuación se detallan las condiciones y requisitos que se deben garantizar para proceder a la digitalización de los documentos en soporte papel, con independencia de la situación administrativa en la que se encuentren (fase de trámite o archivo):
En una primera aproximación a la digitalización los aspectos fundamentales a tener en cuenta son:
* Seleccionar la documentación a digitalizar y establecer el alcance de digitalización (decidir si todos los documentos van a ser digitalizados o no, finalidad de los documentos digitalizados, soporte del documento a digitalizar (tipo de papel, tamaño del mismo, etc.). En este sentido hay que tener en cuenta que no se debe digitalizar en el Registro si esos documentos no se van a incorporar posteriormente a un sistema de gestión de documentos electrónicos que permita su integración con el expediente electrónico correspondiente.
* Evaluar cuándo y dónde se va a realizar la digitalización en base a criterios como el tipo de documentos y la necesidad de uso y acceso a los mismos.
* Identificar si la captura de los documentos se realizará de forma unitaria (uno a uno) o de forma masiva (por lotes). Este es un aspecto clave, ya que condicionará notablemente el proceso de digitalización de documentos.
* Indicar si la carga de documentos en el Archivo Digital se realizará de forma unitaria (uno a uno) o de forma masiva (por lotes). Este aspecto condicionará la integración con el Archivo Digital.
* Asimilar cada una de las actividades implícitas en las distintas fases del proceso de digitalización (ver apartado Descripción del Proceso de Digitalización de documentos).
* En el supuesto de que se externalice el servicio de digitalización, se debe exigir a la empresa adjudicataria que cuente con todos los aspectos de seguridad que permitan preservar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.
* Establecer un programa de control de calidad, donde se definan en detalle todos los pasos para la comprobación de que la digitalización es correcta así como los requisitos mínimos que deben cumplir las imágenes digitalizadas.
* Determinar cómo se va a gestionar o eliminar la documentación original en papel tras la finalización del proceso de digitalización.
* La imagen electrónica que se obtenga como formato de sustitución debe garantizar, de acuerdo con el artículo 45.5 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, la autenticidad, integridad y conservación de los contenidos. Para cada documento a digitalizar, se generará un único fichero digital que contendrá la imagen electrónica, ya sea de una o varias páginas.
* El soporte de sustitución debe consistir en un formato electrónico que proporciona una representación fidedigna del aspecto del documento original y que asegura el mantenimiento de la integridad de la información contenida en el documento a sustituir. Asimismo, la imagen obtenida debe respetar la geometría del original tanto en tamaños como en proporciones y no contendrá caracteres o gráficos que no figurasen en el documento origen.
* La información contenida en el soporte de sustitución ha de ser fácilmente accesible por personas que accedan con posterioridad a su consulta.
* El documento digitalizado con la consideración de soporte de sustitución ha de ser identificado individualmente y vinculado a su contexto de creación. En concreto, los metadatos relacionados con el documento digitalizado se han de mantener en el sistema de gestión documental. Para ello, se deberá tomar como referencia el conjunto de metadatos mínimos definidos en el presente documento.
4.2.2. Descripción del proceso de digitalización.
En base a estos condicionantes generales, el proceso general de digitalización se puede llevar a cabo en 9 fases que se describen a continuación:
Ver anexo en la página 9105 del documento Descargar
Fase 1.- Identificación de los documentos a digitalizar: las tareas a realizar en la fase de identificación de la documentación a digitalizar son:
* Seleccionar la documentación a digitalizar y establecer el alcance de digitalización. En la digitalización de todos los documentos que forman parte de un expediente o una serie, decidir si todos los documentos van a ser digitalizados o no.
* Indicar la finalidad de los documentos a digitalizar: copia digitalizada, copia auténtica o compulsa.
* Identificar el soporte del documento a digitalizar (tipo de papel, tamaño del mismo: A4, A3...).
* Establecer la relación entre los documentos y la tipología y serie documentales del Archivo Digital.
* Determinar cuándo y dónde se va a realizar la digitalización en base a criterios como el tipo de documentos y la necesidad de uso y acceso a los mismos.
Fase 2.- Clasificación de los documentos: la tarea a realizar en la fase de Clasificación es: identificar si la captura de los documentos se realizará de forma unitaria (uno a uno) o de forma masiva (por lotes):
* En el caso de captura unitaria bastará con realizar la ordenación de los documentos.
* En el caso de captura de forma masiva se deberá seleccionar el mecanismo de clasificación, además de la ordenación unitaria de cada uno de los documentos. El mecanismo de clasificación más usual es la generación de hojas identificativas con códigos de barras, es decir, por cada documento la creación de una hoja separadora que contenga los datos significativos del mismo.
Los datos significativos son aquellos sobre los que se va a realizar el tratamiento informático y que se corresponderán con los metadatos a incorporar al Archivo Digital y/o con los datos de negocio que maneja el sistema de información correspondiente. Está información además estará codificada en un código de barras, incluido en la hoja identificativa y que podrá ser interpretado en fases posteriores de digitalización.
Fase 3.- Preparación: en esta fase se prepara la documentación a capturar, revisando uno a uno los documentos, deshaciéndose de cualquier elemento que impida la ágil captura de las mismas o que puedan entorpecer o imposibilitar el proceso de digitalización. Las tareas más significativas a realizar en la fase de Preparación son:
* Quitar las grapas entre documentos, eliminar clips, despegar las pegatinas, etc.
* Separar documentos con varias páginas unidas.
* Girar las páginas que se encuentren invertidas.
* Revisión de los documentos no estándar.
Fase 4.- Digitalización del documento por un medio fotoeléctrico o escáner. La fase de digitalización, también conocida como de captura o escaneo, es en la que se obtiene la imagen digital del documento original en soporte papel. Esta fase variará significativamente si los documentos se capturan uno a uno o si cada lote preparado se sitúa en la bandeja del escáner para proceder a la captura de todo el conjunto de los documentos que componen el lote.
Esta fase tiene un índole técnico importante (ver apartado Instrucciones Técnicas), por lo que es necesario realizar durante la misma las siguientes tareas:
* Definir el formato del fichero que contiene la imagen digitalizada del documento original en papel. Para la carga de un documento en el Archivo Digital es recomendable que el formato final del mismo sea un PDF/A (con una o varias páginas).
* Establecer los parámetros de digitalización (resolución, profundidad de bits, etc.).
Fase 5.- Optimización automática de la imagen para garantizar su legibilidad.
Ver el punto 4.2.3. apartado 2.
Fase 6.- Asignación de Metadatos.
Asignar únicamente los metadatos establecidos para la digitalización. Ver el punto 4.2.3 apartado 3.
Fase 7.- La imagen electrónica debe ser firmada.
La imagen electrónica debe ser firmada mediante alguno de los sistemas de firma previstos en los artículos 18 o 19 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos y en los artículos 23, 24 y 25 del Decreto 19/2011.
Fase 8.- Almacenamiento.
El resultado del proceso de digitalización debe ser almacenado en una base de datos documental o repositorio de documentos.
Fase 9.- Asociar el documento al expediente electrónico.
En el momento de almacenar el resultado del proceso de digitalización es cuando se incorporan los metadatos de gestión de la entidad "expediente".
En el apartado siguiente se detallan las cuestiones e instrucciones técnicas a seguir para llevar a cabo con garantías el proceso de digitalización descrito.
4.2.3. Instrucciones técnicas.
Los pasos que se han de seguir en el proceso de captura y digitalización de un documento en soporte papel son los siguientes:
1. Digitalización del documento papel a través de técnicas fotoeléctricas de escaneado, de manera que se obtenga una imagen electrónica en la memoria del sistema asociado al dispositivo. Para obtener una adecuada calidad de las imágenes, se adoptarán unas normas mínimas de calidad y requisitos técnicos:
Ver anexo en la página 9107 del documento Descargar
2. Optimización automática de la imagen para garantizar su legibilidad (si procede), de modo que todo el contenido del documento origen pueda apreciarse y sea válido para su gestión (umbralización, reorientación, eliminación de bordes negros, etc.).
3. Tomando como referencia la norma técnica de interoperabilidad del documento electrónico y el vocabulario de metadatos de Platino, asignación de los metadatos al documento electrónico digitalizado. La siguiente tabla especifica los metadatos mínimos que son necesarios asociar al documento:
Ver anexo en la página 9108 del documento Descargar
4. La imagen electrónica debe ser firmada mediante alguno de los sistemas de firma previstos en los artículos 18 o 19 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos y en los artículos 23, 24 y 25 del Decreto 19/2011.
5. El resultado de la digitalización debe organizarse en un repositorio documental, conservándose por cada documento digitalizado un registro de datos con todos los campos exigibles en la llevanza de los libros de registros, además de un campo en el que se obtenga la imagen binaria del documento digitalizado o enlace al fichero que la contenga, en ambos casos con la firma electrónica de la imagen del documento.
6. El último paso tiene por objetivo asociar el documento almacenado en el repositorio documental con el expediente electrónico que le corresponde. La herramienta de gestión de expedientes deberá incorporar las utilidades necesarias para acceder y examinar el repositorio y referenciar en el expediente electrónico correspondiente el documento y su posterior incorporación al Archivo electrónico.
4.2.4. Requisitos complementarios.
Además de las instrucciones técnicas detalladas en el apartado anterior, a la hora de abordar un proceso de digitalización de documentos en soporte papel, los órganos u organismos deberán disponer de:
* Una estrategia de migración y preservación definida, documentada e implementada para los documentos electrónicos, incluidos los documentos digitalizados.
* Las herramientas necesarias para cumplir con las especificaciones técnicas que se detallan con respecto al proceso de digitalización de documentos.
* Un sistema de gestión documental adecuado, o en su defecto hacer uso del repositorio de documentos de la Plataforma de Interoperabilidad del Gobierno de Canarias (PLATINO), que asegure la vinculación del documento digitalizado con el procedimiento administrativo correspondiente.
* Un Plan de gestión de calidad que se debe seguir durante todo el proceso de digitalización, firma y almacenamiento. Un plan de gestión de calidad es el conjunto de operaciones de mantenimiento preventivo y comprobaciones rutinarias que permiten garantizar mediante su cumplimiento que, en todo momento, el estado de la aplicación de digitalización y los dispositivos asociados producen imágenes fieles al documento en soporte papel.
Además deberán garantizar que el documento digitalizado es una copia exacta y completa del original que reemplaza, asegurar que la calidad es la apropiada y garantizar que los procedimientos y certificaciones de digitalización están definidos, implantados y monitorizados.
También se deberá tener en consideración, que los sistemas de gestión de los soportes de sustitución de los documentos originales en formato papel, deben cumplir la legislación de protección de datos de carácter personal, evaluando los riesgos específicos de los soportes electrónicos de sustitución y aplicar las medidas de seguridad exigibles.
5. PROCEDIMIENTO PARA LA DESTRUCCIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN SOPORTE PAPEL.
El proceso de eliminación y/o destrucción de los documentos originales en soporte papel que se han digitalizado o sustituido por el soporte electrónico, deberá seguir los términos y condiciones que se detallan en el artículo 42 del Decreto 19/2011, que establece lo siguiente:
““1. Los documentos emitidos originariamente en soporte papel de los que se hayan efectuado copias electrónicas de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 30 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, podrán ser destruidos en los términos que prevea en cada momento la normativa que regule el sistema de gestión documental y organización de los archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias.
2. Las resoluciones que aprueben la eliminación de los documentos requerirán informe favorable de la Comisión General de Valoración Documental prevista en el Decreto 160/2006, de 8 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento del Sistema de gestión documental y organización de los archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias.
3. No se podrán destruir documentos con valor histórico, artístico o de otro carácter relevante que aconseje su conservación y protección, o en el que figuren firmas u otras expresiones manuscritas o mecánicas que confieran al documento un valor especial.
4. En los procesos de eliminación se deberá incorporar un análisis de los riesgos de la destrucción de los documentos, con mención expresa de las garantías de conservación de las copias electrónicas y del cumplimiento de las condiciones de seguridad que, en relación con la conservación y archivo de los documentos electrónicos, establezca el Esquema Nacional de Seguridad”“.
Así mismo, los documentos originales y las copias auténticas en papel aportadas por el ciudadano en las oficinas de registro, una vez digitalizadas por el procedimiento establecido, podrán ser destruidas o devueltas al ciudadano en el caso de compulsa inmediata.
Los documentos originales y las copias auténticas en papel o cualquier otro soporte no electrónico admitido por la ley como prueba, de los que se hayan generado copias electrónicas auténticas, podrán destruirse en los términos y condiciones que se determinan en el artículo 42.2 y deberán cumplir los siguientes requisitos:
* La destrucción requerirá una resolución adoptada por el órgano responsable del procedimiento o, en su caso, por el órgano responsable de la custodia de los documentos, previo el oportuno expediente de eliminación, en el que se determinen la naturaleza específica de los documentos susceptibles de destrucción, los expedientes administrativos afectados, las condiciones y garantías del proceso de destrucción, y la especificación de las personas u órganos responsables del proceso.
* Así mismo deberá ser cumplimentado el Formulario de identificación y valoración de series documentales, en el supuesto de que los expedientes y documentos a eliminar no se correspondan a series documentales ya valoradas por la Comisión General de Valoración Documental y por tanto la Tabla de Valoración Documental correspondiente no haya sido publicada en el Boletín Oficial de Canarias.
6. DEFINICIONES Y ACRÓNIMOS.
6.1. Definiciones.
Accesibilidad: posibilidad de consulta de documentos de archivo, determinada por la normativa vigente, su control archivístico y su estado de conservación.
Autenticación: acreditación por medios electrónicos de la identidad de una persona o ente, del contenido de la voluntad expresada en sus operaciones, transacciones y documentos, y de la integridad y autoría de estos últimos.
Autenticidad: referido a un documento, propiedad que puede atribuírsele como consecuencia de que puede probarse que es lo que afirma ser, que ha sido creado o enviado por la persona de la cual se afirma que lo ha creado o enviado, y que ha sido creado o enviado en el momento en que se afirma, sin que haya sufrido ningún tipo de modificación.
Ciclo de vida de un documento electrónico: conjunto de las etapas o períodos por los que atraviesa la vida del documento, desde su identificación en un sistema de gestión de documentos, hasta su selección para conservación permanente, de acuerdo con la legislación sobre Archivos de aplicación en cada caso, o para su destrucción reglamentaria.
Captura: proceso de gestión de documentos que señala la incorporación de un documento a un sistema de gestión de documentos. En el momento de captura se crea la relación entre el documento, su productor y el contexto en que se originó, que se mantiene a lo largo de su ciclo de vida.
Conservación: conjunto de procesos y operaciones dedicados a asegurar la permanencia intelectual y técnica de los documentos a lo largo del tiempo.
Conversión: proceso de transformación de un documento u otro objeto digital de un formato, o versión de formato, a otro.
Copia: duplicado de un objeto, resultante de un proceso de reproducción.
Copia auténtica: documento expedido por un órgano con competencias atribuidas para ello, y con un valor probatorio pleno sobre los hechos o actos que documente, equivalente al documento original.
Creación: referido a un documento, momento en que se genera. No debe confundirse la creación con la captura de un documento (véase captura).
Digitalización: conversión de documentos a formato digital mediante un procedimiento de captura, tratamiento y almacenamiento, con la finalidad de preservar, conservar y difundir la información en ellos contenida.
Documento electrónico: información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.
Eliminación: acto físico de destrucción de documentos.
Expediente Electrónico: conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan.
Estándar: especificación técnica aprobada por un organismo de normalización reconocido para una aplicación repetida o continuada cuyo cumplimiento no sea obligatorio y que esté incluida en una de las categorías siguientes:
I. Norma internacional: norma adoptada por una organización internacional de normalización y puesta a disposición del público.
II. Norma europea: norma adoptada por un organismo europeo de normalización y puesta a disposición del público.
III. Norma nacional: norma adoptada por un organismo nacional de normalización y puesta a disposición del público.
Fiabilidad: referido a un documento, propiedad o característica que indica que su contenido puede ser considerado una representación completa y precisa de las actuaciones, las actividades o los hechos de los que da testimonio y al que se puede recurrir en el curso de posteriores actuaciones o actividades.
Fichero de consulta: fichero obtenido a partir de un maestro, con la finalidad de facilitar su acceso a los usuarios finales, generalmente en entorno web.
Fichero maestro: fichero resultante del proceso de digitalización, cuya finalidad es la obtención de copias fieles de los documentos originales para su conservación a largo plazo.
Gestión de documentos: conjunto de operaciones dirigidas al control eficaz y sistemático de la creación, recepción, uso, valoración y conservación de los documentos, incluidos los procesos para incorporar y mantener pruebas de las actuaciones o actividades de dicha organización, en forma de documentos y sistemas de información.
Identificación de los documentos: en el contexto de este Protocolo la identificación consiste en establecer la relación entre los documentos y la tipología y serie documentales del Archivo electrónico.
Identidad: conjunto de características de un documento que lo identifican de manera única y lo distinguen de cualquier otro documento. Junto con la integridad, un componente de la autenticidad.
Imagen electrónica: resultado de aplicar un proceso de digitalización a un documento.
Integridad: referido a un documento, propiedad o característica que indica su carácter de completo, sin alteración de ningún aspecto esencial. La integridad es un componente de la autenticidad junto a la identidad.
Interoperabilidad: capacidad de los sistemas de información, y por ende de los procedimientos a los que estos dan soporte, de compartir datos y posibilitar el intercambio de información y conocimiento entre ellos.
Interoperabilidad en el tiempo: dimensión de la interoperabilidad relativa a la interacción entre elementos que corresponden a diversas oleadas tecnológicas; se manifiesta especialmente en la conservación de la información en soporte electrónico.
Interoperabilidad organizativa: dimensión de la interoperabilidad relativa a la capacidad de las entidades y de los procesos a través de los cuales llevan a cabo sus actividades para colaborar con el objeto de alcanzar logros mutuamente acordados relativos a los servicios que prestan.
Metadato: dato que define y describe otros datos. Existen diferentes tipos de metadatos según su aplicación.
Metadato de gestión de documentos: información estructurada o semiestructurada que hace posible la creación, gestión y uso de documentos a lo largo del tiempo en el contexto de su creación. Los metadatos de gestión de documentos sirven para identificar, autenticar y contextualizar documentos, y del mismo modo a las personas, los procesos y los sistemas que los crean, gestionan, mantienen y utilizan.
Nivel de resolución: resolución espacial de la imagen obtenida como resultado de un proceso de digitalización.
Organización: cualquier órgano de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias u organismo público vinculado o dependiente de aquella.
Original: referido a un documento, que posee la cualidad de genuino, que se remonta directamente a su autor y que no ha sido copiado ni imitado de otro y, por tanto, es eficaz (produce efectos).
Platino: Plataforma de Interoperabilidad del Gobierno de Canarias.
Política de gestión de documentos electrónicos: orientaciones o directrices que definen una organización para la creación y gestión de documentos auténticos, fiables y disponibles a lo largo del tiempo, de acuerdo con las funciones y actividades que le son propias. La política se aprueba al más alto nivel dentro de la organización, y asigna responsabilidades en cuanto a la coordinación, aplicación, supervisión y gestión del programa de tratamiento de los documentos a través de su ciclo de vida.
Política de seguridad: conjunto de directrices plasmadas en documento escrito, que rigen la forma en que una organización gestiona y protege la información y los servicios que considera críticos.
Principios básicos de seguridad: fundamentos que deben regir toda acción orientada a asegurar la información y los servicios.
Reconocimiento óptico de caracteres: tecnología mediante la que un ordenador interpreta una imagen digital para extraer caracteres que puedan ser tratados como texto.
Repositorio: unidad de almacenamiento y conservación digital de los documentos y sus metadatos, accesible a través de la red informática corporativa.
Serie Documental: conjunto de unidades archivísticas producidas en el desarrollo de una función o actividad administrativa regulada por una misma norma de procedimiento. Se consideran series documentales comunes las que son comunes a todos los Departamentos de la Administración Autonómica; y series documentales específicas las propias de cada Departamento.
Sistema de gestión de documentos: marco definido por la política de gestión de documentos de una organización donde se integran los recursos y se implantan las prácticas de gestión de documentos (establecidas en forma de programa de tratamiento) en una organización. Integran el sistema, además de la política, los recursos, el programa de tratamiento y los documentos incorporados a dicho sistema.
Soporte: objeto sobre el cual o en el cual es posible grabar y recuperar datos.
Tablas de valoración documental: documentos que determinan, de cada serie documental, su código, denominación, órgano productor, función administrativa que ha dado lugar a su existencia y plazos previstos para su transferencia, conservación y eliminación.
Transferencia documental: conjunto de operaciones por las que los documentos, así como las responsabilidades derivadas de su custodia, pasan de una fase de archivo a otra en función de las normas y plazos establecidos.
Unidad documental compuesta: unidad organizativa de documentos reunidos bien por el producto para su uso corriente, bien durante el proceso de organización archivística porque se refieren el mismo tema, actividad o asunto. El expediente es generalmente la unidad básica de la serie.
Unidad documental simple: unidad archivística más pequeña, intelectualmente indivisible, por ejemplo: una carta, una memoria, un informe, una fotografía, una grabación, etc.
Trazabilidad: propiedad o característica consistente en que las actuaciones de una entidad pueden ser imputadas exclusivamente a dicha entidad. En el ámbito de la gestión de documentos, proceso que facilita el seguimiento de la creación, incorporación, movimiento, uso y eventual modificación de los documentos dentro de un sistema de gestión de documentos.
6.2. Acrónimos.
APCAC: Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias.
PDD: Protocolo de Digitalización de Documentos.
ENI: Esquema Nacional de Interoperabilidad.
ENS: Esquema Nacional de Seguridad.
