ORDEN DE 19 DE OCTUBRE DE 2012, DE LA CONSEJERA DE INTERIOR, JUSTICIA Y ADMINISTRACIÓN PÚBLICA, POR LA QUE SE CREAN EL SERVICIO COMÚN PROCESAL GENERAL DE LA OFICINA JUDICIAL DE VITORIA-GASTEIZ Y DE LA AUDIENCIA PROVINCIAL DE ÁLAVA, Y EL SERVICIO COMÚN PROCESAL DE EJECUCIÓN DE LA OFICINA JUDICIAL DE VITORIA-GASTEIZ.
Con la finalidad de responder a la demanda social de contar con una Administración de Justicia que actúe con mayor agilidad, calidad y eficacia, la Ley Orgánica 19/2003, de 23 de diciembre, de modificación de la Ley Orgánica 6/1985, de 1 de julio 
, del Poder Judicial dispuso una nueva reestructuración organizativa de lo que se ha dado a conocer como nueva oficina judicial, una remodelación de carácter instrumental que sirve de soporte y apoyo a la actividad jurisdiccional de jueces y tribunales y que descansa sobre dos tipos de unidades: las Unidades Procesales de Apoyo Directo a los órganos judiciales (UPAD), que asisten directamente a jueces y magistrados en el ejercicio de las funciones que les son propias y forman parte del órgano judicial; y los servicios comunes procesales, que no se integran en un órgano judicial concreto y asumen labores centralizadas de gestión y apoyo en actuaciones derivadas de la aplicación de las leyes procesales.
La Ley Orgánica del Poder Judicial reconoce igualmente en sus artículos 436 y 438 la competencia de la Administración General de la Comunidad Autónoma del País Vasco (CAPV) para determinar la dimensión y la organización de la oficina judicial, así como para diseñar, crear y organizar los servicios comunes procesales de los Partidos judiciales de Euskadi. En el ejercicio de dichas competencias, el Gobierno Vasco en reunión de Consejo de Gobierno de 29 de julio de 2008 aprobó, con el informe previo favorable del Consejo General del Poder Judicial, el Plan Organizativo de las Oficinas Judiciales y Fiscales de la Administración de Justicia en Euskadi (2008-2010). Asimismo, el Gobierno Vasco, en el marco del diálogo social y con el objeto de establecer las condiciones en que se desarrolle el proceso de implantación de la Nueva Oficina Judicial, aprobó el Decreto 223/2010, de 31 de agosto, por el que se aprueba el IV Acuerdo regulador de la equiparación del personal funcionario al servicio de la Administración de Justicia en la Comunidad Autónoma de Euskadi con el personal funcionario de la Administración General Vasca y de implantación de la Oficina Judicial y Fiscal entre el Departamento de Justicia y Administración Pública y las organizaciones sindicales CC.OO., ELA, CSI/CSIF, LAB y UGT.
Una vez desplegadas las oficinas de los partidos judiciales menores de Amurrio, Azpeitia, Balmaseda, Bergara, Durango, Eibar, Gernika, Getxo, Tolosa e Irun, procede ahora implantar la oficina judicial de Vitoria-Gasteiz y de la Audiencia Provincial de Álava.
Para la oficina judicial de Vitoria-Gasteiz, el Plan Organizativo de las Oficinas Judiciales y Fiscales de la Administración de Justicia en Euskadi preveía tres tipos de servicios comunes procesales, a saber, el Servicio Común Procesal de Ordenación del Procedimiento, el Servicio Común Procesal de Ejecución y el Servicio Común Procesal General. En el caso de la Audiencia Provincial de Álava, se contemplaba, específicamente, un único Servicio Común Procesal mixto de Ordenación del Procedimiento y de Ejecución, además de ser atendido por el Servicio Común Procesal General de Vitoria-Gasteiz. Sin embargo, a la vista de la previsible creación de los Tribunales de Instancia y de su impacto en la dimensión y composición de las UPAD y, por ende, en el Servicio Común Procesal de Ordenación del Procedimiento, se ha considerado oportuno posponer la creación del Servicio Común Procesal de Ordenación en el partido judicial de Vitoria-Gasteiz.
De acuerdo con el artículo 438 de la Ley Orgánica del Poder Judicial, los Servicios Comunes Procesales estarán dirigidos por una o un secretario judicial, de quien dependerá funcionalmente el resto de los secretarios o secretarias judiciales y el personal destinado en los puestos de trabajo en que se ordene el servicio de que se trate.
Igualmente, el personal al servicio de la Administración de Justicia destinado en el Servicio Común Procesal General y de Ejecución depende orgánicamente del Director o Directora de la Administración General de la CAPV responsable de las competencias transferidas en materia de personal al servicio de la Administración de Justicia.
El Real Decreto 1608/2005, de 30 de diciembre , por el que se aprueba el Reglamento Orgánico del Cuerpo de Secretarios Judiciales en su artículo 8 establece que compete al secretariado judicial la organización, gestión, inspección y dirección del personal y que, para el ejercicio de estas funciones, deberán atenerse en los aspectos técnico-procesales a los protocolos de actuación en el procedimiento que serán aprobados por la o el Secretario de Gobierno a propuesta del o de la Secretaria Coordinadora Provincial. Los protocolos de actuación técnico-procesales establecen criterios generales de actuación que aseguren una actuación homogénea de todos los servicios comunes procesales de la misma clase, aplicando los criterios generales de homogeneización que apruebe el Consejo General del Poder Judicial. En todo caso, los protocolos de actuación en el procedimiento se adaptarán al diseño y organización de los servicios comunes procesales establecidos por el Gobierno Vasco, así como a las funciones asignadas a cada uno de los puestos de trabajo en el marco de la Relaciones de Puestos de Trabajo.
En cuanto a las UPAD se refiere, cabe señalar que la Ley Orgánica del Poder Judicial prevé en su artículo 437 que existirán tantas unidades procesales de apoyo directo como Juzgados, o en su caso, Salas o Secciones de Tribunales estén creados y su organización también se desarrollará en el marco de los protocolos de actuación en el procedimiento, tal y como se recoge en el artículo 8 del Reglamento Orgánico del Cuerpo de Secretarios Judiciales.
Con el fin de promover el uso del euskera en las actividades del Servicio Común Procesal, se impulsarán iniciativas que faciliten la provisión de los servicios comunes en las dos lenguas cooficiales en el marco del artículo 435 de la Ley Orgánica 6/1985, de 1 de julio, del Poder Judicial y del Decreto 174/2010, de 29 de junio , de Normalización Lingüística de la Administración de Justicia en la Comunidad Autónoma de Euskadi.
De acuerdo con el artículo 435 de la Ley Orgánica del Poder Judicial, la oficina judicial funcionará con criterios de agilidad, eficacia, eficiencia, racionalización del trabajo, responsabilidad por la gestión, coordinación y cooperación entre Administraciones, de manera que la ciudadanía obtenga un servicio próximo y de calidad. En consecuencia, se considera fundamental que la organización de los Servicios Comunes Procesales General y de Ejecución observen los criterios arriba mencionados, en el marco de un sistema estructurado de gestión de calidad, para facilitar la consecución de una reforma organizativa del calado de la implantación de la Oficina Judicial y el cumplimiento de los compromisos derivados de la Carta de Derechos de la Ciudadanía ante la Justicia. Por lo tanto, en el ámbito de la organización de los Servicios Comunes Procesales General y de Ejecución, se prestará una especial atención a la aplicación del sistema de gestión de calidad que diseñará y coordinará la Dirección del Gobierno Vasco competente en materia de oficina judicial, en estrecha colaboración con los demás agentes implicados en la implantación de la nueva oficina judicial, especialmente el secretariado judicial y el personal al servicio de la Administración de Justicia.
Asimismo, de cara a facilitar la consecución de los criterios de actuación del referido artículo 435 y en virtud del Acuerdo de 15 de septiembre de 2005, del Pleno del Consejo General del Poder Judicial, por el que se aprueba el Reglamento 1/2005, de los aspectos accesorios de las actuaciones judiciales, y de su artículo 106 que contempla la posibilidad de constituir comisiones de seguimiento para garantizar la adecuada coordinación de los servicios comunes, se considera oportuno establecer una Comisión de Coordinación y Mejora compuesta por la o el Presidente de la Audiencia Provincial de Álava, la o el Juez Decano del partido judicial de Vitoria-Gasteiz, el o la Secretaria Coordinadora Provincial, las o los Secretarios Directores del Servicio Común Procesal General y del Servicio Común Procesal de Ejecución, una o un secretario judicial en representación de las UPAD por cada una de las jurisdicciones, una representación del personal al servicio de la Administración de Justicia y una representación de la Viceconsejería del Gobierno Vasco competente en materia de Justicia.
Dado que la relación de puestos de trabajo del personal al servicio de la Administración de Justicia con relación al personal asignado a la oficina judicial de Vitoria-Gasteiz y de la Audiencia Provincial de Álava se refiere a los puestos de trabajo tanto de los servicios comunes procesales, como de las UPAD, se ha considerado oportuno aprobar separadamente la relación de puestos de trabajo y hacerlo a través de un Decreto, utilizando el mismo instrumento jurídico que para la aprobación de la relación de puestos de trabajo de la Administración General de la Comunidad Autónoma de Euskadi.
Por último, el Plan Organizativo de las Oficinas Judiciales y Fiscales de la Administración de Justicia en Euskadi prevé que por Resolución se determine la organización detallada en cada oficina judicial y las normas básicas de funcionamiento de los servicios comunes.
En su virtud, de conformidad con el Decreto 472/2009, de 28 de agosto, por el que se establece la estructura orgánica y funcional del Departamento de Justicia y Administración Pública, así como con el Plan Organizativo de las Oficinas Judiciales y Fiscales de la Administración de Justicia en Euskadi, previo informe del Consejo General del Poder Judicial, e informada igualmente la Sala de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia del País Vasco, la Fiscalía Superior de la Comunidad Autónoma del País Vasco, la Secretaría de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia del País Vasco y las Organizaciones Sindicales más representativas,
DISPONGO:
Artículo 1.- Objeto.
Se crean el Servicio Común Procesal General de la oficina judicial de Vitoria-Gasteiz y de la Audiencia Provincial de Álava, y el Servicio Común Procesal de Ejecución de la oficina judicial de Vitoria-Gasteiz que, sin estar integrados en un órgano judicial concreto, asumen labores centralizadas de gestión y apoyo en actuaciones derivadas de la aplicación de las leyes procesales, con el objeto de facilitar un servicio más ágil y eficaz tanto a órganos judiciales, a profesionales como a la ciudadanía usuaria de la Administración de Justicia.
Artículo 2.- El Servicio Común Procesal General de la oficina judicial de Vitoria-Gasteiz y de la Audiencia Provincial de Álava.
1.- El Servicio Común Procesal General de la oficina judicial de Vitoria-Gasteiz y de la Audiencia Provincial de Álava prestará servicio a:
a) Las UPAD de la oficina judicial de Vitoria-Gasteiz y de la Audiencia Provincial de Álava.
b) El Servicio Común Procesal de Ejecución.
c) Asistirá parcialmente prestando determinados servicios a la oficina fiscal de Álava y a la Subdirección de Álava del Instituto Vasco de Medicina Legal, en sus correspondientes sedes en Vitoria-Gasteiz.
2.- El Servicio Común Procesal General se estructura en tres Secciones:
a) la Sección de Actos de Comunicación y Ejecución.
b) La Sección de Registro y Reparto.
c) La Sección de Otros Servicios.
3.- Las Secciones se pueden, a su vez, organizar en equipos y éstos en grupos de trabajo.
4.- El Servicio Común Procesal General prestará los servicios relacionados con las siguientes áreas de actuación:
a) Actos de comunicación y de ejecución.
b) Registro y reparto.
c) Archivo territorial de expedientes judiciales, depósitos de efectos y piezas de convicción.
d) Información y atención a la ciudadanía y a profesionales.
e) Correo y paquetería.
f) Reprografía.
g) Asistencia a Sala.
h) Asistencia a la o al Juez Decano.
i) Gestión de videoconferencias pasivas.
j) Constitución de apoderamientos apud-acta.
k) Elaboración de las listas de candidatos a Jurado.
Artículo 3.- El Servicio Común Procesal de Ejecución de la oficina judicial de Vitoria-Gasteiz.
1.- El Servicio Común Procesal de Ejecución prestará servicio a las UPAD de la oficina judicial de Vitoria-Gasteiz.
2.- El Servicio Común Procesal de Ejecución prestará los servicios relacionados con la ejecución de las sentencias, autos y decretos definitivos y firmes dictados por las UPAD de Primera Instancia, Familia, Mercantil, Social, Contencioso-Administrativo, Instrucción, Penal y de Violencia contra la Mujer.
3.- El Servicio Común Procesal de Ejecución se estructura en dos secciones: la Sección Civil-Social-Contencioso Administrativo y la Sección Penal.
4.- Las Secciones se pueden, a su vez, organizar en equipos y éstos, en grupos de trabajo.
Artículo 4.- Organización.
1.- Tanto el Servicio Común Procesal General como el Servicio Común Procesal de Ejecución estarán, cada uno de ellos, dirigido por un secretario o una secretaria judicial.
2.- La organización del Servicio Común Procesal General y del Servicio Común Procesal de Ejecución deberán respetar y cumplir lo establecido en los protocolos de actuación que para cada área de actividad apruebe la Secretaria o el Secretario de Gobierno a propuesta de los Secretarios o Secretarias Coordinadoras, aplicando los criterios generales de homogeneización que apruebe el Consejo General del Poder Judicial. En todo caso, los protocolos de actuación se adaptarán al diseño y organización de los servicios comunes procesales establecidos por la Administración General de la Comunidad Autónoma de Euskadi, así como a las funciones asignadas a cada uno de los puestos de trabajo en el marco de la relación de puestos de trabajo.
Artículo 5.- Dependencia funcional y orgánica del personal.
El personal al servicio de la Administración de Justicia destinado en el Servicio Común Procesal General y en el Servicio Común Procesal de Ejecución depende funcionalmente del Secretario o Secretaria Judicial Directora del servicio común correspondiente y orgánicamente del Director o Directora del Gobierno Vasco responsable de las competencias transferidas en materia de personal al servicio de la Administración de Justicia.
Artículo 6.- Promoción del uso del euskera.
1.- Se promoverá el uso del euskera en las actividades de los servicios comunes procesales a través de iniciativas que faciliten la provisión de los servicios comunes en las dos lenguas cooficiales.
2.- Las y los ciudadanos y usuarios que se dirijan a los servicios comunes procesales podrán hacerlo, oralmente o por escrito, tanto en euskera como en castellano. Los documentos presentados en cualquiera de estos idiomas oficiales tendrán plena validez y eficacia.
Artículo 7.- Sistema de Gestión de Calidad.
1.- La organización del Servicio Común Procesal General y del Servicio Común Procesal de Ejecución estará sujeta a un sistema de gestión de calidad diseñado y coordinado por la Dirección del Gobierno Vasco competente en materia de Oficina Judicial, en estrecha colaboración con los demás agentes implicados en la implantación de la Nueva Oficina Judicial, especialmente el secretariado judicial y el personal al servicio de la Administración de Justicia.
2.- El sistema de gestión de calidad promoverá la planificación, la medición del cumplimiento de objetivos, el análisis de las disfunciones y la adopción de medidas correctoras en beneficio de una mejora continua de los dos servicios comunes procesales.
Artículo 8.- Comisión de Coordinación y Mejora.
1.- Se establece una Comisión de Coordinación y Mejora compuesta por el o la Presidente de la Audiencia Provincial, la o el Juez Decano del partido judicial, el o la Secretaria Coordinadora Provincial, las o los Secretarios Directores del Servicio Común Procesal General y del Servicio Común Procesal de Ejecución, una o un secretario judicial en representación de las UPAD por cada una de las jurisdicciones, una representación del personal al servicio de la Administración de Justicia y una representación de la Viceconsejería de la Administración General de Euskadi competente en materia de Justicia.
2.- La Comisión de Coordinación y Mejora se constituye como un instrumento de colaboración cuya finalidad consiste en promover la actuación coordinada entre las partes principalmente implicadas en la oficina judicial, con el objeto de favorecer la mejora continua de los servicios comunes procesales.
3.- La participación en las reuniones de la Comisión de Coordinación y Mejora no genera compensación económica.
DISPOSICIÓN FINAL
Primera.- La organización detallada y las normas de funcionamiento del Servicio Común Procesal General de la oficina judicial de Vitoria-Gasteiz y de la Audiencia Provincial de Álava y del Servicio Común Procesal de Ejecución de la oficina judicial de Vitoria-Gasteiz se determinarán por Resolución de la Directora o el Director de la Administración General de la Comunidad Autónoma de Euskadi competente en materia de Oficina Judicial y fiscal.
Segunda.- La fecha concreta de entrada en funcionamiento del Servicio Común Procesal General y del Servicio Común Procesal de Ejecución será fijada por Resolución de la Directora o Director del Gobierno Vasco competente en materia de Oficina Judicial y fiscal, una vez finalizado el proceso de acoplamiento del personal de la oficina judicial de Vitoria-Gasteiz y de la Audiencia Provincial de Álava.
Tercera.- La presente Orden entrará en vigor a partir del día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial del País Vasco.
