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Tramitación de solicitudes de publicación de documentos en el “Boletín Oficial de Castilla y León”

30/11/2009
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Orden PRE/2197/2009, de 25 de noviembre, por la que se regula la remisión y tramitación de solicitudes de publicación de documentos en el “Boletín Oficial de Castilla y León” (BOCYL de 27 de noviembre de 2009). Texto completo.

ORDEN PRE/2197/2009, DE 25 DE NOVIEMBRE, POR LA QUE SE REGULA LA REMISIÓN Y TRAMITACIÓN DE SOLICITUDES DE PUBLICACIÓN DE DOCUMENTOS EN EL “BOLETÍN OFICIAL DE CASTILLA Y LEÓN”.

El Decreto 61/2009 Vínculo a legislación, de 24 de septiembre, por el que se regula el “Boletín Oficial de Castilla y León”, establece en su artículo 10 que las solicitudes de publicación de documentos se remitirán y tramitarán en la forma en que se determine mediante orden del titular de la Consejería que tenga atribuida la competencia de la edición del “Boletín Oficial de Castilla y León”.

Esta orden, por tanto, da cumplimiento a lo previsto en el citado Decreto y regula el procedimiento de remisión y tramitación de solicitudes de publicación de documentos en el “Boletín Oficial de Castilla y León”, adaptado a la nueva regulación del Boletín que prevé su edición electrónica con plena validez jurídica.

El procedimiento que regula la presente disposición incorpora los medios tecnológicos avanzados de remisión y gestión de documentos existentes en la actualidad y se adapta a la evolución del Boletín en los últimos años, durante los cuales el número de documentos publicados y de solicitantes de publicaciones ha experimentado un continuo crecimiento.

De esta manera, y para contribuir a mejorar y simplificar la gestión de la edición del Boletín, se ha clarificado el procedimiento estableciendo los requisitos que deben reunir las solicitudes de publicación y los medios a través de los cuales deben remitirse.

Además, esta orden contribuye a que los contenidos del “Boletín Oficial de Castilla y León” sean más accesibles para las personas con algún tipo de discapacidad, en virtud de lo dispuesto en la normativa vigente en materia de accesibilidad. Para ello, se establece el formato y las características que deben reunir los documentos que se remitan para su publicación.

Por último, con la finalidad de seguir garantizando la calidad de la edición del Boletín, se ha concretado la tramitación de las publicaciones urgentes, estableciendo su carácter excepcional y la necesidad de su justificación.

En su virtud, de conformidad con lo previsto en el artículo 26 Vínculo a legislación de la Ley 3/2001, de 3 de julio, del Gobierno y de la Administración de la Comunidad de Castilla y León,

DISPONGO:

Artículo 1.- Objeto.

El objeto de esta orden es regular la remisión y tramitación de las solicitudes de publicación de documentos en el “Boletín Oficial de Castilla y León”.

Artículo 2.- Dirección web.

El “Boletín Oficial de Castilla y León” se publicará en su página web oficial cuya dirección es http://bocyl.jcyl.es.

Artículo 3.- Solicitud de publicación.

1.- La solicitud de publicación de cualquier documento en el “Boletín Oficial de Castilla y León” deberá efectuarse por quien esté facultado para ello de conformidad con lo previsto en el artículo 9 Vínculo a legislación del Decreto 61/2009, de 24 de septiembre, por el que se regula el “Boletín Oficial de Castilla y León”.

2.- La solicitud de publicación deberá efectuarse utilizando el formulario previsto con este fin, el cual estará disponible en la página web oficial del Boletín y que habrá de cumplimentarse conforme a lo previsto en el Anexo I.

3.- La solicitud de publicación se remitirá al titular del centro directivo competente en la edición del “Boletín Oficial de Castilla y León” por correo ordinario. Asimismo, podrá remitirse telemáticamente en la media que lo permita la implantación de estos medios.

Artículo 4.- Formato y remisión de los documentos.

1.- Los documentos a publicar en el Boletín deberán contener en el encabezamiento su título completo que comprenderá el tipo de documento, su fecha, la descripción de su contenido y, en su caso, el órgano del que emana y el número de expediente que corresponda. Además, en el documento deberá constar el lugar y la fecha de firma, y la identificación del firmante y, en su caso, el cargo que ostenta.

2.- Los documentos a publicar se remitirán en formato electrónico y, excepto los previstos en la Disposición Adicional del Decreto 61/2009 Vínculo a legislación, de 24 de septiembre, conforme a los requisitos establecidos en el Anexo II. El solicitante de la publicación, con su firma de la solicitud, garantiza la exactitud del documento remitido en formato electrónico con el original.

3.- Los órganos de la Administración de la Comunidad de Castilla y León remitirán los documentos a través de la aplicación informática existente para este fin. Esta aplicación informática generará la correspondiente solicitud de publicación que deberá cumplimentarse, imprimirse y remitirse, conforme a lo establecido en el artículo anterior.

4.- El resto de solicitantes remitirá el documento a publicar a través de alguno de los siguientes medios:

a) Por correo ordinario, junto con la solicitud de publicación, en alguno de los soportes de almacenamiento previstos en el Anexo II.

b) Por correo electrónico a la dirección [email protected], enviando un correo por cada documento a publicar ajustado a los requisitos previstos en el Anexo II.

5.- Excepcionalmente, el solicitante que no disponga de medios materiales para remitir el documento a publicar en formato electrónico podrá enviarlo en papel. El solicitante de la publicación, con su firma de la solicitud, garantiza que el documento que se envía es copia exacta del original.

En estos casos, el documento en papel se enviará, impreso por una sola cara y con las hojas numeradas correlativamente, junto con la solicitud. Además, deberá indicarse la carencia de medios en la forma prevista en el Anexo I.

Artículo 5.- Subsanación y aclaración.

1.- En los casos en los que la solicitud o el documento a publicar no se ajuste a lo establecido en esta orden y en el resto de la normativa aplicable, el órgano competente en la edición del “Boletín Oficial de Castilla y León” procederá a su devolución al remitente para que proceda a su subsanación en el plazo de diez días. Transcurrido dicho plazo sin que se haya subsanado se entenderá que desiste de su solicitud.

2.- El órgano competente en la edición del “Boletín Oficial de Castilla y León” podrá requerir al solicitante de la publicación para que aclare las dudas que pueda suscitar la obligatoriedad de la publicación del documento remitido.

Artículo 6.- Carácter reservado.

Los documentos recibidos por el órgano competente en la edición del “Boletín Oficial de Castilla y León” y que estén pendientes de su publicación tendrán el carácter de reservados y no se facilitará ninguna información sobre ellos salvo al solicitante de su publicación.

Artículo 7.- Publicación de los documentos.

1.- La publicación de los documentos se efectuará por orden cronológico de recepción de solicitudes en el plazo máximo de cinco días desde que la solicitud de publicación y el documento a publicar se hayan recibido ajustados a los requisitos exigidos en la normativa de aplicación y, en su caso, desde que se haya abonado la tasa correspondiente.

El plazo previsto en el párrafo anterior podrá ampliarse en los supuestos en los que se haya solicitado una fecha posterior de publicación y en los que atendiendo al volumen y características del documento sea necesario para garantizar la calidad de su publicación.

2.- Las solicitudes de publicación de documentos que consistan en correcciones de errores o cuya publicación sea urgente o esté sometida a plazo legal tendrán preferencia para su tramitación y publicación.

3.- Las publicaciones urgentes serán excepcionales y para que se consideren como tales será necesario que, además de indicarse en la solicitud, esté motivada dicha circunstancia conforme a lo previsto en Anexo I.

En todo caso, las solicitudes urgentes de publicación recibidas después de las once horas no se incluirán en el Boletín del día siguiente.

DISPOSICIÓN ADICIONAL

A los efectos de lo previsto en el artículo 10 Vínculo a legislación de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, la dirección web oficial del “Boletín Oficial de Castilla y León” http://bocyl.jcyl.es tiene la consideración de sede electrónica.

DISPOSICIÓN TRANSITORIA

Aquellos órganos de la Administración de la Comunidad de Castilla y León que no dispongan de la aplicación informática indicada en el artículo 4.3 remitirán los documentos a publicar conforme a lo previsto en el artículo 4.4 hasta que dispongan de dicha aplicación.

DISPOSICIONES FINALES

Primera.- Habilitación de desarrollo.

Se faculta al titular del centro directivo competente en la edición del “Boletín Oficial de Castilla y León” para dictar las resoluciones necesarias para el desarrollo y ejecución de esta orden, así como para modificar sus Anexos.

Segunda.- Entrada en vigor.

La presente Orden entrará en vigor el 1 de enero de 2010.

ANEXO I

CUMPLIMENTACIÓN Y REQUISITOS DE LA SOLICITUD DE PUBLICACIÓN

1.- Formulario de solicitud.

El formulario de solicitud deberá cumplimentarse en su totalidad indicando en él los siguientes datos:

a) Órgano, institución, entidad o persona solicitante y teléfono de contacto.

b) Título completo del documento que se pretende publicar.

c) Precepto normativo que determine la obligatoriedad de la publicación del documento remitido, salvo que se trate de disposiciones administrativas de carácter general de la Administración de la Comunidad de Castilla y León o que consista en una corrección de errores.

d) Indicación del medio a través del cual se remite el documento a publicar y, en su caso, de la carencia de medios para remitirlo en formato electrónico.

e) En caso de que el documento a publicar se remita por correo electrónico o en alguno de los soportes de almacenamiento permitidos, se detallarán los archivos que se remiten indicando su número de orden, denominación y formato.

f) Indicación, en su caso, de los datos del sujeto obligado al pago de la tasa, del carácter urgente de la publicación, o de la fecha de publicación.

g) Fecha y firma y, en su caso, sello del solicitante.

2.- Solicitud urgente.

En las solicitudes de publicaciones urgentes será necesario, además de indicarlo en el formulario, que se adjunte un escrito firmado por el solicitante en el que se motive dicha urgencia.

3.- Carencia de medios materiales.

En los casos en los que por carecer de medios materiales se remita el documento en formato papel será necesario, además de indicarlo en el formulario, que se adjunte un escrito firmado por el solicitante en el que se detalle dicha carencia.

ANEXO II

REQUISITOS Y SOPORTES DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

1.- Características de los documentos electrónicos.

El contenido de un documento a publicar puede estar recogido en uno o más archivos electrónicos. Todos los archivos electrónicos correspondientes a un documento a publicar deberán reunir las siguientes características:

a) El contenido de los archivos electrónicos estará en formato textual y no se podrán incluir en él imágenes que contengan texto, listados o tablas con información relevante. Únicamente podrán incluir imágenes en algunos de los siguientes supuestos:

- Cuando la información representada sea planos, mapas, fotografías o cualquier otro tipo de elemento cuya representación natural sea una imagen. En estos casos se deberá incluir en el pie de cada imagen un texto descriptivo del contenido de la imagen.

- Cuando la información representada sea el escudo o logo representativo de una institución ubicado en la cabecera o pie del documento y su publicación en el “B.O.C. y L.” venga exigida por el ordenamiento jurídico.

b) Los archivos electrónicos no podrán incluir en su contenido información o columnas ocultas, notas o comentarios de versiones, ni cualquier otro elemento que suscite dudas sobre el texto a publicar.

c) Los archivos electrónicos que contengan los documentos a publicar deberán tener alguno de los siguientes formatos:

- ODT y ODS, pertenecientes al estándar abierto ODF y legibles con la suite informática Open Office 3.1.

- DOC, RTF, XLS, legibles con la suite informática Microsoft Office 2003.

- TXT, en formato ASCII o Unicode.

2.- Compresión de archivos.

Los archivos electrónicos con las características previstas en el apartado anterior podrán remitirse comprimidos, cumpliendo los siguientes requisitos:

- El formato de compresión será el estándar ZIP.

- En un único documento ZIP podrán incluirse varios archivos.

- Los archivos contenidos en el documento ZIP deberán estar numerados y con un nombre significativo.

3.- Soporte de almacenamiento para envío por correo ordinario.

La remisión de documentos a publicar por correo ordinario se realizará enviando los archivos electrónicos del documento en soporte de almacenamiento óptico CD o DVD.

Todos los archivos electrónicos correspondientes a un mismo documento deberán incluirse en un único CD o DVD.

4.- Tamaño de correo electrónico.

Todos los archivos correspondientes a un mismo documento deberán remitirse en un único correo electrónico, indicando en el correo la identificación de los archivos que se envían y su orden.

El tamaño del conjunto de los archivos que se pretendan remitir por correo electrónico no podrá exceder de 15 megabytes. En caso de que supere este tamaño, el documento deberá remitirse por correo ordinario conforme a lo previsto en el apartado anterior.

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