ORDEN DE 12 DE JUNIO DE 2007, DEL CONSEJERO DE JUSTICIA, EMPLEO Y SEGURIDAD SOCIAL, POR LA QUE SE REGULA EL PROCEDIMIENTO PARA LA PRESENTACIÓN Y TRAMITACIÓN TELEMÁTICA DE DOCUMENTACIÓN DE CARÁCTER LABORAL RELATIVA A LAS COMUNICACIONES DE AVISO PREVIO DE OBRA, APERTURA DE CENTRO DE TRABAJO O REANUDACIÓN DE ACTIVIDAD, MODALIDAD DE ORGANIZACIÓN PREVENTIVA Y EXENCIÓN DE AUDITORIA DEL SISTEMA DE PREVENCIÓN.
El artículo 12.2 de la Ley Orgánica 3/1979, de 18 de diciembre, del Estatuto de Autonomía para el País Vasco, de acuerdo con el artículo 149.1.7.ª de la Constitución, atribuye a la Comunidad Autónoma del País Vasco la ejecución de la legislación del Estado en materia laboral.
El ámbito normativo en que se establecen los presentes procedimientos viene exigido por la siguiente normativa:
– La presentación del aviso previo de obra, está previsto en el artículo 18 del Real Decreto 1627/1997, de 24 de octubre, por el que se establecen las disposiciones mínimas de seguridad y salud en las obras de construcción.
– La comunicación de apertura de centro de trabajo o reanudación de actividad en centros de trabajo, se rige por la Orden de 6 de mayo de 1988, modificada por la Orden de 29 de abril de 1999. Esta Orden establece a quién corresponde el deber de cumplimentar esta comunicación que habrá de hacerse dentro de los 30 días siguientes al hecho que la motiva.
– La comunicación de modalidad de organización preventiva, se basa en el artículo 4.2 y 6.1 del Acuerdo Interprofesional en materia de Salud y Prevención de los Riesgos Laborales en la Comunidad Autónoma del País Vasco, publicado en el BOPV n.º 17, de 27 de enero de 1998 mediante Resolución de 19 de diciembre de 1997, del Director de Trabajo y Seguridad Social.
– La notificación sobre concurrencia de condiciones que no hacen necesario recurrir a la auditoría del sistema de prevención de la empresa, se rige por el artículo 29.3 y anexo II del Real Decreto 39/1997, de 17 de enero, de Reglamento de Servicios de Prevención de Riesgos Laborales, BOE n.º 27 de 31 de enero, y en artículo 6.3 del citado Acuerdo Interprofesional en materia de Salud y Prevención de los Riesgos Laborales en la Comunidad Autónoma del País Vasco.
En cuanto al soporte de los documentos a presentar, se trata de una plasmación de la creciente generalización del uso de los medios informáticos en las sociedades modernas avanzadas, en cuanto que estas herramientas agilizan extraordinariamente toda clase de comunicaciones y relaciones.
En aplicación del artículo 45 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, una Administración moderna tiene que promover la utilización de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas adecuadas a las áreas de actuación y trámites que le correspondan.
Las comunicaciones de los avisos previos de obra, apertura de centro de trabajo o reanudación de actividad, modalidad de organización preventiva y exención de auditoría del sistema de prevención de la empresa, generan un importante flujo de remisión y recepción de información entre las empresas y la Autoridad laboral, y es en este campo donde adquiere especial significado el esfuerzo desarrollado por la Administración de la Comunidad Autónoma del País Vasco para dotarse de medios informáticos apropiados y para facilitar la formación pertinente a su personal de cara a la actuación administrativa interna, así como para proyectar los avances de los que disfrutamos hacia el exterior, mediante una apropiada comunicación telemática con las personas administradas, consiguiendo conjugar la agilidad, rapidez y eficacia que indudablemente ofrece este sistema de comunicación con las garantías jurídicas irrenunciables exigibles en las relaciones con la Administración Pública.
El párrafo 4 del artículo 45 citado anteriormente señala la necesidad de previa aprobación por el órgano competente y difusión pública de las características de los programas y aplicaciones electrónicas, informáticas y telemáticas que vayan a ser utilizados por las Administraciones Públicas, lo cual se ha realizado mediante sendas Resoluciones dictadas por el órgano competente del Departamento de Hacienda y Administración Pública y del Departamento de Justicia, Empleo y Seguridad Social del Gobierno Vasco.
La utilización de estas técnicas modernas conlleva la necesidad de adoptar especial celo en que los trámites se realicen con las debidas garantías, para lo cual el sistema de comunicación telemática aquí regulado incorpora la firma electrónica reconocida basada en un certificado electrónico y aquellos aspectos del procedimiento indispensables para que la introducción de las técnicas telemáticas no opere en detrimento de las garantías y requisitos aplicables; en concreto, se regula la emisión del recibo acreditativo de la presentación de los correspondientes escritos y comunicaciones ante la Administración, la práctica de la notificación telemática y, a tenor de lo establecido en el artículo 38 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, según el cual la presentación de las comunicaciones en soporte telemático constituye una comunicación que exige el trámite de registro, la obligación de crear un Registro telemático.
Se ha considerado, a su vez, que la incorporación del procedimiento de firma electrónica reconocida, tal y como se contempla y regula en la Ley 59/2003, de Firma Electrónica, es el medio que introduce mayores garantías de identificabilidad del órgano que ejerce la competencia y del ciudadano interviniente, de restricción de la utilización y acceso a los datos a las personas autorizadas y de autenticidad e integridad de los documentos, requisitos todos ellos exigibles para la introducción de medios telemáticos en un procedimiento.
Para presentar telemáticamente los documentos a que se refiere esta Orden se utilizarán los elementos de la infraestructura de tramitación telemática que configuran la Plataforma Tecnológica para la e-Administración (Platea), establecida en documento aprobado por Resolución de 9 de febrero de 2006, de la Directora de Informática y Telecomunicaciones del Departamento de Hacienda y Administración Pública, así como la aplicación Gestión de las Aperturas de Centros de Trabajo y sus documentos relacionados.
Por último, el servicio de emisión de certificados corresponde, en el presente procedimiento, a Izenpe, S.A., sociedad constituida por el Gobierno Vasco y las tres Diputaciones Forales como expresión de colaboración en el desarrollo de una actividad común de prestación de servicios de certificación en el ámbito público.
Por lo expuesto, en virtud de las facultades establecidas en el artículo 4.1 del Decreto 315/2005, de 18 de octubre, por el que se establece la estructura orgánica y funcional del Departamento de Justicia, Empleo y Seguridad Social,
DISPONGO:
Artículo 1.– Objeto y ámbito de aplicación.
1.– El objeto de la presente Orden es regular la utilización de medios telemáticos para la presentación de las siguientes comunicaciones:
– Aviso previo de obra antes del comienzo de los trabajos, y sus correspondientes actualizaciones si fuera necesario, por la empresa promotora de las obras de construcción, de conformidad con el artículo 18 y anexo III del Real Decreto 1627/1997, de 24 de octubre, por el que se establecen las disposiciones mínimas de seguridad y salud en las obras de construcción.
– Apertura de centro de trabajo o reanudación de actividad, dentro de los 30 días siguientes a la apertura o reanudación, de conformidad con los artículos 1 y 2 de la Orden de 6 de mayo de 1988, modificada por la Orden de 29 de abril de 1999.
– Modalidad de organización preventiva, de conformidad con el artículo 4.2 y 6.1 del Acuerdo Interprofesional en materia de Salud y Prevención de los Riesgos Laborales en la Comunidad Autónoma del País Vasco, publicado en el BOPV n.º 17, de 27 de enero de 1998 mediante Resolución de 19 de diciembre de 1997, del Director de Trabajo y Seguridad Social.
– Concurrencia de condiciones que no hacen necesario recurrir a la auditoria del sistema de prevención de la empresa, de conformidad con el artículo 29.3, y anexo II del Real Decreto 39/1997, de 17 de enero, de Reglamento de Servicios de Prevención de riesgos laborales, BOE n.º 27, de 31 enero, y con el artículo 6.3 del Acuerdo Interprofesional en materia de Salud y Prevención de los Riesgos Laborales en la Comunidad Autónoma del País Vasco.
2.– El procedimiento que se regula en la presente Orden es de carácter voluntario y alternativo a la presentación de la documentación en los registros de las Delegaciones Territoriales de Justicia, Empleo y Seguridad Social, o por correo certificado, o por cualquiera de las formas que prevé el artículo 38.4 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
Artículo 2.–. Fases de la tramitación telemática.
1.– La tramitación telemática del procedimiento al que se refiere la presente Orden comprende las siguientes fases:
a) Presentación telemática de las comunicaciones de aviso previo de obra, apertura de centro de trabajo o reanudación de actividad, modalidad de organización preventiva, y concurrencia de condiciones que no hacen necesario recurrir a la auditoria del sistema de prevención de la empresa.
b) Recepción en la aplicación del plan de seguridad y salud elaborado por la empresa contratista y aprobado por el coordinador o la coordinadora en materia de seguridad y de salud durante la ejecución de la obra o por la dirección facultativa, en caso de no ser necesaria la designación del coordinador o de la coordinadora. En el caso de obras de las Administraciones públicas, el plan a presentar será el aprobado por la Administración pública que haya adjudicado la obra, todo ello de conformidad con el artículo 7 del Real Decreto 1627/1997, de 24 de octubre, que establece las disposiciones mínimas de seguridad y salud en las obras, BOE n.º 256, de 25 de octubre.
c) Recepción en la aplicación del proyecto técnico y Memoria descriptiva de las características de la actividad, cuando se trate de actividades molestas, insalubres, nocivas y peligrosas, y se den los requisitos exigidos por el artículo 55 y siguientes de la Ley 3/1998, de 27 de febrero, General de Protección del Medio Ambiente del País Vasco, publicada en BOPV n.º 59, de 27 de marzo.
d) Requerimientos emitidos por la Administración, así como la aportación de la documentación complementaria o subsanación requerida por parte de la persona interesada.
e) Notificación de los actos administrativos y comunicación de los escritos que se generen durante la tramitación del procedimiento.
f) Comunicaciones a las Inspecciones de Trabajo y Seguridad Social y a los Centros Territoriales de Osalan, conforme a lo previsto en la normativa específica citada en el artículo 1; así como recepción de los informes emitidos por estos organismos.
2.– Los trámites referidos en los puntos anteriores se realizarán accediendo a la aplicación informática denominada Gestión de las Aperturas de Centros de Trabajo y sus documentos relacionados, ubicada en la dirección http://www.euskadi.net. Las características técnicas de la citada aplicación son las aprobadas por las correspondientes Resoluciones del órgano competente del Departamento de Hacienda y Administración Pública y del Departamento de Justicia, Empleo y Seguridad Social. Las condiciones de realización de la transmisión telemática a través de la citada aplicación informática se establecerán mediante la correspondiente Resolución de desarrollo y aplicación de esta Orden.
Artículo 3.– Aspectos generales del procedimiento.
1.– La utilización de medios telemáticos en los trámites contemplados en el artículo anterior garantizará la identificación y el ejercicio de la competencia por el órgano que la ejerciese, así como la autenticidad, integridad y conservación de los documentos emitidos, de conformidad con lo establecido en la presente Orden y en su normativa de desarrollo.
2.– En la tramitación telemática se utilizará la firma electrónica reconocida basada en un certificado reconocido y producida por un dispositivo seguro de creación de firma en los términos que establezca la normativa vigente reguladora de la materia.
Los trámites a que se refiere el artículo 2.1 incorporarán, además de la firma electrónica reconocida del interesado ciudadano u órgano actuante, el sellado de tiempo y la constancia de la verificación de la vigencia del certificado electrónico con el que se ha firmado.
3.– Deberá garantizarse en relación con el uso de la aplicación informática:
a) La restricción de su utilización y del acceso a los datos e informaciones en ellos contenidos a las personas autorizadas.
b) La prevención de alteraciones o pérdidas de los datos e informaciones e interceptación de las comunicaciones.
c) La protección de los procesos informáticos frente a manipulaciones no autorizadas.
4.– Lo establecido en la presente Orden no altera el régimen jurídico aplicable a las actuaciones administrativas, salvo las especificidades propias de la tramitación telemática.
5.– La utilización de tales técnicas en ningún caso podrá implicar la existencia de restricciones o discriminaciones de cualquier naturaleza en el acceso de las ciudadanas y de los ciudadanos a la prestación de servicios públicos o a cualquier actuación o procedimiento administrativo.
Artículo 4.– Archivos y custodia de documentos.
1.– Los documentos, escritos y actos que hayan sido producidos mediante técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas, y den soporte a los trámites a realizar por dichas vías, se conservarán en soportes de esta naturaleza en el mismo formato a partir del que se originó el documento, o en otro cualquiera que asegure la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlos.
2.– Los medios o soportes en que se almacenen documentos deberán contar con medidas de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad, calidad, protección y conservación de los documentos; en particular, asegurarán la identificación de las personas usuarias y el control de accesos.
Los documentos firmados electrónicamente se conservarán con al firma electrónica, el sellado de tiempo y la constancia de la verificación de la vigencia del certificado electrónico con el que se han firmado.
Artículo 5.– Acceso a documentos electrónicos.
1.– El acceso por los interesados a los documentos almacenados en los soportes electrónicos, informáticos o telemáticos se regirá por lo dispuesto en el artículo 35 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Publicas y del Procedimiento Administrativo Común y, en su caso, por la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.
2.– El acceso de las personas interesadas a los documentos electrónicos que formen parte de procedimientos administrativos no terminados se hará efectivo en al dirección electrónica www.euskadi.net.
El acceso exigirá la identificación de las personas interesadas mediante la utilización del certificado electrónico reconocido.
3.– las personas interesadas podrán visualizar la información y los documentos electrónicos que formen parte del expediente, así como descargarlos acompañados de los elementos que permitan acreditar su autenticidad e integridad.
4.– El ejercicio del derecho de acceso a los documentos electrónicos que formen parte de procedimientos administrativos terminados, se ajustará a lo dispuesto en el capítulo VI del Decreto 174/2003, de 22 de julio, de organización y funcionamiento del Sistema de Archivo de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi.
5.– Los documentos almacenados en los soportes y medios antes mencionados formarán parte del expediente administrativo correspondiente junto con el resto de actuaciones que formen parte del mismo, con independencia del soporte, físico o telemático, que se haya utilizado.
Artículo 6.– Prioridad del soporte telemático.
En el supuesto de que se reciban comunicaciones o documentos, en formato electrónico, informático o telemático y, a la vez, en soporte papel, sólo se tendrá en cuenta la versión telemática.
Artículo 7.– Posibilidades de tramitación telemática.
El procedimiento podrá iniciarse directamente por las empresas o por sus representantes, de conformidad con lo establecido en el artículo 32 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
Artículo 8.– Acceso a la tramitación telemática.
A fin de generar la firma electrónica reconocida prevista en el artículo 3.2 de la presente Orden, las personas interesadas en realizar la tramitación telemática deberán disponer del Certificado electrónico reconocido, conforme a lo que se establezca al efecto en aplicación de esta Orden.
Artículo 9.– Régimen mixto.
En el caso de que la empresa, o su representante, presente telemáticamente la comunicación de apertura de centro de trabajo o reanudación de actividad, y no así la documentación complementaria, los originales de dicha documentación deberán presentarse en el plazo máximo de diez días hábiles en soporte papel, por cualquiera de los medios admisibles en derecho, en cualquiera de las oficinas de registro de la administración del Gobierno Vasco o en los demás lugares que establece el artículo 38.4 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, indicando el número de expediente asignado por la unidad registral telemática a la comunicación de apertura a la que se adjunta dicha documentación.
La falta de cumplimentación conllevará a requerir a la persona interesada para que subsane en el plazo de diez días, con indicación de que, si así no lo hiciera, se tendrá como no efectuada la comunicación.
Artículo 10.– Notificaciones y comunicaciones de la Administración por medios telemáticos.
1.– La utilización de medios telemáticos por el Departamento de Justicia, Empleo y Seguridad Social como cauce de la comunicación con las personas interesadas garantizará en todo caso el cumplimiento de los requisitos establecidos por los artículos 58 y 59 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Publicas y del Procedimiento Administrativo Común para la práctica de la notificación de los actos administrativos.
La remisión por parte de los órganos de la administración a las personas interesadas de notificaciones y comunicaciones por medios telemáticos sólo producirá efectos jurídicos cuando aquéllas hayan señalado este medio como preferente o consentido expresamente su utilización. Este consentimiento se prestará individualmente para cada procedimiento.
Asimismo, la persona interesada, una vez iniciada la tramitación del expediente, podrá revocar su consentimiento para que la notificación se practique por vía telemática, en cuyo caso deberá comunicarlo así al órgano competente y señalar un domicilio postal donde practicar las sucesivas notificaciones.
2.– La notificación se entenderá practicada en el momento en que la persona interesada firme electrónicamente su recepción. El rechazo de la notificación exigirá la firma electrónica, teniéndose en tal caso por efectuado el trámite y siguiéndose el procedimiento. Cuando existiendo constancia de la recepción de la notificación en la dirección electrónica señalada en el apartado 3, transcurrieran 10 días naturales sin que la persona interesada acceda a su contenido, se entenderá que la notificación ha sido rechazada con los efectos previstos en el artículo 59.4 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
Quedará grabada la fecha y hora en que se produzca la recepción de la notificación en la dirección electrónica y aquélla en que la persona interesada accede al contenido de la notificación o, en su caso, procede su rechazo. A su vez, se dejará constancia de cualquier interrupción del servicio que imposibilite la práctica de la notificación de acuerdo con lo dispuesto en esta Orden.
3.– La remisión por parte de los órganos de la administración a las personas interesadas de comunicaciones por medios telemáticos, entendidas éstas como informaciones del expediente particular que afecten a los derechos e intereses de aquellas, se realizará en términos análogos a los descritos para la práctica de las notificaciones telemáticas, con las siguientes salvedades:
– El consentimiento del uso de medios telemáticos en la comunicación y la revocación del mismo estarán ligados al consentimiento emitido para la recepción de notificaciones telemáticas y su revocación.
– En el caso de las comunicaciones no se realiza cómputo de plazos, por carecer éstas de los efectos jurídicos que tienen las notificaciones.
– El acceso al contenido de una comunicación no requiere el paso previo de aceptación de la misma.
4.– El acceso a la notificación o comunicación electrónica se realizará en la dirección electrónica www.euskadi.net, previa identificación de la persona interesada mediante el empleo del certificado electrónico reconocido.
Artículo 11.– Consultas.
La aplicación informática permitirá a las personas solicitantes y al Departamento de Justicia, Empleo y Seguridad Social consultar el estado de tramitación de cada uno de los expedientes administrativos, así como la fecha y hora en que se han realizado las operaciones, previa identificación con el correspondiente certificado electrónico reconocido.
Artículo 12.– Registro Telemático de documentos.
1.– De la recepción o salida de solicitudes, escritos y comunicaciones que se transmitan por medios telemáticos, se dejará constancia mediante la correspondiente anotación en el Registro Telemático, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 38 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre.
En el momento de la recepción de la solicitud en el Registro Telemático se mostrará el recibo de presentación a la persona remitente, quien tendrá la opción de descargarlo y conservarlo en su poder.
En el recibo se garantizará la identidad del Registro Telemático mediante la utilización de la firma electrónica reconocida, haciéndose constar la identificación del remitente y destinatario, número de registro de entrada, denominación del trámite, y fecha y hora de su presentación, extracto del contenido y aquellos datos que permitan identificar y tener constancia de la integridad del documento presentado.
2.– El Registro Telemático permitirá la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones todos los días del año durante las veinticuatro horas.
3.– La entrada de solicitudes, escritos y comunicaciones recibidas en un día inhábil para el Registro Telemático se entenderá efectuada en la primera hora del primer día hábil siguiente. A estos efectos, en el asiento de la entrada se inscribirán como fecha y hora de presentación aquellas en las que se produjo efectivamente la recepción, constando como fecha y hora de entrada las cero horas y un segundo del primer día hábil siguiente.
4.– Se garantizará la integración informática en el Registro General de las anotaciones efectuadas en el Registro Telemático, en los términos dispuestos en la normativa en vigor.
Artículo 13.– Protección de datos.
1.– En la utilización de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas en el ámbito de esta Orden, la Administración respetará lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de datos de carácter personal y la Ley 2/2004, de 25 de febrero, de Ficheros de Datos de Carácter Personal de Titularidad Pública y de Creación de la Agencia Vasca de Protección de Datos.
2.– Cuando la persona interesada utilice los medios electrónicos, informáticos o telemáticos para iniciar los procedimientos previstos en esta Orden o intervenir en ellos, consiente el tratamiento de los datos de carácter personal que sean necesarios para la tramitación de la solicitud y el procedimiento correspondiente.
DISPOSICIONES FINALES
Primera.– Se faculta al Director de Trabajo y Seguridad Social del Departamento de Justicia, Empleo y Seguridad Social para dictar las Resoluciones necesarias para el desarrollo y aplicación de la presente Orden.
Segunda.– La presente Orden entrará en vigor el día 15 de octubre de 2007.
