§1014560
ORDEN DE 30 DE DICIEMBRE DE 2005, POR LA QUE SE REGULA LA IMPLANTACIÓN DEL PROGRAMA “MEDIO AMBIENTE Y TERRITORIO ELECTRÓNICO (MAYTE)”.
La rápida evolución de la Sociedad de la Información, y el generalizado proceso de cambio tecnológico ha obligado a la Administración a incorporar nuevas herramientas informáticas para la gestión de los expedientes administrativos, a fin de garantizar la eficacia y celeridad de los procedimientos, así como su simplificación administrativa.
Así, resulta imprescindible una progresiva modernización y mejora de la calidad en el propio seno de la Consejería que redunde en una gestión eficaz y eficiente en la que las múltiples actividades administrativas de todo el personal de los distintos servicios se encuentren adecuadamente coordinadas en el conjunto del sistema.
En este sentido, el artículo 45 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, plantea el impulso de la aplicación de las técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos, para el desarrollo de la actividad de la Administración Pública, incorporando los medios técnicos adecuados. El apartado 4 de dicho precepto exige que estos programas y aplicaciones sean previamente aprobados y difundidos por el órgano competente.
Por ello, se ha iniciado un proceso de modernización administrativa de la Consejería, que supone actuar sobre los sistemas de trabajo existentes y la tecnología disponible para convertir al ciudadano, definitivamente, en el referente de toda la actuación administrativa. Uno de los instrumentos de esta modernización es el Programa MAyTe, sistema de apoyo para la tramitación de los expedientes, configurado como un nuevo modelo operativo de gestión, que tiene como objetivo inmediato estructurar el conjunto de funciones que, a través de su progresivo desarrollo logren un departamento del Gobierno de Canarias eficiente en la gestión de sus recursos y en la ejecución de sus trámites administrativos, facilitando la eliminación de trámites innecesarios entre unidades administrativas internas.
De esta manera, se introduce una forma de gestión de la Consejería centrada en la calidad, según las necesidades de mejora que se precisen en cada momento, que impulsa un cambio en la organización del Departamento, orientado hacia la tramitación electrónica de procedimientos, capaz de desarrollar un sistema informativo específico, continuo y generalizado, que facilite el flujo e intercambio de información, en aras a la eliminación de la barrera geográfica que supone el hecho insular.
En el ejercicio de la competencia que tengo atribuida por el artículo 4.1 del Decreto 212/1991, de 11 de septiembre, de organización de los Departamentos de la Administración Autonómica de Canarias, la Directriz 103.3 y 105.2 de las Directrices de Ordenación General, aprobadas por la Ley 19/2003, de 14 de abril, así como el artículo 3.4 del Reglamento Orgánico de este Departamento, aprobado por Decreto 20/2004, de 2 de marzo,
D I S P O N G O:
Artículo 1.- Aprobación del Programa MAyTe.
1. Se aprueba el Programa MAyTe, como sistema genérico y soporte adecuado para la tramitación de los procedimientos competencia de esta Consejería, destinado a proporcionar información suficiente, desde una perspectiva tanto interna como externa, de la gestión realizada.
2. Se definen los siguientes objetivos del Programa MAyTe:
a) Normalizar y simplificar la tramitación administrativa de los procedimientos desarrollados en la Consejería.
b) Facilitar información accesible y manejable de la tramitación de expedientes.
c) Generar respuestas rápidas y seguras a las demandas de información del ciudadano.
Artículo 2.- Conceptos generales de la aplicación.
En cumplimiento de las determinaciones de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, modificada por la Ley 4/1999, de 13 de enero, se definen los siguientes conceptos generales:
Procedimiento Administrativo: cauce formal de la serie de actos en que se concreta la actuación administrativa para la realización de un fin.
Fases: agrupación de trámites en un procedimiento administrativo.
Trámites: agrupación de tareas de un procedimiento administrativo.
Actuación: tarea concreta en el trámite de un procedimiento.
Documento: entidad identificada y estructurada que contiene texto, gráficos, sonidos, imágenes o cualquier otra clase de información que pueda ser almacenada, editada, extraída e intercambiada entre sistemas de tratamiento de la información o usuarios como unidad diferenciada.
Catálogo de procedimientos: relación normalizada y sistemática de todos los procedimientos administrativos inventariados.
Grupo de usuarios: conjunto de personas que participan en un procedimiento administrativo, con independencia del Servicio al que estén adscritas.
Artículo 3.- Actuaciones sujetas al Programa.
1. Todos los procedimientos puestos en producción en MAyTe deberán ser tramitados mediante dicho Programa. Éste será el único soporte para la tramitación de dichos procedimientos, salvaguardando la suficiente flexibilidad y capacidad de adaptación a las situaciones y circunstancias particulares. No se admitirá el uso de otros programas de tramitación, ni la tramitación exclusiva en papel.
2. MAyTe asigna un número único a cada expediente iniciado en el Programa, con independencia de que en su tramitación intervengan distintos Centros Directivos. Todos los grupos de usuarios que participen en la tramitación de dichos procedimientos, independientemente del Servicio al que pertenezcan y de cuál sea su intervención en el citado procedimiento, utilizarán como única referencia del expediente dicho número generado por el Programa.
3. Para cada procedimiento a desarrollar a través de MAyTe, se definirán los distintos grupos de usuarios según las actuaciones que hayan de ejecutarse. Sólo será usuario de MAyTe y, por lo tanto, tendrá acceso al Programa, el personal de la Consejería.
4. Toda actuación entre unidades administrativas (peticiones de informes internos entre Servicios, firma de documentos, etc.) deberá ser iniciada en el Programa mediante la funcionalidad que MAyTe proporciona a tal efecto.
5. MAyTe determina una secuencia de fases y trámites de carácter obligatorio, sin posibilidad de pasar de una fase a otra del expediente sin la previa cumplimentación de todos los trámites obligatorios de la fase anterior. Para cada trámite podrán establecerse documentos y actuaciones obligatorios, que deberán ser generados para finalizar dicho trámite.
6. Todos los documentos internos que tengan que elaborar las unidades administrativas de la Consejería durante la tramitación de los procedimientos implantados en MAyTe, deberán ser generados de forma automática mediante el Programa, a través de las plantillas normalizadas habilitadas en MAyTe para tal fin. En ningún caso deberán generarse documentos de forma externa a MAyTe, ni siquiera mediante el uso de otras plantillas pertenecientes a otros programas. Todos los documentos internos generados mediante las plantillas de MAyTe, deberán ser almacenados en el Programa una vez concluida su elaboración.
7. El traspaso de documentos en formato papel entre unidades administrativas sólo se efectuará para aquellos documentos que no han sido escaneados y almacenados en MAyTe. En estos supuestos, el Jefe de Negociado del correspondiente servicio o persona responsable, circulará copia en papel de los documentos. En todo caso, los originales de dichos documentos serán custodiados por el Servicio tramitador. Las acciones de la solicitud, aceptación y rechazo de actuaciones que conlleven el traspaso de documentos (informes, firmas, etc.) entre Servicios y Centros Directivos de la Consejería, quedarán registradas y accesibles en el historial del expediente en MAyTe. Además, en todo caso, dicho traspaso de documentos, cuando se produzca entre distintos Centros Directivos de este Departamento, será reflejado en el Programa de Registro Corporativo del Gobierno de Canarias.
8. Por motivos de seguridad, si un documento elaborado en MAyTe se suprime, el Programa reflejará una marca evidenciando que dicho documento ha sido suprimido y que, por tanto, carece de virtualidad jurídica en el expediente.
Artículo 4.- Escaneo de documentos.
1. Con carácter general, todos los documentos que formen parte del procedimiento a tramitar mediante el Programa MAyTe presentados en formato papel en cualquier Registro Público, deberán escanearse para su incorporación al Programa.
2. Excepcionalmente, a criterio del titular de cada Servicio, no se escanearán los documentos que, por su volumen y características, resulten inadecuados para el correcto funcionamiento del Programa. No obstante, deberá crearse en MAyTe la referencia de la existencia de dicho documento, en formato papel, como parte del expediente.
Artículo 5.- Órganos vinculados al Programa.
1. Se entienden vinculados al Programa los órganos que, según el Reglamento Orgánico de este Departamento, adoptan las resoluciones previstas en los procedimientos señalados en el mismo, así como las unidades administrativas responsables de su tramitación, según la vigente relación de puestos de trabajo.
2. En ningún caso, los responsables de los distintos Centros Directivos de la Consejería firmarán documentos pertenecientes a procedimientos no tramitados en MAyTe, una vez aprobada su implantación en dicho Programa.
Artículo 6.- Validez de los actos documentados a través del Programa y sus copias.
1. De conformidad con lo dispuesto en el apartado 5 del artículo 45 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, los documentos emitidos a través del Programa MAyTe, gozarán de plena validez y eficacia como documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y conservación, y en su caso, la recepción por el interesado, así como el cumplimiento de las garantías y requisitos exigidos por ésta u otras leyes, generando los derechos y obligaciones establecidos en la normativa vigente.
2. Las copias digitales expedidas a través del Programa MAyTe serán igualmente válidas y eficaces.
Artículo 7.- Garantías en la utilización del Programa.
El Programa cumple las determinaciones de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, y, además, está provisto de las medidas técnicas y organizativas necesarias que aseguran la autenticidad, confidencialidad, integridad, disponibilidad y conservación de la información. En todo caso, garantiza:
a) La restricción en su utilización y acceso a los datos e informaciones en ella contenidos sólo a las personas autorizadas, según los grupos de usuarios que se definan para cada procedimiento.
b) La prevención de alteraciones o pérdidas de los datos e informaciones.
c) La protección de los procesos informáticos frente a manipulaciones no autorizadas.
DISPOSICIÓN TRANSITORIA
Única.- Firma de documentos hasta la implantación de la firma electrónica.
1. Hasta tanto se habilite la firma electrónica, aquellos documentos internos que deban ser firmados, serán impresos desde MAyTe para su firma manuscrita. Una vez firmados, se incorporarán en el expediente en formato papel.
2. Mientras se produce la citada implantación, coexistirá con el procedimiento tramitado electrónicamente en el Programa MAyTe, un ejemplar del expediente en formato papel que contendrá, además, los originales de los documentos externos en formato papel, y que custodiará la unidad administrativa responsable de su tramitación, en la forma que determine su titular.
3. No obstante, en la medida de lo posible, en MAyTe existirá una copia digital de dichos documentos para facilitar el acceso a los mismos y evitar que el expediente original en formato papel circule entre las diferentes unidades administrativas.
DISPOSICIONES FINALES
Primera.- Desarrollo.
Se habilita a la Secretaría General Técnica para dictar las Resoluciones e Instrucciones necesarias para el desarrollo de la presente Orden.
Segunda.- Aplicación a los procedimientos en tramitación y puesta en producción del Programa.
Para los distintos procedimientos administrativos que se tramitan en la Consejería, el Programa resultará de inmediata aplicación en el momento en que se indique por la Secretaría General Técnica, mediante la correspondiente Resolución.
Tercera.- Entrada en vigor.
La presente Orden entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Boletín Oficial de Canarias.
