ORDEN JUS/2546/2004, DE 26 DE JULIO, POR LA QUE SE REGULA EL ACCESO AL ARCHIVO GENERAL DEL MINISTERIO DE JUSTICIA
El Archivo General del Ministerio de Justicia es un archivo administrativo pero que cuenta con una importante documentación histórica. Su origen se remonta a la creación de las Secretarías de Despacho en el siglo XVIII y posee documentos desde el siglo XIV hasta la actualidad.
El interés histórico de estos fondos documentales justifica el constante interés de los investigadores por acceder a su examen y consulta y, por otra parte, esta documentación es también solicitada por los interesados en conseguir la sucesión o la rehabilitación de un título nobiliario.
Por su doble carácter, administrativo e histórico, el acceso a sus fondos está regulado tanto por la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, como por la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español.
El artículo 37 de la Ley 30/1992 establece el derecho de los ciudadanos a acceder a los Archivos y Registros, con la salvedad del acceso a determinados tipos de fondos documentales, entre los que se encuentran los depositados en los Archivos Históricos, que se regirán por sus disposiciones específicas.
A este respecto, y por lo que afecta a la documentación histórica custodiada en el Archivo General del Ministerio de Justicia, su acceso se rige por las normas de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, siéndole aplicable el deber de custodia en los términos establecidos en el artículo 52.1, en virtud del cual, todos los poseedores de bienes del patrimonio documental y bibliográfico están obligados a conservarlos, protegerlos, destinarlos a un uso que no impida su conservación y mantenerlos en lugares adecuados. Además, el artículo 62 de la citada Ley dispone que la Administración del Estado garantizará el acceso de todos los ciudadanos españoles a los Archivos, Bibliotecas y Museos de titularidad estatal, sin perjuicio de las restricciones que, por razón de la conservación de los bienes en ellos custodiados o de la función de la propia institución, puedan establecerse.
La necesidad de conjugar los principios de ambas normas y de determinar su aplicación en función de los documentos cuya consulta se solicita, hace preciso establecer las normas para regular el acceso y la obtención de copias de los documentos custodiados en el Archivo General del Ministerio de Justicia.
En su virtud, DISPONGO:
Artículo 1. Acceso al Archivo.
La documentación integrante del patrimonio documental que se conserva en el Archivo General del Ministerio de Justicia será, con carácter general, de acceso libre cuando se trate de expedientes correspondientes a procedimientos terminados en la fecha en que tal consulta sea solicitada.
El ejercicio de este derecho se ajustará a lo dispuesto en la legislación vigente y sólo podrá ser restringido con arreglo a las excepciones contempladas en el artículo 37 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, en los artículos 52.1, 57 y 62 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, en lo dispuesto por la restante normativa que regule el acceso a los fondos documentales históricos, o en la presente Orden.
Artículo 2. Procedimiento de acceso.
1. Las solicitudes de acceso a los fondos documentales que obren en el Archivo General del Ministerio de Justicia se dirigirán al Secretario General Técnico y podrán ser presentados en cualquiera de los lugares previstos al efecto en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre.
2. La solicitud deberá delimitar, con la máxima precisión posible, la documentación a la que se pretende acceder y deberá contener, al menos:
a) Datos de identificación del interesado y, en su caso, de la persona que lo represente, así como la indicación del medio preferente o del lugar que se señale a efectos de notificaciones. Cuando el interesado actúe representado, habrá de aportarse con la solicitud documento acreditativo de la representación.
b) Para la consulta de documentación histórica, deberá acreditarse la condición de investigador del solicitante o, si no lo fuera, su interés en el acceso a la misma.
c) La relación de documentos cuyo examen se solicita y el objeto de la consulta. Serán rechazadas las peticiones que, por su falta de concreción o por el excesivo número de documentos solicitados, afecten a la eficacia del funcionamiento del servicio.
d) La solicitud de acceso será denegada cuando los documentos que pretenda consultar el peticionario se encuentren afectados por alguno de los supuestos de restricción de acceso recogidos en la legislación vigente.
Artículo 3. Obtención de copias.
1. El derecho de acceso conllevará el de obtener copias y certificaciones de los documentos cuyo examen haya sido autorizado, previo pago, en su caso, de las exacciones que se hallen legalmente establecidas. Únicamente podrá denegarse la obtención de copias cuando, dada la antigüedad o el estado de conservación del documento original, su manipulación y reproducción por medios fotomecánicos suponga un riesgo cierto de deterioro del documento. En estos supuestos, los interesados podrán ser autorizados para capturar, a sus expensas, la información contenida en el documento por cualquier medio que no suponga deterioro del original.
2. La resolución administrativa que autorice el acceso del interesado a los documentos integrantes del Archivo General del Ministerio de Justicia, podrá denegar de forma motivada la obtención de copias, de concurrir los supuestos expresados en el apartado anterior.
Artículo 4. Autorización de consulta de fondos.
La autorización será válida sólo para los documentos solicitados y se otorgará para un período de tiempo determinado.
Las personas autorizadas estarán obligadas a respetar el horario y normas de régimen interno del Archivo.
Disposición final única. Entrada en vigor.
La presente Orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el “Boletín Oficial del Estado”.
