DECRETO 49/2025, DE 24 DE FEBRERO, POR EL QUE SE ESTABLECE EL PROCEDIMIENTO PARA AUTORIZAR LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS PÚBLICOS ORIGINALES, EN CUALQUIER TIPO DE SOPORTE, DE LOS QUE SE HAYAN GENERADO COPIAS ELECTRÓNICAS AUTÉNTICAS.
El Estatuto de Autonomía para Andalucía atribuye en su artículo 47.1.1.º competencias exclusivas a la Comunidad Autónoma en materia de procedimiento administrativo derivado de las especialidades de su organización propia, y en el artículo 68 competencias exclusivas en materia de archivos de su titularidad y de promoción y difusión de su patrimonio cultural, así como competencias ejecutivas sobre archivos de titularidad estatal cuya gestión no se reserve el Estado.
En el marco territorial e institucional de la Comunidad Autónoma de Andalucía, las Administraciones Públicas producen y reciben documentos de titularidad pública cuyo conjunto forma parte del Patrimonio Documental de Andalucía. Como dispone el artículo 10.1 
de la Ley 7/2011, de 3 de noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía, se trata de bienes inalienables, imprescriptibles e inembargables que, a efectos de su validez, y tal como contempla el artículo 11.1 de esta misma ley, deben cumplir los requisitos de autenticidad, fiabilidad, integridad, disponibilidad y contextualización.
Con la entrada en vigor de la Ley 39/2015, de 1 de octubre , del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, la Ley 40/2015, de 1 de octubre , de Régimen Jurídico del Sector Público, y el Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo , por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos, se ha impulsado una Administración sin papel, con procedimientos íntegramente electrónicos, circunstancia que trae consigo importantes cambios en el ámbito de la gestión documental.
Entre otras cuestiones, las Administraciones Públicas deben garantizar el cumplimiento de los requisitos del Esquema Nacional de Interoperabilidad, el Esquema Nacional de Seguridad, y sus normas técnicas de desarrollo, de modo que se garantice su compatibilidad informática e interconexión, así como la transmisión telemática de los documentos en sus correspondientes registros y plataformas.
Por su parte, la Administración de la Junta de Andalucía dispone de un marco normativo propio que regula la gestión documental, que se sustenta básicamente en la Ley 7/2011, de 3 de noviembre ; en el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos, aprobado por Decreto 97/2000, de 6 de marzo ; y en la Orden de la Consejería de Cultura, de 7 de julio de 2000, por la que se regula el funcionamiento de la Comisión Andaluza calificadora de documentos administrativos y los procesos de identificación, valoración y selección documentales.
Asimismo, y siguiendo las disposiciones del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero , por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica, el Consejo de Gobierno aprobó, mediante Acuerdo de 1 de agosto de 2017, la Política de Gestión de Documentos Electrónicos de la Junta de Andalucía, recogiendo los criterios y recomendaciones necesarios para garantizar la interoperabilidad, recuperación y conservación de los documentos y expedientes electrónicos en el ámbito de la Administración de la Junta de Andalucía y sus entidades instrumentales.
En este contexto de progresivo afianzamiento de los medios electrónicos, actualmente el sector público produce y gestiona documentos en entornos híbridos en los que coexisten procedimientos con documentos electrónicos y no electrónicos. Todos ellos deben ser, en principio, conservados, con independencia del soporte o medio en el que han sido producidos.
Respecto de los documentos electrónicos, el artículo 17.2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, establece que deberán conservarse en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento. Asimismo, se asegurará la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferente aplicaciones. La eliminación de los documentos, en su caso, deberá ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable.
Cuando se trata de copias electrónicas auténticas, el artículo 27 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, establece que tendrán la misma validez y eficacia que los documentos originales, y que para garantizar su identidad y contenido deberán ajustarse a lo previsto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad, el Esquema Nacional de Seguridad y sus normas técnicas de desarrollo, entre ellas: la Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Digitalización de Documentos, concebida para transformar documentos originales en soporte papel en ficheros electrónicos que contienen su imagen codificada, fiel e íntegra, y la Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos, cuyo fin es la generación de copias electrónicas. La copia electrónica auténtica incluirá los metadatos que acrediten su condición de copia, que podrán ser visualizados al consultar el documento.
Por otro lado, en cuanto a la conservación y selección de los documentos en el ámbito de las Administraciones Públicas, el artículo 55.1 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, dispone que la exclusión o eliminación de bienes del Patrimonio Documental de titularidad pública deberá ser autorizada por la Administración competente. En este mismo sentido y en el ámbito de la Comunidad Autónoma de Andalucía, el artículo 18 de la Ley 7/2011, de 3 de noviembre, dispone que “No se podrá eliminar ningún documento constitutivo del Patrimonio Documental de Andalucía, salvo en los supuestos y mediante los procedimientos establecidos reglamentariamente”, atribuyendo en su artículo 31.3.a) a la Comisión Andaluza de Valoración de Documentos la potestad de dictaminar sobre la conservación de aquellos documentos que tengan interés para esta Comunidad Autónoma, y la eliminación de aquellos otros que, extinguido su valor probatorio de derechos y obligaciones, carezcan de ese interés.
Para la eliminación de los documentos de titularidad pública en Andalucía se requiere, previamente, que la serie documental a la que pertenecen se someta al procedimiento de identificación, valoración y aprobación de la tabla de valoración correspondiente, conforme a lo establecido en la Orden de 7 de julio de 2000, de la Consejería de Cultura, y que posteriormente se autorice la eliminación por la persona titular del órgano directivo competente en materia de documentos, archivos y patrimonio documental.
El presente decreto incorpora al procedimiento de selección documental la eliminación de documentos y de series documentales originales que tienen tabla de valoración aprobada y de los que se ha obtenido copia electrónica auténtica. La finalidad de la disposición es, en suma, regular las especialidades del procedimiento conducentes a la eliminación de los documentos originales, una vez se garantiza el cumplimiento de los requisitos de validez y eficacia de las copias electrónicas auténticas de tales documentos.
La aprobación de esta norma permitirá optimizar los recursos y el espacio físico de oficinas y archivos, al permitir la eliminación de grandes volúmenes de documentación y de expedientes producidos en soporte papel de los que se ha realizado una copia auténtica, con independencia de los plazos de conservación, garantizando la custodia, conservación y acceso a los documentos públicos.
Por último, en el ámbito de la Administración de la Junta de Andalucía, la obtención de copias electrónicas auténticas a partir de documentos originales favorecerá la transferencia y conservación de la documentación en el Sistema de Información de Archivos de la Junta de Andalucía, @rchivA.
La norma se ajusta a los principios de buena regulación normativa que se recogen en el artículo 129 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, y en el artículo 7 bis.3.º del Decreto 622/2019, de 27 de diciembre, de administración electrónica, simplificación de procedimientos y racionalización organizativa de la Junta de Andalucía, y constituye el instrumento idóneo para alcanzar los fines perseguidos.
En cuanto a los principios de necesidad y eficacia, el presente decreto se justifica en el interés general mostrado por las Administraciones Públicas por favorecer la implantación de la administración electrónica y, en concreto, eliminar documentos cumpliendo con la normativa vigente. Así mismo, la disposición respeta el principio de proporcionalidad, tras constatar que no existen otras medidas menos restrictivas de derechos ni que impongan obligaciones a las personas destinatarias. Del mismo modo, el decreto vela por el principio de seguridad jurídica, toda vez que tiene por objeto la preservación de los documentos electrónicos a través de la realización de copias electrónicas auténticas. Por otra parte, cumpliendo con el principio de transparencia, se ha posibilitado el acceso a la normativa en vigor y a los documentos propios de su proceso de elaboración en los términos establecidos en el artículo 13 de la Ley 1/2014, de 24 de junio, de Transparencia Pública de Andalucía. En cuanto al cumplimiento del principio de eficiencia, el presente decreto no conlleva cargas administrativas innecesarias y permite racionalizar la gestión documental de los documentos y expedientes mediante la conversión al formato digital.
En su virtud, a propuesta de la Consejera de Cultura y Deporte, conforme a lo previsto en los artículos 21.3, 27.8 y 44 de la Ley 6/2006, de 24 de octubre, del Gobierno de la Comunidad Autónoma de Andalucía, de acuerdo con el Consejo Consultivo de Andalucía, y previa deliberación del Consejo de Gobierno en su reunión del día 24 de febrero de 2025,
DISPONGO
Artículo 1. Objeto.
El presente decreto tiene por objeto establecer el procedimiento para autorizar la eliminación de documentos públicos originales producidos en soporte papel, en otros soportes no electrónicos o en formatos electrónicos no admitidos por el Esquema Nacional de Interoperabilidad, de los que se hayan generado copias electrónicas auténticas.
Artículo 2. Ámbito de aplicación.
1. Las disposiciones del presente decreto serán de aplicación a los documentos de titularidad pública producidos, recibidos o incorporados por las personas físicas o jurídicas, tanto públicas como privadas, enumeradas en el artículo 9.2 de la Ley 7/2011, de 3 de noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía.
2. Se encuentran excluidos del ámbito de aplicación del presente decreto los documentos de titularidad pública cuando:
a) Forman parte de un procedimiento administrativo no finalizado.
b) Carecen de calificación documental, según se establece en la Orden de la Consejería de Cultura de 7 de julio de 2000, por la que se regula el funcionamiento de la Comisión Andaluza calificadora de documentos administrativos y los procesos de identificación, valoración y selección documentales.
c) Presentan un soporte original que posee interés por su valor histórico, artístico y documental según la normativa de patrimonio histórico de Andalucía.
Artículo 3. Requisitos de validez y eficacia de las copias electrónicas auténticas de los documentos de titularidad pública.
1. La realización de las copias electrónicas auténticas corresponderá al órgano administrativo responsable de los documentos mediante personal funcionario habilitado o actuación administrativa automatizada.
2. Las copias electrónicas auténticas de los documentos de titularidad pública tendrán la misma validez y eficacia que los documentos originales.
3. Las copias electrónicas auténticas deberán incorporar los metadatos mínimos requeridos para los documentos electrónicos, los cuales acreditarán la condición de copia electrónica auténtica de documentos en soporte papel u otros soportes no electrónicos por cambio de formato, permitiendo su consulta en sede electrónica para su correspondiente verificación.
4. Las copias electrónicas auténticas deberán ser plenamente interoperables conforme a los procesos y requisitos establecidos en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y sus normas técnicas de desarrollo y, en concreto, con la Norma Técnica de Interoperabilidad de Digitalización de Documentos. Adicionalmente, deberán cumplir con los requisitos establecidos en la Norma Técnica de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos.
5. Los sistemas y medios que conserven las copias electrónicas auténticas deberán contar con las medidas de seguridad previstas en el Esquema Nacional de Seguridad, y garantizarán su integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación, así como la identidad del órgano que ha realizado la copia.
Artículo 4. Procedimiento para autorizar la eliminación de los documentos de titularidad pública de los que se hayan generado copias electrónicas auténticas.
1. El procedimiento de eliminación de los documentos públicos originales de los que se hayan generado copias electrónicas auténticas se ajustará a lo establecido en la Orden de la Consejería de Cultura de 7 de julio de 2000, con las especialidades previstas en el presente artículo.
2. La propuesta de eliminación debe contar con una tabla de valoración aprobada por la persona titular de la Consejería competente en materia de documentos, archivos y patrimonio documental.
3. La persona titular del órgano administrativo responsable de los documentos remitirá la solicitud de autorización de eliminación a la persona titular del órgano directivo competente en materia de documentos, archivos y patrimonio documental, y en ella declarará el cumplimiento de:
a) La normativa de transparencia y acceso a la información pública, la legislación de archivos y la normativa específica que sea de aplicación.
b) Las medidas de seguridad y conservación de los documentos de acuerdo al Esquema Nacional de Seguridad, el Esquema Nacional de Interoperabilidad y sus normas técnicas de desarrollo.
c) La política de gestión de documentos electrónicos adoptada por las Administraciones Públicas y por los organismos públicos y entidades de derecho público vinculados o dependientes de aquéllas.
4. La solicitud se acompañará de un informe de la persona responsable del archivo del organismo solicitante o, en su defecto, de informe de la persona titular del órgano administrativo responsable de los documentos, expresando que el soporte original de los documentos no posee interés histórico, artístico y documental según la normativa de patrimonio histórico de Andalucía.
5. Previo acuerdo vinculante de la Comisión Andaluza de Valoración de Documentos, la persona titular del órgano directivo competente en materia de documentos, archivos y patrimonio documental resolverá sobre la autorización.
6. La resolución se dictará en el plazo máximo de seis meses desde la fecha de entrada de la solicitud en el registro electrónico de la Consejería competente en materia de documentos, archivos y patrimonio documental, y será ejecutiva desde el día siguiente a aquel en que tenga lugar la notificación en el registro electrónico del órgano administrativo solicitante.
Artículo 5. Eliminación física o electrónica de los documentos originales.
La eliminación física o electrónica de los documentos originales deberá efectuarse bajo el control de la persona responsable del archivo del organismo solicitante, y de ella se levantará acta, que será firmada por la persona titular del órgano administrativo responsable de los documentos. Un ejemplar de dicha acta será remitido al órgano que emitió la resolución autorizando la eliminación.
Disposición final primera. Desarrollo y ejecución.
Se habilita a la persona titular de la Consejería competente en materia de documentos, archivos y patrimonio documental para dictar las disposiciones necesarias para el desarrollo y ejecución del presente decreto.
Disposición final segunda. Entrada en vigor.
El presente decreto entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial de la Junta de Andalucía.
