RESOLUCIÓN DE 19 DE JULIO DE 2018, DEL RECTORADO DE LA UNIVERSIDAD DE VALLADOLID, POR LA QUE SE ORDENA LA PUBLICACIÓN DE LA MODIFICACIÓN DEL REGLAMENTO POR EL QUE SE REGULA LA UTILIZACIÓN DE MEDIOS ELECTRÓNICOS POR LOS ÓRGANOS COLEGIADOS DE LA UNIVERSIDAD DE VALLADOLID.
La Comisión Permanente del Consejo de Gobierno de esta Universidad, en sesión celebrada el día 18 de julio de 2018, acordó aprobar la modificación del Reglamento por el que se regula la utilización de medios electrónicos por los órganos colegiados de la Universidad de Valladolid.
De conformidad con lo establecido en el artículo 2.2 del Reglamento de Funcionamiento Interno del Consejo de Gobierno, es necesario proceder a la publicación del acuerdo, por todo ello
RESUELVO
Publicar en el Boletín Oficial de Castilla y León el Acuerdo de la Comisión Permanente del Consejo de Gobierno por el que se modifica el Reglamento por el que se regula la utilización de medios electrónicos por los órganos colegiados de la Universidad de Valladolid.
ACUERDO DE LA COMISIÓN PERMANENTE DEL CONSEJO DE GOBIERNO POR EL QUE SE MODIFICA EL REGLAMENTO QUE REGULA LA UTILIZACIÓN DE MEDIOS ELECTRÓNICOS POR LOS ÓRGANOS COLEGIADOS DE LA UNIVERSIDAD DE VALLADOLID, APROBADO POR EL CONSEJO DE GOBIERNO EL 28 DE FEBRERO DE 2014
EXPOSICIÓN DE MOTIVOS
Ley 40/2015, de 1 de octubre 
, de Régimen Jurídico del Sector Público, en el artículo 18.1, segundo párrafo, dispone: “Las sesiones que celebre el órgano se pueden grabar. El fichero resultante de la grabación, junto con la certificación expedida por el Secretario de la autenticidad y la integridad de este, y todos los documentos en soporte electrónico que se utilicen como documentos de la sesión, pueden acompañar el acta de las sesiones, sin necesidad de hacer constar los puntos principales de las deliberaciones”.
Este precepto tiene carácter básico, de acuerdo con lo previsto en la disposición final decimocuarta de la misma Ley y, aun en el contexto de la supletoriedad en el ámbito de las Universidades públicas que se deriva del artículo 2.2.c), su contenido presenta elementos en el terreno de los principios constitucionales, que obligan a otorgarle una imperatividad cierta para la Universidad de Valladolid. Por ello, resulta procedente y necesaria la aprobación de una modificación del Reglamento por el que se regula la utilización de medios electrónicos por los órganos colegiados de la Universidad de Valladolid, aprobado en Consejo de Gobierno el 28 de febrero de 2014, mediante la que se transponga al ordenamiento universitario el nuevo régimen jurídico de las actas de los órganos colegiados, incorporando medidas, en el contexto de la nueva Administración electrónica, que contribuyan a la eficacia y agilidad en el funcionamiento de la gran pluralidad de los órganos colegiados universitarios, compatible con la aplicación de plenas garantías de seguridad, integridad, autenticidad y accesibilidad a los miembros de cada uno de ellos.
La grabación de las sesiones celebradas por los órganos colegiados permitirá que las actas grabadas y constituidas en documento audiovisual sean convertidas, mediante el proceso técnico correspondiente, en un documento electrónico cuya autenticidad y custodia quedará certificada mediante la firma electrónica del mismo, para la sustitución con plena validez jurídica del actual sistema en soporte papel. La implantación del sistema de actas digitales implicará un importante ahorro en papel y recursos humanos.
En virtud de lo expuesto, la Comisión Permanente del Consejo de Gobierno de la Universidad de Valladolid, en su sesión celebrada el día 18 de julio de 2018, oída la Comisión de Administración Digital aprueba el siguiente Acuerdo normativo:
Artículo único. Modificación del Reglamento por el que se regula la utilización de medios electrónicos por los órganos colegiados de la Universidad de Valladolid aprobado por el Consejo de Gobierno el 28 de febrero de 2014.
Uno.- Se añade un artículo 3, con el siguiente contenido:
“1. Los órganos colegiados de la Universidad de Valladolid podrán utilizar, con carácter general, el sistema de actas digitales definidas en el presente artículo.
2. Cuando se hubiese optado por la grabación de las sesiones celebradas o por la utilización de documentos en soporte electrónico, deberán conservarse de forma que se garantice la integridad y autenticidad de los ficheros electrónicos correspondientes y el acceso a los mismos por parte de los miembros del órgano colegiado.
3. El fichero resultante de la grabación, junto con la certificación expedida por el Secretario de la autenticidad e integridad del mismo, y cuantos documentos en soporte electrónico se utilizasen como documentos de la sesión, podrán acompañar al acta de las sesiones, sin necesidad de hacer constar en ella los puntos principales de las deliberaciones.
4. El acta digital se define como un documento electrónico y multimedia, compuesto al menos por los siguientes elementos:
a) Acta sucinta: Documento electrónico que especificará los asistentes, orden del día de la reunión, las circunstancias de lugar y tiempo en que se ha celebrado, así como el contenido de los acuerdos adoptados. Su elaboración corresponderá al Secretario, con el visto bueno del Presidente; al efecto de su aprobación por el órgano colegiado, será accesible desde la Sede Electrónica”tramitador UVa, junto con sus anexos, mediante mecanismos que garanticen la integridad y autenticidad de los ficheros electrónicos, así como la confidencialidad.
b) Documento audiovisual o vídeo: Grabación en vídeo de todo lo ocurrido en la sesión o reunión, conteniendo audio e imágenes. Este documento recogerá la literalidad de las intervenciones de cada uno de los miembros del órgano, y se integrará en el documento electrónico de forma enlazada. A tal efecto, el fichero resultante de la grabación, junto con la certificación expedida por el Secretario de la autenticidad e integridad del mismo, y cuantos documentos en soporte electrónico se utilizasen como documentos de la sesión, acompañarán al acta descrita en la letra a).
c) Firma electrónica: Una vez aprobada el acta digital, y como documento público administrativo, se le dotará de fehaciencia y plenos efectos jurídicos mediante el uso de la firma electrónica reconocida del Secretario del órgano, de acuerdo con la Ley 59/2003, de 19 de diciembre , de Firma Electrónica.
5. Conforme a lo establecido en el apartado anterior, el acta digital es un documento público y oficial, rubricado y validado por el Secretario del órgano colegiado. Se encontrará disponible para los demás miembros de la comunidad universitaria y el resto de ciudadanos, mediante la presentación de la correspondiente solicitud, con las limitaciones que deriven, en cuanto al acceso y reutilización, de lo previsto en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril, General de Protección de Datos, en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre , de Protección de Datos de Carácter Personal (en cuanto esté vigente), en la Ley 19/2013, de 9 de diciembre , de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno, en la Ley 3/2015, de 4 de marzo , de Transparencia y Participación Ciudadana de Castilla y León, en la Ley 37/2007, de 16 de noviembre , sobre reutilización de la información del sector público, y en sus normativas reglamentarias respectivas de desarrollo, en particular, el Acuerdo del Consejo de Gobierno, de 29 de octubre de 2015, por el que se desarrolla en el ámbito de la Universidad de Valladolid, a efectos organizativos, la normativa estatal y autonómica en materia de derecho de acceso a la información pública y reutilización de la misma.
En consecuencia, se deben guardar todas las cautelas respecto al manejo, tratamiento y archivo del acta digital, siendo recomendable evitar la descarga total o parcial y la republicación, teniendo en cuenta que los principios de transparencia y publicidad se salvaguardan igualmente con el mero visionado de la parte audiovisual, la cual se encuentra a disposición de todas las personas en su sitio oficial sin límite de reproducciones. El incumplimiento del deber de cautela previsto en el presente artículo dará lugar a responsabilidad en los casos en los que el tráfico o redifusión del acta digital perjudique la imagen o los intereses corporativos.
6. En lo no previsto en el presente artículo, será de aplicación a las actas digitales el régimen jurídico vigente de las actas”.
Disposición adicional. Adaptación gramatical por razón de género.
En coherencia con el valor de la igualdad de género asumido por la Universidad de Valladolid, todas las denominaciones que en este reglamento se efectúan en género masculino, cuando no hayan sido sustituidas por términos genéricos, se entenderán hechas indistintamente en género femenino.
Disposición derogatoria.
Quedan derogadas cuantas disposiciones de igual o inferior rango se opongan al presente acuerdo.
Disposición final. Entrada en vigor.
El presente Acuerdo entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el tablón electrónico de la Sede electrónica de la Universidad de Valladolid, sin perjuicio de su correspondiente publicación en el Boletín Oficial de Castilla y León.
