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Procedimientos del sistema electrónico de facturación

17/02/2010
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Orden de 12 de febrero de 2010 por la que se regulan los procedimientos del sistema electrónico de facturación de la Xunta de Galicia (DOG de 16 de febrero de 2010). Texto completo.

ORDEN DE 12 DE FEBRERO DE 2010 POR LA QUE SE REGULAN LOS PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA ELECTRÓNICO DE FACTURACIÓN DE LA XUNTA DE GALICIA.

La implantación de los medios electrónicos en el ámbito de la facturación y de la contratación pública se enmarca en las políticas corporativas comunes del Gobierno gallego para el desarrollo de la Administración electrónica y se integrará harmónica y complementariamente con el resto de las aplicaciones comunes para toda la Xunta de Galicia.

El artículo 2 del Real decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento que regula las obligaciones de facturación y se modifica el Reglamento del impuesto sobre el valor añadido, impone a los empresarios o profesionales la obligación de expedir factura y copia de esta por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen en el desarrollo de su actividad. En particular impone esta obligación, sin excepción alguna, cuando sean destinatarias de las facturas las administraciones públicas a las que se refiere el artículo 2 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo común.

El citado reglamento permite la expedición de la factura en soporte electrónico, siempre que ello permita la constatación de su fecha de expedición, su consignación en el libro de facturas expedidas y su adecuada conservación. Del mismo modo, habilita la posibilidad de remisión de las facturas por medios electrónicos, si bien esta posibilidad se condiciona, por un lado, a que quede garantizada la autenticidad del origen y la integridad de su contenido y, por otro, al consentimiento del destinatario de la factura prestado de forma expresa.

De conformidad con el Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el sistema de facturación electrónica de la Xunta de Galicia, este garantizará:

-La autenticidad del origen de las facturas y la integridad de su contenido (lo que se acreditará mediante firma electrónica reconocida o cualquier otra admitida y/o homologada por la Administración competente).

-La conservación de las facturas expedidas de forma que se asegure su legibilidad en el formato original en el que se recibió o remitió, así como, en su caso, la de los datos asociados y mecanismos de verificación de firma u otros elementos autorizados.

El procedimiento de tramitación de facturas del sistema comprenderá los siguientes trámites: la recepción, registro y archivo de las facturas, la conformidad de la factura por los órganos responsables de la prestación facturada, el reconocimiento de la obligación por el órgano competente y la ordenación del pago.

De esta manera la creación del sistema electrónico de facturación permitirá por un lado la remisión de las facturas por medios electrónicos y por otro ofrecer una mayor agilidad, transparencia y accesibilidad a la información en la tramitación de las facturas.

En consideración a lo expuesto, de conformidad con el Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula factura electrónica y la utilización de medios electrónicos, informáticos y telemáticos en materia de contratación pública de la Administración de la Comunidad Autónoma de Galicia y entes del sector publico de ella dependientes, y en virtud de las funciones atribuidas por los artículos 34.6.º y 38 de la Ley 1/1983, de 22 de febrero, de normas reguladoras de la Xunta de Galicia y de su presidente, DISPONGO:

CAPÍTULO I

DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1.º.-Objeto.

Esta orden tiene por objeto desarrollar, al amparo del artículo 15 del Decreto 3/2010, por el que se regula la factura electrónica y la utilización de medios electrónicos, informáticos y telemáticos en materia de contratación pública de la Administración de la Comunidad Autónoma de Galicia y entes del sector público de ella dependientes, los procedimientos de tramitación de facturas en el sistema electrónico de facturación con la finalidad de ofrecer un punto de referencia único a los empresarios o profesionales que están obligados a expedir factura por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen en el desarrollo de su actividad.

Artículo 2.º.-Ámbito de aplicación.

1. Esta orden es de aplicación a las facturas expedidas por empresarios o profesionales en las que el destinatario de las mismas sea la Administración general de la Comunidad Autónoma de Galicia y las entidades relacionadas en el artículo 2 del Decreto 217/2008, de 25 de septiembre, por el que se regula el contenido mínimo de las propuestas de creación de nuevas entidades del sector público autonómico.

2. Todas las facturas se tramitarán en el sistema electrónico de facturación. Además, las facturas electrónicas se conservarán en el archivo electrónico de facturas, de acuerdo con lo previsto en la normativa aplicable en materia de conservación, seguridad y reproducción de documentos.

3. Excepcionalmente determinadas facturas podrán tramitarse por procedimientos distintos de los fijados en esta orden.

Artículo 3.º.-Dirección de internet.

La dirección de internet (URL) del sistema electrónico de facturación será http://www.conselleriadefacenda.es/factura.

Artículo 4.º.-Acceso al sistema electrónico de facturación.

El acceso al sistema electrónico de facturación se realizará solicitando un usuario ante la Administración por el procedimiento que se detalle en el sistema.

CAPÍTULO II

FACTURAS ELECTRÓNICAS

Artículo 5.º.-Formatos y especificaciones técnicas de la factura electrónica.

1. La autenticidad del origen e integridad del contenido de las facturas electrónicas, en el ámbito de la presente orden, se garantizará mediante la exigencia de firma electrónica avanzada, en los términos previstos en el artículo 3.2.º de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica.

2. El formato para la factura electrónica es el facturae en sus versiones 3.0 y 3.1, sin perjuicio de las adaptaciones a las futuras versiones y formatos que sean aprobadas tanto a nivel estatal como a nivel comunitario. En el sistema electrónico de facturación se especificará la definición del esquema XML de las facturas (campos obligatorios y opcionales), así como toda la documentación relativa a dicho formato.

3. Serán rechazadas aquellas facturas que se remitan sin ajustarse a los formatos y especificaciones previstos, así como aquellas firmadas con certificados caducados, revocados o suspendidos en el momento de su expedición, que no se considerarán válidamente remitidas a sus destinatarios ni recibidas por éstos.

Artículo 6.º.-Procedimiento de presentación y recepción de la factura electrónica.

1. Las facturas electrónicas se presentarán a través de internet en la dirección electrónica anteriormente señalada. En esta dirección estarán publicadas las especificaciones técnicas a las que deberán ajustarse las facturas electrónicas.

2. Las facturas podrán presentarse a través de los siguientes procedimientos:

a) Presentación de facturas de modo manual.

Los usuarios introducirán los datos de las facturas mediante un formulario web, a partir del cual se generará la correspondiente factura en formato electrónico.

Existirán dos modelos de formularios, un formulario extendido que permite introducir todos los datos necesarios de la factura al máximo nivel de detalle y un formulario simplificado.

b) Presentación de las facturas mediante fichero.

Los usuarios podrán presentar facturas mediante la carga de ficheros. El formato del fichero debe ser XML y su contenido debe adaptarse a la estructura definida en los formatos y versiones especificados en esta orden. Estos ficheros pueden incorporarse de dos formas distintas:

1.ª Sin firmar. Las facturas se presentarán y firmarán posteriormente con el mismo procedimiento que las facturas presentadas de modo manual.

2.ª Firmados. Las facturas se presentarán ya firmadas previa comprobación de la firma y de la validez del certificado empleado. El usuario podrá utilizar cualquier certificado publicado en la página web.

4. Selección del destinatario.

En el formulario electrónico se mostrará un catálogo de los posibles destinatarios de las facturas, a los efectos de que el usuario pueda seleccionar el destino de su factura.

5. Envío y firma de las facturas.

Las facturas presentadas de modo manual serán firmadas por el procedimiento habilitado en el sistema electrónico de facturación utilizando el certificado del propio sistema.

En el caso de las facturas presentadas mediante fichero XML, el usuario podrá utilizar su certificado digital para firmarlas. Si no estuvieran firmadas, el usuario deberá firmarlas posteriormente mediante el mismo procedimiento que las facturas presentadas de modo manual.

Artículo 7.º.-Archivo de las facturas electrónicas.

Las facturas enviadas a través del sistema de facturación de la Xunta de Galicia serán conservadas en el archivo electrónico de facturas, asignándole un número que servirá de identificación única, así como un código seguro de verificación, asignado a la propia factura, que servirá de comprobación ante terceros de la autenticidad de la factura presentada ante la Xunta de Galicia. Asimismo, se emitirá un justificante al usuario de la fecha de presentación y de los principales datos de las facturas presentadas.

Artículo 8.º.-Procedimiento de conformación de las facturas.

1. El órgano competente procederá, en su caso, a conformar las facturas en el sistema electrónico de facturación. La conformidad implica que se ha realizado correctamente el objeto de la prestación y que procede realizar la propuesta de reconocimiento de la obligación y de pago de la factura.

2. Cuando existan varias unidades que intervengan en la tramitación de la factura se podrá establecer una validación previa a la conformación de las facturas.

3. En cualquier caso, la factura podrá rechazarse cuando no se ajuste a la normativa aplicable o cuando no exista conformidad con la misma por no corresponderse con la prestación realizada. De esta manera cuando a juicio del departamento gestor que realizó el gasto que se recoge en la factura, su abono no resultase procedente, rechazará la factura, dando cuenta de los motivos del rechazo, el cual se comunicará al usuario por el procedimiento establecido en el sistema electrónico de facturación.

Artículo 9.º.-Reconocimiento de la obligación y pago de la factura.

1. Una vez conformada la factura en el sistema electrónico de facturación podrá comenzar su tramitación en el sistema contable.

2. El reconocimiento de la obligación y el pago de las facturas se realizará una vez que las mismas fueran tramitadas en el sistema electrónico de facturación de acuerdo con lo dispuesto en esta orden, y siempre y cuando los actos dictados y los procedimientos aplicados cumplan con todos los requisitos previstos en la normativa aplicable.

3. El ejercicio del control interno de los actos administrativos y documentos tramitados a través del procedimiento regulado en la presente orden se realizará de conformidad con lo dispuesto en el texto refundido de la Ley de régimen financiero y presupuestario de Galicia aprobado por el Decreto legislativo 1/1999, de 7 de octubre.

Artículo 10.º.-Información ofrecida por el sistema electrónico de facturación de las facturas electrónicas.

1. Una vez presentada la factura electrónica en el sistema electrónico de facturación el usuario podrá consultar su estado de tramitación.

2. El sistema facilitará la consulta de los datos y estado de tramitación de las facturas a los usuarios en función de las autorizaciones de que dispongan o bien mediante la introducción del código seguro de verificación.

3.El sistema permitirá obtener la factura en formato XML de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica. Asimismo, permitirá la obtención de una reproducción en formato PDF de los principales datos de la factura.

CAPÍTULO III

FACTURAS EN SOPORTE PAPEL

Artículo 11.º.-Procedimiento de tramitación de las facturas en soporte papel.

1. Los datos de las facturas que se presenten en soporte papel deberán ser introducidos, con la mayor diligencia, por los centros gestores que realizaron el gasto que se recoge en la factura en el sistema electrónico de facturación de forma manual de modo análogo al previsto en el artículo 6.2.º a) de esta orden. A la factura en soporte papel se le asignará un número de identificación única.

2. El procedimiento de conformación así como el procedimiento para el reconocimiento de la obligación y pago de la factura será el previsto para las facturas electrónicas, respectivamente, en los artículos 8 y 9 de esta orden.

Artículo 12.º.-Información ofrecida por el sistema electrónico de facturación de las facturas en soporte papel.

Una vez introducidos los datos de las facturas en el sistema electrónico de facturación el usuario podrá consultar su estado de tramitación.

Disposiciones transitorias Primera.

La Consellería de Hacienda determinará el ritmo de implantación del sistema electrónico de facturación cuando, o bien el destinatario de las facturas sea cualquiera de las entidades relacionadas en el artículo 2 del Decreto 217/2008, de 25 de septiembre, por el que se regula el contenido mínimo de las propuestas de creación de nuevas entidades del sector público autonómico, o bien sean facturas en soporte papel que se paguen a través de las habilitaciones de gasto de las consellerías.

Segunda.

La Consellería de Hacienda determinará el ritmo de implantación del sistema electrónico de facturación a las facturas rectificativas y a sus copias, así como a las facturas recapitulativas y a sus copias.

Disposición adicional Se autoriza a la Intervención General a dictar todas las instrucciones precisas para la correcta ejecución de los preceptos contenidos en esta orden.

Disposición final

La presente orden entrará en vigor el 1 de marzo de 2010.

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