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Requisitos de los archivos del Sistema de Archivos de Cataluña

14/12/2009
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Decreto 190/2009, de 9 de diciembre, de los requisitos de los archivos del Sistema de Archivos de Cataluña, del procedimiento de integración y del Registro de Archivos de Cataluña (DOGC de 11 de diciembre de 2009). Texto completo.

DECRETO 190/2009, DE 9 DE DICIEMBRE, DE LOS REQUISITOS DE LOS ARCHIVOS DEL SISTEMA DE ARCHIVOS DE CATALUÑA, DEL PROCEDIMIENTO DE INTEGRACIÓN Y DEL REGISTRO DE ARCHIVOS DE CATALUÑA.

De acuerdo con el artículo 127.1 del Estatuto de autonomía, corresponde a la Generalidad la competencia exclusiva en materia de cultura, que comprende, en todo caso, los archivos que no son de titularidad estatal, incluyendo la creación, la gestión, la protección y el establecimiento del régimen jurídico de los centros que integran el sistema de archivos; el establecimiento del régimen jurídico de los bienes documentales, y la conservación y la recuperación de los bienes que integran el patrimonio documental catalán.

El Sistema de Archivos de Cataluña es el conjunto de órganos de la Administración y de archivos que garantizan la correcta gestión, conservación, protección, y difusión de la documentación de Cataluña, así como el acceso a esta documentación, de acuerdo con el artículo 16 Vínculo a legislación de la Ley 10/2001, de 13 de julio, de archivos y documentos.

El artículo 21 de la Ley de archivos y documentos dispone que los archivos del Sistema de Archivos de Cataluña deben cumplir los requisitos establecidos por la Ley mencionada y aquellos otros que se puedan establecer por reglamento. Este Decreto se dicta en desarrollo del artículo 21, dado que establece los requisitos mínimos para que los archivos puedan integrarse en el Sistema de Archivos de Cataluña, los cuales garantizan la gestión, la conservación y el acceso adecuados a los fondos documentales.

Con respecto a las titulaciones y la formación que debe tener el personal técnico de los archivos y a las condiciones que debe cumplir, de acuerdo con el artículo 22 de la Ley de archivos y documentos, dado que en estos momentos no existe ninguna enseñanza oficial en archivística y gestión documental, se ha considerado conveniente hacer una referencia genérica a este aspecto y aplazar su concreción para una regulación posterior.

El artículo 20.1 de la Ley de archivos y documentos establece los archivos que integran necesariamente el Sistema de Archivos de Cataluña y el artículo 20.2 regula los archivos que se pueden integrar en el Sistema, una vez comprobado el cumplimiento de los requisitos técnicos preceptivos y con el informe previo del Consejo Nacional de Archivos. Este Decreto establece el procedimiento para la integración de un archivo al Sistema de Archivos de Cataluña, con el fin de que se incorporen progresivamente los principales archivos de Cataluña.

Asimismo, el Decreto regula el Registro de Archivos de Cataluña, que, de acuerdo con el artículo 24 de la misma Ley, constituye el repertorio de los archivos que forman parte del Sistema de Archivos de Cataluña. El Registro, junto con el censo de archivos, es una herramienta clave que permite avanzar en la materialización del Mapa de Archivos de Cataluña y en la implementación de una política archivística eficaz. La inclusión de un archivo en el Sistema comporta necesariamente la inscripción de oficio en el Registro de Archivos.

Finalmente, este reglamento prevé el control del cumplimiento de los requisitos exigidos a los archivos del Sistema y prevé los efectos de su incumplimiento.

De acuerdo con el informe del Consejo Nacional de Archivos y de acuerdo con el dictamen de la Comisión Jurídica Asesora, a propuesta del consejero de Cultura y Medios de Comunicación y de acuerdo con el Gobierno,

Decreto:

Capítulo 1

Disposiciones generales

Artículo 1

Objeto

El objeto de este Decreto es regular los requisitos técnicos que deben cumplir los archivos del Sistema de Archivos de Cataluña, los efectos de su incumplimiento, así como el procedimiento para que los archivos previstos en el artículo 20.2 de la Ley de archivos y documentos se integren al Sistema de Archivos de Cataluña.

Artículo 2

Ámbito de aplicación

Las disposiciones de este Decreto son de aplicación a los archivos del Sistema de Archivos de Cataluña y a los que son susceptibles de integrarse en éste, sin perjuicio de lo que prevé el artículo 3.2 Vínculo a legislación de la Ley 10/2001, de 13 de julio, de archivos y documentos.

Capítulo 2

Requisitos técnicos de los archivos del Sistema de Archivos de Cataluña.

Artículo 3

Requisitos relativos al sistema de gestión de la documentación

3.1 Los archivos del Sistema de Archivos de Cataluña deben aplicar el sistema de gestión de la documentación que corresponda a los fondos que reúnen, de acuerdo con las normas técnicas básicas dictadas por la Administración de la Generalidad. En las administraciones y las entidades titulares de documentos públicos, el sistema de gestión documental se ha de ajustar a lo que prevé el artículo 7.1 Vínculo a legislación de la Ley 10/2001, de 13 de julio, de archivos y documentos. En el resto de entidades y de personas titulares de archivos integrados en el Sistema, el sistema de gestión documental debe garantizar la organización, la clasificación, la descripción, el acceso y, si procede, la evaluación de los documentos.

3.2 Los fondos de los archivos deben disponer de cuadros de clasificación de la documentación, integrados por series documentales.

3.3 La descripción de los fondos documentales se debe hacer de acuerdo con los criterios técnicos fijados por el Departamento competente en materia de cultura. Los archivos deben disponer de inventarios, catálogos u otros instrumentos de descripción de la documentación que permitan su control e identificación.

3.4 Los archivos han de establecer calendarios de conservación y eliminación de la documentación de acuerdo con las resoluciones de la Comisión Nacional de Acceso, Evaluación y Selección Documental y las tablas de evaluación y acceso documental que aprueba el consejero o consejera competente en materia de cultura.

Artículo 4

Requisitos de instalaciones y equipamientos

Los archivos del Sistema de Archivos de Cataluña deben disponer de las áreas diferenciadas siguientes:

a) Área de ingreso y de tratamiento técnico de la documentación, donde se llevan a término los trabajos previos a la instalación en el área de conservación.

b) Área de conservación, donde se preserva la documentación. Los depósitos de los archivos deben tener materiales ignífugos que eviten la propagación del fuego en caso de incendio y deben contar con puertas cortafuegos de, como mínimo, una hora de resistencia con sistemas de apertura antipánico. No puede haber entrada directa de rayos solares ni de polvo.

Los sistemas de almacenamiento deben ser adecuados a las características del soporte y del formato de la documentación para su conservación.

c) Área de consulta, dónde las personas usuarias puedan acceder a la documentación. Las salas de consulta deben disponer de puntos de lectura suficientes para atender las necesidades de las personas usuarias, así como de la infraestructura adecuada para facilitar la consulta, el estudio y la manipulación, cuando sea preciso, de los fondos. Los puntos de lectura deben disponer de conexión a la red eléctrica y de datos.

d) Sala polivalente, para la realización de conferencias, presentaciones, cursos, exposiciones y actos diversos. La sala polivalente puede ubicarse en el archivo o cerca de éste. Este requisito no es exigible a los archivos de los municipios de hasta 10.000 habitantes.

Artículo 5

Requisitos ambientales

5.1 Los archivos del Sistema de Archivos de Cataluña deben reunir las condiciones ambientales de temperatura y humedad adecuadas para que los fondos estén en todo momento en el estado más idóneo para su conservación, de acuerdo con los criterios técnicos correspondientes.

5.2 Los elementos constructivos de los edificios destinados a archivo deben posibilitar el aislamiento de las condiciones ambientales en las zonas interiores respecto del exterior.

5.3 Los archivos deben disponer de aparatos o sistemas de detección y medida que permitan conocer permanentemente las condiciones ambientales en que se encuentran los fondos.

5.4 Los archivos han de anotar periódicamente los resultados de los controles ambientales y las incidencias relevantes en un registro de datos.

Artículo 6

Requisitos de seguridad

6.1 Los archivos del Sistema de Archivos de Cataluña deben disponer de elementos y de sistemas de protección y control para garantizar la seguridad de las personas y de los fondos que se conservan.

6.2 Los archivos han de estar dotados de sistemas para la detección y la extinción de incendios, en la proporción adecuada.

Artículo 7

Requisitos de funcionamiento

7.1 Los archivos del Sistema de Archivos de Cataluña deben contar con un reglamento interno de funcionamiento que defina el sistema de gestión de la documentación, la organización del archivo, las funciones del personal, el régimen de acceso y consulta a los fondos documentales, los servicios que se prestan a las personas usuarias, así como las actuaciones relativas a la difusión de los fondos.

7.2 Los archivos del Sistema de Archivos de Cataluña deben disponer de un documento en qué se defina la política de adquisiciones e ingresos del centro, dónde consten los tipos de fondos, el ámbito territorial, la cronología y la forma de adquisición, tanto respecto de la documentación pública como privada. Asimismo, los archivos del Sistema de Archivos de Cataluña deben disponer de un registro de entrada y salida de fondos documentales.

Artículo 8

Requisitos de personal

8.1 Los archivos del Sistema de Archivos de Cataluña deben disponer del personal técnico y cualificado suficiente para atender las necesidades del archivo y, en todo caso, deben contar con una persona archivera que ejerza la dirección del centro.

8.2 La dirección y el personal técnico de los archivos deben tener una titulación universitaria de grado, y se deben garantizar las competencias suficientes en archivística y gestión documental necesarias para el desarrollo de sus funciones.

Mediante una orden conjunta de los departamentos competentes en materia de cultura y de función pública, se deben determinar las enseñanzas universitarias que garantizan las competencias suficientes en archivística y gestión documental mencionadas para el desarrollo de las funciones correspondientes, previo informe del departamento competente en materia de universidades, y de acuerdo con lo previsto en la normativa sobre función pública aplicable.

8.3 En el ámbito de las administraciones públicas, los requisitos vienen determinados por la normativa de función pública que sea aplicable.

Artículo 9

Acceso a los fondos documentales

9.1 Los fondos de los archivos del Sistema de Archivos de Cataluña son de acceso público y sólo se puede denegar en aplicación de las limitaciones legalmente establecidas, de acuerdo con lo previsto en el título IV de la Ley 10/2001 Vínculo a legislación, de 13 de julio, de archivos y documentos.

9.2 Los archivos del Sistema han de establecer un régimen de acceso a los fondos documentales de acuerdo con los criterios de la Comisión Nacional de Acceso, Evaluación y Selección Documental.

9.3 El horario de servicio al público debe ser al menos de diez horas semanales.

9.4 Los archivos del Sistema de Archivos de Cataluña deben hacer constar en el exterior de manera visible su denominación, el horario y las incidencias que afecten a los servicios que se prestan a las personas usuarias.

Capítulo 3

Procedimiento de integración en el Sistema de Archivos de Cataluña

Artículo 10

Procedimiento de integración

Los archivos previstos en el artículo 20.2 de la Ley de archivos y documentos pueden integrarse en el Sistema de Archivos de Cataluña, una vez comprobado que cumplen los requisitos técnicos establecidos en este Decreto, con la tramitación previa de un procedimiento de integración.

Artículo 11

Iniciación

El procedimiento de integración de un archivo al Sistema de Archivos de Cataluña se puede iniciar de oficio por la dirección general competente en materia de archivos o a instancia de la persona titular del archivo.

Artículo 12

Instrucción

12.1 En el expediente debe constar la documentación relativa al cumplimiento de los requisitos exigibles para integrar el archivo al Sistema de Archivos de Cataluña. Esta documentación se ha de adjuntar a la solicitud de integración o, si el procedimiento se inicia de oficio, se debe requerir a la persona titular del archivo para que la aporte.

12.2 En caso de que el procedimiento se inicie de oficio, la persona titular del archivo debe dar su conformidad a la integración del archivo al Sistema de Archivos de Cataluña.

12.3 El Departamento competente en materia de cultura realiza la inspección de las instalaciones y elabora un informe técnico sobre el cumplimiento de los requisitos técnicos. La visita de inspección debe ser notificada con antelación al archivo correspondiente y la persona responsable del archivo debe facilitar la documentación e información que se le pida.

12.4 El informe técnico se notifica a la persona titular del archivo, la cual puede presentar las alegaciones que considere oportunas.

12.5 El Consejo Nacional de Archivos ha de emitir informe sobre la incorporación del archivo al Sistema.

12.6 Antes de redactar la propuesta de resolución, es preciso dar audiencia a las personas interesadas.

Artículo 13

Resolución

13.1 La integración de un archivo al Sistema de Archivos de Cataluña se ejecuta por resolución de la persona titular del Departamento competente en materia de cultura, a propuesta de la persona titular de la dirección general competente en materia de archivos.

13.2 La resolución de integración se notifica a las personas interesadas, se publica en el Diari Oficial de la Generalitat de Catalunya y se inscribe en el Registro de Archivos de Cataluña.

13.3 El plazo para resolver sobre la resolución y notificarla es de seis meses. Cuando el procedimiento se ha iniciado de oficio, el transcurso del plazo sin que se notifique la resolución produce la caducidad. Si el procedimiento se ha iniciado a solicitud de la persona titular del archivo, se puede entender que la solicitud ha sido estimada por silencio administrativo.

Capítulo 4

Registro de Archivos de Cataluña

Artículo 14

Registro de Archivos de Cataluña

14.1 El Registro de Archivos de Cataluña es el repertorio de los archivos que forman parte del Sistema de Archivos de Cataluña.

14.2 La inclusión de un archivo en el Sistema de Archivos de Cataluña comporta necesariamente la inscripción de oficio en el Registro de Archivos.

Artículo 15

Datos del Registro

15.1 Los datos de los archivos del Sistema de Archivos de Cataluña que deben constar en el Registro de Archivos de Cataluña son los siguientes:

a) Nombre del archivo.

b) Acrónimo.

c) Dirección.

d) Número de registro.

e) Fecha de registro.

f) Titular.

15.2 Los archivos deben comunicar al Departamento competente en materia de cultura cualquier alteración de los datos que constan al Registro. Esta comunicación se debe realizar dentro del plazo de un mes a contar desde la modificación de los datos.

Artículo 16

Publicidad del Registro

Los datos que figuran en el Registro de Archivos de Cataluña son públicos. Cualquier persona o institución interesada puede obtener la información que contiene.

Capítulo 5

Control del cumplimiento de los requisitos y efectos de su incumplimiento

Artículo 17

Inspección

El Departamento competente en materia de cultura debe velar para que todos los archivos del Sistema de Archivos de Cataluña cumplan los requisitos que establecen la Ley y el Decreto presente para su pertenencia y, a tal efecto, ejerce la inspección de los archivos.

Artículo 18

Requerimiento de enmienda

En caso de incumplimiento de los requisitos exigidos a los archivos del Sistema de Archivos de Cataluña, el Departamento competente en materia de cultura debe requerir a la persona titular del archivo para que adopte las medidas necesarias para enmendar el incumplimiento. El requerimiento de enmienda debe fijar el plazo para la ejecución de estas medidas.

Artículo 19

Ejecución subsidiaria

En caso de incumplimiento grave de los requisitos establecidos en los artículos 4, 5 y 6, si la persona titular de uno de los archivos establecidos en los apartados a) a g) del artículo 20.1 de la Ley de archivos y documentos no adopta las medidas correctoras exigidas en el requerimiento previsto en el artículo 18, el Departamento competente en materia de cultura puede acordar la ejecución subsidiaria con cargo al obligado.

Artículo 20

Exclusión del Sistema

En caso de que un archivo integrado en el Sistema de Archivos de Cataluña mediante resolución, a través del procedimiento de integración establecido en este Decreto, deje de cumplir los requisitos establecidos para pertenecer al mismo, y no adopte las medidas correctoras del requerimiento previsto en el artículo 18, el archivo debe ser excluido del Sistema, previa la tramitación del procedimiento establecido en el artículo 21.

Artículo 21

Procedimiento de exclusión

21.1 El procedimiento de exclusión se incoa de oficio por la persona titular de la dirección general competente en materia de archivos.

21.2 En el procedimiento de exclusión se ha de elaborar un informe técnico sobre el incumplimiento de los requisitos, se debe solicitar informe al Consejo Nacional de Archivos y se debe dar audiencia a la persona titular del archivo.

21.3 La exclusión de un archivo del Sistema de Archivos de Cataluña se ejecuta por resolución de la persona titular del Departamento competente en materia de cultura, a propuesta de la persona titular de la dirección general competente en materia de archivos.

21.4 La resolución de exclusión se notifica a la persona interesada, se publica en el Diari Oficial de la Generalitat de Catalunya y debe cancelarse la inscripción del archivo en el Registro de Archivos de Cataluña.

21.5 El plazo para resolver sobre la resolución y notificarla es de seis meses. El transcurso del plazo sin que se notifique la resolución produce la caducidad del procedimiento.

Disposiciones adicionales

Primera

Envío de inventarios

Los archivos del Sistema de Archivos de Cataluña deben enviar al Departamento competente en materia de cultura un inventario detallado de los fondos custodiados que formen parte del patrimonio documental de Cataluña y las actualizaciones correspondientes.

Segunda

Remisión de documentación de los archivos del Sistema

Los archivos a que hacen referencia los apartados a) a g) del artículo 20.1 de la Ley de archivos y documentos deben enviar al Departamento competente en materia de cultura la documentación acreditativa del cumplimiento de los requisitos establecidos para los archivos del Sistema de Archivos de Cataluña en el plazo de cuatro meses desde la entrada en vigor de este Decreto.

Disposición transitoria

Titulaciones obtenidas con anterioridad a la implantación de las referidas al artículo 8.2

En relación con la titulación universitaria de grado a que hace referencia el artículo 8.2, en el caso de las personas que hayan obtenido la titulación con anterioridad a su implantación se considera equiparable a estos efectos una titulación universitaria superior, y se deben garantizar las competencias suficientes en archivística y gestión documental necesarias para el desarrollo de las funciones.

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