ORDEN 1846/2008, DE 8 DE ABRIL, DE LA CONSEJERÍA DE EDUCACIÓN, POR LA QUE SE CREA EL REGISTRO DE HISTORIALES ACADÉMICOS Y ALUMNADO ESCOLARIZADO EN LA COMUNIDAD DE MADRID, Y SE ESTABLECEN LOS CRITERIOS GENERALES Y PROCEDIMIENTOS TELEMÁTICOS PARA SU GESTIÓN.
El Ministerio de Educación y Ciencia aprobó, el 19 de junio de 2007, la Orden ECI/1845/2007, por la que se establecen los elementos de los documentos básicos de evaluación de la Educación Básica, regulada por la Ley Orgánica 2/2006, de 3 de mayo, de Educación, así como los requisitos formales derivados del proceso de evaluación que son precisos para garantizar la movilidad del alumnado (“Boletín Oficial del Estado” número 149, de 22 de junio).
La nueva normativa establece que a partir del curso escolar 2007-2008 los documentos oficiales de evaluación son:
a) Expediente académico.
b) Actas de evaluación.
c) Informe personal por traslado.
d) Historial académico de Educación Primaria.
e) Historial académico de Educación Secundaria Obligatoria.
El Real Decreto 1467/2007, de 2 de noviembre, por el que se establece la estructura del Bachillerato y se fijan sus enseñanzas mínimas (“Boletín Oficial del Estado” de 6 de noviembre), establece en su disposición adicional primera que los documentos oficiales de evaluación son el expediente académico, las actas de evaluación, el informe personal por traslado y el historial académico del Bachillerato.
La Comunidad de Madrid, en desarrollo de esta normativa ha aprobado la Orden 1028/2008, de 29 de febrero, de la Consejería de Educación, por la que se regulan para la Comunidad de Madrid la evaluación en la Educación Primaria y los documentos de aplicación, y la Orden 1029/2008, de 29 de febrero, de la Consejería de Educación, por la que se regulan para la Comunidad de Madrid la evaluación de la Educación Secundaria Obligatoria y los documentos de aplicación.
Una de las modificaciones más importantes que introduce la nueva normativa es la desaparición del libro de escolaridad de la Enseñanza Básica, cuya parte no cumplimentada debe haber sido inutilizada a la finalización del curso escolar 2006-2007 y sustituirse a partir del curso 2007-2008 por el historial académico del alumno, indicándose que, cuando la apertura del historial académico suponga la continuación del correspondiente libro de escolaridad de la enseñanza básica se reflejará la serie y el número de este en dicho historial académico.
En relación con los referidos documentos de evaluación, la normativa básica indica la necesidad de establecer procedimientos para garantizar la autenticidad de los documentos oficiales de evaluación, la integridad de los datos recogidos en los mismos y su supervisión y custodia. Además establece el carácter básico de los historiales académicos de Educación Primaria y de Educación Secundaria Obligatoria, junto con el informe personal por traslado, para garantizar la movilidad del alumnado.
El referido Real Decreto 1467/2007 establece que a partir del curso 2008-2009 deberán seguirse procedimientos similares en Bachillerato. Por otra parte, el Real Decreto 1538/2006, de 15 de diciembre, por el que se establece la ordenación general de la formación profesional del sistema educativo, establece en su artículo 15 que los documentos del proceso de evaluación de las enseñanzas de formación profesional son el expediente académico del alumno, las actas de evaluación y los informes de evaluación individualizados.
La normativa en vigor prevé la implantación de sistemas de información que permitan la gestión de estos documentos oficiales por procedimientos electrónicos que tiendan a la simplificación administrativa y a facilitar el intercambio de datos, correspondiendo ahora a la Consejería de Educación de la Comunidad de Madrid realizar los desarrollos y ajustes correspondientes en los sistemas de información que posibilitan la gestión de procesos y elaboración de documentos oficiales.
De conformidad con los objetivos establecidos por la Comunidad de Madrid para impulsar la modernización de la Administración, mediante el empleo y aplicación de técnicas electrónicas en el desarrollo de su actividad, la presente Orden establece la creación del Registro de Historiales Académicos y Alumnado Escolarizado en la Comunidad de Madrid, en base a procedimientos informáticos y telemáticos que garanticen la integridad y autenticidad de los datos gestionados. Para ello, en esta Orden se establecen un conjunto de mecanismos y responsabilidades que aseguren la asignación de números de identificación únicos para cada alumno de la Comunidad de Madrid, con independencia del centro en que curse sus estudios y que se mantendrán a lo largo de su vida escolar. Además, la presente Orden también regula los procesos que todos los centros de la Comunidad de Madrid han de realizar para la asignación de los referidos números de identificación de alumnos e historiales académicos.
La Consejería de Educación es competente para regular los aspectos antedichos de acuerdo con las competencias atribuidas por el Decreto 118/2007, de 2 de agosto, del Consejo de Gobierno, por el que se establece la estructura orgánica de la Consejería de Educación.
En virtud de todo lo anterior,
DISPONGO
Artículo 1
Objeto de la norma
La presente Orden tiene por objeto regular la creación del Registro de Historiales Académicos y Alumnado Escolarizado en la Comunidad de Madrid, de enseñanzas no universitarias, así como establecer los criterios generales de tramitación y los procedimientos telemáticos de gestión del Registro.
Artículo 2
Ámbito de aplicación
1. La presente Orden será de aplicación en los centros públicos y en los centros privados de la Comunidad de Madrid que impartan enseñanzas no universitarias.
2. Los centros realizarán las oportunas actuaciones para que todo su alumnado disponga de número de identificación de alumno y, en su caso, según la etapa educativa, del correspondiente número de historial académico o número de expediente académico del alumno en las enseñanzas de formación profesional. Las gestiones con el Registro de Historiales Académicos y Alumnado Escolarizado en la Comunidad de Madrid se realizarán exclusivamente mediante procedimientos telemáticos.
3. Los centros educativos incorporarán a los documentos oficiales de evaluación el número de historial académico y en el caso de las enseñanzas de formación profesional el número de expediente académico del alumno.
Artículo 3
Registro de Historiales Académicos y Alumnado Escolarizado en la Comunidad de Madrid
1. El Registro de Historiales Académicos y Alumnado Escolarizado en la Comunidad de Madrid tiene como fin fundamental establecer los mecanismos necesarios para asegurar la asignación electrónica de un número de identificación único para cada alumno que posibilite la asignación posterior de números de identificación de los siguientes documentos oficiales de evaluación de los alumnos:
— Historial académico de Educación Primaria.
— Historial académico de Educación Secundaria Obligatoria.
— Historial académico de Bachillerato.
— Expediente académico en las enseñanzas de formación profesional.
2. Todo el alumnado escolarizado en la Comunidad de Madrid, en cualquiera de las etapas educativas de las enseñanzas no universitarias, deberá disponer de número de identificación de alumno, que será facilitado por el Registro establecido en la presente Orden.
Dicho número de identificación de alumno será solicitado por el centro en el que esté escolarizado el alumno, a través de los sistemas de información implantados por la Consejería de Educación para la gestión de procesos en centros docentes.
3. El Registro de Historiales Académicos y Alumnado Escolarizado en la Comunidad de Madrid desarrollará sus actuaciones utilizando procedimientos informáticos que favorezcan la integración e interoperabilidad entre sistemas de información, evitando duplicidades en la asignación de números de identificación y facilitando sistemas para el intercambio de información entre centros educativos, de conformidad con lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, y su normativa de desarrollo.
4. Los procedimientos telemáticos estarán integrados en el Sistema de Información de Centros Educativos (SICE, centros públicos, y SICEP, centros privados), que la Comunidad de Madrid tiene implantado, al que se añadirán las funcionalidades necesarias para realizar los procedimientos establecidos en la presente Orden.
Artículo 4
Centro directivo responsable y coordinación con las Direcciones de Área Territorial
1. La Dirección General de Infraestructuras y Servicios de la Consejería de Educación será el centro directivo responsable del Registro de Historiales Académicos y Alumnado Escolarizado en la Comunidad de Madrid.
2. Las Direcciones de Área Territorial establecerán las medidas necesarias para asegurar una adecuada coordinación y desarrollo de los procedimientos establecidos en la presente Orden, participando en los distintos procesos que el Registro de Historiales Académicos y Alumnado Escolarizado en la Comunidad de Madrid realizará en los centros de su ámbito de gestión.
Artículo 5
Gestión de información en el Registro de Historiales Académicos y Alumnado
El Registro de Historiales Académicos y Alumnado Escolarizado en la Comunidad de Madrid dispondrá de información específica de los alumnos que permita establecer una relación unívoca entre los mismos y sus números de identificación, de forma que se eviten duplicidades y pueda realizarse una adecuada gestión. A tal fin se dispondrá de un sistema informático que gestione la información personal del alumnado según lo establecido en el Anexo I de la presente Orden.
Artículo 6
Proceso de asignación de número de identificación del alumno para alumnos de nueva incorporación a centros de la Comunidad de Madrid
1. El centro educativo en el que se matricule un alumno por primera vez solicitará la asignación del número de identificación de alumno, desde el perfil oficial asignado a la dirección del centro en el sistema informático (SICE, SICEP).
2. El centro cumplimentará la solicitud en el sistema informático aportando toda la información necesaria, que se transcribirá literalmente de los documentos oficiales aportados por el alumno.
3. La documentación oficial del alumno utilizada para la tramitación quedará archivada y custodiada en el centro, pudiendo requerirse para realizar las oportunas comprobaciones y la gestión de posibles incidencias.
4. Una vez cumplimentada la solicitud, si el sistema no encuentra duplicidad en los datos del alumno generará automáticamente el número de identificación del alumno y quedará registrado telemáticamente.
La asignación del número de identificación del alumno será comunicada al centro solicitante a través del sistema informático.
5. Si el sistema detecta alguna duplicidad, corresponderá a las Direcciones de Área Territorial realizar las depuraciones de información necesarias, para lo que recabará información de los registros duplicados a los centros correspondientes. Estas actuaciones serán coordinadas por el responsable del Registro de Historiales Académicos y Alumnado Escolarizado en la Comunidad de Madrid.
En el caso de confirmar tal duplicidad se procederá a dar de baja los registros creados erróneamente, procurando el número de identificación de alumno al alumno que no lo posea.
En el caso de que no proceda la asignación de dicho número, porque el alumno ya disponga del mismo, se comunicará al centro esta circunstancia.
Artículo 7
Proceso de asignación de número de historial académico o número de expediente académico en las enseñanzas de Formación Profesional
1. Cuando el alumno se matricule en las etapas educativas correspondientes a Educación Básica y Bachillerato, el centro educativo deberá solicitar la asignación del número de historial académico que corresponda, número que el alumno conservará en la etapa.
En las enseñanzas de formación profesional los centros educativos solicitarán el correspondiente número de expediente académico del alumno.
Para ello será necesario que el alumno disponga previamente de un Número de Identificación de Alumno.
2. Una vez cumplimentada la solicitud si el sistema no encuentra duplicidades con otros alumnos generará automáticamente el número de historial académico o de expediente académico, según proceda, quedará registrado telemáticamente y se comunicará al centro solicitante.
3. Si el sistema detectase alguna duplicidad se actuará según el procedimiento establecido en el párrafo 5 del artículo 6 de la presente Orden.
Artículo 8
Modificación de datos del Registro de Historiales Académicos y Alumnado
1. Se habilitará un proceso de modificación de los datos contenidos en el Registro de Historiales Académicos y Alumnado Escolarizado en la Comunidad de Madrid con objeto de subsanar posibles errores, tanto en los datos consignados como en la asignación del número de identificación del alumno, del número de historial académico o del número de expediente académico.
En este sentido, cuando un centro detecte que los datos identificativos del alumno contenidos en el Registro no son correctos, solicitará al mismo su corrección, justificándolo documentalmente. El responsable del Registro, después de verificar el error en los datos, procederá a su corrección, comunicando al centro la modificación realizada.
2. En caso de detectarse duplicidades en los registros, una vez contrastada la información con los centros correspondientes se realizarán las actuaciones oportunas para solucionar tal duplicidad, procediéndose en su caso a dar de baja los registros creados erróneamente.
3. Asimismo, el responsable del Registro de Historiales Académicos y Alumnado Escolarizado en la Comunidad de Madrid revisará de oficio los datos contenidos en el mismo para asegurar su integridad y detectar posibles duplicidades en los datos identificativos de los alumnos.
4. Todos estos procesos se realizarán a través del sistema informático implantado, registrándose las incidencias y las oportunas observaciones.
Artículo 9
Consulta de datos del Registro
1. Se habilitará un proceso de consulta de los datos que figuran en el Registro para los centros y unidades de la Consejería de Educación que permita realizar las gestiones que tienen encomendadas y para las cuales precisen de información del Registro de Historiales Académicos y Alumnado.
Los centros docentes tendrán acceso a los registros generados por sus solicitudes, sin que sea posible el acceso a los datos aportados por otros centros.
2. Para el acceso a esta información se establecerán los mecanismos oportunos que salvaguarden el cumplimiento de la normativa sobre acceso y protección de datos de carácter personal.
Artículo 10
Ficheros de datos personales y responsabilidades
1. Para el adecuado funcionamiento del Registro de Historiales Académicos y Alumnado Escolarizado en la Comunidad de Madrid se creará un fichero de datos personales que será declarado y gestionado de conformidad con lo establecido en la Ley 8/2001, de 13 de julio, de Protección de Datos Personales de la Comunidad de Madrid, y su normativa de desarrollo.
2. El centro directivo responsable de este fichero será la Dirección General de Infraestructuras y Servicios de la Consejería de Educación.
3. A los efectos previstos en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, Informática y Comunicaciones de la Comunidad de Madrid, ICM, tendrá la condición de encargada del tratamiento, debiendo respetar lo dispuesto en el artículo 12 de dicha Ley Orgánica.
4. Los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición podrán ejercitarse ante la Dirección General de Infraestructuras y Servicios de la Consejería de Educación.
DISPOSICIÓN ADICIONAL ÚNICA
Proceso de asignación de número de identificación de alumno y número de historial académico o número de expediente académico en las enseñanzas de formación profesional, para alumnos ya escolarizados en el curso 2007-2008
1. A todos los alumnos escolarizados en el curso 2007-2008 en enseñanzas regladas, previa petición de los centros docentes, se les asignará un número de identificación de alumno.
Asimismo a todos los alumnos que en este curso estén escolarizados en las etapas correspondientes a la Educación Básica y Bachillerato, se les asignará un número de historial académico. En las enseñanzas de formación profesional a los alumnos se les asignará el correspondiente número de expediente académico.
2. Este proceso se desarrollará mediante procedimientos informáticos que permitan, a partir de la información de los alumnos disponible en los actuales sistemas de información, generar los referidos códigos. Se asegurará la integración de la información existente en los distintos sistemas de información y se habilitarán procesos de tramitación masivos de solicitudes a partir de ficheros estandarizados.
DISPOSICIÓN FINAL PRIMERA
Habilitación de desarrollo
Se habilita a la Dirección General de Infraestructuras y Servicios a dictar las instrucciones necesarias para asegurar el correcto desarrollo de lo establecido en la presente Orden.
DISPOSICIÓN FINAL SEGUNDA
Entrada en vigor
Esta Orden entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el BOLETÍN OFICIAL DE LA COMUNIDAD DE MADRID.
ANEXO I
INFORMACIÓN BÁSICA GESTIONADA POR EL REGISTRO DE HISTORIALES ACADÉMICOS Y ALUMNADO
1. Información personal del alumnado:
— Nombre.
— Apellidos.
— Fecha de nacimiento.
— Sexo.
— Número de identificación oficial (NIF/NIE/pasaporte...), en su caso.
— Serie y número del libro de escolaridad (alumnado matriculado antes del curso 2007-2008).
— Lugar de nacimiento:
Localidad.
Provincia.
País.
— Nacionalidad.
— Nombre y apellidos del padre o tutor.
— Número de identificación oficial (NIF/NIE/pasaporte...) del padre o tutor.
— Nombre y apellidos de la madre o tutora.
— Número de identificación oficial (NIF/NIE/pasaporte...) de la madre o tutora.
2. Información específica sobre la tramitación en el Registro:
— Número de identificación del alumno.
— Número de historial académico o de expediente académico en las enseñanzas de Formación Profesional.
— Fechas relacionadas con la tramitación.
— Centros que participan en la tramitación.
— Información sobre altas y bajas en centros.
