RESOLUCIÓN 38/2007, DE 17 DE OCTUBRE, DEL DEFENSOR DEL PUEBLO DE LA COMUNIDAD FORAL DE NAVARRA, POR LA QUE SE MODIFICA LA RESOLUCIÓN 31/04, DE 18 DE JUNIO, QUE REGULA LOS FICHEROS DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL EXISTENTES EN LA INSTITUCIÓN.
Mediante la Resolución 31/2004, de 18 de junio, de la Defensora del Pueblo de Navarra, se regularon los ficheros automatizados con datos de carácter personal existentes en esta Institución. Esta Resolución fue objeto de publicación en el BOLETÍN OFICIAL de Navarra número 90 de 28 de julio de 2004.
El tiempo transcurrido desde la creación de los mencionados ficheros y los cambios organizativos que se han realizado en esta Institución, aconsejan la modificación de las características de algunos de los ficheros automatizados con datos de carácter personal, así como la creación de un nuevo fichero para el tratamiento de los datos de carácter personal que afecten a la gestión contable y económico-financiera.
Por otra parte, y en aras de la eficacia y de la simplificación, esta Resolución se presenta como un texto refundido, en el que se relacionan y describen todos y cada uno de los ficheros automatizados con datos de carácter personal que se gestionan por la Oficina del Defensor del Pueblo de la Comunidad Foral de Navarra.
En consecuencia, y en el uso de las facultades otorgadas por la Ley Foral 4/2000, de 3 de julio, del Defensor del Pueblo de la Comunidad Foral de Navarra, resuelvo:
Primero.-De conformidad con lo dispuesto en la Disposición Adicional Primera de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, y a los efectos previstos en la misma, se modifica la Resolución 31/2004, de 18 de junio, de la Defensora del Pueblo de Navarra, y se relacionan y describen los siguientes ficheros a cargo de la Institución del Defensor del Pueblo de la Comunidad Foral de Navarra que contienen datos de carácter personal:
16.-Registro General.
17.-Registro de quejas.
18.-Registro de consultas.
19.-Registro de Gestión de Personal.
20.-Registro de Contabilidad y Gestión económico-financiera
Segundo.-Las características de los ficheros automatizados con datos de carácter personal son las siguientes:
1.º Denominación del fichero: Registro General.
a) Finalidad y usos previstos:
El Registro General tiene por finalidad el control de la entrada y salida de documentos para uso interno y de acreditación de plazos.
b) Personas y colectivos afectados:
Las personas físicas o jurídicas que presenten o se les remitan documentos.
c) Procedimiento de recogida de datos:
Son las propias personas físicas o jurídicas quienes suministran los datos.
d) Estructura básica y tipos de datos de carácter personal incluidos en el fichero:
-Datos de carácter identificativo:
.DNI/NIF/Pasaporte.
.Nombre y apellidos.
.Domicilio.
.Población.
.Código postal.
e) Cesión de datos de carácter personal:
No existe cesión.
f) Unidad orgánica responsable del fichero:
Su custodia corresponde, en primer lugar, al personal encargado del Registro, bajo la supervisión directa del técnico de gestión y del Defensor del Pueblo de la Comunidad Foral de Navarra.
g) Unidad ante la que pueden ejercitarse los derechos de acceso, rectificación y cancelación:
Oficina del Defensor del Pueblo de la Comunidad Foral de Navarra, sita en la calle Arrieta, número 12, bajo, Pamplona (código postal 31002), teléfono número 948 203 571, correo electrónico [email protected].
h) Medidas de seguridad:
Nivel Básico.
2.º Denominación del fichero: Registro de quejas.
a) Finalidad y usos previstos:
El Registro de quejas tiene por finalidad el control de todos los escritos asociados a las quejas que se dirijan al Defensor del Pueblo de la Comunidad Foral de Navarra para la gestión de las mismas, así como para el control de los plazos de tramitación.
b) Personas y colectivos afectados:
Las personas físicas o jurídicas que presenten quejas, de conformidad con el artículo 21 de la Ley Foral 4/2000, de 3 de julio, del Defensor del Pueblo de la Comunidad Foral de Navarra, así como los afectados por los actos y resoluciones que se dicten durante la tramitación y ejecución del expediente de queja.
c) Procedimiento de recogida de datos:
Son las propias personas físicas o jurídicas quienes suministran los datos.
d) Estructura básica y tipos de datos de carácter personal incluidos en el fichero:
-Datos de carácter identificativo:
.DNI/NIF/Pasaporte.
.Nombre y apellidos.
.Domicilio.
.Población.
.Código postal.
.Teléfono.
-Datos de características personales:
.Edad.
.Sexo.
.Estado civil.
-Datos académicos y profesionales:
.Estudios.
e) Cesión de datos de carácter personal:
No existe cesión.
f) Unidad orgánica responsable del fichero:
Su custodia corresponde, en primer lugar, al personal encargado del Registro, bajo la supervisión directa del técnico de gestión y del Defensor del Pueblo de la Comunidad Foral de Navarra.
g) Unidad ante la que pueden ejercitarse los derechos de acceso, rectificación y cancelación:
Oficina del Defensor del Pueblo de la Comunidad Foral de Navarra, sita en la calle Arrieta, número 12, bajo, Pamplona (código postal 31002), teléfono número 948 203 571, correo electrónico [email protected].
h) Medidas de seguridad:
Nivel Básico.
3.º Denominación del fichero: Registro de consultas.
a) Finalidad y usos previstos:
El Registro de consultas tiene por finalidad el control de las diferentes llamadas telefónicas, correos electrónicos, visitas y escritos a través de los cuales se formulan consultas al Defensor del Pueblo de la Comunidad Foral de Navarra.
b) Personas y colectivos afectados:
Las personas físicas o jurídicas que formulen las consultas.
c) Procedimiento de recogida de datos:
Son las propias personas físicas o jurídicas quienes suministran los datos.
d) Estructura básica y tipos de datos de carácter personal incluidos en el fichero:
-Datos de carácter identificativo:
.Nombre y apellidos.
.Domicilio.
.Población.
.Código postal.
.Teléfono.
-Datos de características personales:
.Edad.
.Sexo.
.Estado civil.
-Datos académicos y profesionales:
.Estudios.
.Situación Laboral.
e) Cesión de datos de carácter personal:
No existe cesión.
f) Unidad orgánica responsable del fichero:
Su custodia corresponde, en primer lugar, al personal encargado de la atención al público, bajo la supervisión directa del responsable de la oficina de información y del Defensor del Pueblo de la Comunidad Foral de Navarra.
g) Unidad ante la que pueden ejercitarse los derechos de acceso, rectificación y cancelación:
Oficina del Defensor del Pueblo de la Comunidad Foral de Navarra, sita en la calle Arrieta, número 12, bajo, Pamplona (código postal 31002), teléfono número 948 203571, correo electrónico [email protected].
h) Medidas de seguridad:
Nivel Básico.
4.º Denominación del fichero: Registro de gestión de personal.
a) Finalidad y usos previstos:
El Registro de Gestión de Personal tiene por finalidad la gestión de la plantilla orgánica del Defensor del Pueblo de la Comunidad Foral de Navarra, la elaboración y control de las nóminas, lo que incluye las altas, bajas y modificaciones que sea preciso realizar, así como la gestión de otros pagos y percepciones que corresponda abonar al personal al servicio de la Institución.
b) Personas y colectivos afectados:
Personal al servicio del Defensor del Pueblo de la Comunidad Foral de Navarra.
c) Procedimiento de recogida de datos:
Personal al servicio del Defensor del Pueblo de la Comunidad Foral de Navarra.
d) Estructura básica y tipos de datos de carácter personal incluidos en el fichero:
-De carácter identificativo:
.D.N.I./N.I.F.
.Número S.S./Mutualidad.
.Nombre y apellidos.
.Domicilio.
.Población
.Código Postal.
.Teléfono.
-De características personales:
.Estado civil.
.De familia.
.Fecha de nacimiento.
.Sexo.
.Nacionalidad.
-De detalles del empleo y carrera administrativa:
.Cuerpo/escala.
.Categoría/grado.
.Puesto de trabajo.
-Datos no económicos de nómina:
.Número de cuenta bancaria.
.Historial del trabajador.
e) Cesión de datos de carácter personal:
Anualmente se cederán a la Hacienda Tributaria de Navarra los datos referidos al impuesto de la renta de las personas físicas y, con la periodicidad que resulte necesaria, a las unidades orgánicas de Pasivos y Asistencia Sanitaria del Gobierno de Navarra.
Asimismo, se cederán a la Seguridad Social y a las entidades de previsión social los datos de altas y bajas de empleados en el momento en que estas se produzcan y, mensualmente, las bases de cotización de los empleados de la Institución. En caso de accidente o enfermedad se comunicarán los datos que precise a la Seguridad Social.
Con carácter mensual, se cederán a las entidades bancarias para el abono de las retribuciones del personal.
f) Unidad orgánica responsable del fichero:
Su custodia corresponde, en primer lugar, al personal encargado de la gestión de la nómina, bajo la supervisión directa del técnico de gestión y del Defensor del Pueblo de la Comunidad Foral de Navarra.
g) Unidad ante la que pueden ejercitarse los derechos de acceso, rectificación y cancelación:
Oficina del Defensor del Pueblo de la Comunidad Foral de Navarra, sita en la calle Arrieta, número 12, bajo, Pamplona (código postal 31002), teléfono número 948 203 571, correo electrónico [email protected].
h) Medidas de seguridad:
Nivel Básico.
5.º Denominación del fichero: Registro de Contabilidad y Gestión Económico-Financiera.
a) Finalidad y usos previstos:
El Registro de Contabilidad y Gestión económico-financiera tiene por finalidad la tramitación, control y seguimiento de documentos, estados contables y expedientes de contratación derivados la actividad de económico-financiera de la Institución del Defensor del Pueblo de la Comunidad Foral de Navarra.
b) Personas y colectivos afectados:
Las personas físicas o jurídicas que mantengan una relación profesional con la Institución.
c) Procedimiento de recogida de datos:
Son las propias personas físicas o jurídicas quienes suministran los datos.
d) Estructura básica y tipos de datos de carácter personal incluidos en el fichero:
-Datos de carácter identificativo:
.D.N.I./N.I.F.
.Nombre y apellidos o razón social.
.Domicilio.
.Población.
.Código Postal.
.Teléfono.
.Fax.
.Dirección electrónica.
.Número de cuenta bancaria.
e) Cesión de datos de carácter personal:
Anualmente se cederán a la Hacienda Tributaria de Navarra los datos referidos al impuesto de la renta de las personas físicas.
A las entidades bancarias, cuando sea necesario, para ejecutar las transferencias y órdenes de pago.
f) Unidad orgánica responsable del fichero:
Su custodia corresponde, en primer lugar, al personal encargado de la contabilidad, bajo la supervisión directa del técnico de gestión y del Defensor del Pueblo de la Comunidad Foral de Navarra.
g) Unidad ante la que pueden ejercitarse los derechos de acceso, rectificación y cancelación:
Oficina del Defensor del Pueblo de la Comunidad Foral de Navarra, sita en la calle Arrieta, número 12, bajo, Pamplona (código postal 31002), teléfono número 948 203 571, correo electrónico [email protected].
h) Medidas de seguridad:
Nivel Básico.
Tercero.-Contra los actos que dicte el Defensor del Pueblo de la Comunidad Foral de Navarra en relación con los ficheros automatizados con datos de carácter personal existentes en la Institución, podrá interponerse recurso contencioso administrativo ante la Sala de lo Contencioso Administrativo del Tribunal Superior de Justicia de Navarra, en el plazo de dos meses a partir del día siguiente a la notificación del acto, sin perjuicio de la posibilidad de interponer recurso potestativo de reposición ante el Defensor del Pueblo de la Comunidad Foral de Navarra en el plazo de un mes a partir de la notificación del acto.
Cuarto.-Trasladar esta Resolución a la Intervención, a la Agencia Española de Protección de Datos, al BOLETÍN OFICIAL de Navarra y al Boletín Oficial del Parlamento de Navarra, para su publicación.
