§1012469
RESOLUCIÓN DE 12 DE AGOSTO DE 2005, DEL SECRETARIO GENERAL DE LA UNIVERSIDAD DEL PAÍS VASCO / EUSKAL HERRIKO UNIBERTSITATEA, POR LA QUE SE ORDENA LA PUBLICACIÓN EN EL BOLETÍN OFICIAL DEL PAÍS VASCO DEL ACUERDO DEL CONSEJO DE GOBIERNO DE LA UPV/EHU, DE 21 DE JULIO DE 2005, POR EL QUE SE CREA LA COMISIÓN DE VALORACIÓN Y EXPURGO O COMISIÓN DE ARCHIVO DE LA UNIVERSIDAD DEL PAÍS VASCO / EUKAL HERRIKO UNIBERTSITATEA.
El sistema de Archivo de la Universidad del País Vasco / Euskal Herriko Unibertsitatea inició su andadura en el curso 1996-1997 con un estudio realizado por una empresa especializada del sector. Resultado de este estudio fue la implantación de un Sistema de Archivo organizado en cuatro niveles, la redacción de un Manual de Procedimiento de Archivo, la elaboración de un Cuadro de Clasificación y Calendario de Conservación de la documentación generada en los Servicios Centrales de la Universidad y la instalación de una aplicación informática, hoy inutilizable.
Desde entonces hasta la fecha la labor desempeñada por el Archivo General se ha centrado en la recepción de la transferencia de documentación semiactiva y pasiva desde los archivos de oficina de Servicios Centrales de la Universidad al depósito del Archivo Central ubicado en el edificio del Rectorado, y en el préstamo de esa documentación para su consulta a las Unidades productoras de la misma.
Con fecha de mayo de 2004 se ha iniciado un proceso de reorganización de todo el Sistema de Archivo con el objetivo de poder incorporar al mismo la documentación generada en los diferentes Centros, Departamentos Docentes e Institutos que integran la UPV/EHU.
Como primer paso se plantea la necesidad de redactar una normativa de funcionamiento del archivo, así como actualizar el Cuadro de Clasificación y Calendario de Conservación de la Documentación. Para ello, y con carácter previo, es necesario crear una Comisión de Valoración y Expurgo o Comisión de Archivo, tal y como concluyeron en las últimas jornadas de Archivos Universitarios celebradas el pasado mes de junio en la Universidad Complutense de Madrid.
Por otra parte, la inexistencia de una Comisión de Archivo propia supone que sería la Comisión de Valoración y Selección de documentación (COVASED) regulada por el Real Decreto 232/2000, de 21 de noviembre, por el que sea aprueban el Reglamento de los Servicios de Archivo y las normas reguladoras del Patrimonio Documental del País Vasco, la que tendría que emitir informe previo con carácter preceptivo sobre las decisiones de la UPV/EHU relativas a la Clasificación y Calendario de Conservación de la documentación generada en la misma. Así lo dispone el artículo 14, según el cual:
“2.– Los calendarios de conservación serán informados por el órgano colegiado de valoración y selección documental propio de cada Sistema de Archivos, que comunicará su informe a la Comisión de Valoración y Selección de documentación (COVASED), quien, a su vez, dispondrá de un plazo de tres meses naturales para emitir y comunicar su informe, al cabo de los cuales, si no hubiere notificado al Sistema de Archivos requirente, se entenderá emitido en sentido favorable.
3.– En aquellas Administraciones cuyo Servicio de Archivo o, en su caso, Sistema de Archivos, no cuente con una comisión de valoración y selección propia, los calendarios de conservación de la documentación y las propuestas de valoración y selección, serán sometidos al previo y preceptivo informe de la Comisión de Valoración y Selección de documentación (COVASED), que habrá de emitirlo y comunicarlo en el plazo de tres meses, al cabo de los cuales, si no hubiere notificado al Sistema de Archivos requirente, se entenderá emitido en sentido favorable.”
Según el artículo 258.1.e de los Estatutos de la UPV/EHU es competencia del Secretario General custodiar el Archivo General.
A la vista de las anteriores consideraciones, el Consejo de Gobierno de la UPV/EHU, en su sesión de 21 de julio de 2005, aprobó la creación la Comisión de Valoración y Expurgo o Comisión de Archivo de la Universidad del País Vasco / Euskal Herriko Unibertsitatea, en los términos recogidos en el anexo I.
Por último, el artículo 258.1 de los Estatutos de la UPV/EHU en su apartado d), encomienda al Secretario General garantizar la publicidad de todos los acuerdos de la UPV/EHU, y así también se establece en la Ley 19/1998, de 29 de junio, de Ordenación Universitaria de la Comunidad Autónoma del País Vasco.
Por todo ello,
RESUELVO:
Primero.– Ordenar la publicación en el Boletín Oficial del País Vasco del acuerdo del Consejo de Gobierno de la UPV/EHU, de 21 de julio de 2005, por el que se procede a la creación de la Comisión de Valoración y Expurgo o Comisión de Archivo de la Universidad del País Vasco / Euskal Herriko Unibertsitatea, según lo dispuesto en el anexo I.
Segundo.– Este Acuerdo entrará en vigor el mismo día de su publicación.
Tercero.– Esta Resolución por ser firme, pone fin a la vía administrativa y contra la misma sólo se podrá interponer recurso potestativo de reposición en el plazo de un mes, ante el mismo órgano que la dictó o recurso contencioso-administrativo ante los Tribunales de lo Contencioso de Bilbao en el plazo de dos meses.
ANEXO I
Primero.– La Comisión de Valoración y Expurgo o Comisión de Archivo de la Universidad del País Vasco / Euskal Herriko Unibertsitatea, es un órgano colegiado interdisciplinar, con carácter asesor, cuya función fundamental es el análisis de las series y tipos documentales producidos por todos los órganos y servicios de la Universidad para determinar los plazos de conservación de los documentos en las diferentes etapas de sus ciclo de vida, su posible destrucción o conservación permanente y su accesibilidad por parte de los usuarios.
Segundo.– La Comisión de Valoración y Expurgo o Comisión de Archivo de la Universidad del País Vasco / Euskal Herriko Unibertsitatea estará compuesta por:
– El Secretario o Secretaria General que la preside.
– La Técnico o el Técnico de Archivo General, que actuará como secretario de la Comisión.
– La Jefe o el Jefe de Secretaría General, encargada de asesorar jurídicamente a esta Comisión.
– Un profesor o profesora de Derecho y una profesora o profesor de Historia Contemporánea designados por el Rector o Rectora.
– Dos responsables de los Servicios Universitarios, designados por el o la Gerente.
Tercero.– La Comisión de Valoración y Expurgo o Comisión de Archivo de la UPV/EHU elaborará un reglamento de funcionamiento que someterá a aprobación del Consejo de Gobierno. Hasta entonces le será de aplicación lo dispuesto en la Sección Tercera del Capítulo II el Título II del Reglamento Marco de los Centros, aprobado por el Consejo de Gobierno en su sesión de 27 de abril de 2005.
A las sesiones, que se celebrarán en convocatoria ordinaria al menos dos veces al año y extraordinaria cuando se considere necesario, podrán acudir responsables de la unidad administrativa cuya documentación sea objeto de estudio en ese momento, así como todas aquellas personas que pueda aportar información u opiniones de interés sobre la materia.
Cuarto.– la Comisión de Valoración y Expurgo o Comisión de Archivo de la UPV/EHU le corresponden las siguientes funciones:
1.– Identificar y analizar todas las series y tipos de documentos generados por las diferentes unidades administrativas de la Universidad.
2.– Emitir Dictamen teniendo en cuenta criterios administrativos, jurídicos e históricos sobre el Cuadro de Clasificación y los Calendarios de Conservación de los documentos a lo largo de su ciclo de vida, en los que se fijan los plazos de conservación de los documentos la permanencia en cada una de las fases del archivo y determinar su accesibilidad.
Para ello, la Comisión de Archivo se encargará de:
• La identificación de las series documentales generadas por la Universidad.
• La identificación de los documentos con valor histórico o de investigación para los que se requiere una conservación permanente.
• Facilitar, mediante la adecuada identificación, clasificación y ordenación la recuperación de la información.
• La disminución del volumen de documentos por eliminación de los que ya no tienen valor probatorio o testimonial.
• Evitar decisiones administrativas erróneas resultantes de una falta de las informaciones pertinentes y la eliminación indiscriminada de documentos que deberían ser conservados.
• Garantizar un uso racional de los equipos de almacenamiento, así como reducir el riesgo de deterioro y desaparición de documentos mediante su transferencia a los depósitos debidamente acondicionados del Archivo General.
• Establecer normas de accesibilidad para cada serie documental atendiendo a la legislación relativa a la privacidad y la protección de datos.
3.– Normalizar el proceso de expurgo y eliminación de la documentación diferenciando los tipos que es preciso conservar permanentemente en atención a su valor informativo o testimonial, de aquellos que se pueden destruir agotado su valor administrativo.
4.– Asesorar a los órganos y estructuras de la Universidad del País Vasco / Euskal Herriko Unibertsitatea en materia archivística.
5.– Aquellas otras que le encomiende el Consejo de Gobierno.
