ORDEN PTO/458/2004, DE 16 DE DICIEMBRE, SOBRE LOS FICHEROS QUE CONTIENEN DATOS DE CARÁCTER PERSONAL DEL INSTITUTO CARTOGRÁFICO DE CATALUÑA DEL DEPARTAMENTO DE POLÍTICA TERRITORIAL Y OBRAS PÚBLICAS
La Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal, establece en su artículo 20 que la creación, modificación o supresión de ficheros de las administraciones públicas sólo puede hacerse mediante disposición general publicada al BOE o en diario oficial que corresponda.
Por su parte, la disposición adicional tercera de la Ley 5/2002, de 19 de abril, de la Agencia Catalana de Protección de Datos dispone que los consejeros de la Generalidad, dentro del ámbito de las competencias respectivas, quedan habilitados para la creación, la modificación y la supresión, mediante orden, de los ficheros que sean pertinentes. Así mismo, esta Agencia, de acuerdo con lo que dispone la Ley 5/2002, tiene atribuidas las competencias para ejercer las funciones de control sobre los tratamientos de datos del Instituto Cartográfico de Cataluña, tal como establece el artículo 3.1.
Con relación a la seguridad de los datos personales, el Real decreto 994/1999, de 11 de junio, aprueba el Reglamento de medidas de seguridad de los ficheros automatizados que contengan datos de carácter personal que establece tres niveles: básico, medio y alto.
En estos momentos se plantea la conveniencia de adecuar los ficheros que contienen datos de carácter personal del Instituto Cartográfico de Cataluña del Departamento de Política Territorial y Obras Públicas en el marco jurídico regulador de la protección de datos personales, de manera que se garantice la máxima transparencia en el trato de los datos de carácter personal y así asegurar a la ciudadanía el ejercicio de sus derechos legítimos.
En consecuencia, de acuerdo con lo que dispone el artículo 20 de la Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal, dada la disposición adicional tercera de la Ley 5/2002, de 19 de abril, de la Agencia Catalana de Protección de Datos, de acuerdo con el artículo 4 del Reglamento de medidas de seguridad de los ficheros automatizados que contengan datos de carácter personal aprobado por el Real decreto 994/1999, de 11 de junio y (...) el dictamen de la Comisión Jurídica Asesora,
Ordeno:
Artículo 1
1.1 Los ficheros que contienen datos de carácter personal del Instituto Cartográfico de Cataluña del Departamento de Política Territorial y Obras Públicas son los que figuran en el anexo 1 de esta Orden.
1.2 Estos ficheros están sujetos, a todos los efectos, a lo que prevé la Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal, la Ley 5/2002, de 19 de abril, de la Agencia Catalana de Protección de Datos y el resto de normativa de aplicación en materia de protección de datos de carácter personal.
Artículo 2
En cada fichero se regula su tratamiento y se establece, en el mismo anexo, la denominación del fichero; la finalidad del fichero y los usos previstos; las personas y los colectivos afectados u obligados a suministrar datos de carácter personal; el procedimiento de recogida de los datos de carácter personal; la estructura básica del fichero y la descripción del tipo de datos de carácter personal que contienen; las cesiones de datos previstos y, si procede, las transferencias de datos que se prevean a terceros países; los órganos responsables del fichero; los servicios o unidades en las que se pueden ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición; las medidas de seguridad con indicación del nivel básico, medio o alto exigible.
Artículo 3
Las personas titulares de los órganos responsables de cada fichero que contiene datos de carácter personal especificados en el anexo 1 de esta Orden deben adoptar las medidas técnicas, de gestión y organizativas necesarias para garantizar la confidencialidad, la seguridad de conformidad con el nivel asignado y la integridad de los datos, así como también todas aquellas medidas destinadas para hacer efectivas las garantías, las obligaciones y los derechos de la ciudadanía reconocidos en la Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, y en las normas reglamentarias vigentes.
Disposición final
Esta Orden entrará en vigor el día siguiente de su publicación en el DOGC.
Barcelona, 16 de diciembre de 2004
Anexo 1
Ficheros que contienen datos de carácter personal del Instituto Cartográfico de Cataluña del Departamento de Política Territorial y Obras Públicas.
Nombre del fichero: Clientes/clientas de la tienda virtual.
Finalidades y usos: gestión y facturación de los productos del Instituto Cartográfico de Cataluña que se adquieren vía telemática mediante la tienda virtual del Instituto Cartográfico de Cataluña. Entrega de los productos.
Personas y colectivos afectados: clientes/clientas de la tienda virtual del Instituto Cartográfico de Cataluña.
Procedimiento de recogida de datos: datos obtenidos directamente de la persona interesada o de su representante legal que se recogen vía telemática por transmisión electrónica.
Estructura básica y tipo de datos de carácter personal:
Datos identificativos: nombre y apellidos, dirección postal y electrónica, NIF, teléfono.
Datos de información comercial relativa a los pedidos: fecha de pedidos, productos adquiridos e importe.
Cesión de datos de carácter personal y, en su caso, transferencia de datos que se prevén a terceros países: a la Agencia Estatal de Administración Tributaria, cuando corresponda según la legislación tributaria, de acuerdo con lo que dispone el artículo 94.5 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, general tributaria.
Órgano responsable: director/directora del Instituto Cartográfico de Cataluña.
Unidad para ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: director/directora del Instituto Cartográfico de Cataluña, Parc de Montjuïc, s/n, 08038 Barcelona, tel. 935671500, dirección electrónica [email protected].
Medidas de seguridad: nivel básico.
Nombre del fichero: Registro de entrada y salida de documentación.
Finalidades y usos: gestión del registro de entradas y salidas de documentos.
Personas y colectivos afectados: emisores/as y destinatarios/as de documentos registrados en el Instituto Cartográfico de Cataluña.
Procedimiento de recogida de datos: declaración en soporte papel, magnético o telemático del propio interesado.
Estructura básica y tipo de datos:
Datos identificativos: nombre y apellidos, nombre de la empresa u organismo.
Datos relativos a la documentación: asunto, documento registrado.
Cesiones de datos de carácter personal y, en su caso, transferencia de datos que se prevén a terceros países: no está prevista ninguna cesión ni transferencia de datos a terceros.
Órgano responsable: director/directora del Instituto Cartográfico de Cataluña.
Unidad para ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: director/directora del Instituto Cartográfico de Cataluña, Parc de Montjuïc, s/n, 08038 Barcelona, tel. 935671500, dirección electrónica [email protected].
Medidas de seguridad: nivel básico.
Nombre del fichero: Personas proveedoras y resto de clientela.
Finalidades y usos: gestión y facturación de las ventas de productos del Instituto Cartográfico de Cataluña que no se efectúan mediante la tienda virtual. Gestión de los cobros y entrega de los productos. Gestión y pago de las compras que efectúa el Instituto.
Personas y colectivos afectados: clientes y proveedores del Instituto Cartográfico de Cataluña.
Procedimiento de recogida de datos: datos proporcionados directamente por la persona interesada o por quien ostenta la representación legal.
Estructura básica y tipo de datos:
Datos identificativos de los proveedores o clientes: nombre y apellidos, razón social, dirección postal, dirección electrónica, teléfono, fax, NIF, datos bancarios.
Datos de información comercial: idioma de comunicación, pedidos y facturas, productos y servicios adquiridos y liquidaciones.
Cesión de datos de carácter personal y, en su caso, transferencia de datos que se prevén a terceros países: a la Agencia Estatal de la Administración Tributaria, cuando corresponda según la legislación tributaria, de acuerdo con lo que dispone el artículo 94.5 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, general tributaria; a las entidades bancarias para el pago de facturas, de acuerdo con el artículo 11 de la Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal.
Órgano responsable: director/directora del Instituto Cartográfico de Cataluña.
Unidad para ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: director/directora del Instituto Cartográfico de Cataluña. Parc de Montjuïc, s/n, 08038 Barcelona, tel. 935671500, dirección electrónica [email protected].
Medidas de seguridad: nivel básico.
Nombre del fichero: personal; expedientes de personal y fondo de acción social.
Finalidades y usos: gestión de los datos personales, económicos y profesionales y del archivo físico de la documentación del personal del Instituto Cartográfico de Cataluña relativa a la relación de trabajo. Confección mensual y gestión de la nómina del personal y de las liquidaciones a la Seguridad Social. Confección mensual de las hojas de salario. Confección de las órdenes de transferencia. Resumen anual por trabajador/trabajadora. Certificados anuales de las retenciones a cuenta del IRPF. Gestión de la información relativa a la formación del personal del Instituto. Gestión del control horario. Mantenimiento de los datos relativos a los puestos de trabajo e históricos del personal del Instituto y del archivo físico de documentación. Archivo y consulta de los documentos de los expedientes del personal del Instituto y gestión de estos expedientes. Registro de solicitudes y documentación asociada con el fondo de acción social y su pago.
Personas y colectivos afectados: personal del Instituto Cartográfico de Cataluña.
Procedimiento de recogida de datos: datos proporcionados directamente por la persona interesada.
Estructura básica y tipo de datos:
Datos identificativos del personal: nombre y apellidos, dirección postal, número de seguridad social, NIF, teléfono, imagen, firma, número de registro personal.
Datos de características personales: estado civil; número de hijos/hijas y fecha de nacimiento o de adopción, libro de familia; lugar y fecha de nacimiento; sexo; nacionalidad; persona de contacto.
Datos académicos y profesionales: currículum; modalidad de contracto; categoría, nivel, grado, puesto de trabajo; cursos y certificados de formación; fichas de evaluación anual; información de control horario: marcajes, periodos de ausentismo laboral; justificantes de permisos personales; cuenta bancaria, percepciones y nómina, compensaciones e indemnizaciones.
Datos justificativos de las ayudas del fondo de acción social: facturas relevantes y justificantes de disminución.
Cesiones de datos de carácter personal y, en su caso, transferencia de datos que se prevén a terceros países: a la Agencia Estatal de la Administración Tributaria, de acuerdo con el Real decreto legislativo 3/2004, de 5 de marzo, por el que se aprueba el Texto refundido de la Ley del impuesto sobre la renta de las personas físicas y de acuerdo con lo que dispone el artículo 94.5 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, general tributaria; a la Tesorería General de la Seguridad Social, de acuerdo con el artículo 36.6 del Real decreto legislativo 1/1994, de 20 de junio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley general de la Seguridad Social, a las entidades bancarias y a la Mutua de accidentes de trabajo, de conformidad con el artículo 11 de la Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal.
Órgano responsable: director/directora del Instituto Cartográfico de Cataluña.
Unidad para ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: director/directora del Instituto Cartográfico de Cataluña, Parc de Montjuïc, s/n, 08038 Barcelona, tel. 935671500, dirección electrónica [email protected].
Medidas de seguridad: nivel alto.
Nombre del fichero: registro de personas visitantes.
Finalidades y usos: gestión del registro y control de las personas que visitan las dependencias del ICC y adopción de las medidas de seguridad oportunas.
Personas y colectivos afectados: personas visitantes del Instituto Cartográfico de Cataluña.
Procedimiento de recogida de datos: datos proporcionados directamente por la persona interesada.
Estructura básica y tipo de datos:
Datos identificativos de los visitantes: nombre y apellidos, empresa, NIF.
Datos relativos a las visitas: persona visitada, hora de entrada y de salida.
Cesiones de datos de carácter personal y, en su caso, transferencia de datos que se prevén a terceros países: no está prevista ninguna cesión ni transferencia de datos a terceros.
Órgano responsable: director/directora del Instituto Cartográfico de Cataluña.
Unidad para ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: director/directora del Instituto Cartográfico de Cataluña, Parc de Montjuïc, s/n, 08038 Barcelona, tel. 935671500, dirección electrónica [email protected].
Medidas de seguridad: nivel básico.
