ORDEN DE 14 DE JULIO DE 2004, DE LA CONSELLERIA DE SANIDAD, POR LA QUE SE REGULA LA UTILIZACIÓN DE LA FIRMA ELECTRÓNICA RECONOCIDA EN LOS DOCUMENTOS SANITARIOS DE LA CONSELLERIA DE SANIDAD
El Real Decreto-Ley 14/99, de 17 de septiembre, sobre firma electrónica y recientemente la Ley 59/2003, de 19 de septiembre, de firma electrónica regula, en relación con la firma digital, las dos principales características que se atribuyen a las firmas manuscritas, esto es, la imputación a una persona determinada (permitiendo la identificación del autor del documento) y la garantía de la integridad (al permitir asegurar que el mensaje no ha sido manipulado después de su firma, detectando cualquier alteración). Además de ello, la utilización de la citada tecnología de firma digital permite cifrar el contenido del documento, de forma que viaja por la red encriptado impidiendo así su conocimiento por terceros no autorizados, con lo que se consigue un tercer efecto de confidencialidad. El artículo 3 de la Ley 59/2003, de 19 de septiembre, de firma electrónica, determina los efectos jurídicos de la firma electrónica reconocida, siempre que esté basada en un certificado reconocido y que haya sido producida por un dispositivo seguro de creación de firma, teniendo, respecto de los datos consignados en forma electrónica, el mismo valor jurídico que la firma manuscrita en relación con los consignados en papel.
En la inversión que está realizando la Conselleria de Sanidad para alcanzar la sociedad de la información sanitaria, se prevé un escenario de transición, donde el soporte de papel seguirá siendo el vehículo de comunicación entre facultativos médicos y diferentes agentes (empresas, Seguridad Social y oficinas de farmacia). Los documentos sanitarios digitales (emitidos en papel) como la receta médica y los partes de alta y baja, son documentos unívocos, identificados con una clave alfanumérica y vinculados a una firma electrónica reconocida. La firma electrónica reconocida no solo respeta el marco normativo actual, sino que además facilita y potencia una Administración más ágil y efectiva para el ciudadano valenciano, al poder convivir de una manera ordenada los procesos basados en nuevas tecnologías con los procesos basados en una cumplimentación manuscrita.
El Gobierno Valenciano, tal y como se recoge en el segundo Plan de Modernización de las Administraciones Públicas, mantiene como una línea estratégica de actuación, la incorporación de las nuevas tecnologías a todos los procesos y actividades desarrollados en el ámbito de su competencia.
Por tanto, y en desarrollo de la disposición segunda del Decreto 87/2002, de 30 de mayo, del Gobierno Valenciano, por el que se regula la utilización de la firma electrónica reconocida en la Generalitat Valenciana, que insta a emplear los medios técnicos, materiales y humanos necesarios para adecuar el funcionamiento de los servicios que presta la Generalitat Valenciana al uso de la firma electrónica, así como del artículo 35 e) de la Ley de 5/1983, de Gobierno Valenciano, y conforme con el Consejo Jurídico Consultivo ORDENO Artículo 1. Objeto y ámbito de aplicación 1. El objeto de esta disposición es regular la utilización de la firma electrónica reconocida en todos los aplicativos informáticos, procedimientos y documentos utilizados en el marco de los sistemas de información sanitarios de la Conselleria de Sanidad.
2. Como mecanismo de garantía de seguridad e identificación de los profesionales que intervienen en la gestión de procesos de la Conselleria de Sanidad, la Generalitat Valenciana dotará a todos sus profesionales de certificados electrónicos, para su utilización en aplicaciones de firma electrónica de los centros sanitarios de la Conselleria de Sanidad.
3. Todo profesional adscrito a la Conselleria de Sanidad, en el marco del uso de los sistemas de información, utilizará su firma digital para avalar las anotaciones realizadas, registros o modificaciones documentales.
Artículo 2. Documentación clínica y administrativa electrónica 1. La historia clínica electrónica de cada paciente, comprenderá el conjunto de documentación relativa a sus procesos asistenciales y contactos con el sistema sanitario público, estando debidamente identificados todos los registros efectuados por cada médico y profesional que haya intervenido en la misma.
2. Todo documento asistencial en soporte electrónico, que integre la información obrante en la historia clínica electrónica de cada paciente, ya sea un dato o una valoración, deberá llevar incorporada como mecanismo de identificación y garantía de autenticidad, la firma electrónica del profesional que haya intervenido.
Artículo 3. Validez y eficacia de la firma electrónica reconocida 1. La Conselleria de Sanidad garantiza que la aplicación de la firma electrónica se base en los principios de actuación, seguridad, integridad de las comunicaciones y autenticidad y conservación de los documentos generados.
2. Los registros de la historia clínica electrónica firmados mediante firma electrónica reconocida tendrán el mismo valor jurídico que aquéllos validados con firma manuscrita y serán considerados certificados reconocidos las copias basadas en estos registros firmados electrónicamente que se obtengan por medios electrónicos, informáticos o telemáticos.
Artículo 4. Datos a consignar en las copias en papel de registros firmados electrónicamente Cada documento contendrá, además de los datos propios del mismo, la firma electrónica (cadena de caracteres alfanumérica) en un formato procesable, el número de copias emitidas del original así como el nombre del profesional que ha generado la copia. En el momento en que la copia sea expedida, los documentos originales serán marcados indicando el número de copia, la fecha en que fue realizada y el profesional que la solicitó.
Artículo 5. Autoridad autentificadora de firma electrónica, autoridad de registro de firma electrónica y tramitación de los certificados 1. El secretario autonómico de Telecomunicaciones y Sociedad de la Información es el órgano administrativo que tiene las competencias de autoridad autentificadora de la firma electrónica en la Generalitat Valenciana, siendo la encargada de garantizar que los soportes, medios y aplicaciones sometidos al proceso cumplen con todos los requisitos.
2. En aras a agilizar la tramitación de las actividades de registro, las unidades de Recursos Humanos de cada dirección asistencial y la Inspección de Servicios Sanitarios de las direcciones territoriales de la Conselleria de Sanidad tendrán la condición de autoridad de registro de firma electrónica, que asume las siguientes competencias:
. Realizar la tramitación de los certificados y entrega de los soportes físicos.
. Comprobar la identidad y cualquiera de las circunstancias personales de los solicitantes de certificados, mediante la identificación de la persona física que solicite el certificado, personándose ante la autoridad de registro y acreditándose mediante el documento nacional de identidad, pasaporte u otro medio admitido en derecho.
. Informar a los profesionales sanitarios en la emisión de los certificados de usuario de firma electrónica de sus condiciones de utilización y limitaciones de uso.
. Suministrar a la autoridad autentificadora los datos verificados del solicitante a fin de que la autoridad de certificación emita el correspondiente certificado.
3. Para utilizar la firma electrónica reconocida, se entregará a los profesionales adscritos a la Conselleria de Sanidad el certificado digital en soporte seguro (tarjeta con chip criptográfico). Para ello, deberán personarse en los puntos de registro a fin de acreditar su identidad en el tiempo y lugar que se determine reglamentariamente. Los profesionales que se incorporen por primera vez al servicio de la Conselleria de Sanidad, recibirán sus certificados en el momento de la firma de sus contratos. A los efectos de esta orden, se entiende por punto de registro el lugar físico habilitado en cada área de Salud para la tramitación de certificados digitales para el personal adscrito a la Conselleria de Sanidad.
Artículo 6. Responsabilidades 1. La Conselleria de Sanidad adoptará los mecanismos necesarios para garantizar que se observen todos los requerimientos establecidos en la legislación específica de protección de datos de carácter personal, así como en la normativa reguladora de firma electrónica y los específicos en materia sanitaria.
2. Es responsabilidad de los profesionales adscritos a la Conselleria de Sanidad, en el uso de las aplicaciones para el ejercicio de sus funciones:
a) Mantener las claves de acceso, con el deber de secreto con relación a las mismas.
b) La custodia y correcta utilización del soporte del certificado (tarjeta de firma electrónica), notificando cualquier incidencia que se produzca y que pudiera afectar a la finalidad en la utilización de la misma.
c) Notificar al responsable de seguridad la correspondiente incidencia cuando el secreto de su contraseña se haya visto comprometido o existan circunstancias que puedan violar la seguridad del sistema.
d) Cerrar la aplicación informática cuando se abandone su puesto de trabajo.
3. La Conselleria de Sanidad supervisará el correcto funcionamiento de los procedimientos de seguridad y las aplicaciones informáticas, así como la implementación de la firma electrónica reconocida por los profesionales sanitarios. A tal efecto, se auxiliará de los servicios de Inspección que tengan competencia en esta materia.
DISPOSICIÓN FINAL Primera Se autoriza a la secretaria autonómica de Sanidad para que, en el ámbito de sus competencias, desarrolle lo dispuesto en esta orden.
Segunda En el marco de los sistemas de información de la Conselleria de Sanidad la presente orden entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Diari Oficial de la Generalitat Valenciana.
