Diario del Derecho. Edición de 21/09/2018
  • Diario del Derecho en formato RSS
  • ISSN 2254-1438
  • EDICIÓN DE 08/05/2018
 
 

Gestión documental, organización y funcionamiento de los archivos de la Generalitat

08/05/2018
Compartir: 

Decreto 50/2018, de 27 de abril, del Consell, por el que se regula la gestión documental, la organización y el funcionamiento de los archivos de la Generalitat (DOCV de 7 de mayo de 2018). Texto completo.

DECRETO 50/2018, DE 27 DE ABRIL, DEL CONSELL, POR EL QUE SE REGULA LA GESTIÓN DOCUMENTAL, LA ORGANIZACIÓN Y EL FUNCIONAMIENTO DE LOS ARCHIVOS DE LA GENERALITAT.

PREÁMBULO

Desde que la Generalitat asumió las competencias en materia de archivos, en el año 1984, se han incrementado considerablemente las necesidades de la Administración. El aumento de competencias y organismos y la aparición de nuevos procedimientos y formas de tramitación están dando lugar a los consiguientes cambios en la documentación que se genera. Esta evolución debe permitir la democratización de los servicios públicos, haciéndolos más transparentes a la sociedad a la que sirven y que demanda información, como desarrollo de la Ley 2/2015, de 2 de abril Vínculo a legislación, de la Generalitat, de transparencia, buen gobierno y participación ciudadana de la Comunitat Valenciana. Este proceso está relacionado con la evolución producida en el ámbito de las tecnologías de la información y de la comunicación y, en consecuencia, del desarrollo de la administración electrónica, de los documentos que genera y de su tratamiento archivístico. Por ello, al enfoque tradicional sobre la gestión de los archivos, fundamentado en la conservación y protección del patrimonio documental, hay que añadir nuevos enfoques que permitan una mejor gestión de los documentos generados y que permita la puesta a disposición de la ciudadanía la gran variedad de documentos que se encuentran en los archivos públicos.

La documentación generada por la administración de la Generalitat forma parte del Patrimonio Documental de la Comunitat Valenciana y está protegida por la Ley 16/1985, de 25 de junio Vínculo a legislación, del Patrimonio Histórico Español, la Ley 4/1998, de 11 de junio Vínculo a legislación, de la Generalitat Valenciana, del Patrimonio Cultural Valenciano y sus sucesivas modificaciones y por la Ley 3/2005, de 15 de junio Vínculo a legislación, de la Generalitat Valenciana, de Archivos.

Tal como indica en su preámbulo la citada Ley 3/2005 Vínculo a legislación, de archivos, la gestión documental y la organización de los archivos es un elemento clave de la gestión administrativa y de los servicios que estos prestan a la ciudadanía. Es por tanto imprescindible regular dicha gestión documental y la organización y el funcionamiento de los archivos de la Generalitat, así como las condiciones generales de su utilización y acceso que garanticen los derechos de las personas físicas y jurídicas y la mejora de la gestión administrativa, todo lo cual es el objeto de este decreto.

Por otro lado, esta misma ley indica, en relación a las normas de gestión, que las personas titulares de documentos públicos deberán de aplicar, por medio de las responsables de sus archivos, las normas que establezca la conselleria competente en materia de cultura en lo que se refiere a técnicas del proceso de gestión de la documentación administrativa en su respectivo ámbito. Es por tanto misión de la conselleria competente en materia de cultura desarrollar la normativa básica en relación al funcionamiento, organización y gestión documental de los archivos de la Generalitat.

El Decreto 220/2014, de 12 de diciembre Vínculo a legislación, del Consell, por el que se aprueba el Reglamento de Administración Electrónica de la Comunitat Valenciana responde a la rápida implantación de los documentos electrónicos en los flujos de trabajo de la Administración y a los cambios tecnológicos que implican la estandarización de los procesos, definiéndolos de forma clara para asegurar la integridad y autenticidad de estos documentos, así como su preservación temporal. Las organizaciones también deben garantizar la trazabilidad de los documentos, tanto en papel como electrónicos, para garantizar su conservación y acceso, y la eliminación controlada en cumplimiento de la legislación vigente. La Administración de la Generalitat debe ser ágil y abierta y promover el rápido acceso a la información pública en respuesta a las demandas de la ciudadanía y de la normativa sobre transparencia, con la voluntad de garantizar el ejercicio del derecho al acceso a la información pública.

Así, el conjunto de medidas a que se plantean con esta norma están orientadas a la consecución de dos objetivos fundamentales; por una parte, recoger y desarrollar en una única norma la legislación vigente que afecta la gestión documental de los archivos de la Administración de la Generalitat, como son el Decreto 189/2005, de 2 de diciembre Vínculo a legislación, del Consell de la Generalitat, por el que se regula la Junta Calificadora de Documentos Administrativos y el procedimiento de valoración, conservación y eliminación del patrimonio documental de los archivos públicos; el Decreto 61/2006, de 12 de mayo Vínculo a legislación, del Consell, por el que se aprueba el Reglamento de funcionamiento de la Junta de Expurgo de Documentos Judiciales y se crea el Fondo Histórico Judicial de la Comunitat Valenciana; la Orden 3/2011, de 15 de marzo Vínculo a legislación, de la Conselleria de Cultura y Deporte, por la que se aprueba el Reglamento de composición, organización y funcionamiento del Consejo Asesor de Archivos de la Comunitat Valenciana; y la Ley 2/2015, de 2 de abril Vínculo a legislación, de transparencia, buen gobierno y participación ciudadana de la Comunitat Valenciana. Por otra parte, el segundo objetivo consiste en profundizar en la mejora de los procedimientos de la gestión documental de la Generalitat que permitan el ahorro y la optimización de los medios personales y materiales de la Administración de la Generalitat.

Todo ello hace aconsejable la aprobación de un decreto que regule el sistema de gestión de la documentación administrativa de la Generalitat y determine los criterios básicos de organización y funcionamiento de los archivos que integran esta documentación en sus diferentes fases, a la vez que regula las condiciones generales de utilización y acceso que garanticen los derechos de las personas físicas y jurídicas y la mejora de la gestión administrativa.

Asimismo se hace constar que esta norma está incluida como una de las iniciativas reglamentarias a tramitar por esta conselleria en el marco del Plan normativo de la Administración de la Generalitat, aprobado por Acuerdo del Consell de 17 de febrero de 2017.

La disposición final segunda de la Ley 3/2005, de 15 de junio Vínculo a legislación, de la Generalitat, de Archivos, faculta al Consell de la Generalitat para dictar las normas correspondientes en desarrollo de dicha ley.

Por todo ello, de acuerdo con lo que establecen los artículos 18.f Vínculo a legislación y 28.c Vínculo a legislación de la Ley 5/1983, de 30 de diciembre, de la Generalitat, del Consell, a propuesta del conseller de Educación, Investigación, Cultura y Deporte, vistos los informes preceptivos de la Abogacía de la Generalitat, oído el Consejo Asesor de Archivos, conforme con el dictamen del Consell Jurídic Consultiu de la Comunitat Valenciana, el Consell, previa deliberación, en la reunión del 27 de abril de 2018,

DECRETO

CAPÍTULO I

Disposiciones generales

Artículo 1. Objeto

El objeto de este decreto es regular el Sistema de Gestión Documental de la Administración de la Generalitat y determinar los criterios básicos de organización y funcionamiento de los archivos que custodian esta documentación en sus diferentes fases, así como regular las condiciones generales de utilización, acceso y conservación que garanticen los derechos de las personas físicas y jurídicas y la mejora de la gestión administrativa.

Artículo 2. Ámbito de aplicación

1. Este decreto se aplicará a todos los archivos de la Administración de la Generalitat, incluidos los archivos de los servicios periféricos, sus organismos autónomos y las entidades de derecho público vinculadas o dependientes de la Administración pública de la Generalitat.

2. Los archivos de los centros sanitarios y de los centros docentes de titularidad de la Generalitat, además, se regirán por su normativa específica.

Artículo 3. Definiciones y conceptos básicos

A efectos de este decreto y para la correcta comprensión de lo en él dispuesto, serán de aplicación los siguientes conceptos archivísticos básicos:

1) Archivos: las instituciones y los conjuntos de documentos definidos en el artículo 80 Vínculo a legislación de la Ley 4/1998, de 11 de junio, de la Generalitat, del Patrimonio Cultural Valenciano.

2) Archivo de gestión: dentro del ciclo vital de los documentos, es el archivo de la unidad de gestión u oficina que reúne su documentación en trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas unidades de gestión u oficinas.

3) Archivo central: dentro del ciclo vital de los documentos, es el que coordina y controla el funcionamiento de los distintos archivos de gestión de un departamento y reúne los documentos transferidos por los mismos, una vez finalizado su trámite y cuando su consulta no es constante.

4) Archivo intermedio: dentro del ciclo vital de los documentos, es aquel al que se han de transferir los documentos de los archivos centrales y periféricos cuando su consulta por los organismos productores es esporádica y en el que permanecen hasta su eliminación o transferencia al archivo histórico.

5) Archivo histórico: dentro del ciclo vital de los documentos, es aquel al que se ha de transferir la documentación que deba conservarse permanentemente. También puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito, adquisición, etc.

6) Calendario de conservación: Es el instrumento de trabajo fruto del proceso de valoración documental, en el que se recoge el plazo de permanencia de los documentos de archivo en cada una de las fases del ciclo vital para su selección, eliminación o conservación permanente y, en su caso, el método y procedimiento de selección, eliminación o conservación en otro soporte.

7) Ciclo vital de documentos: son las diferentes etapas por las que atraviesan los documentos desde que se producen hasta su eliminación conforme al procedimiento establecido, o en su caso, su conservación permanente.

8) Clasificación: operación archivística que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo. Es el primer paso del proceso de organización, dentro de la fase del tratamiento archivístico denominada identificación.

9) Conservación: Es el conjunto de medidas y procedimientos destinados a asegurar la preservación o prevención de posibles alteraciones físicas, tanto de los edificios como de los documentos.

10) Descripción: Es el proceso por el que se elabora una representación exacta de la documentación mediante el registro de cualquier información que permita identificarla, gestionarla, y localizarla.

11) Digitalización: es el proceso tecnológico que permite convertir documentos en soporte papel o en otro soporte no electrónico en un fichero electrónico que contiene la imagen codificada, fiel e íntegra del documento. La digitalización certificada o segura es el proceso de digitalización mediante el cual el documento obtenido tiene el mismo valor jurídico que el documento original.

12) Documentación activa: son los documentos que forman parte de un procedimiento que está siendo tramitado por una unidad administrativa y se utiliza habitualmente en los trabajos de gestión.

13) Documentación semi-activa: es la documentación administrativa que, una vez concluida la tramitación ordinaria, no es utilizada de forma habitual por la unidad que la ha producido en su actividad.

14) Documentación histórica: son los documentos que ya no poseen vigencia administrativa inmediata y que por su valor cultural se deben conservar permanentemente.

15) Documentación de apoyo informativo: son aquellos documentos (impresos, fotocopias de disposiciones normativas, folletos, etc.) cuya utilidad para la Administración radica exclusivamente en su contenido informativo para apoyo de la gestión administrativa, por tanto no es documentación susceptible de integración en los expedientes ni de conservación en los archivos.

16) Documentos / Documentos de archivo: son las unidades archivísticas comprendidas en la definición del punto segundo del artículo 76 Vínculo a legislación de la Ley 4/1998, de 11 de junio, de la Generalitat, del Patrimonio Cultural Valenciano, esto es, el testimonio material de un hecho o acto elaborado expresado en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogido en cualquier tipo de soporte material, incluidos los soportes electrónicos. Se excluyen los ejemplares no originales de ediciones bibliográficas y publicaciones.

17) Documentos esenciales o vitales: son los documentos que se consideran necesarios para asegurar el normal desarrollo de las funciones y actividades desarrolladas por la Administración Pública y contribuyen a garantizar los derechos fundamentales de las instituciones, así como sus obligaciones legales y financieras. Su pérdida, o su falta de disponibilidad supondrían una merma significativa de los derechos y obligaciones de la Administración y de la ciudadanía a la que sirve.

18) Expediente administrativo: es el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla. Los expedientes se forman mediante la agregación ordenada de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, informes, acuerdos, notificaciones y demás diligencias deban integrarlos, así como un índice numerado de todos los documentos que contenga cuando se remita. En el caso del expediente electrónico, su formación y trámite se rige por el Esquema Nacional de Interoperabilidad y en las correspondientes Normas Técnicas de Interoperabilidad, y lo establecido por el artículo 70 Vínculo a legislación de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas.

19) Eliminación de documentos: consiste en la destrucción física de unidades o series documentales por el órgano responsable del archivo u oficina pública en que se encuentren, empleando cualquier método que garantice la imposibilidad de reconstrucción de los mismos y su posterior utilización.

20) Identificación: es la fase del tratamiento archivístico que consiste en la investigación y sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo.

21) Metadato: se entiende por metadato cualquier descripción estandarizada de las características de un conjunto de datos. En el contexto del documento electrónico cualquier tipo de información en forma electrónica asociada a los documentos electrónicos, de carácter instrumental e independiente de su contenido, destinada al conocimiento inmediato y automatizable de alguna de sus características, con la finalidad de garantizar la disponibilidad, el acceso, la conservación y la interoperabilidad del propio documento.

22) Cuadro de clasificación: Instrumento de consulta resultado de la fase de identificación, que refleja la organización de un fondo documental o de la totalidad de los fondos de un archivo y aporta los datos esenciales de su estructura.

23) SAVEX (Sistema Arxivistic Valencià en Xarxa): es el sistema de información y gestión integral de los archivos del Sistema Archivístico Valenciano. Integra una aplicación informática que cuenta con las características y funcionalidades necesarias para la descripción y la gestión documental de los archivos del Sistema.

24) Serie documental: es el conjunto de documentos o expedientes producidos en el desarrollo de una función o actividad administrativa regulada por una norma de procedimiento y organizadas de acuerdo a un sistema de ordenación.

25) Sistema archivístico: conjunto de normas e instituciones que participan en la dirección, seguimiento, coordinación e inspección de los programas para la conservación, tratamiento y difusión del patrimonio documental. Componen el sistema archivístico los archivos, los servicios archivísticos, la administración de archivos, la legislación archivística y el personal.

26) Tablas de valoración documental: son documentos administrativos en los que se determinan los valores administrativos, jurídicos, fiscales, informativos e históricos de los documentos o series documentales; se fijan los plazos de transferencia a los diferentes tipos de archivo; se determina la conservación o eliminación de las series documentales, o bien, si procede, su conservación en soporte diferente al de su producción; y, por último, se establece el régimen de accesibilidad a los documentos.

27) Tipo documental: modelo estructurado y reconocido que adopta un documento, en el desarrollo de una competencia concreta, en base a una regulación y cuyo formato, contenido informativo o soporte son homogéneos (por ejemplo, un certificado, un oficio, un informe, etc.).

28) Transferencia documental: procedimiento habitual de ingreso de fondos en un archivo mediante traslado de las fracciones de series documentales, una vez que estas han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas establecidas en la valoración para cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos.

29) Unidad archivística: es el elemento básico de las agrupaciones documentales, puede ser simple, cuando se trata de un solo documento, o compuesta, cuando se compone de una agregación sucesiva de documentos relacionados entre sí, que conforman un expediente.

30) Valoración documental: es el proceso de análisis y determinación de los valores de los documentos de archivo en función de los efectos que causan y la información que contienen. Estos valores son los que condicionan la conservación temporal o permanente de la documentación.

Artículo 4. El Sistema de Gestión Documental de la Generalitat

1. El Sistema de Gestión Documental de la Generalitat es el sistema archivístico del conjunto de los archivos de la Administración de la Generalitat, e incluye las operaciones técnicas, integradas en la gestión administrativa, que comprenden la producción, la tramitación, el control, el acceso, la valoración, la conservación o la eliminación de los documentos. El objetivo es racionalizar y conseguir una gestión eficaz, promover el desarrollo de los valores democráticos y de transparencia de la gestión administrativa de la Generalitat, y mejorar la calidad de los servicios prestados a la ciudadanía. Este Sistema de Gestión Documental se aplicará tanto a los documentos en soporte analógico como a los documentos en soporte electrónico. En el caso de los documentos en soporte electrónico, además, se deberá aplicar la normativa que regula la gestión de los documentos electrónicos de la Generalitat.

2. El Sistema de Gestión Documental de la Generalitat es un subsistema perteneciente al Sistema Archivístico Valenciano, definido en el artículo 3 Vínculo a legislación de la Ley 3/2005, de 15 de junio, de la Generalitat, de archivos.

3. El Sistema de Gestión Documental de la Generalitat coordina y unifica la gestión documental de todos los archivos enumerados en el artículo 2 de este decreto, para controlar la gestión de los documentos desde el momento de su creación o recepción en las oficinas, hasta su destrucción o conservación definitiva.

4. Son elementos básicos del Sistema de Gestión Documental los instrumentos de descripción y los instrumentos de control. Son instrumentos de descripción aquellos documentos, elaborados en la fase de descripción y sobre cualquier tipo de soporte, que proporcionen información sobre archivos, fondos o series (guías, inventarios, catálogos, índices y cuadros de clasificación). Son instrumentos de control los elaborados en las fases de identificación y valoración y sobre cualquier tipo de soporte (ficheros de organismos, ficheros de tipos documentales, repertorios de series, registros topográficos, registros gráficos de depósitos, relaciones de entrega de transferencias, calendarios de conservación, tablas de valoración, informes de eliminación,...).

5. La aplicación del Sistema de Gestión se basa en el sistema de gestión documental informatizado SAVEX o en los sistemas de gestión que seleccione la Generalitat, administrado por la conselleria competente en materia de cultura.

CAPÍTULO II

Órganos del Sistema de Gestión Documental de la Generalitat y sus funciones

Artículo 5. Estructura del Sistema de Gestión Documental de la Generalitat

1. El Sistema de Gestión Documental de la Generalitat se estructura en órganos directivos, órganos asesores y técnicos, y archivos.

2. El órgano directivo del Sistema de Gestión Documental de la Generalitat es la persona titular de la conselleria competente en materia de cultura.

3. Son órganos asesores y técnicos del Sistema de Gestión Documental de la Generalitat:

a) El Consejo Asesor de Archivos.

b) Las Comisiones de Valoración Documental.

c) La Junta Calificadora de Documentos Administrativos.

d) La Junta de Expurgo de Documentos Judiciales de la Comunitat Valenciana.

c) El órgano de la Generalitat competente en materia de tecnologías de la información y las comunicaciones.

4. Forman parte del Sistema de Gestión Documental de la Generalitat los siguientes archivos:

a) Los archivos de gestión de la Administración pública de la Generalitat.

b) Los archivos de los servicios centrales y periféricos de las consellerias y departamentos de la Generalitat o sus organismos autónomos y las entidades de derecho público vinculadas o dependientes de la Administración pública de la Generalitat.

c) Los archivos de los centros sanitarios y centros docentes de titularidad de la Generalitat.

d) El Arxiu Intermedi de la Generalitat.

e) El Arxiu Històric de la Comunitat Valenciana, que actúa como cabecera del Sistema de Gestión Documental de la Generalitat.

Artículo 6. Funciones de la conselleria competente en materia de cultura

1. La conselleria competente en materia de cultura, como órgano directivo del Sistema Archivístico Valenciano, es la encargada de ejercer las funciones de dirección, coordinación, planificación, inspección y ejecución de dicho Sistema, según indica la Ley 3/2005, de 15 de junio Vínculo a legislación, de la Generalitat, de Archivos. Corresponde por tanto a la conselleria competente en materia de cultura, a través del centro directivo correspondiente, establecer las directrices básicas del Sistema de Gestión Documental de la Generalitat y coordinar y supervisar su aplicación.

2. Con este objeto lleva a cabo las siguientes funciones:

a) La dirección de la gestión de los archivos de la Administración de la Generalitat, y la de los archivos de titularidad estatal de gestión transferida a la Generalitat.

b) Elaborar y, en su caso, aprobar la normativa referente a archivos y las normas técnicas y de procedimiento del Sistema de Gestión Documental de los archivos de la Administración de la Generalitat.

c) Inspeccionar y evaluar el funcionamiento técnico del Sistema de Gestión Documental, valorar los resultados de su aplicación, elaborar estudios de rendimiento y proponer las medidas correctoras oportunas.

d) Supervisar el cuadro de clasificación funcional único de la Generalitat y aprobar los específicos de cada departamento o ente que lo constituyen, con el apoyo del Arxiu Històric de la Comunitat Valenciana.

e) Determinar las condiciones de conservación y descripción de la documentación en sus diferentes soportes.

f) Elaborar informes, asistir y supervisar técnicamente los proyectos, la difusión, la inspección y la evaluación sobre la prestación de los servicios de archivo.

g) Asesorar técnicamente en la gestión documental y en la descripción archivística.

h) Garantizar la aplicación de la legislación existente sobre el acceso a la documentación pública y difundir el Patrimonio Documental Valenciano.

i) Impulsar la formación del personal responsable de la gestión de los archivos de la Administración de la Generalitat.

j) Determinar las condiciones generales de consulta y préstamo de la documentación depositada en los archivos de la Administración de la Generalitat.

k) Supervisar técnicamente los proyectos de construcción y equipamiento de los archivos de la Administración de la Generalitat.

l) Supervisar y aprobar los informes de prescripciones técnicas para la contratación de la gestión externa de los archivos de la Administración de la Generalitat.

m) Proponer a los órganos competentes las relaciones de puestos de trabajo y la cualificación profesional del personal necesario para el funcionamiento de los archivos de la Administración de la Generalitat.

n) El impulso y gestión del registro de los bienes pertenecientes al Patrimonio Documental Valenciano, incluidos o no en los centros de archivo del Sistema, e incorporación de elementos importantes mediante copia en cualquier soporte material.

Artículo 7. Funciones del Consejo Asesor de Archivos

1. El Consejo Asesor de Archivos es un órgano consultivo en materia de archivos adscrito a la conselleria competente en materia de cultura y tiene la misión de prestar su asistencia a la persona titular de la conselleria con competencias en cultura en los asuntos y actividades en materia de archivos. Particularmente, podrá ser consultado en los asuntos siguientes:

a) La planificación general que, en materia archivística de la Comunitat Valenciana, anualmente elabore la conselleria competente en materia de cultura.

b) Las líneas generales de los anteproyectos de ley que, en materia de archivos, remita el Consell a Les Corts para su aprobación.

c) Las directrices básicas de los reglamentos y el resto de normativa de carácter general que se adopten en ejecución y desarrollo de las leyes a que se refiere el párrafo anterior.

d) Cualquier otro asunto que, en materia de archivos, la persona titular de la conselleria competente en materia de cultura considere conveniente someter a su consideración.

2. Sin perjuicio de lo anterior, por iniciativa propia, el Consejo Asesor de Archivos podrá proponer actuaciones y directrices acerca de la actividad archivística que se realice por la Administración pública en sus diversas esferas o por los particulares en la Comunitat Valenciana, o sobre cualquier otro asunto que, siendo de interés general, incida de manera directa e inmediata en la materia que le es propia.

Artículo 8. Funciones de las comisiones de valoración documental

1. Las comisiones de valoración documental de cada departamento o ente dependiente de la Generalitat son órganos colegiados de carácter técnico que tienen como función la elaboración de las propuestas de tablas de valoración documental referentes a los documentos y series documentales generadas por las unidades de gestión correspondientes, para presentarlas a la Junta Calificadora de Documentos Administrativos.

2. Estas comisiones deben de contar entre las personas miembros, obligatoriamente, con una persona archivera, que formará parte del personal de dicho departamento o ente.

Artículo 9. Funciones de la Junta Calificadora de Documentos Administrativos

1. La Junta Calificadora de Documentos Administrativos es un órgano colegiado de carácter técnico, adscrito a la conselleria competente en materia de cultura, cuya finalidad es la valoración de los documentos de las Administraciones públicas de la Comunitat Valenciana y series de las mismas, cualquiera que sea el tipo de soporte, con la finalidad de garantizar la protección del patrimonio documental de las Administraciones públicas valencianas, tal como se establece en el artículo 1.1 Vínculo a legislación del Decreto 189/2005, de 2 de diciembre, del Consell de la Generalitat, por el que se regula la Junta Calificadora de Documentos Administrativos y el procedimiento de valoración, conservación y eliminación del patrimonio documental de los archivos públicos.

2. Las funciones que ejercerá la Junta Calificadora de Documentos Administrativos en el ámbito del Sistema de Gestión Documental de la Generalitat son las siguientes:

a) Fijar los criterios de valoración y selección de los documentos de la Administración de la Generalitat para elaborar las tablas de valoración documental.

b) Realizar el estudio de las propuestas de tablas de valoración documental que presenten las Comisiones de Valoración Documental para emitir el correspondiente dictamen. Dicho dictamen, según el artículo 16 Vínculo a legislación del Decreto 189/2005, de 2 de diciembre, tendrá carácter preceptivo y vinculante.

c) Proponer los plazos y condiciones de las transferencias entre los diferentes archivos del Sistema.

d) Proponer los plazos y condiciones de acceso y utilización de los documentos depositados en todos los archivos de la Administración de la Generalitat.

e) Realizar las recomendaciones que estime oportunas para la correcta aplicación de los dictámenes que sean aprobados y para asegurar la coordinación y colaboración de las unidades de gestión y Comisiones de Valoración Documental.

Artículo 10. Funciones de la Junta de Expurgo de Documentos Judiciales de la Comunitat Valenciana

1. La Junta de Expurgo de Documentos Judiciales es el órgano colegiado de naturaleza administrativa, adscrita a la conselleria competente en materia de justicia, que tiene por finalidad el expurgo de la documentación judicial, mediante un proceso de valoración, para su conservación o exclusión y eliminación, cualquiera que sea el tipo de soporte, con el objeto de garantizar la protección del patrimonio documental judicial y su posterior remisión a la conselleria competente en materia de patrimonio histórico o, en su caso, al Fondo Histórico Judicial de la Comunitat Valenciana, tal y como se establece en el Decreto 61/2006, de 12 de mayo Vínculo a legislación, del Consell, por el que se aprueba el Reglamento de Funcionamiento de la Junta de Expurgo de Documentos Judiciales y se crea el Fondo Histórico Judicial de la Comunitat Valenciana.

2. Un miembro de la Junta de Expurgo de Documentos Judiciales será obligatoriamente personal técnico superior especialista en archivos, designado por la conselleria competente en materia de patrimonio histórico, de acuerdo con lo establecido en el Real decreto 937/2003, de 18 de julio Vínculo a legislación, de modernización de los archivos judiciales y el mencionado decreto 61/2006.

3. Las funciones que ejercerá la Junta de Expurgo de Documentos Judiciales en el ámbito del Sistema de Gestión Documental de la Generalitat son las siguientes:

a) Estudio y aprobación de los criterios de valoración y selección de los expedientes judiciales, así como de las series documentales para elaborar las tablas de valoración documental, conforme a los cuales se determinará la conservación permanente de la documentación o, en su caso, su eliminación por su inutilidad judicial y cultural

b) Confección de un modelo de impreso uniforme y obligatorio mediante el que las personas responsables de los archivos judiciales de gestión, o, en su caso, de los territoriales, remitirán la relación de expedientes que sometan a la valoración de la referida Junta de Expurgo de Documentos Judiciales.

c) Estudio y aprobación de la regulación que determine los expedientes judiciales que deben ser preservados por su valor histórico-documental, determinando su transferencia a la conselleria competente de materia de patrimonio histórico, así como los que se expondrán en el Fondo Histórico Judicial de la Comunitat Valenciana por su eminente interés jurídico o procesal

d) Resolver sobre la exclusión de expedientes judiciales y su posterior enajenación-destrucción, previo acuerdo de desjudicialización de los mismos.

e) Estudio de la problemática relativa a la custodia de la documentación judicial y elevación de propuestas a la conselleria competente en materia de justicia para una mejor administración de los archivos judiciales de gestión y de los territoriales.

f) Acordar, atendiendo a los preceptivos informes vinculantes redactados por el personal técnico superior especialista en archivos, designado por la conselleria competente en materia de patrimonio histórico, a que se refiere el apartado 3 del artículo 17 Vínculo a legislación del Real decreto 937/2003, de 18 de julio, de modernización de los archivos judiciales, los expedientes o documentos judiciales que por su valor histórico-documental deban ser preservados.

Artículo 11. Funciones del órgano de la Generalitat competente en materia de tecnologías de la información y las comunicaciones

1. El órgano de la Generalitat en materia de tecnologías de la información y las comunicaciones es el órgano asesor del Sistema Archivístico Valenciano en todo aquello relativo a la aplicación de las tecnologías de la comunicación y la información en la gestión documental de las administraciones públicas y los archivos, de conformidad con el artículo 12.1 Vínculo a legislación de la Ley 3/2005, de Archivos. Corresponde a la conselleria competente en materia de tecnologías de la información y las comunicaciones, a través del centro directivo correspondiente, las funciones de modernización de la Administración, seguridad de la información, planificación, coordinación, autorización y control de las tecnologías de la información, las telecomunicaciones y comunicaciones corporativas y la tele-administración de la Generalitat. Con este objeto y, en especial en lo referente a la gestión documental, lleva a cabo las siguientes funciones:

a) Elaborar propuestas de mejora de los procesos de gestión administrativa y de sus métodos de trabajo y colaboración en la implantación de las medidas de racionalización, simplificación y optimización de la gestión que se determinen.

b) Realizar el diseño, desarrollo, mantenimiento y soporte de las soluciones de tecnologías de la información y las comunicaciones que facilitan el acceso por medios electrónicos de la ciudadanía a la información y al procedimiento administrativo, y para la gestión electrónica de los procedimientos, en el ámbito de la Administración de la Generalitat y sus organismos autónomos.

c) Implantar las medidas necesarias para garantizar la seguridad, la calidad y la interoperabilidad exigibles a los sistemas de información de la Generalitat y en las relaciones con las demás administraciones y con la ciudadanía por medios electrónicos, de acuerdo con el Esquema Nacional de Interoperabilidad y con el Esquema Nacional de Seguridad.

d) Asesorar a las consellerias y departamentos de la Generalitat y sus organismos autónomos en materia de aplicaciones corporativas y administración electrónica, y promover la coordinación y la cooperación de las actuaciones en este ámbito.

CAPÍTULO III

Organización y funciones de los archivos de la Generalitat

Artículo 12. Tipos de archivos

La documentación incluida en el ámbito de aplicación de este decreto se conservará, según la fecha de su generación, su nivel de utilización y su valoración en los archivos de gestión, en los archivos centrales de las consellerias y departamentos, en los archivos de los servicios periféricos, de los centros sanitarios y de los centros docentes de titularidad de la Generalitat, en los archivos intermedios y en los archivos históricos.

Artículo 13. Archivos de gestión

1. Las unidades de gestión, o unidades administrativas, que componen cada departamento o ente son los órganos productores de documentación que será objeto del proceso de archivo que se establece en este decreto. Asimismo, son las responsables de definir sus series documentales, para lo que interrelacionarán con su respectivo archivo central.

2. Los archivos de gestión están constituidos por la documentación activa, en fase de tramitación, que producida, recibida o reunida por una unidad de gestión es necesaria para realizar las actividades y funciones de dicha unidad. Generalmente, estos espacios dedicados a los archivos de gestión son compartidos por las unidades de gestión, las cuáles custodian esta documentación activa de la que son responsables hasta poder transferirla a su archivo central. Corresponden a la primera edad de los documentos y por tanto son de uso y consulta frecuente por parte del personal de la unidad a quien corresponde en exclusiva su control y el acceso a los mismos.

3. Los documentos han de conservarse íntegros, por lo que dichas unidades son responsables de que la unidad archivística esté completa y no fraccionada. En el caso de los expedientes híbridos que estén compuestos por documentación física y documentos electrónicos, se dotará a los expedientes de referencias únicas que los identifiquen como pertenecientes a una misma unidad archivística.

4. La documentación que sea susceptible de ser transferida al archivo central deberá estar organizada por series, de acuerdo con el cuadro de clasificación documental que facilitará su archivo central y estará ordenada según se hayan ido generando los expedientes. El cuadro de clasificación documental podrá ser actualizado con nuevas series si la unidad de gestión en cuestión y su archivo central lo consideran conveniente.

5. La persona responsable funcional de las series documentales es la titular de la jefatura de la unidad de gestión competente.

6. El personal responsable de la unidad de gestión deberá indicar al personal a su cargo qué documentación debe ser archivada. Para ello podrá requerir el asesoramiento de la persona responsable del archivo central.

7. Las dependencias de los archivos de gestión estarán atendidas por el personal técnico, administrativo y auxiliar correspondiente bajo el asesoramiento y supervisión del archivero o archivera del archivo central del departamento o ente.

8. En los archivos de gestión se seguirán unas pautas de conservación de la documentación que se describen en el Anexo I de este decreto.

Artículo 14. Funciones de los archivos de gestión

1. Los archivos de gestión tendrán un registro permanentemente actualizado con los expedientes que conservan en sus dependencias.

2. Todos los procedimientos administrativos que realicen el conjunto de unidades de gestión de la Administración de la Generalitat deben ser identificados, codificados y descritos de forma estandarizada. Las unidades de gestión son las responsables de la definición y actualización permanente de los trámites administrativos de los que sean responsables. Cualquier modificación de estos se deberá comunicar a las personas responsables de los archivos centrales de las consellerias y departamentos, para su actualización, y estos comunicarán los cambios al órgano de la Generalitat competente en materia de tecnologías de la información y las comunicaciones y al Arxiu Històric de la Comunitat Valenciana.

3. Corresponde a los archivos de gestión realizar las siguientes funciones:

a) Garantizar la gestión administrativa, asegurando el acceso eficiente a los documentos que están en fase de tramitación, en fase semi-activa, y los inactivos pendientes de transferencia.

b) Aplicar el sistema de gestión de archivos SAVEX a la gestión de los documentos en soporte analógico, así como el sistema de gestión de documentos electrónicos que la Generalitat seleccione para la gestión de los documentos en soporte electrónico.

c) Informar a la persona responsable de su archivo central de los procedimientos y trámites que gestionan y de cualquier variación que les afecte, que haga necesaria la modificación de alguna o diversas series documentales del cuadro de clasificación funcional del departamento.

d) Suministrar a la persona responsable de su archivo central toda la información necesaria para la identificación y valoración de las series documentales de las que son responsables.

e) Clasificar, ordenar y describir la documentación producto del trabajo de la unidad de gestión correspondiente, de acuerdo con los cuadros de clasificación y otros elementos del Sistema de Gestión Documental que sean aplicables.

f) Supervisar la descripción normalizada y codificación de los expedientes producidos con independencia de su soporte.

g) Conservar los expedientes completos y evitar su dispersión.

h) Controlar la instalación, consulta y localización de la documentación depositada.

i) Controlar los registros de los expedientes conservados en sus unidades de gestión y registrar y autorizar los préstamos a otras unidades de gestión.

j) Realizar las oportunas copias digitales necesarias para la gestión de las unidades de gestión.

k) Eliminar las copias realizadas en el desarrollo de las funciones de las unidades de gestión una vez hayan dejado de ser necesarias, sea cual sea su soporte (en papel o documentos digitalizados).

l) Transferir los documentos al archivo central, en la forma y tiempo establecidos en los correspondientes calendarios de conservación y tablas de valoración documental elaboradas de manera conjunta con el archivo central, una vez agotado su plazo de permanencia en la unidad productora.

m) Eliminar de los expedientes los documentos de apoyo informativo antes de la transferencia a su archivo central.

n) Eliminar la documentación original que la Junta Calificadora de Documentos Administrativos haya dictaminado que no es de conservación permanente.

4. En lo referente al tratamiento y la gestión de la documentación electrónica se aplicará lo establecido en la normativa que regula la gestión de los documentos electrónicos de la Generalitat.

Artículo 15. Archivos centrales

1. El archivo central de cada departamento o ente de la Administración de la Generalitat es la unidad responsable del conjunto del fondo documental de dicho organismo. Es el encargado de conservar y gestionar la documentación semi-activa de uso frecuente generada o recibida desde los archivos de gestión. Asimismo coordina la organización y conservación de los documentos en los archivos de gestión.

2. Debido al carácter transversal de las funciones de los archivos centrales y su personal se deberán adscribir, en la medida de lo posible, a un órgano jerárquicamente superior dentro del departamento, que podrá ser el órgano competente en materia de coordinación administrativa, o de asuntos generales que determine el respectivo reglamento orgánico.

3. Los archivos centrales se encuentran integrados en el Sistema Archivístico Valenciano, que es el conjunto de órganos, archivos y servicios encargados de la protección, organización y difusión del Patrimonio Documental Valenciano, el cual se organiza según la Ley 3/2005, de 15 de junio Vínculo a legislación, de la Generalitat, de Archivos.

4. De acuerdo con el artículo 29 Vínculo a legislación de la Ley 3/2005, de 15 de junio, de la Generalitat, de Archivos, todas las consellerias tienen la obligación de crear una unidad de archivo central como parte integrante de su organización, contando con el personal técnico archivero necesario.

5. El archivo central y su respectivo personal, serán los responsables del archivo de la documentación administrativa en cualquier soporte para su conservación y consulta, y de realizar las transferencias al Arxiu Intermedi de la Generalitat y al Histórico de la Comunitat Valenciana.

6. En los archivos centrales se seguirán las pautas de conservación de la documentación que se describen en el Anexo II de este decreto.

Artículo 16. Funciones de los archivos centrales

1. Los archivos centrales deben analizar las necesidades de organización y de gestión de la documentación administrativa del departamento o ente y deben elaborar, aplicar y mantener los elementos del Sistema de Gestión Documental de la Generalitat de acuerdo con la normativa técnica establecida por la conselleria competente en materia de cultura y las instrucciones de la secretaría general administrativa, subsecretaría, subdirección general u órgano directivo correspondiente.

2. En aplicación de sus funciones, los archivos centrales deben realizar las siguientes actuaciones:

a) Implantar el Sistema de Gestión Documental de la Generalitat en el departamento o ente correspondiente.

b) Colaborar con las personas responsables del catálogo de trámites administrativos con la descripción del trámite, definición de procedimiento administrativo, y los datos necesarios para su publicación en la sede electrónica de la Generalitat, tal y como se establece en la Orden 7/2012, de 27 de septiembre Vínculo a legislación, de la Conselleria de Hacienda y Administración Pública, por la que se regula el catálogo de procedimientos administrativos de la Administración de la Generalitat y su sector público. Este catálogo de procedimientos administrativos de la Administración de la Generalitat y su sector público, en el que se incluyen todos los procedimientos administrativos de carácter externo, es decir, los que van dirigidos a otras instituciones públicas, a las empresas y a las personas físicas, se completará con la descripción de los procedimientos internos.

c) Elaborar y mantener actualizado el cuadro de clasificación funcional de la documentación específica del departamento o ente.

d) Aplicar y proponer la actualización del cuadro de clasificación funcional único establecido por la conselleria competente en materia de cultura.

e) Elaborar los inventarios, catálogos y otros instrumentos de descripción de la documentación, que permitan su control e identificación.

f) Supervisar las condiciones de conservación de la documentación depositada en el archivo central y en los archivos de gestión del departamento o ente.

g) Gestionar la consulta y el préstamo de la documentación depositada en el archivo central.

h) Coordinar las transferencias documentales.

i) Establecer las instrucciones técnicas a seguir por los archivos de gestión del departamento o ente y coordinar y supervisar sus actuaciones.

j) Formar y asesorar al personal del departamento o ente y a las personas responsables de los archivos de gestión sobre la aplicación del Sistema de Gestión Documental, así como sobre el sistema de gestión documental informatizado SAVEX y los sistemas de gestión que seleccione la Generalitat en un futuro.

k) Transferir los documentos al Arxiu Intermedi de la Generalitat, en la forma y tiempo establecidos en el correspondiente calendario de conservación o tablas de valoración, una vez agotado su plazo de permanencia en el archivo central.

l) Colaborar en la elaboración de las propuestas de tablas de valoración, presentadas a la Junta Calificadora de Documentos Administrativos por la Comisión de Valoración Documental de su departamento, y aplicar los dictámenes de valoración documental de dicha Junta.

m) Eliminar la documentación original que la Junta Calificadora de Documentos Administrativos haya dictaminado que no es de conservación permanente.

n) Elaborar memorias anuales sobre la gestión del servicio y las instalaciones de archivo y remitir toda la información estadística solicitada por el órgano directivo del Sistema de Gestión Documental de la Generalitat.

3. En lo referente al tratamiento y la gestión de la documentación electrónica se aplicará lo establecido en la normativa que regula la gestión de los documentos electrónicos de la Generalitat.

Artículo 17. Archivos de los servicios periféricos, de los centros sanitarios y de los centros docentes de titularidad de la Generalitat

1. Los servicios periféricos, los centros sanitarios y los centros docentes de titularidad de la Generalitat tendrán sus propios archivos donde se depositarán y conservarán los documentos que produzcan y reciban.

2. Los archivos de los servicios periféricos, los centros sanitarios y los centros docentes de titularidad de la Generalitat realizarán, en su respectivo ámbito, las mismas funciones que los archivos de los servicios centrales o generales del departamento del cual formen parte, bajo la dependencia de las personas responsables de los archivos de estos servicios generales y de acuerdo con el mismo reglamento de funcionamiento.

3. La documentación semi-activa de utilización escasa y la histórica, en especial la de más de 50 años, de los servicios periféricos y de estos centros se transferirá a los archivos históricos que determine la conselleria competente en materia de cultura, bien sean archivos de la Administración de la Generalitat o archivos históricos de titularidad estatal gestionados por la Generalitat.

Artículo 18. Funciones de los archivos de los servicios periféricos, de los centros sanitarios y de los centros docentes de titularidad de la Generalitat

1. Corresponde a los archivos de los servicios periféricos, los centros sanitarios y los centros docentes de titularidad de la Generalitat realizar las siguientes funciones:

a) Coordinar y aplicar las normas técnicas emanadas desde sus respectivos servicios centrales o generales.

b) Controlar la clasificación, ordenación y descripción de la documentación producto del trabajo de sus unidades de gestión mediante la aplicación de gestión informática SAVEX, o los sistemas de gestión que seleccione la Generalitat, bajo la supervisión del personal técnico de los servicios generales de la entidad de la cual formen parte.

c) Aplicar y proponer la actualización del cuadro de clasificación funcional único establecido por la conselleria competente en materia de cultura.

d) Controlar la instalación, consulta y localización de la documentación.

e) Supervisar las condiciones de conservación de la documentación depositada en el archivo de su centro o servicio, y en los archivos de gestión.

f) Coordinar las transferencias documentales.

g) Proponer la valoración de las series y tipologías documentales que producen a su Comisión de Valoración Documental.

h) Eliminar la documentación original que la Junta Calificadora de Documentos Administrativos haya dictaminado que no es de conservación permanente.

i) Elaborar memorias anuales sobre la gestión del servicio y las instalaciones de archivo y remitir toda la información estadística solicitada por el órgano directivo del Sistema de Gestión Documental de la Generalitat.

Artículo 19. Creación del Arxiu Intermedi de la Generalitat

1. Se crea el Arxiu Intermedi de la Generalitat dependiente funcionalmente de la conselleria competente en materia de cultura y orgánicamente de la conselleria competente en materia de hacienda, sin perjuicio de la posibilidad de regular la existencia de otros archivos intermedios creados por el Consell.

2. El Arxiu Intermedi de la Generalitat deberá disponer de las instalaciones de depósito necesarias para garantizar la recepción y la conservación de la documentación semi-activa.

3. La documentación semi-activa con valores primarios o secundarios de la Administración de la Generalitat que se deba conservar para facilitar su consulta por las unidades de gestión y la ciudadanía, se depositará en este archivo.

4. El ingreso de los documentos y las unidades archivísticas en el Arxiu Intermedi de la Generalitat se realiza mediante la transferencia correspondiente. En cuanto a la salida de documentos del Arxiu Intermedi de la Generalitat cuando sean reclamados para fines administrativos o judiciales deberá solicitarla el departamento productor de la documentación y autorizarla la persona responsable del archivo.

5. En lo referente al tratamiento y la gestión de la documentación electrónica se aplicará lo establecido en la normativa que regula la gestión de los documentos electrónicos de la Generalitat.

Artículo 20. Funciones del Arxiu Intermedi de la Generalitat

1. En aplicación de sus funciones, el Arxiu Intermedi de la Generalitat debe realizar las siguientes actuaciones:

a) Conservar la documentación semi-activa transferida desde los archivos centrales hasta su eliminación o transferencia para su conservación permanente en los archivos históricos.

b) Elaborar los inventarios, catálogos y otros instrumentos de descripción de la documentación, que permitan su control e identificación mediante el sistema de gestión documental SAVEX, o los sistemas de gestión que seleccione la Generalitat en un futuro.

c) Supervisar las condiciones de conservación de la documentación depositada en el Arxiu Intermedi de la Generalitat.

d) Gestionar las consultas de las personas usuarias y los préstamos realizados por las unidades de gestión productoras de la documentación depositada en el Arxiu Intermedi de la Generalitat.

e) Coordinar las transferencias documentales desde los archivos centrales y a los archivos históricos.

f) Transferir los documentos al archivo histórico, en la forma y tiempo establecidos en el correspondiente calendario de conservación elaborado de manera conjunta con el archivo histórico, una vez agotado su plazo de permanencia en el Arxiu Intermedi de la Generalitat.

g) Eliminar la documentación original que la Junta Calificadora de Documentos Administrativos haya dictaminado que no es de conservación permanente.

h) Elaborar memorias anuales sobre la gestión del servicio y las instalaciones de archivo y remitir toda la información estadística solicitada por el órgano directivo del Sistema de Gestión Documental de la Generalitat.

2. En lo referente al tratamiento y la gestión de la documentación electrónica se aplicará lo establecido en la normativa que regula la gestión de los documentos electrónicos de la Generalitat.

Artículo 21. El Arxiu Històric de la Comunitat Valenciana

1. El Arxiu Històric de la Comunitat Valenciana actúa como cabecera del Sistema Archivístico Valenciano y del Sistema de Gestión Documental de la Generalitat, y es donde, según el artículo 31.1 Vínculo a legislación de la Ley 3/2005, de la Generalitat Valenciana, de Archivos, se deposita la documentación histórica de la Administración de la Generalitat que, tras la valoración de la Junta Calificadora de Documentos Administrativos, se ha dictaminado que se ha de conservar permanentemente.

2. El Consell de la Generalitat, a propuesta de la conselleria competente en materia de cultura, podrá crear otros archivos históricos.

3. La documentación permanecerá en su fase semi-activa por un tiempo máximo de 30 años desde la generación de los documentos hasta su transferencia a los archivos históricos. Este plazo se podrá reducir si las tablas de valoración aprobadas por la Junta Calificadora de Documentos Administrativos consideran que una determinada serie es de conservación permanente.

4. El ingreso de la documentación en los archivos históricos se realizara mediante la transferencia correspondiente.

Artículo 22. Funciones del Arxiu Històric de la Comunitat Valenciana

1. En el Arxiu Històric de la Comunitat Valenciana se reunirá la documentación histórica de la Administración de la Generalitat que se deba de conservar permanentemente para facilitar su consulta, difusión y estudio.

2. Las funciones que el Arxiu Històric de la Comunitat Valenciana debe realizar son las siguientes:

a) Conservar permanentemente la documentación histórica de la Administración de la Generalitat para facilitar su consulta, difusión y estudio.

b) Custodiar la documentación relacionada con el periodo de instauración de la Generalitat, así como toda documentación histórica que se considere de interés y las copias que, en cualquier tipo de soporte, obtenga de la documentación histórica de la que no sea titular.

c) Recibir en depósito o comodato los documentos de valor cultural pertenecientes a personas físicas o jurídicas distintas a la Generalitat, que se estimen de interés, para garantizar su conservación y acceso a la ciudadanía para su consulta e investigación.

d) Conservar, organizar y describir la documentación de carácter histórico o cultural adquirida por la Generalitat.

e) Coordinar las transferencias desde los archivos centrales y desde el Arxiu Intermedi de la Generalitat al Arxiu Històric de los documentos en soportes analógicos y en soporte electrónico.

f) Aplicar los dictámenes de valoración documental de la Junta Calificadora de Documentos Administrativos.

g) Gestionar las series y tipologías documentales definidas en los cuadros de clasificación funcionales elaborados por las consellerias, departamentos y entes dependientes de la Administración de la Generalitat, y que conformarán el cuadro de clasificación funcional único de la Generalitat.

h) Participar en la elaboración del cuadro de clasificación funcional único para la Administración de la Generalitat y encargarse de su actualización y mantenimiento.

i) Colaborar con el órgano directivo del Sistema Archivístico Valenciano y el órgano competente en materia de tecnologías de la información y las comunicaciones en el desarrollo y aplicación de los recursos de gestión documental informatizados del Sistema de Gestión Documental de la Generalitat.

3. En lo referente al tratamiento y la gestión de la documentación electrónica se aplicará lo establecido en la normativa que regula la gestión de los documentos electrónicos de la Generalitat.

CAPÍTULO IV

Medios y personal de los archivos de la Generalitat

Artículo 23. Obligación de tener un depósito para archivo

1. Todas las consellerias y departamentos, incluidos sus servicios periféricos, los centros docentes y sanitarios de titularidad de la Generalitat, organismos autónomos y entidades de derecho público vinculadas o dependientes de la Administración de la Generalitat, tienen la obligación de habilitar un depósito para archivo con la capacidad necesaria y las instalaciones adecuadas tanto respecto a su ubicación como a las condiciones técnicas específicas necesarias para el mantenimiento, tratamiento, seguridad, conservación y consulta de los documentos en ellos custodiados.

2. Para la construcción de los depósitos de archivo se deberán cumplir las especificaciones técnicas establecidas por el órgano directivo del Sistema Archivístico Valenciano.

3. Los depósitos de archivo deberán tener las medidas de seguridad necesarias que garanticen la idoneidad de la conservación de la documentación, evitando los lugares inundables o que presenten problemas de humedad y conservación. En los archivos no se depositarán materiales ajenos a los propios soportes y contenedores de los documentos.

Artículo 24. Previsión de espacio para archivo

1. La construcción o reforma de un edificio como sede de departamento, servicio periférico, centro sanitario, centro docente o entidad pública de titularidad de la Generalitat, deberá prever el espacio necesario y adecuado para la instalación del archivo correspondiente.

2. Sobre los proyectos de obra de dichos centros ha de informar favorablemente el órgano directivo del Sistema Archivístico Valenciano. En ningún caso se iniciarán las obras sin su informe favorable.

Artículo 25. Control de las instalaciones de los archivos

1. En los archivos de la Administración de la Generalitat se llevará un control sistemático y periódico de las condiciones ambientales, estado de las instalaciones, del equipamiento de los depósitos y de los soportes documentales, a fin de detectar las posibles alteraciones y riesgos biológicos y los deterioros que estos puedan provocar.

2. En el supuesto de la aparición de agentes biológicos o circunstancias físico-ambientales que motiven situaciones de emergencia, deterioro o peligro inmediato de los documentos se informará al órgano directivo del Sistema de Gestión Documental de la Generalitat.

Artículo 26. Obligaciones del personal al servicio de los archivos públicos

1. Son obligaciones del personal al servicio de los archivos públicos en relación con el archivo en que presten sus servicios:

a) Conservar el patrimonio documental.

b) Organizar los fondos documentales.

c) Describir la documentación.

d) Garantizar el acceso de la ciudadanía a la información y a los documentos.

e) Facilitar a los organismos productores de la documentación el préstamo y la utilización de los datos contenidos en los documentos.

f) Velar por el cumplimiento de la legislación vigente en cuanto a las restricciones del acceso a los documentos.

2. Todo el personal que ejerza funciones en archivos y todo aquel que por razones de tratamiento, conservación o reprografía entre en contacto con los documentos de un archivo, estará obligado a asegurar la confidencialidad respecto al contenido de los documentos que conozca y velará por el cumplimiento del ordenamiento legal vigente sobre el honor, intimidad personal y familiar y a la propia imagen, así como el relativo a datos de carácter personal y a secretos oficiales y materias reservadas.

3. Promover el uso de sistemas de gestión documental, la tramitación electrónica e impulsar la incorporación de las tecnologías de la información y la comunicación a la actividad administrativa, y a las relaciones entre la ciudadanía y las administraciones.

Artículo 27. Planes de formación del personal de los archivos de la Generalitat

El órgano directivo del Sistema de Gestión Documental de la Generalitat formulará propuestas de planes de formación al Instituto Valenciano de Administración Pública. En estos planes anuales de formación para el personal que desempeñe funciones de archivo se distinguirá entre:

a) Planes de formación para personal responsable, personal auxiliar y subalterno de los archivos de gestión.

b) Formación permanente del personal técnico de los archivos de la Administración de la Generalitat.

CAPÍTULO V

Procedimientos de gestión documental en la Administración de la Generalitat

Artículo 28. Procedimientos de gestión documental

1. Los procedimientos de gestión documental son el conjunto de operaciones técnicas, integradas en la gestión administrativa general que, basadas en el análisis de la producción, tramitación y valor de la documentación, se dirigen a su planificación, control, uso, transferencia y conservación o eliminación.

2. Son procedimientos de gestión documental los siguientes:

a) Captura y registro

b) Descripción

c) Clasificación

d) Ordenación

e) Identificación

f) Valoración

g) Selección

h) Eliminación.

i) Gestión del acceso

j) Transferencia

k) Conservación

l) Reproducción

Sección 1.ª

Captura y registro de la documentación

Artículo 29. Captura de los documentos

1. La captura es el procedimiento de integración de los documentos en el Sistema de Gestión Documental, ya sea mediante su recepción o su creación. Este proceso debe garantizar la identificación unívoca de los documentos mediante la asignación de un identificador o código de referencia único.

2. Las personas gestoras en el momento de la captura, independientemente de si esta se realiza de forma automatizada o manual, deben establecer una relación entre el documento, su productor o creador y el contexto en el que se generó. Esta relación se establecerá con la descripción y clasificación en el caso de los documentos en soporte papel y la asignación de metadatos cuando se trate de documentos electrónicos.

3. Los documentos creados contendrán los elementos de autenticación necesarios: la fecha, sello y firma. En el caso de los documentos electrónicos se firmarán electrónicamente o con cualquier otro elemento de validación que esté validado por la legislación vigente.

4. La captura del documento se debe completar con la datación, el registro, la clasificación y la apertura o inclusión en un expediente.

5. Para el procedimiento de captura de los documentos electrónicos se seguirá lo establecido en la normativa que regula la gestión de los documentos electrónicos de la Generalitat.

Artículo 30. Registro de la documentación

1. El registro es el procedimiento de control por el que los documentos generados o recibidos por los órganos administrativos reciben una inscripción registral. Tiene por objeto dejar constancia oficial del flujo documental de los documentos recibidos o remitidos mediante la práctica de asientos de entrada y salida en el sistema informático establecido al efecto.

2. El procedimiento de registro dentro del Sistema de Gestión Documental de la Generalitat se regulará por el Manual de instrucciones para las oficinas de registro de la Generalitat, aprobado por la Resolución de 5 de mayo de 2015, del secretario autonómico de Administración Pública, por la que se dictan las directrices de funcionamiento y se aprueba el manual de instrucciones que será de obligado cumplimiento para todas las oficinas de registro de la Generalitat, incluidas en el ámbito de aplicación del Decreto 191/2014, de 14 de noviembre Vínculo a legislación, del Consell, o norma que la sustituya.

3. El registro de los documentos electrónicos se realizará conforme el Decreto 220/2014, de 12 de diciembre Vínculo a legislación, del Consell, por el que se aprueba el Reglamento de Administración electrónica de la Comunitat Valenciana, y la normativa que regula la gestión de los documentos electrónicos de la Generalitat, o la norma que lo sustituya.

Sección 2.ª

Descripción y clasificación documental

Artículo 31. Descripción normalizada de las unidades documentales

1. Todo expediente o documento, con independencia de su soporte, debe ser codificado y descrito de forma normalizada siguiendo los criterios establecidos por las normas e instrucciones técnicas unificadas de cumplimiento obligatorio para todo el Sistema, que garantizan una administración eficaz, transparente y accesible, tanto para la misma Administración como para la ciudadanía.

2. Es obligación de las unidades de gestión cuando abran un expediente en el Sistema incorporar la información y los metadatos obligatorios de clasificación y descripción.

Artículo 32. Descripción de los documentos electrónicos

1. La descripción de los documentos y expedientes electrónicos debe permitir su recuperación mediante la aplicación del esquema de metadatos que se define en la normativa que regula la gestión de los documentos electrónicos de la Generalitat y las Normas Técnicas de Interoperabilidad de Documento y Expediente Electrónico.

Artículo 33. Cuadros de clasificación

1. Todos los archivos de la Administración de la Generalitat, sus organismos autónomos y las entidades de derecho público vinculadas o dependientes de la Administración pública de la Generalitat, y los centros sanitarios y centros docentes de titularidad de la Generalitat, deberán contar con su correspondiente cuadro de clasificación documental.

2. La estructura de estos cuadros responderá a criterios funcionales, reflejando las competencias, funciones y actividades que desarrollan los organismos.

3. Estos cuadros de clasificación deberán ser conocidos y utilizados por todas las unidades de gestión del Sistema como una herramienta esencial para la gestión de su documentación.

4. Desde el momento de su creación o recepción, todos los documentos que se capturen en el Sistema de Gestión Documental de la Generalitat se organizarán en base a un cuadro de clasificación.

5. Los cuadros de clasificación de los organismos incluidos dentro del Sistema de Gestión Documental de la Generalitat serán públicos y estarán disponibles a la ciudadanía en sus sedes electrónicas.

6. El órgano directivo del Sistema de Gestión Documental de la Generalitat promoverá la elaboración, actualización y mantenimiento de un cuadro de clasificación funcional único para todo el ámbito de la Administración de la Generalitat.

7. El cuadro de clasificación funcional único para toda la Generalitat es el resultado de la unión de todos los cuadros de clasificación funcionales de los archivos de la Administración de la Generalitat.

8. El Arxiu Històric de la Comunitat Valenciana será el encargado de la actualización y mantenimiento del cuadro de clasificación funcional único para toda la Generalitat.

9. La revisión del cuadro de clasificación único de la Generalitat se realizará de forma periódica y a propuesta de las unidades de gestión a través de sus respectivos archivos centrales.

10. La inclusión de nuevas series documentales o la actualización de las ya existentes deberá hacerse mediante petición razonada e implicará la identificación de la serie documental objeto de la solicitud.

Artículo 34. Clasificación de la documentación

1. Todos los documentos y expedientes en el momento de su creación o recepción deben ser clasificados y descritos convenientemente con los datos identificativos que permitan su control y recuperación.

2. La clasificación de los documentos se deberá hacer de acuerdo con las series o tipologías documentales establecidas en el cuadro de clasificación funcional del departamento.

3. La clasificación se realizará mediante la asignación de un código alfanumérico que conformará el código de referencia o identificador único del documento o expediente.

Sección 3.ª

Organización e instalación de la documentación

Artículo 35. Ordenación de los documentos

1. Todos los documentos creados o recibidos por la Administración de la Generalitat formarán parte de expedientes.

2. Los documentos de cada expediente deberán estar ordenados siguiendo su tramitación lógica, que en general coincide con su secuencia cronológica.

3. Los expedientes dentro de cada serie documental se ordenarán según el criterio más conveniente a su contenido y codificación: cronológico, alfabético, numérico o alfanumérico. Esta ordenación se determinará en la identificación de cada serie documental.

4. A medida que los documentos se incorporen a los expedientes, se foliarán de forma correlativa. Únicamente se foliarán los documentos de valor administrativo que formen parte del procedimiento.

5. Una vez cerrado un expediente, se generará un índice, en el que se relacionarán todos los documentos que componen el expediente y se realizará la diligencia de cierre haciendo constar el número de folios que lo componen y la fecha de cierre.

6. Para la ordenación de los expedientes electrónicos se seguirán los mismos criterios indicados en este artículo y los criterios de formación de expedientes electrónicos y agrupaciones de documentos de la normativa que regula la gestión de los documentos electrónicos de la Generalitat.

Artículo 36. Instalación de la documentación

1. Se utilizarán las unidades de instalación adecuadas a cada tipo de soporte y al estado de tramitación de la documentación.

2. En los archivos de gestión la documentación en papel se instalará en archivadores de carpetas colgantes o bien en carpetas o camisas normalizadas de expediente.

3. La documentación en soportes distintos al papel se conservará en armarios y contenedores adecuados para su mejor preservación.

4. La documentación cartográfica se instalará en armarios planeros o tubos porta-planos para asegurar su conservación.

5. La documentación en soporte electrónico se conservará en los repositorios y servidores que el órgano de la Generalitat competente en materia de tecnologías de la información y las comunicaciones destine para tal uso, y nunca en los equipos personales. La Generalitat definirá un Plan de Preservación de los Documentos Electrónicos que establezca las garantías de accesibilidad, autenticidad, disponibilidad, integridad, trazabilidad, inteligibilidad y legibilidad de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida.

6. Finalizada la tramitación, la documentación en papel, se introducirá en cajas de archivo, del tamaño normalizado aprobado por el Consejo Asesor de Archivos, que deberán estar perfectamente identificadas para facilitar su localización.

7. En el supuesto que las unidades de gestión no apliquen los criterios establecidos en este artículo el archivo central del departamento podrá proponer la adopción de las medidas que crea necesarias para corregir la situación.

Sección 4.ª

Identificación y valoración de la documentación

Artículo 37. Órganos encargados de identificar y valorar la documentación

Los órganos encargados de identificar y valorar la documentación son las Comisiones de Valoración Documental, la Junta Calificadora de Documentos Administrativos y la Junta de Expurgo de Documentos Judiciales, asistidos por el personal de archivo responsable de los archivos centrales, en colaboración con las personas responsables funcionales de las unidades de gestión productoras de la documentación.

Artículo 38. Identificación de las series documentales

1. El personal técnico de los archivos centrales de las consellerias y departamentos de la Administración de la Generalitat, asistidos por las personas responsables funcionales de las unidades de gestión, identificarán las series documentales que producen los servicios centrales y los servicios territoriales o periféricos de sus organismos.

2. El Arxiu Històric de la Comunitat Valenciana participará activamente y asesorará en el proceso de identificación de series documentales, y con la información proporcionada actualizará los instrumentos de gestión de las series documentales producidas por la Administración de la Generalitat.

Artículo 39. Valoración de la documentación

1. El personal técnico de los archivos centrales y servicios periféricos de los departamentos de la Administración de la Generalitat, y de los centros sanitarios y docentes de titularidad de la Generalitat, asistidos por las personas responsables funcionales de las unidades de gestión, realizarán propuestas de valoración de las series documentales que producen los servicios centrales y los servicios territoriales de sus organismos.

2. El personal técnico de los archivos centrales de las consellerias, de los servicios periféricos de los departamentos de la Administración de la Generalitat, y de los centros sanitarios y docentes de titularidad de la Generalitat cumplimentarán los formularios de propuesta de valoración y recabarán la información y los informes necesarios para su aprobación por la Comisión de Valoración Documental respectiva.

Sección 5.ª

Selección y eliminación de documentación

Artículo 40. Selección de la documentación

1. De la documentación que se haya dictaminado su eliminación se realizará una selección de documentación a conservar como muestra representativa de la actividad administrativa.

2. Tanto la técnica de selección como el volumen de documentación a conservar en concepto de muestra se establecerá en los dictámenes de la Junta Calificadora de Documentación Administrativa o la Junta de Expurgo de Documentos Judiciales.

Artículo 41. Eliminación de documentación

1. En ningún caso se podrá autorizar la eliminación ni se podrá proceder a la destrucción de documentos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas físicas o jurídicas o no hayan transcurrido los plazos que la legislación vigente establezca para su conservación.

2. Los órganos responsables de la custodia de la documentación son los responsables de ejecutar los dictámenes de la Junta Calificadora de Documentación Administrativa o la Junta de Expurgo de Documentos Judiciales en cada una de las fases de archivo en que se encuentre la documentación.

3. Los criterios y el procedimiento establecido para la eliminación serán aplicables a documentos de cualquier soporte. El sistema de destrucción será el más adecuado para cada tipo de soporte.

Artículo 42. Destrucción de documentación

1. La destrucción solo se podrá llevar a cabo cuando se haya aprobado así en la tabla de valoración documental correspondiente por Resolución del órgano competente.

2. La destrucción de la documentación se podrá realizar en el propio archivo por el personal técnico o contratar una empresa externa.

3. En caso de contratar a una empresa externa, será necesario asegurarse de que la empresa tomará las medidas de seguridad oportunas y que se compromete a cumplir con los requisitos establecidos.

4. La documentación a destruir deberá introducirse en contenedores perfectamente cerrados hasta el momento de su destrucción.

5. Los contenedores de la documentación a eliminar se conservarán de manera ordenada en lugares o locales de acceso controlado, evitando la posibilidad de apropiación y utilización por personal no autorizado.

6. Todas las operaciones de selección e instalación de la documentación a destruir, así como el transporte al lugar de destrucción y eliminación física deberá realizarse de manera controlada y por personal identificado y autorizado para esa función.

7. La destrucción de la documentación, cualquiera que sea su soporte, garantizará la imposibilidad de reconstrucción de los documentos o la recuperación de la información en ellos contenida.

8. Los procesos de destrucción o eliminación segura de documentación electrónica y soportes informáticos se regirá por lo establecido en la normativa que regula la gestión de los documentos electrónicos de la Generalitat.

Sección 6.ª

Gestión del acceso y consulta de la documentación

Artículo 43. Acceso a la documentación

1. La ciudadanía tiene derecho a acceder a los documentos conservados en los archivos públicos en los términos que establece la legislación vigente, y dicho acceso solo podrá denegarse motivadamente en aplicación de las limitaciones legalmente establecidas.

2. La Administración de la Generalitat garantizará el acceso libre y gratuito de toda la ciudadanía a los centros de archivo.

3. La accesibilidad de los documentos generados por la Administración de la Generalitat y los demás entes vinculados o dependientes de la Administración de la Generalitat se establecerá en el proceso de identificación y valoración documental.

4. Las categorías de acceso existentes son: libre acceso y acceso restringido.

5. El personal responsable de los diferentes archivos del Sistema deberá ofrecer la asistencia necesaria para garantizar el ejercicio del derecho de acceso.

6. Para facilitar la identificación y acceso a los documentos, estarán a disposición de la ciudadanía los instrumentos de referencia y descripción de los fondos documentales, con excepción de los que en aplicación de las limitaciones legalmente previstas no deban constar.

7. Con carácter general y en cumplimiento de la legislación vigente, son accesibles los documentos con datos personales que puedan afectar a la seguridad o intimidad de las personas, cuando hayan transcurrido 25 años desde la defunción de las personas afectadas, o 50 años a partir de la fecha del documento, si el momento de la defunción se desconoce.

Artículo 44. Restricciones al acceso a la documentación

1. Para los documentos calificados como de acceso restringido se indicará el motivo de la restricción y el nivel de protección.

2. Se deberá velar por el cumplimiento riguroso de la legislación de protección de datos de carácter personal.

3. El acceso a los documentos y expedientes, independientemente de su soporte, deben ser sometidos a un control de acceso en función de los datos contenidos en los documentos, en cumplimiento de las garantías previstas en la legislación.

4. Con el fin de favorecer el acceso a la información contenida en los documentos de acceso restringido, en los casos en que exista la posibilidad de disociación de datos o acceso parcial, se permitirá el acceso ocultando o enmascarando los datos susceptibles de protección.

5. En ningún caso se facilitará el acceso a los depósitos donde se custodia la documentación, que se reserva con carácter exclusivo al personal de los archivos.

6. Las personas responsables de los archivos podrán restringir el acceso a los documentos originales cuando su manipulación pueda suponer un grave peligro para la conservación e integridad de los mismos. En este supuesto el acceso se efectuará a sus copias o reproducciones, hasta que no desaparezcan las causas de la restricción al acceso a los documentos originales.

7. Los archivos podrán establecer restricciones temporales al acceso a la documentación a causa de circunstancias extraordinarias o situaciones de emergencia.

8. El acceso a las colecciones y fondos documentales donados o depositados temporalmente en los archivos de la Administración de la Generalitat se regirá por las condiciones del depósito y se podrán establecer restricciones temporales de acceso, que se acordarán en el contrato que regule el ingreso de la documentación.

9. Las personas que tengan acceso a los documentos de archivo están obligadas a mantenerlos en el mismo estado en que los hayan recibido, respondiendo a los deterioros que causen de acuerdo a lo establecido en el título IV de la Ley 3/2005, de 15 de junio Vínculo a legislación, de la Generalitat, de Archivos.

Artículo 45. Consulta de la documentación

1. Se establecen dos tipos de consultas dentro del Sistema: internas y externas. Las consultas internas son las realizadas por las diferentes unidades de gestión en el ejercicio de sus funciones de gestión y control administrativo. Las consultas externas son las realizadas por las personas investigadoras y ciudadanía en general.

2. El personal de los archivos atenderá a las consultas dentro del horario de atención que se establezca por cada departamento.

3. Todos los archivos dispondrán de un espacio habilitado para atender a la ciudadanía, que serán las personas usuarias preferentes del Sistema de archivos.

Artículo 46. Préstamo de la documentación

1. Como norma general, toda documentación de carácter histórico está excluida del préstamo.

2. Solamente se prestarán documentos a las unidades de gestión que las han producido o a los órganos o entidades competentes.

3. El préstamo a otra unidad de gestión diferente a la productora o a la entidad u órgano competente requerirá la autorización expresa de estas.

4. El préstamo se deberá formalizar mediante una solicitud por escrito que irá firmada por el personal responsable de la unidad de gestión solicitante. En el caso de tratarse de documentación electrónica se seguirá lo establecido en la normativa que regula la gestión de los documentos electrónicos de la Generalitat y se utilizarán los sistemas de firma establecidos para tal fin.

5. Mientras la documentación esté en préstamo, se responsabilizará de su custodia y conservación la persona de la unidad de gestión que lo haya solicitado.

Sección 7.ª

Ingresos y transferencias de documentación

Artículo 47. Sistemas de ingreso

1. Todo ingreso de documentación en los archivos de la Administración de la Generalitat se formalizará mediante un acta de entrega o relación de entrega en el caso de las transferencias.

2. Se establecen las siguientes vías de ingreso de documentación:

a) Transferencias ordinarias o regulares.

b) Transferencias extraordinarias.

c) Ingresos por adquisición derivada de actos inter vivos o mortis causa.

Artículo 48. Transferencias ordinarias o regulares

1. Se entiende por transferencia ordinaria o regular el conjunto de procedimientos mediante los cuales los documentos de archivo pasan de un archivo del Sistema a otro, de acuerdo con el ciclo de vida de los mismos.

2. Las transferencias ordinarias se realizarán respetando los plazos establecidos en los calendarios de conservación y la capacidad de recepción de los archivos.

3. Para el procedimiento de transferencia ordinaria se seguirán las pautas establecidas en el anexo V de este decreto.

Artículo 49. Transferencias extraordinarias

1. Se entiende por transferencia extraordinaria el conjunto de procedimientos por los que se remite documentación a un archivo del Sistema, bien sea por traspaso de competencias entre las distintas administraciones públicas, o por circunstancias de carácter excepcional que dificulten o impidan la correcta conservación y consulta de la documentación en cualquiera de los archivos del Sistema.

2. La realización de las transferencias extraordinarias requerirá la solicitud motivada por parte del archivo emisor y la autorización de su recepción por el archivo receptor.

3. Para el procedimiento de transferencia extraordinaria se seguirán las pautas establecidas en el anexo V de este decreto.

Artículo 50. Adquisición de fondos y colecciones documentales derivada de actos inter vivos o mortis causa

1. El ingreso de documentación derivada de la adquisición por actos inter vivos será aprobado por el órgano directivo del Sistema Archivístico Valenciano.

2. En el caso de cesión o legado de documentación, la consulta y reproducción de estos fondos se ajustará a las condiciones previstas en los actos de adquisición inter vivos o mortis causa.

3. Los ingresos de fondos se llevarán a cabo mediante contratos de donación, comodato o depósito. Excepcionalmente se podrán adquirir por compra documentos y fondos que se consideren de interés, previo informe y aprobación por el órgano directivo del Sistema.

Sección 8.ª

Salida de los documentos de los archivos

Artículo 51. Clases de salidas

La salida de los documentos de un archivo puede ser temporal o definitiva.

1. Por salida temporal de documentos se entiende la que se realiza por un periodo de tiempo determinado con fines de reproducción, restauración o difusión cultural.

2. Por salida definitiva de documentos se entiende aquella por la cual estos causan baja en el archivo, que hasta el momento tenía la responsabilidad de su custodia.

Artículo 52. Salidas temporales de documentos

1. No se considerarán salidas temporales de documentos los préstamos de documentación a las unidades de gestión cuando los documentos tengan menos de 50 años de antigüedad.

2. Las salidas temporales de documentos de los archivos del Sistema que sean reclamados para fines administrativos o judiciales deberán autorizarlas las personas responsables del archivo respectivo.

3. Siempre que fuera posible, y como regla general, se remitirán copias autenticadas de los documentos, salvo que se requiera el préstamo de los originales. De todo documento original que se preste se conservará copia autenticada en el archivo, siempre que el número de documentos a reproducir no impida el funcionamiento normal de los servicios de archivo.

4. Las salidas temporales de documentos conservados en los archivos históricos de la Generalitat deberán ser autorizadas por el órgano directivo del Sistema Archivístico Valenciano. Si en el plazo de tres meses desde la entrada de la solicitud en el órgano competente para resolver no ha recaído resolución, se podrá entender, conforme al artículo 31.5 de la Ley 5/2003, de Archivos, que aquella ha sido denegada. En el caso de documentación en depósito o comodato las salidas temporales de documentos se regirán por las condiciones establecidas en sus contratos, sin perjuicio de la obligación de resolver expresamente, de conformidad con la legislación común de procedimiento vigente en cada momento.

5. La salida de documentos para formar parte de exposiciones se realizará previa solicitud de la entidad organizadora de la exposición, indicando las medidas de seguridad y conservación adoptadas, así como la contratación de un seguro que cubra los riesgos de transporte, deterioro o pérdida de la documentación.

6. Todas las salidas temporales de documentos generarán su correspondiente expediente con los datos necesarios para su control.

7. No podrán salir de los archivos históricos series documentales completas o fracciones de series sin autorización del órgano directivo del Sistema Archivístico Valenciano.

Artículo 53. Salidas definitivas de documentos

1. Los documentos pueden salir definitivamente de los archivos por transferencias ordinarias o extraordinarias, por extinción de un depósito temporal, por bajas causadas por accidentes y desastres naturales o como consecuencia de la eliminación.

2. Todas las salidas definitivas de documentos deberán ser controladas y registradas en su correspondiente instrumento de control.

Sección 9.ª

Conservación de la documentación

Artículo 54. Normas de conservación

La conselleria competente en materia de cultura, dentro de sus competencias, aprobará las normas de carácter técnico-archivístico sobre los edificios, depósitos, instalaciones, equipamiento y criterios de conservación que deberán establecerse en los archivos del Sistema de Gestión Documental de la Generalitat.

Artículo 55. Conservación de la documentación en soporte papel

1. No se utilizará papel reciclado en los expedientes y documentos administrativos que sean de conservación permanente.

2. Se utilizará papel de buena calidad para garantizar la máxima perdurabilidad de la documentación de conservación permanente, en especial para los documentos vitales o esenciales.

3. Se utilizarán unidades de instalación adecuadas que no deterioren la integridad física y funcional de la documentación en papel.

Artículo 56. Conservación de la documentación en soporte electrónico y otros soportes

1. Para la conservación de los documentos y expedientes electrónicos y los documentos en soportes magnéticos y ópticos se realizarán copias de seguridad periódicamente y las conversiones o migraciones que se determinen para los documentos de conservación permanente, que garanticen la conservación de la información contenida en ellos.

2. Las condiciones específicas para la conservación de la documentación en soporte electrónico se regirán por lo dispuesto en la estrategia de conservación implantada en la Generalitat en la normativa que regula la gestión de los documentos electrónicos de la Generalitat y la legislación vigente sobre Administración Electrónica de la Comunitat Valenciana.

3. La Generalitat definirá un Plan de Preservación de los Documentos Electrónicos que garantizará la accesibilidad, autenticidad, disponibilidad, integridad, inteligibilidad y legibilidad de los documentos electrónicos a la largo de su ciclo de vida.

Artículo 57. Restauración de los documentos

En aplicación de las funciones de conservación del Patrimonio Documental Valenciano, el órgano directivo del Sistema de Gestión Documental de la Generalitat elaborará programas de restauración de la documentación conservada en los archivos Administración de la Generalitat.

Sección 10.ª

Reproducción de la documentación

Artículo 58. Obtención de copias de los documentos

1. Los archivos de la Administración de la Generalitat proporcionarán copias de los documentos custodiados en ellos, en los términos que establece la legislación vigente, todo ello sin perjuicio de las restricciones definidas por la ley.

2. Las solicitudes de copias de documentos en tramitación o cuyo valor administrativo siga vigente se dirigirán a la unidad de gestión responsable de su gestión y custodia.

3. Los archivos y unidades de gestión proporcionarán, a solicitud de la persona interesada, copias compulsadas de la documentación que custodian.

Artículo 59. Limitaciones a la reproducción de los documentos

1. El derecho a obtención de copias de los documentos de libre acceso se limitará en los siguientes supuestos:

a) Cuando el estado de conservación de los documentos solicitados requiera un tratamiento previo de restauración o su manipulación pudiera ocasionar su deterioro.

b) Cuando el número de peticiones de reproducción de documentos o el número de documentos a reproducir impida el funcionamiento normal de los servicios de archivo.

c) Cuando se trate de solicitudes de reproducción masiva e indiscriminada.

2. En el caso de solicitudes de reproducción de documentos que sean objeto de propiedad intelectual, será necesaria la autorización previa de la persona titular del derecho.

3. Cuando el objeto de la reproducción sea su publicación o difusión, las personas solicitantes indicarán obligatoriamente la procedencia en la publicación o difusión.

Artículo 60. Digitalización de los documentos

1. La digitalización de los documentos generados por las diferentes unidades de gestión, será realizada por el personal de dichas unidades con la aplicación de las mismas responsabilidades y criterios que para la conservación y custodia de la documentación en papel. El personal técnico de archivo podrá asesorar en esta materia a petición de las unidades de gestión y dictará instrucciones al respecto con el fin de facilitar esta tarea. La Generalitat establecerá las recomendaciones sobre los procedimientos de digitalización de documentos a través de su normativa que regule la gestión de los documentos electrónicos de la Generalitat.

2. Se promoverá la digitalización de documentos de los archivos centrales, intermedios e históricos, a fin de facilitar su consulta y garantizar la conservación de los documentos originales, en especial los documentos esenciales o vitales.

3. La digitalización garantizada de documentos en papel se hará con mecanismos que garanticen su calidad, contenido, accesibilidad y perdurabilidad. Se ajustará a lo establecido en el Decreto 220/2014, de 12 de diciembre Vínculo a legislación, del Consell, por el que se aprueba el Reglamento de Administración Electrónica de la Comunitat Valenciana, y los criterios que fije la normativa que regula la gestión de los documentos electrónicos de la Generalitat.

Artículo 61. Protocolo de digitalización de documentos

Los procesos de digitalización segura o certificada que se efectúen en el ámbito de la Administración de la Generalitat, con finalidad de asegurar la autenticidad, la integridad y la preservación de los documentos digitalizados, de impulsar la Administración electrónica y de eliminar los documentos en soporte papel, cumpliendo la normativa existente al respecto, se regirá por lo establecido en la normativa que regula la gestión de los documentos electrónicos de la Generalitat y la legislación vigente sobre Administración Electrónica de la Comunitat Valenciana.

Sección 11.ª

Dimensión cultural de los archivos

Artículo 62. Función cultural y social de los archivos

1. Los archivos de la Administración de la Generalitat están al servicio de la sociedad y proporcionan la información necesaria para el funcionamiento de las instituciones, la investigación histórica y la cultura.

2. Los archivos del Sistema, especialmente los históricos, promoverán la realización de actividades de dinamización y difusión cultural, y actividades educativas por propia iniciativa o en colaboración con otras instituciones públicas o privadas, teniendo en cuenta que estas deberán ser compatibles con el normal desarrollo de sus funciones habituales.

3. El órgano directivo del Sistema en colaboración con los centros de archivo diseñará programas de actividades de dinamización y difusión cultural de los archivos de la Administración de la Generalitat.

4. Con motivo de exposiciones u otras actividades de difusión del patrimonio documental se podrán autorizar salidas temporales de documentos condicionadas al cumplimiento de lo establecido en el artículo 52 de este decreto.

5. Los archivos históricos y el órgano directivo del Sistema fomentarán la protección del Patrimonio Documental Valenciano mediante propuestas de restauración, adquisición, donación o depósito de fondos documentales de interés cultural.

Artículo 63. Actividades de difusión cultural de los archivos

1. Constituyen actividades de difusión del patrimonio documental y fomento de la cultura en el ámbito de los servicios de los archivos:

a) La elaboración y publicación de instrumentos de información de sus fondos documentales.

b) La organización y participación en exposiciones.

c) La organización y participación en conferencias, congresos y jornadas.

d) La difusión de sus fondos vía internet y en las redes sociales.

2. Constituyen actividades de carácter pedagógico:

a) La organización de cursos.

b) La colaboración con los centros docentes y culturales para el fomento de los servicios de archivo.

c) La organización de visitas guiadas y actividades didácticas para la difusión de los archivos del Sistema.

d) El personal de los archivos del Sistema asesorará a sus usuarias y usuarios y organizará programas de formación.

Sección 12.ª

Gestión documental y las tecnologías de la información y las comunicaciones

Artículo 64. Promoción de las tecnologías de la información y las comunicaciones

Se promoverá el uso de las tecnologías de la información y la comunicación en el tratamiento de la documentación de acuerdo a la legislación vigente. En particular será obligatoria la integración en SAVEX, o en los sistemas de gestión que seleccione la Generalitat en un futuro, de todos los archivos centrales y de servicios periféricos de las consellerias o entes donde se conserve la documentación, así como la gestión documental por medio de SAVEX, o el sistema de gestión que seleccione la Generalitat, desde los archivos de gestión, los archivos centrales, el Arxiu Intermedi de la Generalitat y hasta el Arxiu Històric de la Comunitat Valenciana.

Artículo 65. Medios técnicos para la gestión documental electrónica

La gestión de los documentos y expedientes electrónicos se basa obligatoriamente en unos medios técnicos y en unas herramientas archivísticas. El órgano de la Generalitat competente en materia de tecnologías de la información y las comunicaciones suministrará y mantendrá los medios técnicos necesarios para la aplicación y desarrollo de la gestión documental y la Administración electrónica. Asimismo, facilitará el acceso y soporte a las soluciones técnicas que se adopten en virtud de los acuerdos y convenios establecidos con otras administraciones públicas.

CAPÍTULO VI

Infracciones y sanciones

Artículo 66. Infracciones y sanciones

Cualquier tipo de daños ocasionados al patrimonio documental de la Generalitat se sujeta a las infracciones y sanciones del ordenamiento jurídico vigente, y especialmente a lo dispuesto en el título IV de la Ley 3/2005, de 15 de junio Vínculo a legislación, de la Generalitat, de Archivos.

DISPOSICIONES ADICIONALES

Primera. Incidencia presupuestaria

La aplicación y desarrollo de este decreto no podrá tener ninguna incidencia en la dotación de los capítulos de gasto asignados a la conselleria competente en materia de cultura, y, en todo caso, deberá ser atendido con los medios personales y materiales de dicha conselleria.

Segunda. Estructura mínima de los archivos centrales de las consellerias, los departamentos y del Arxiu Intermedi de la Generalitat

La estructura mínima para los archivos centrales queda fijada en un puesto del cuerpo A1-08-01 por conselleria o departamento; y para el Arxiu Intermedi de la Generalitat, la estructura mínima se fija en un puesto del cuerpo A1-08-01/A2-04-01, un puesto del cuerpo A1-01/A2-01, cuatro puestos del cuerpo A2-04-01, dos puestos del cuerpo C2-01-01 y dos puestos de la APF-01-01 como desarrollo del servicio de administración del Complejo Logístico y Archivo de la Generalitat.

Tercera. Puesta en marcha de la estructura

Con carácter excepcional y vinculado al carácter genérico o transversal de la materia, la creación de los puestos necesarios para la efectiva puesta en marcha de la estructura mínima de los archivos centrales de las consellerias, los departamentos, y el Arxiu Intermedi de la Generalitat se sujetará a los siguientes trámites:

1. En el plazo máximo de un mes desde la publicación del presente decreto las direcciones generales competentes en materia de función pública y presupuestos, por propia iniciativa o a propuesta del órgano competente en materia de personal de cada conselleria, iniciarán los trámites oportunos para la creación de los puestos de trabajo necesarios para la adecuada implantación de la citada estructura mínima. Estos trámites se regirán por lo establecido en los artículos 19 Vínculo a legislación y 20 Vínculo a legislación del Decreto 56/2013, de 3 de mayo, del Consell, por el que se establecen los criterios generales para la clasificación de los puestos de trabajo, y el procedimiento de elaboración y aprobación de las relaciones de puestos de trabajo de la Administración de la Generalitat.

2. Dicha cobertura se realizará con cargo a puestos vacantes, atendiendo, en todo caso, al criterio de amortizar aquellas que se encuentren más tiempo en dicha situación. Las consellerias y departamentos afectados por dichas amortizaciones deberán ser consultadas previamente.

3. En todo caso, dichas direcciones podrán solicitar cualquier información a las respectivas subsecretarías y órgano equivalente, que pueda facilitar la correcta dotación y creación de los puestos que nos ocupan.

DISPOSICIÓN DEROGATORIA

Única. Derogación normativa

Quedan derogadas todas las disposiciones del mismo rango o inferior que se opongan a lo dispuesto en el presente decreto.

DISPOSICIONES FINALES

Primera. Habilitación para el desarrollo y ejecución del decreto

1. Se faculta a la persona titular de la conselleria competente en materia de cultura, para dictar las disposiciones que requiera la ejecución y desarrollo de este decreto, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 28.c de la Ley del Consell.

2. Asimismo, se le faculta para la modificación de los anexos de este decreto.

Segunda. Entrada en vigor

Este decreto entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Diari Oficial de la Generalitat Valenciana.

Anexos

Omitidos.

Comentarios

Escribir un comentario

Para poder opinar es necesario el registro. Si ya es usuario registrado, escriba su nombre de usuario y contraseña:

 

Si desea registrase en www.iustel.com y poder escribir un comentario, puede hacerlo a través el siguiente enlace: Registrarme en www.iustel.com.

  • Iustel no es responsable de los comentarios escritos por los usuarios.
  • No está permitido verter comentarios contrarios a las leyes españolas o injuriantes.
  • Reservado el derecho a eliminar los comentarios que consideremos fuera de tema.

Revista El Cronista:

Revista El Cronista del Estado Social y Democrático de Derecho

Lo más leído:

Secciones:

Boletines Oficiales:

 

© PORTALDERECHO 2001-2018

Icono de conformidad con el Nivel Doble-A, de las Directrices de Accesibilidad para el Contenido Web 1.0 del W3C-WAI: abre una nueva ventana