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Punto general de entrada de facturas electrónicas

16/03/2015
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Orden de 26 de febrero de 2015 por la que se regulan el Punto general de entrada de facturas electrónicas y el Registro Contable de Facturas de la Comunidad Autónoma de Galicia (DOG de 13 de marzo de 2015). Texto completo.

ORDEN DE 26 DE FEBRERO DE 2015 POR LA QUE SE REGULAN EL PUNTO GENERAL DE ENTRADA DE FACTURAS ELECTRÓNICAS Y EL REGISTRO CONTABLE DE FACTURAS DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DE GALICIA.

El 28 de diciembre de 2013 se publica en el Boletín Oficial del Estado la Ley 25/2013, de 27 de diciembre Vínculo a legislación, de impulso de la factura electrónica y creación del Registro Contable de Facturas en el sector público. Esta ley tiene carácter básico, siendo sus preceptos de aplicación para las administraciones públicas, entre ellas para la Comunidad Autónoma de Galicia.

La ley crea la figura del Registro Contable de Facturas. Esta figura, diferente de los registros administrativos, se crea con la finalidad de registrar todas las facturas que emiten los proveedores de las administraciones públicas, y de contribuir al control y conocimiento de su tramitación y a la mejora de los períodos de pago a los proveedores.

Como parte de la mejora en el procedimiento de pago de las facturas, la ley promueve la centralización en la recepción de las facturas por las administraciones públicas, estableciendo la obligación de que cada comunidad autónoma disponga de un Punto general de entrada de facturas electrónicas en el que deben presentarse todas las facturas electrónicas dirigidas tanto a la Administración general de la Comunidad Autónoma como a las entidades que dependen de la misma y en las que concurren los requisitos para ser consideradas administraciones públicas por la normativa que regula la contratación pública.

Con posterioridad, el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas aprueba la Orden HAP/492/2014, de 27 de marzo Vínculo a legislación (BOE de 29 de marzo), por la que se regulan los requisitos funcionales y técnicos del Registro Contable de Facturas de las entidades del ámbito de aplicación de la Ley 25/2013 Vínculo a legislación.

La Administración autonómica, pionera en la materia de facturación electrónica, ya dispone desde hace años del Sistema Electrónico de Facturación (SEF). Este sistema, regulado en el Decreto 3/2010, de 8 de enero Vínculo a legislación (DOG de 25 de enero), y en la Orden de la Consellería de Hacienda de 12 de febrero de 2010 (DOG de 16 de febrero), permite la recepción centralizada de las facturas electrónicas y su tratamiento en la Administración general de la Comunidad Autónoma y en las demás entidades adscritas al sistema. La Ley 11/2013, de 26 de diciembre Vínculo a legislación, de presupuestos generales de la Comunidad Autónoma de Galicia para el año 2014, establece en la disposición adicional vigesimosegunda que las facturas electrónicas se presentarán en el Sistema Electrónico de Facturación. Hoy en día el sistema es utilizado por la totalidad de los organismos autónomos y agencias públicas autonómicas dependientes de la Comunidad Autónoma de Galicia. También es utilizado por diversas entidades públicas de naturaleza empresarial dependientes de la Xunta de Galicia.

El diseño y operatividad del SEF proporcionan a este sistema todas las herramientas necesarias para dar cumplimiento a la nueva Ley 25/2013 y a la Vínculo a legislación Orden HAP/492/2014 Vínculo a legislación.

La Ley 25/2013 Vínculo a legislación atribuye las competencias relativas a la gestión del Registro Contable de Facturas al órgano o unidad administrativa que tenga atribuida la función de contabilidad, situando el registro contable bajo la dependencia funcional de las oficinas contables. En la Comunidad Autónoma de Galicia, el Decreto 1/1999, de 7 de octubre Vínculo a legislación, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de régimen financiero y presupuestario de Galicia atribuye a la Intervención General de la Comunidad Autónoma, dependiente de la Consellería de Hacienda, la función de centro directivo de la contabilidad pública de Galicia debiendo corresponderle como tal el papel de centro directivo del nuevo Registro Contable de Facturas de la Comunidad Autónoma de Galicia.

En consideración con lo expuesto, de conformidad con el Decreto 3/2010, de 8 de enero Vínculo a legislación, por el que se regula la factura electrónica y la utilización de medios electrónicos, informáticos y telemáticos en materia de contratación pública de la Administración de la Comunidad Autónoma de Galicia y entes del sector público dependientes de la misma; en cumplimiento de lo previsto en la disposición final segunda de la Orden HAP/492/2014, de 27 de marzo Vínculo a legislación, por la que se regulan los requisitos funcionales y técnicos del Registro Contable de Facturas de las entidades del ámbito de aplicación de la Ley 25/2013, y en virtud de las funciones atribuidas por los artículos 34.6 Vínculo a legislación y 38 Vínculo a legislación de la Ley 1/1983, de 22 de febrero, de normas reguladoras de la Xunta de Galicia y de su Presidencia,

DISPONGO:

Artículo 1. Objeto

Esta orden tiene por objeto regular el Punto general de entrada de facturas electrónicas y el Registro Contable de Facturas en el ámbito de la Comunidad Autónoma de Galicia, así como los procedimientos para la tramitación de las facturas presentadas por los proveedores de las entidades incluidas en su ámbito de aplicación.

Artículo 2. Definiciones

Entidad: a efectos de esta orden, se considera entidad cada uno de los sujetos con personalidad jurídica propia que, en virtud de la normativa vigente, lleve una contabilidad diferenciada y deba presentar o rendir cuentas de forma separada.

Oficina contable: a efectos de esta orden, se considera oficina contable el órgano, unidad administrativa o departamento, cualquiera que sea su denominación, que, dentro de cada entidad, tenga atribuida la gestión de la contabilidad.

Órgano gestor: a efectos de esta orden, se consideran órgano gestor los órganos, unidades administrativas o departamentos, cualesquiera que sea su rango o denominación, que, en función de la organización propia de cada entidad, participan en el proceso de gestión y tramitación de las facturas emitidas por los proveedores. No se incluye en el concepto de órgano gestor a los registros administrativos por las actuaciones que realicen en la recepción y distribución de las facturas presentadas ante los mismos.

Artículo 3. Ámbito de aplicación

Lo previsto en la presente orden será de aplicación:

a) A la Administración general de la Comunidad Autónoma de Galicia.

b) A los organismos autónomos.

c) A las agencias públicas autonómicas.

d) A los consorcios autonómicos.

e) Al resto de entidades dependientes de la Xunta de Galicia en las que concurran las circunstancias a las que hace referencia el artículo 3.2 del texto refundido de la Ley de contratos del sector público, aprobado por el Real decreto legislativo 3/2011, de 14 de noviembre Vínculo a legislación.

Artículo 4. Punto general de entrada de facturas electrónicas y obligación de facturación electrónica

4.1. Se establece el Sistema Electrónico de Facturación de la Xunta de Galicia (SEF) como Punto general de entrada de las facturas electrónicas para todas las entidades incluidas en el ámbito de aplicación de esta orden.

4.2. Todos los proveedores que entregasen bienes o prestasen servicios a cualquiera de las entidades incluidas en el ámbito de aplicación de esta orden podrán expedir y remitir factura electrónica.

4.3. En todo caso, estarán obligadas al uso de la factura electrónica y a su presentación a través del Punto general de entrada las entidades siguientes:

a) Sociedades anónimas.

b) Sociedades de responsabilidad limitada.

c) Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española.

d) Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español en los términos que establece la normativa tributaria.

e) Uniones temporales de empresas.

f) Agrupaciones de interés económico, agrupaciones de interés económico europeas, fondos de pensiones, fondos de capital riesgo, fondos de inversiones, fondos de utilización de activos, fondos de regularización del mercado hipotecario, fondos de titulización hipotecaria o fondos de garantía de inversiones.

4.4. No obstante, quedan excluidas de la obligación de facturación electrónica las facturas de importe igual o inferior a 5.000,00 euros y las emitidas por los proveedores de servicios prestados en el exterior.

Artículo 5. Registro Contable de Facturas

El Registro Contable de Facturas de la Comunidad Autónoma de Galicia es único. Cada una de las entidades incluidas en el ámbito de aplicación de esta orden gestionará exclusivamente la parte del registro relacionada con su entidad.

El Registro Contable de Facturas estará integrado con el Sistema Electrónico de Facturación de la Xunta de Galicia (SEF) al objeto de registrar todas las facturas y de proporcionar al sistema contable la información necesaria para el seguimiento y el cumplimiento de los compromisos de pago y para la determinación del período medio de pago a proveedores. El SEF dará el soporte necesario para el correcto funcionamiento del Registro Contable de Facturas y la distribución de las mismas a los órganos gestores competentes para su tramitación.

Se anotarán en el Registro Contable las variaciones de estado en la tramitación de las facturas indicando, cuando menos, si la factura está conformada, rechazada, si fue contabilizada la obligación reconocida, si fue pagada o si fue devuelta.

El sistema de información contable y el SEF proporcionarán a la oficina contable la información necesaria para el seguimiento del cumplimiento de los compromisos de pago y para la determinación de los períodos medios de pago a los proveedores.

Artículo 6. Competencias

6.1. Corresponde a la Intervención General de la Comunidad Autónoma la responsabilidad funcional del Registro Contable, la dirección general de su funcionamiento y la definición de los procedimientos de integración e interrelación de éste con el sistema de información contable.

La Intervención General de la Comunidad Autónoma tendrá acceso en cualquier momento a toda la información que conste en el Registro Contable de Facturas, y a toda la documentación justificativa que dé soporte a las anotaciones realizadas.

6.2. Corresponde a la oficina contable de cada una de las entidades incluidas en el ámbito de aplicación de esta orden la gestión del Registro Contable de Facturas en el ámbito propio de su entidad, y de acuerdo con los criterios generales establecidos por la Intervención General de la Comunidad Autónoma.

Corresponde a la oficina contable de cada entidad la explotación de la información para la elaboración de los informes a que se refiere el artículo 15 de esta orden.

6.3. Corresponde a los órganos gestores destinatarios de las facturas la correcta mecanización en el Sistema Electrónico de Facturación de los datos de las facturas emitidas en papel.

6.4. El Centro Informático para la Gestión Tributaria, Económico-Financiera y Contable (Cixtec) será el responsable de dar el soporte técnico necesario para la implantación y mantenimiento del Registro Contable de Facturas, de acuerdo con los criterios que determine la Intervención General de la Comunidad Autónoma.

Artículo 7. Obligación de la anotación

La anotación en el Registro Contable de Facturas es requisito previo necesario para la tramitación del reconocimiento de la obligación derivada de las prestaciones realizadas.

La obligación establecida en el párrafo anterior afecta a todas las facturas recibidas por las entidades incluidas en el ámbito de aplicación, con independencia de su importe y de la forma de tramitación. Esta obligación afecta especialmente a las facturas que hubieran sido emitidas en papel al amparo de lo dispuesto en el artículo 4 de esta orden.

No obstante, quedan exceptuadas de la obligación de la anotación previa en el Registro Contable, siempre que sean de importe igual o inferior a 5.000,00 euros:

a) Las facturas presentadas en papel que tengan por destinatario a centros docentes públicos no universitarios dotados de autonomía de gestión económica conforme al Decreto 201/2003, de 20 de marzo.

b) Las facturas presentadas en papel que tengan por destinatario los centros que presten servicios en las carteras de servicios de atención a la dependencia y de atención a la autonomía en el marco de la Ley 13/2008, de 3 de diciembre Vínculo a legislación, de servicios sociales de Galicia, y del Decreto 149/2013, de 5 de septiembre Vínculo a legislación, por el que se define la cartera de servicios sociales para la promoción de la autonomía personal y la atención a las personas en situación de dependencia y se determina el sistema de participación de las personas usuarias en la financiación de su coste.

La persona titular de la Consellería de Hacienda podrá ampliar estas excepciones a otros supuestos, previo informe de la Intervención General de la Comunidad Autónoma.

Artículo 8. Procedimiento de tramitación de facturas electrónicas

Todas las facturas electrónicas emitidas contra cualquiera de las entidades incluidas en el ámbito de aplicación de esta orden se presentarán en el Sistema Electrónico de Facturación de la Xunta de Galicia (SEF).

La recepción de la factura en el Punto general de entrada de facturas electrónicas y su anotación en el Registro Contable de Facturas tendrá únicamente los efectos que, de conformidad con la Ley 30/1992, de 26 de noviembre Vínculo a legislación, de régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo común, se deriven de su presentación en un registro administrativo.

La presentación de estas facturas producirá un envío automático de las mismas al Registro Contable de Facturas que, en tiempo real, asignará un número de asiento registral único. El número servirá para identificar de manera unívoca cada una de las facturas presentadas y permitirá identificar a la entidad receptora de las mismas y el año de presentación de la factura.

El SEF proporcionará al presentador un acuse de recibo electrónico en el que constará, cuando menos, la fecha y hora de la presentación, el órgano gestor destinatario y el número de asiento registral de la factura. Asimismo, incluirá un código seguro de verificación que permita en cualquier momento validar ante el sistema la exactitud del documento.

Una vez emitido el acuse de recibo electrónico al que se refiere el párrafo anterior, el SEF pondrá la factura a disposición del órgano gestor destinatario de la misma para su tramitación.

Artículo 9. Procedimiento de tramitación de facturas en soporte papel

1. Las facturas emitidas en soporte papel contra alguna de las entidades incluidas en el ámbito de aplicación de esta orden deberán presentarse ante un registro administrativo en los términos previstos en la Ley 30/1992 Vínculo a legislación, de régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo común.

2. El registro administrativo informará electrónicamente al Sistema Electrónico de Facturación de la Xunta de Galicia (SEF) acerca de la entrada de la factura, indicando, como mínimo, la fecha de entrada, el número de registro de entrada en el registro administrativo y el órgano gestor al que va dirigida. Junto con los datos anteriores, se remitirá una copia digitalizada de las facturas presentadas.

Cada factura debe ir en un número de entrada único. En el caso de que en el mismo acto se presenten varias facturas ante el registro administrativo, este registro proporcionará un número de entrada diferente para cada una de las facturas.

La recepción por el SEF de la información a la que se refiere este punto producirá un envío automático al Registro Contable de Facturas que, en tiempo real, asignará un número de asiento registral único. El número servirá para identificar de manera unívoca cada una de las facturas presentadas y permitirá identificar a la entidad receptora de las mismas y el año de presentación de la factura.

Una vez realizada la anotación en el Registro Contable de Facturas, el SEF pondrá la información relativa a la factura a disposición del órgano gestor destinatario de la misma para su tramitación.

3. El registro administrativo remitirá el original de la factura en soporte papel al órgano gestor destinatario de la misma, que procederá a su tramitación.

A la recepción del original en papel, el órgano gestor completará en el SEF los datos relativos a la factura a partir de los datos de entrada en el registro administrativo que figuren en el sistema.

El órgano gestor podrá ir avanzando en la captura de los datos y en la tramitación de la factura a la vista de la copia digitalizada que figura en el sistema. Cuando la copia digitalizada hubiese sido realizada en los términos previstos en el artículo 30 Vínculo a legislación de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, el órgano gestor podrá proceder a la tramitación de la factura sin esperar a la recepción física del original en soporte papel. No será necesario remitir la factura en soporte papel en el caso de que el proceso de digitalización en la oficina de registro dé lugar a una copia auténtica en soporte electrónico a partir del documento en papel.

Cuando el órgano gestor receptor de las facturas observe que figuran varias facturas asociadas a un mismo número de entrada o que la factura corresponde a otras administraciones públicas, procederá a devolver la factura al registro administrativo de procedencia con indicación de la causa de dicho rechazo, a efectos de su correcta tramitación.

4. La Intervención General de la Comunidad autónoma determinará el contenido que con carácter obligatorio deba ser trasladado al SEF. La información de cada factura debe incluir, como mínimo, los datos siguientes:

a) Fecha de expedición de la factura.

b) Fecha de presentación de la factura en el registro administrativo.

c) Número de identificación fiscal o número de identificación equivalente del expedidor de la factura.

d) Nombre, apellidos y razón o denominación social completa del obligado a expedir factura.

e) Número de factura y, en su caso, serie.

f) Importe total de la factura, incluyendo el IVA.

Artículo 10. Anulación de facturas

El proveedor o presentador de una factura emitida contra cualquiera de las entidades incluidas en el ámbito de aplicación de esta orden podrá solicitar la anulación de la factura siempre que esta no hubiese sido ya conformada por el órgano administrativo competente.

La solicitud de anulación deberá realizarse directamente en el Sistema Electrónico de Facturación de la Xunta de Galicia (SEF). Una vez realizada la solicitud, el SEF proporcionará al solicitante un acuse de recibo electrónico y dará traslado automáticamente al Registro Contable de Facturas para la anotación de la solicitud. Tras la anotación de la solicitud en el Registro Contable de Facturas, el SEF pondrá la solicitud a disposición del órgano gestor que está tramitando la factura.

A la vista de la solicitud, el órgano gestor puede resolver la anulación de la factura o la desestimación de la solicitud; continuando en este caso con la tramitación del expediente.

Las facturas anuladas serán devueltas según lo dispuesto en el artículo 12 de esta orden. La fecha de la anulación se anotará en el Registro Contable de Facturas.

Artículo 11. Rechazo de las facturas

El órgano gestor rechazará las facturas cuando no se ajusten a la normativa aplicable o cuando no exista conformidad por no corresponderse con la prestación realizada.

Deberán rechazarse también las facturas que tengan datos incorrectos u omisión de datos que impidan su tramitación.

Artículo 12. Devolución de facturas

Cuando, como consecuencia del rechazo de una factura o de la solicitud de anulación presentada por un proveedor, proceda realizar la devolución de una factura electrónica, se tramitarán en el Sistema Electrónico de Facturación de la Xunta de Galicia (SEF) las actuaciones necesarias para la devolución.

El SEF comunicará al proveedor o presentador por correo electrónico, en la dirección electrónica indicada por él, la devolución con indicación de los motivos de la misma. Asimismo, y con independencia de esta comunicación, el SEF proporcionará las funcionalidades necesarias para que esta información pueda ser consultada directamente por el proveedor o presentador de las facturas.

En el caso de facturas presentadas en soporte papel, el órgano gestor, además de realizar las actuaciones a las que se refiere el punto anterior, devolverá al proveedor el original de la factura.

Tanto para el caso de facturas electrónicas como para el caso de facturas emitidas en soporte papel se dejará constancia en el Registro Contable de Facturas de la fecha de devolución y de su causa.

Artículo 13. Archivo y custodia de las facturas

El Sistema Electrónico de Facturación garantizará el correcto archivo y custodia de las facturas electrónicas, de acuerdo con lo dispuesto en la Orden de la Consellería de Hacienda de 12 de febrero de 2010 por la que se regulan los procedimientos del Sistema Electrónico de Facturación de la Xunta de Galicia.

Las facturas emitidas en soporte papel serán archivadas por el órgano administrativo destinatario de las mismas, que será el responsable de su correcto archivo y custodia.

Artículo 14. Información sobre el estado de las facturas

El SEF proporcionará al proveedor información sobre el estado de las facturas, indicando, cuando menos, si la factura está registrada en el Registro Contable de Facturas, si fue contabilizada la obligación reconocida, y si fue pagada, anulada o rechazada.

Artículo 15. Informes de control y seguimiento

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 10 Vínculo a legislación de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del Registro Contable de Facturas en el sector público, la oficina contable de cada entidad deberá realizar requerimientos periódicos de actuación dirigidos a los órganos gestores competentes para la tramitación de las facturas respecto de aquellas facturas pendientes de reconocimiento de la obligación.

La oficina contable de cada entidad elaborará un informe trimestral sobre las facturas respecto de las cuales hubiesen transcurrido más de tres meses desde su anotación en el Registro Contable de Facturas, sin haber conseguido en contabilidad la fase de reconocimiento de la obligación. Este informe se remitirá a la Intervención General de la Comunidad Autónoma dentro de los quince días siguientes a cada trimestre natural del año.

La Intervención General, a través de las intervenciones delegadas, velará por la adecuada diligencia en la tramitación de las facturas. A estos efectos, realizarán los requerimientos e informes que sean necesarios.

Disposición adicional. Códigos de los órganos receptores de facturas

La relación de códigos identificativos de las entidades y unidades administrativas receptoras de facturas estará disponible en la página principal del Sistema Electrónico de Facturación. Las facturas presentadas identificarán a los órganos gestores destinatarios mediante el uso de estos códigos identificativos. Alternativamente podrán utilizarse con la misma finalidad los códigos incluidos en el directorio DIR3 de unidades administrativas gestionado por la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas.

Disposición transitoria primera. Registros administrativos sin conexión electrónica al Sistema Electrónico de Facturación

1. En aquellas entidades en las que, por motivos técnicos, no se puedan transmitir electrónicamente al Sistema Electrónico de Facturación los datos correspondientes al registro administrativo a que se refiere el artículo 9 de esta orden, los órganos gestores encargados de la tramitación del expediente mecanizarán manualmente estos datos.

La oficina contable de cada entidad velará especialmente por la celeridad en la mecanización de estos datos.

2. Aquellos registros administrativos que dispongan de conexión electrónica al Sistema Electrónico de Facturación pero no dispongan de los medios o recursos necesarios para realizar la digitalización de la factura a la que se refiere el artículo 9.2 de esta orden deben remitir electrónicamente la información mínima definida en dicho artículo. A la información anterior se incorporará la copia digitalizada de la factura en la medida en que la implantación de los medios y recursos necesarios lo permitan.

Disposición transitoria segunda. Entidades no adheridas al Sistema Electrónico de Facturación

Las entidades que, estando dentro del ámbito de aplicación de esta orden, no están adheridas al Sistema Electrónico de Facturación (SEF) deberán realizar las actuaciones necesarias para la puesta en funcionamiento del SEF en cada entidad en el plazo máximo de seis meses desde la entrada en vigor de esta orden.

Disposición transitoria tercera. Registro de las facturas preexistentes

La Intervención General de la Comunidad Autónoma habilitará el procedimiento para anotar en el Registro Contable de Facturas todas aquellas que, en el momento de entrada en vigor de esta orden, estén en poder de la Administración y que no consiguiesen la fase de reconocimiento de la obligación.

Disposición final primera. Incorporación de la información de pago al Sistema Electrónico de Facturación

Los órganos que gestionen el pago de facturas realizados mediante libramientos a habilitados para pagos a justificar deberán incorporar al sistema contable XUMCO2 la información relativa a la fecha de pago en el plazo máximo de tres días hábiles desde su realización. El XUMCO2 transmitirá de forma automática la información al Sistema Electrónico de Facturación.

Las entidades no adscritas al sistema contable XUMCO2 deberán incorporar al Sistema Electrónico de Facturación (SEF) la información relativa al pago de las facturas en el plazo máximo de tres días hábiles desde su realización.

Disposición final segunda. Habilitación normativa

Se habilita a la persona titular de la Intervención General de la Comunidad Autónoma para dictar las instrucciones y resoluciones que sean precisas en desarrollo de las disposiciones contenidas en esta orden.

Disposición final tercera. Entrada en vigor

Esta orden entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Diario Oficial de Galicia.

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