ORDEN DE 10 DE OCTUBRE DE 2014, DEL CONSEJERO DE ECONOMÍA Y HACIENDA, POR LA QUE SE REGULA EL REGISTRO CONTABLE DE FACTURAS EN EL ÁMBITO DE LA ADMINISTRACIÓN GENERAL DE LA COMUNIDAD DE MADRID, SUS ORGANISMOS AUTÓNOMOS Y ENTES DEL SECTOR PÚBLICO INTEGRADOS EN SU SISTEMA DE INFORMACIÓN ECONÓMICO-FINANCIERO.
En el marco de la lucha contra la morosidad de las Administraciones Públicas, la reciente modificación de la Ley Orgánica 2/2012, de 27 de abril 
, de Estabilidad Presupuestaria y Sostenibilidad Financiera, ha redefinido el principio de sostenibilidad financiera, incluyendo no solo el control de la deuda pública financiera, sino también el control de la deuda comercial.
Como medio de asegurar dicho control y erradicar la morosidad, desde el Estado se han puesto en marcha una serie de reformas estructurales de las Administraciones Públicas, una de las cuales ha sido la aprobación de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre , de Impulso de la Factura Electrónica y Creación del Registro Contable de Facturas en el Sector Público, que pretende agilizar los procedimientos de pago a los proveedores a la vez que dar certeza de las facturas pendientes de pago existentes, y que en su disposición final quinta establece su carácter básico resultando de aplicación para todas las Administraciones Públicas.
La mencionada Ley obliga, por tanto, a todas las Administraciones Públicas a la creación de un Registro Contable de Facturas gestionado por el órgano o unidad que tenga atribuida la función contable y regula un nuevo procedimiento de tramitación de las facturas con el que se pretende, por una parte, intensificar el seguimiento y control y, por otra, fortalecer los órganos de control interno al otorgarles la facultad de acceso a la información contable en cualquier momento.
La Ley dejó pendiente la definición de los requisitos funcionales y técnicos del Registro Contable de Facturas para un futuro desarrollo reglamentario, y con este fin se publicó en el “Boletín Oficial del Estado” de 29 de marzo de 2014 la Orden HAP/492/2014, de 27 de marzo , por la que se regulan los requisitos funcionales y técnicos del Registro Contable de Facturas de las entidades del ámbito de aplicación de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de Impulso de la Factura Electrónica y Creación del Registro Contable de Facturas en el Sector Público.
Al igual que en el caso de la Ley, la Orden HAP/492/2014 tiene carácter básico, salvo en lo que se refiere a la disposición adicional primera, en la que se regulan los requisitos específicos del Registro Contable de Facturas de la Administración General del Estado.
En el resto de las Administraciones, en el marco de la normativa básica estatal, los aspectos organizativos concretos de su Registro Contable de Facturas podrán ser precisados por el órgano que resulte competente de acuerdo con las potestades de autoorganización que correspondan a cada una de ellas.
Por lo que se refiere a la Comunidad de Madrid, la Ley 9/1990, de 8 de noviembre , Reguladora de la Hacienda de la Comunidad de Madrid, atribuye en el artículo 115 a la Consejería de Hacienda la organización de la contabilidad pública, correspondiéndole el ejercicio de cualquier competencia que en esta materia establezcan las disposiciones vigentes. Por otra parte, su disposición adicional cuarta autoriza a su titular a organizar todas las unidades que realicen cualquiera de las funciones de gestión económico-financiera a que se refiere dicha Ley, en aras de una mayor coordinación y eficacia de la administración financiera.
Los artículos 116 y 117 de la misma norma atribuyen a la Intervención General de la Comunidad, como centro directivo y centro gestor de la contabilidad pública, entre otras, las funciones de inspeccionar la contabilidad, centralizar la información deducida de la contabilidad y vigilar e impulsar la actividad de las oficinas contables de todos los servicios, organismos autónomos, empresas y demás entes públicos de la Comunidad.
La Comunidad de Madrid, consciente de la importancia del control de la deuda comercial, de la necesidad de llevar a cabo una gestión eficiente y transparente de los recursos públicos y de facilitar información puntual y veraz sobre su situación económico-financiera, fue pionera en la creación de un registro de facturas (FASDOC) integrado en su Sistema de Información Económico-Financiero.
Asimismo, mediante sendas Instrucciones de la Intervención General, de 11 de junio y 25 de septiembre de 2012, reguló el procedimiento de tramitación de las facturas y estableció un sistema de control para garantizar que todas las facturas inscritas en FASDOC respondieran a una obligación de la Comunidad de Madrid y que en su tramitación se cumplieran los plazos establecidos en dichas Instrucciones.
Por lo tanto, aunque el Sistema de Información Económico-Financiero de la Comunidad de Madrid ya cuenta con un registro de facturas (FASDOC), la publicación de la normativa estatal de carácter básico hace necesaria la aprobación de la presente Orden, que desarrolla los nuevos requisitos funcionales y técnicos del Registro Contable de Facturas previstos en la legislación estatal, adaptándolos a las singularidades organizativas y procedimentales de la Administración de la Comunidad de Madrid. Asimismo, da cumplimiento a la obligación de dar publicidad a la creación de los Registros Contables de Facturas.
La presente Orden tiene por objeto regular el Registro Contable de Facturas de la Administración General de la Comunidad de Madrid, de sus organismos autónomos y de aquellos entes y empresas públicas de la Comunidad de Madrid incluidos en el ámbito subjetivo de aplicación de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre , de Impulso de la Factura Electrónica y Creación del Registro Contable de Facturas en el Sector Público, que estén integrados en su Sistema de Información Económico-Financiero. La regulación conjunta de estas entidades, entes y organismos, a pesar de su diversa naturaleza jurídica, resulta conveniente por razones de coordinación y eficiencia.
La Orden se estructura en cuatro capítulos, cuatro disposiciones adicionales y tres disposiciones finales.
El capítulo I “Disposiciones Generales” describe el objeto de la norma, su ámbito de aplicación, el órgano competente para la gestión del Registro Contable de Facturas, la obligatoriedad de anotación en el mismo, y las facultades del órgano de control interno.
En el capítulo II “Procedimiento para la tramitación de facturas” se regula la presentación, distribución y grabación de las facturas, así como las anotaciones relativas a la conformidad, rechazo y anulación de las mismas.
El capítulo III “Suministro de información sobre el estado de las facturas” señala que el Sistema de Información Económico-Financiero facilitará información del estado de las facturas anotadas en el Registro Contable de Facturas y regula el procedimiento de acceso a la información.
En el capítulo IV “Facultades y obligaciones de los órganos de control” se regulan los procedimientos de requerimientos de información y emisión de informes por los órganos contables y de control interno que realizarán el seguimiento del cumplimiento de la normativa en materia de morosidad.
La disposición adicional primera “Publicidad del ámbito del Registro Contable de Facturas” establece los medios por los que se dará publicidad al ámbito del Registro.
En la disposición adicional segunda “Facturas Electrónicas” se establece la necesidad de que la normativa específica en materia de facturación electrónica en la Comunidad de Madrid regule los requisitos técnicos que permitan la anotación de las facturas electrónicas en el Registro Contable de Facturas.
La disposición adicional tercera “Compatibilidad de los sistemas informáticos” asegura que exista una adecuada compatibilidad entre los sistemas informáticos del Registro Contable de Facturas y del Registro Administrativo de la Comunidad de Madrid.
La disposición adicional cuarta “Entes sometidos a derecho privado” hace referencia a los entes y empresas que, en virtud de su actividad, se encuentran en el ámbito de aplicación de la normativa estatal en materia de Registro Contable de Facturas, por lo que deberán adaptar su funcionamiento a lo dispuesto en la presente Orden, sin perjuicio de su sujeción al Plan General de Contabilidad de la Empresa Española.
La disposición adicional quinta “Protección de datos de carácter personal” garantiza el respeto a lo establecido en la normativa en esta materia con la utilización del fichero “Terceros de la Comunidad de Madrid”.
En cuanto a las disposiciones finales, la primera recoge los preceptos que amparan el dictado de la presente norma y la segunda habilita al Interventor General a dictar disposiciones en esta materia.
Por último, la disposición final tercera dispone que la Orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el BOLETÍN OFICIAL DE LA COMUNIDAD DE MADRID.
La Orden se ha sometido al informe previo de la Agencia Española de Protección de Datos, en virtud del artículo 37.h) de la Ley Orgánica, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.
La presente Orden se dicta en el ejercicio de las competencias del artículo 43 de la Ley 3/1983, de 13 de diciembre, de Gobierno y Administración de la Comunidad de Madrid; de los artículos 9.2.c), 115, 116 y 117 y disposición adicional cuarta de la Ley 9/1990, de 8 de noviembre , Reguladora de la Hacienda de la Comunidad de Madrid, y de los apartados ñ) y o) del artículo 22 del Decreto 22/2014, de 20 de febrero, del Consejo de Gobierno, por el que se establece la estructura orgánica de la Consejería de Economía y Hacienda.
En su virtud, el Consejero de Economía y Hacienda
DISPONGO
Capítulo I
Disposiciones generales
Artículo 1
Objeto
La presente disposición tiene por objeto:
a) Regular la anotación y el procedimiento de tramitación de las facturas en el Registro Contable de Facturas de la Comunidad de Madrid, integrado en su Sistema de Información Económico-Financiero.
b) Establecer las actuaciones de control y seguimiento de la tramitación de las facturas anotadas en el Registro por parte de los órganos competentes.
Artículo 2
Ámbito de aplicación subjetivo
La regulación prevista en la presente Orden será de aplicación a la Administración General de la Comunidad de Madrid, a sus organismos autónomos y a los entes y empresas públicas de la Comunidad de Madrid incluidos en el ámbito subjetivo de aplicación de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre , de Impulso de la Factura Electrónica y Creación del Registro Contable de Facturas en el Sector Público, que estén integrados en su Sistema de Información Económico-Financiero.
Artículo 3
Órganos competentes en la gestión del Registro Contable de Facturas
El órgano competente para la gestión del Registro Contable de Facturas será la Intervención General, a quién corresponderá la definición de las funcionalidades del mismo, así como la determinación de la integración en el Sistema de Información Económico-Financiero de la Comunidad de Madrid.
Cada uno de los órganos y entidades incluidos en el ámbito de aplicación de la presente Orden, que tenga atribuida la función de contabilidad, será responsable de la anotación e inscripción de la información correspondiente a las facturas por operaciones realizadas en su ámbito respectivo.
Artículo 4
Obligatoriedad de anotación en el Registro Contable de Facturas
Con carácter general se anotarán en el Registro Contable de Facturas las facturas que se reciban en el Registro Administrativo, incluidas las facturas electrónicas presentadas en el correspondiente punto general de entrada de facturas electrónicas.
La anotación será un requisito necesario para la tramitación del reconocimiento de las obligaciones y las propuestas de pago que deriven de las mismas.
Artículo 5
Facultades del órgano de control interno
La Intervención General de la Comunidad de Madrid tendrá acceso en cualquier momento a la documentación justificativa, a la información que conste en el Registro Contable de Facturas y a la contabilidad.
Capítulo II
Procedimiento para la tramitación de facturas
Artículo 6
Presentación, distribución y anotación de las facturas
1. Las facturas recibidas en el Registro Administrativo serán anotadas de forma inmediata en el Registro Contable de Facturas.
Cuando se trate de facturas electrónicas presentadas en el punto general de entrada de facturas electrónicas, serán remitidas electrónicamente mediante un servicio automático proporcionado por dicho punto al Registro Contable de Facturas.
En el caso de las facturas en papel, las Oficinas de Registro Administrativo de la Comunidad de Madrid que las reciban, las pondrán a disposición de los órganos destinatarios de las mismas de forma inmediata y, en todo caso, en los términos establecidos en la normativa en materia de registros.
Para ambos tipos de facturas, la distribución se realizará en función de los códigos establecidos para las oficinas contables, órganos gestores y unidades tramitadoras, basados en el Directorio Común de Unidades Orgánicas y Oficinas (DIR3) que gestiona la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, que deberán constar en las facturas emitidas.
2. Para cada una de las facturas electrónicas recibidas, la información objeto de registro será la propia factura electrónica, la referencia del asiento registral asignado en el registro asociado al punto general de entrada de facturas electrónicas y la fecha y hora de dicho asiento registral.
3. Para cada una de las facturas en papel recibidas se generará una anotación en el Registro Contable de Facturas. Dicha anotación contendrá, al menos, la siguiente información, que habrá de constar en las facturas presentadas o en la documentación adjunta a las mismas:
a) Número de referencia del asiento de entrada en el Registro Administrativo.
b) Fecha y hora del asiento de entrada en el Registro Administrativo.
c) Número y, en su caso, serie de la factura.
d) Fecha de la factura.
e) Nombre y apellidos, razón o denominación social completa del expedidor de la factura.
f) Número de identificación fiscal atribuido por la Administración española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Unión Europea, con el que ha realizado la operación el obligado a expedir la factura.
g) Breve descripción de las operaciones o identificación del tipo de bienes entregados o de servicios prestados.
h) Importe de la operación, incluido IVA, o impuesto equivalente.
i) Unidad monetaria en la que está expresado el importe, de acuerdo con la codificación ISO 4217 Alpha-3.
j) Código del órgano o unidad administrativa que tenga atribuida la función de contabilidad, codificado de acuerdo con el directorio DIR3 de unidades administrativas, gestionado por la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas.
k) Código del órgano gestor, codificado de acuerdo con el directorio DIR3 de unidades administrativas, gestionado por la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas.
l) Código de la unidad tramitadora, codificado de acuerdo con el directorio DIR3 de unidades administrativas, gestionado por la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas.
4. La grabación de los datos de las facturas en papel en el Registro Contable de Facturas se realizará, bien por las oficinas contables directamente, o bien, por las unidades tramitadoras bajo el control y supervisión de los órganos o unidades administrativas que tengan las competencias en materia de contabilidad.
5. La anotación de la factura dará lugar a la asignación de una referencia de identificación de dicha factura en el Registro Contable de Facturas. En el caso de las facturas electrónicas dicha referencia será comunicada al punto general de entrada de facturas electrónicas.
6. No se anotarán en el Registro Contable de Facturas las que presentaran errores u omisiones que impidieran su tramitación, ni las que correspondan a otras Administraciones Públicas, las cuales serán devueltas al Registro Administrativo de procedencia con expresión del motivo de dicho rechazo.
Artículo 7
Anotación de la aceptación o rechazo de las facturas
Cuando proceda la aceptación de la factura, la unidad tramitadora anotará en el Registro Contable de Facturas dicha aceptación, dejando constancia de la fecha en la que se ha producido la misma.
En el caso de que respecto a una factura anotada en el Registro Contable de Facturas no proceda su aceptación o, aun habiendo sido aceptada, se verifique con posterioridad en el procedimiento de gasto que no reúne los requisitos exigidos por la normativa de facturación o que presenta errores u omisiones que justifiquen su devolución al proveedor, la unidad tramitadora anotará en el Registro Contable de Facturas el rechazo de la factura y su devolución, dejando constancia de la fecha en la que se ha producido dicho rechazo.
Tanto las facturas en papel como las facturas electrónicas, serán devueltas al proveedor a través del Registro Administrativo que las remitió con indicación del motivo de la devolución.
Artículo 8
Anotación en relación con la conformidad, reconocimiento de la obligación y pago
De la conformidad de la factura se dejará constancia en el Registro Contable de Facturas, con indicación de la fecha en la que se haya producido la misma.
Cuando, aun habiéndose dado la conformidad a una factura, se verifique con posterioridad, ya sea por la propia unidad tramitadora o por los órganos de control interno, que presenta errores u omisiones que justifiquen su rechazo, se llevará a cabo la devolución de la misma al proveedor en los términos establecidos en el artículo anterior, dejando anotado en el Registro Contable de Facturas el rechazo y la fecha del mismo.
Para aquellas facturas que se vayan a tramitar por el procedimiento ordinario de gasto a las que se haya prestado la correspondiente conformidad y aprobación del reconocimiento de la obligación, el propio Sistema de Información Económico-Financiero en el que está integrado el Registro Contable de Facturas asociará de forma automática el número de documento contable y las fechas de dicha obligación y del pago posterior. A estos efectos, tanto la anotación de la obligación reconocida como la del pago material, identificarán la factura o facturas asociadas mediante las correspondientes Referencias del Registro Contable de Facturas.
Cuando las facturas se tramiten como anticipos de caja fija o pagos a justificar, el propio Sistema de Información Económico-Financiero en el que está integrado el Registro Contable de Facturas asociará de forma automática la fecha de pago de la factura y el número de libramiento de pagos a justificar, respectivamente.
Artículo 9
Anotación en relación con la solicitud de anulación
Cuando en el Registro Contable de Facturas se reciba, a través del Registro Administrativo o, en el caso de las facturas electrónicas, a través del punto general de entrada de facturas electrónicas, una solicitud de anulación del presentador de una factura anterior, se tomará nota de la solicitud de anulación en el Registro Contable de Facturas, siempre que esa factura ya estuviera anotada en dicho Registro. Si la factura no constara inscrita, será rechazada la solicitud y devuelta al Registro Administrativo que la remitió.
Las solicitudes de anulación de las facturas que se hubieran anotado en el Registro Contable de Facturas serán comunicadas a los correspondientes órganos competentes para su tramitación, a efectos de que, o bien procedan a su estimación y subsiguiente devolución de la factura a través del Registro Administrativo en el que se hubiera presentado la solicitud de anulación, o bien, procedan a su rechazo. En el caso de devolución, se anularán las anotaciones que se hubieran efectuado en dicho Registro en relación con la factura.
Capítulo III
Suministro de información sobre el estado de las facturas
Artículo 10
Procedimiento de consulta
La aplicación informática del Registro Contable de Facturas facilitará en los términos previstos por la normativa estatal, el estado de las facturas anotadas en el mismo, a través del portal madrid.org, sin perjuicio de que en el caso de las facturas electrónicas, los proveedores puedan acceder a la información a través del registro correspondiente al punto general de entrada de facturas electrónicas.
Se informará sobre los estados de tramitación siguientes:
a) Anotada en el Registro Contable de Facturas.
b) Contabilizada la obligación reconocida.
c) Pagada.
d) Anulada.
e) Rechazada.
Capítulo IV
Facultades y obligaciones de los órganos de control
Artículo 11
Requerimientos mensuales de información
Las intervenciones delegadas o las unidades administrativas que tengan atribuida la función de contabilidad en las entidades incluidas en el ámbito de aplicación de esta Orden, efectuarán requerimientos mensuales de información a los órganos competentes, a través de las Oficinas Presupuestarias o unidades equivalentes.
El requerimiento se formulará dentro de los cinco primeros días del mes siguiente y se solicitará la siguiente información, que deberá ser remitida antes del día 15 del mes:
a) Facturas con entrada en el Registro Administrativo que se encuentren pendientes de anotar en el Registro Contable de Facturas, con indicación del motivo del retraso en su inscripción.
b) Facturas anotadas en el Registro Contable de Facturas para las que hayan transcurrido más de treinta días desde su registro administrativo y se encuentren pendientes de reconocimiento de la obligación, con indicación del motivo del retraso en su tramitación.
Artículo 12
Requerimientos trimestrales de información
La Intervención General efectuará requerimientos trimestrales de información a los órganos competentes, a través de las Oficinas Presupuestarias o unidades equivalentes.
El requerimiento se formulará dentro de los cinco días siguientes a la finalización del trimestre natural y se solicitará la siguiente información, que deberá ser remitida en un plazo máximo de cinco días: Facturas para las que hayan transcurrido más de tres meses desde su anotación en el Registro Contable de Facturas y se encuentren pendientes de reconocimiento de la obligación, con indicación para cada una de ellas de la causa que motiva el retraso en su tramitación.
Artículo 13
Requerimientos anuales de información
La Intervención General efectuará requerimiento anual de información a las Tesorerías, Intervenciones Delegadas y unidades equivalentes de las entidades incluidas en el ámbito de aplicación de la presente Orden.
El requerimiento se formulará dentro de los quince días siguientes a la finalización del ejercicio presupuestario y deberá ser remitida antes del 15 de febrero. Se solicitará información sobre el número e importe de las facturas que hayan sido anotadas en el Registro Contable de Facturas durante el ejercicio presupuestario, distinguiendo:
a) Facturas pagadas en plazo.
b) Facturas pagadas fuera del plazo.
c) Facturas pendientes de pago a 31 de enero.
El plazo de pago será el previsto en la metodología vigente para el cálculo del período medio de pago a proveedores.
Artículo 14
Informes de la Intervención General de la Comunidad de Madrid
La Intervención General de la Comunidad de Madrid emitirá los siguientes informes:
a) Informe trimestral con la relación de las facturas con respecto a las cuales hayan transcurrido más de tres meses desde que fueron anotadas y no se haya efectuado el reconocimiento de la obligación por los órganos competentes. Este informe se dictará por la Intervención General en su condición de órgano competente en materia de contabilidad y se emitirá dentro de los quince días siguientes a la finalización del trimestre natural.
b) Informe anual sobre cumplimiento de la normativa en materia de morosidad. Este informe se dictará por la Intervención General en su condición de órgano de control interno y se emitirá durante el primer trimestre del ejercicio siguiente.
DISPOSICIÓN ADICIONAL PRIMERA
Publicidad del ámbito del Registro Contable de Facturas
En el portal madrid.org se publicará la relación completa y actualizada de cada una de las oficinas contables responsables del Registro Contable de Facturas, así como de los órganos gestores y unidades tramitadoras.
DISPOSICIÓN ADICIONAL SEGUNDA
Facturas electrónicas
La normativa reguladora de la factura electrónica contendrá las previsiones necesarias a efectos de establecer y facilitar su anotación en el Registro Contable de Facturas.
DISPOSICIÓN ADICIONAL TERCERA
Compatibilidad de sistemas informáticos
Se velará porque exista la adecuada compatibilidad entre el sistema que dé soporte al Registro Contable de Facturas y el propio del Registro Administrativo de la Comunidad de Madrid, de manera que se facilite el intercambio de información.
DISPOSICIÓN ADICIONAL CUARTA
Entes sometidos a derecho privado
Los entes sometidos a derecho privado que se encuentren en el ámbito de aplicación de la presente Orden adaptarán el funcionamiento de sus Registros Contables de Facturas a lo dispuesto en la misma, teniendo en cuenta su sujeción al Plan General de Contabilidad de la Empresa Española.
DISPOSICIÓN ADICIONAL QUINTA
Protección de datos de carácter personal
Los datos de carácter personal que figuren en el Registro Contable de Facturas respetarán lo establecido en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre , de Protección de Datos de Carácter Personal, y normas que la desarrollan, de acuerdo con el régimen de protección de tales datos implantado en el Sistema de Información Económico-Financiero de la Comunidad de Madrid a través del fichero automatizado de datos de carácter personal “Terceros de la Comunidad de Madrid”.
DISPOSICIÓN FINAL PRIMERA
Título competencial
La presente Orden se dicta en el ejercicio de las competencias del artículo 43 de la Ley 3/1983, de 13 de diciembre, de Gobierno y Administración de la Comunidad de Madrid; de los artículos 9.2.c), 115, 116 y 117 y disposición adicional cuarta de la Ley 9/1990, de 8 de noviembre , Reguladora de la Hacienda de la Comunidad de Madrid, y de los apartados ñ) y o) del artículo 22 del Decreto 22/2014, de 20 de febrero, del Consejo de Gobierno, por el que se establece la estructura orgánica de la Consejería de Economía y Hacienda.
DISPOSICIÓN FINAL SEGUNDA
Habilitación
Se habilita al Interventor General de la Comunidad de Madrid, en el ámbito de sus competencias, a dictar las disposiciones y adoptar las medidas para la aplicación y ejecución de lo dispuesto en la presente Orden.
DISPOSICIÓN FINAL TERCERA
Entrada en vigor
La presente Orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el BOLETÍN OFICIAL DE LA COMUNIDAD DE MADRID.
