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Comisión calificadora de documentos administrativos del Ministerio de Sanidad y Política Social

05/01/2010
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Orden SAS/3592/2009, de 22 de diciembre, por la que se crea la Comisión calificadora de documentos administrativos del Ministerio de Sanidad y Política Social (BOE de 5 de enero de 2010). Texto completo.

ORDEN SAS/3592/2009, DE 22 DE DICIEMBRE, POR LA QUE SE CREA LA COMISIÓN CALIFICADORA DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DEL MINISTERIO DE SANIDAD Y POLÍTICA SOCIAL.

La Ley 16/1985 Vínculo a legislación, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, introdujo un cambio fundamental en la regulación y el tratamiento del patrimonio documental, como parte fundamental del patrimonio histórico, y estableció los elementos esenciales de su régimen jurídico. Así, en su artículo 49 considera parte integrante del patrimonio documental a los documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos, en el ejercicio de su función, entre otros, por cualquier organismo o entidad de carácter público, entendiendo por documento, a los efectos de dicha Ley, toda expresión gráfica, sonora o en imagen y recogida en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos. En su artículo 52, por otra parte, se impone la obligación de todo poseedor de bienes del patrimonio documental y bibliográfico de conservarlos, protegerlos, destinarlos a un uso que no impida su conservación y mantenerlos en lugares adecuados y en el artículo 55 se dispone que la exclusión o eliminación de bienes de dicho patrimonio debe ser autorizada por la Administración competente, mediante el procedimiento que se establezca por vía reglamentaria. Por último el artículo 58 Vínculo a legislación crea la Comisión Superior calificadora de documentos administrativos, cuya composición, funcionamiento y competencias específicas se regulan, actualmente, por el Real Decreto 1401/2007, de 29 de octubre, y dispone la posibilidad de que se constituyan comisiones calificadoras en los organismos públicos en los que así se determine.

En el ámbito de la Administración General del Estado, el desarrollo más destacado de las previsiones contenidas en la Ley 16/1985 Vínculo a legislación, de 25 de junio, se produce con el Real Decreto 1164/2002 Vínculo a legislación, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original. En su disposición transitoria única se dispone la creación de una Comisión calificadora de documentos administrativos para cada uno de los respectivos Departamentos ministeriales y se prevé la posibilidad de que se creen en sus organismos públicos cuando su gestión documental lo aconseje.

En cumplimiento de dicha normativa, el Ministerio de Sanidad y Consumo, mediante la Orden SCO/3138/2007 Vínculo a legislación, de 23 de octubre, creó la correspondiente Comisión para el ámbito de su Departamento y de las Entidades y Organismos Públicos vinculados o dependientes del mismo.

El Real Decreto 542/2009 Vínculo a legislación, de 7 de abril, por el que se reestructuran los departamentos ministeriales, crea el Ministerio de Sanidad y Política Social, cuya estructura orgánica básica se desarrolla por Real Decreto 1041/2009 Vínculo a legislación, de 29 de junio, por lo que se hace necesaria la constitución de la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del nuevo Ministerio, adaptándola a la regulación orgánica y circunstancias actuales.

Con la creación de la Comisión calificadora de documentos administrativos del Ministerio de Sanidad y Política Social se da cumplimiento, por tanto, a las previsiones del artículo 58 Vínculo a legislación de la Ley 16/1985, de 25 de junio, y de la disposición transitoria única del Real Decreto 1164/2002 Vínculo a legislación, de 8 de noviembre, y se constituye un órgano colegiado encargado de ejercer las funciones que en esta orden se le atribuyen para la protección del patrimonio documental, al tiempo que atiende los problemas de gestión documental, archivo y conservación de los documentos y series documentales del departamento y de sus organismos públicos.

En su virtud, con la aprobación previa de la Vicepresidenta Primera del Gobierno y Ministra de la Presidencia, dispongo:

Artículo 1. Creación y adscripción.

1. Se crea la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Sanidad y Política Social, adscrita a la Subsecretaría de Sanidad y Política Social, como órgano colegiado encargado de garantizar la protección del patrimonio documental del Departamento y de sus organismos públicos, mediante el desarrollo de las funciones de estudio y dictamen en las materias relativas a la calificación, conservación, acceso, inutilidad administrativa y, en su caso, eliminación de los documentos generados y conservados en sus archivos.

2. También podrán constituirse, mediante orden ministerial, comisiones calificadoras de documentos administrativos en los diferentes organismos públicos vinculados o dependientes del Departamento, cuando el volumen de la gestión documental que tenga lugar en los mismos así lo aconseje, previo informe de la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Sanidad y Política Social.

Artículo 2. Composición.

1. La Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Sanidad y Política Social estará integrada por los siguientes miembros:

a) Presidente: El Secretario General Técnico.

b) Vicepresidente: El Subdirector General de Recursos y Publicaciones.

c) Vocales, con nivel de Subdirector General o equivalente, designados por los titulares de los diferentes órganos u organismos:

Un representante del Gabinete de la Ministra, un representante de la Subsecretaría, un representante de la Secretaría General de Sanidad, un representante de la Secretaría General de Política Social y Consumo, un representante de cada una de las Direcciones Generales del Ministerio y un representante por cada uno de Organismos Públicos y Entidades Gestoras de la Seguridad Social, vinculados o dependientes del Departamento, en el caso de que no tengan constituida Comisión Calificadora de Documentos Administrativos específica.

También formarán parte de la Comisión, en calidad de vocales, un Abogado del Estado, de la Abogacía del Estado en el Departamento, el Subdirector General de Tecnologías de la Información; el titular de la Oficialía Mayor del Ministerio.

En su caso, serán vocales de la Comisión un representante de cada una de las Comisiones Calificadoras de Documentos Administrativos específicas que se creen para los Organismos públicos y Entidades vinculados o dependientes del Departamento.

2. Secretario, un funcionario de la Subdirección General de Recursos y Publicaciones, designado por el Presidente de la Comisión.

3. Además de los miembros mencionados en el apartado 1, podrán asistir a las sesiones de la Comisión en calidad de expertos, con voz pero sin voto, aquellos funcionarios cuya asistencia sea aconsejable por razón de las materias a tratar, previa convocatoria de su Presidente.

Artículo 3. Régimen de funcionamiento.

1. La Comisión Calificadora de Documentos Administrativos podrá actuar en Pleno o en Comisión Ejecutiva.

2. El Pleno se reunirá, al menos, una vez al año, previa convocatoria de su Presidente, y cuantas otras veces sea convocado por el mismo.

3. La Comisión Ejecutiva estará presidida por el Subdirector General de Recursos y Publicaciones, e integrada por un máximo de seis vocales elegidos por el Pleno, entre sus miembros, actuando como secretario el Secretario de la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos.

4. A iniciativa del Presidente de la Comisión, el Pleno podrá crear cuantos grupos de trabajo sean precisos para el cumplimiento de sus respectivos objetivos, determinando en tales casos su composición y funciones. Los integrantes de estos grupos de trabajo no tendrán que ser necesariamente miembros de la Comisión.

Artículo 4. Funciones.

1. Son funciones del pleno de la Comisión, las siguientes:

a) Estudiar y dictaminar en las cuestiones relativas a la calificación y utilización de los documentos generados, reunidos o conservados en el Departamento y en las Entidades y Organismos Públicos adscritos a él adscritos, proponer criterios para su tratamiento y custodia y elaborar las normas básicas de organización y funcionamiento del sistema archivístico del Ministerio de Sanidad y Política Social.

b) Proponer los plazos de permanencia de los documentos o series documentales en los archivos de oficina del Departamento y sus Organismos Públicos, y proponer los criterios y plazos para su transferencia al Archivo Central correspondiente, así como los plazos para su transferencia posterior al Archivo General de la Administración.

c) Estudiar y dictaminar en las cuestiones relacionadas con el acceso a los documentos, expedientes y registros conservados en los archivos dependientes del Ministerio y de los Organismos Públicos vinculados o dependientes de él, con arreglo a lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999 Vínculo a legislación, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, la Ley 30/1992 Vínculo a legislación, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, y la Ley 16/1985 Vínculo a legislación, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, y demás normativa aplicable.

d) Estudiar y dictaminar en las cuestiones relativas al régimen de conservación, inutilidad administrativa y régimen de eliminación de los documentos del Departamento y de los organismos públicos vinculados o dependientes de él.

e) Acordar la iniciación del procedimiento de eliminación de documentos o series documentales del Departamento y, en su caso, la conservación del contenido de los mismos en un soporte distinto del original en que fueron producidos, elevando las propuestas de eliminación de series documentales a la Comisión Superior Calificadora de Documentos administrativos, de acuerdo con lo establecido en el Real Decreto 1164/2002 Vínculo a legislación, de 8 de noviembre, a los efectos en él previstos, y en el artículo 6 Vínculo a legislación del Real Decreto 1401/2007, de 29 de octubre.

f) Informar a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos de las denegaciones de acceso a documentos y series documentales que se hayan producido en el ámbito del Departamento y de los organismos públicos vinculados o dependientes de él.

g) Informar sobre las propuestas de creación de Comisiones calificadoras de documentos administrativos dependientes de organismos públicos vinculados o adscritos al Departamento.

h) Impulsar la automatización de los archivos del Departamento y de los organismos públicos vinculados o dependientes del mismo, y en particular fijar los criterios sobre el desarrollo y la utilización de lo previsto para los documentos y archivos electrónicos en la Ley 11/2007 Vínculo a legislación, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos.

i) Velar por el cumplimiento de los criterios fijados por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, coordinando actuaciones y favoreciendo la uniformidad de su aplicación por las diferentes Comisiones Calificadoras creadas en las entidades y organismos adscritos al Departamento.

j) Las restantes funciones que le atribuya la normativa vigente y cuantos asuntos en materia archivística le sean sometidos por su Presidente.

2. Corresponde a la Comisión Ejecutiva la realización de las actuaciones preparatorias para el ejercicio por el Pleno de las funciones mencionadas en el apartado anterior.

Artículo 5. Régimen jurídico.

En lo no previsto en esta orden, el régimen jurídico de la Comisión se ajustará a lo dispuesto en el capítulo II del título II de la Ley 30/1992 Vínculo a legislación, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común y en el capítulo IV del título II de la Ley 6/1997 Vínculo a legislación, de 14 de abril, de Organización y Funcionamiento de la Administración General del Estado.

Artículo 6. Gasto público.

La constitución y funcionamiento de la Comisión serán atendidos con los actuales medios personales y materiales del Departamento y de los organismos públicos vinculados o dependientes del mismo, sin que la aprobación de esta Norma suponga incremento del gasto público.

Artículo 7. Derogación normativa.

Queda derogada la Orden SCO/3138/2007 Vínculo a legislación, de 23 de octubre.

Artículo 8. Entrada en vigor.

La presente orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el “Boletín Oficial del Estado”.

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