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Medidas relativas a la simplificación documental en los procedimientos administrativos

02/04/2009
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Decreto 23/2009, de 26 de marzo, de medidas relativas a la simplificación documental en los procedimientos administrativos (BOCYL de 1 de abril de 2009). Texto completo.

El Decreto 23/2009 adopta medidas de simplificación documental en los procedimientos administrativos mediante la supresión de la obligación de aportar determinada documentación o mediante la sustitución de ésta, en su caso, por declaraciones responsables.

Es de aplicación a los procedimientos administrativos cuya tramitación y resolución corresponda a la Administración General de la Comunidad de Castilla y León, sus organismos autónomos vinculados o dependientes y los entes públicos de derecho privado, cuando ejercen potestades administrativas, salvo los procedimientos tributarios, actuaciones de aplicación de los tributos, contratación administrativa y Registro de Fundaciones de Castilla y León que se regirán conforme dispongan su normas reguladoras.

DECRETO 23/2009, DE 26 DE MARZO, DE MEDIDAS RELATIVAS A LA SIMPLIFICACIÓN DOCUMENTAL EN LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS.

La Constitución española, Vínculo a legislación en su artículo 103, proclama como principio de actuación de las Administraciones Públicas la eficacia.

Por su parte, el artículo 12 del Estatuto de Autonomía de Castilla y León recoge el derecho a una Buena Administración, entre cuyos elementos definitorios incluye el derecho de los ciudadanos a la resolución de los asuntos que les conciernan en un plazo razonable.

En este sentido, ya la Ley 30/1992 Vínculo a legislación, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, en su artículo 35. f reconoce el derecho de los ciudadanos a no presentar documentos no exigidos por las normas aplicables al procedimiento de que se trate, o que ya se encuentren en poder de la Administración actuante.

Por su parte el artículo 6.2 Vínculo a legislación letra b de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos establece que los ciudadanos tendrán derecho a no aportar los datos y documentos que obren en poder de las Administraciones Públicas, las cuales utilizarán medios electrónicos para recabar dicha información siempre que, en el caso de datos de carácter personal, se cuente con el consentimiento de los interesados en los términos establecidos por la Ley Orgánica 15/1999 Vínculo a legislación, de Protección de Datos de Carácter Personal, o una norma con rango de Ley así lo determine, salvo que existan restricciones conforme a la normativa de aplicación a los datos y documentos recabados.

El Acuerdo 32/2008, de 17 de abril, de la Junta de Castilla y León por el que se aprueba el Plan Estratégico de Modernización de la Administración Regional establece como línea estratégica una Administración más fácil que proporcione una respuesta satisfactoria a las necesidades y expectativas de los ciudadanos. Su Programa Optimiza tiene como objetivo específico ofrecer servicios adecuados a los intereses de los ciudadanos y fija como línea de actuación, entre otras, la simplificación de los procedimientos.

Por lo tanto, constituye un compromiso de la Junta de Castilla y León seguir avanzado en la consecución de una actividad administrativa eficiente y cercana a los ciudadanos. El logro de este objetivo implica necesariamente la obligación de agilizar las relaciones de los ciudadanos con los órganos de la Administración de la Comunidad de Castilla y León, convirtiéndola en una Administración más fácil y accesible.

Hoy, las tecnologías de la información y de las comunicaciones hacen posible dar un paso más en el reconocimiento de este derecho, siendo además una prioridad de la Junta de Castilla y León hacer efectivo su ejercicio, bien a través de la coordinación e implantación de medidas internas de comunicación, en el caso de que los datos y documentos que se pretenda recabar se hallen en el ámbito de la competencia de la Administración Autonómica, o bien a través de la celebración de los correspondientes instrumentos de colaboración, cuando aquéllos se encuentren dentro del ámbito competencial de otra Administración Pública.

En el proceso de simplificación documental que este Decreto persigue se incluyen además otras medidas como la sustitución de certificaciones por las declaraciones responsables, concebidas como manifestaciones de voluntad de los interesados relativas al cumplimiento de unos requisitos o a la posesión de documentación.

Este Decreto consta de tres Capítulos.

En el Capítulo I se recoge el objeto y el ámbito de aplicación que comprende todos aquellos procedimientos administrativos cuya tramitación y resolución corresponda a la Administración General de la Comunidad de Castilla y León, sus organismos autónomos vinculados o dependientes y los entes públicos de derecho privado, cuando ejercen potestades administrativas.

El artículo 3 establece que el personal que presta sus servicios en la Administración Regional no podrá exigir más documentación que la exigida en la correspondiente norma, ni tampoco la presentación de originales y copias compulsadas, con carácter general.

También incluye, como novedad más significativa, el “Catálogo de simplificación documental”. En este catálogo aparecerán de forma detallada aquellos documentos cuya obligación de aportación se suprime en este Decreto y aquéllos que en un futuro puedan ser objeto de supresión, así como las certificaciones acreditativas del cumplimiento de determinados requisitos que sean objeto de sustitución por declaraciones responsables por parte de los interesados.

El Capítulo II se dedica a los documentos cuya obligada presentación por los interesados queda suprimida y que, hasta ahora, se vienen exigiendo en gran parte de los procedimientos incluidos en el ámbito de aplicación del Decreto.

El Capítulo III regula la declaración responsable como figura que permite sustituir la presentación de documentos exigidos hasta la actualidad, como es el caso de la sustitución de la certificación bancaria relativa a la titularidad de una cuenta o de los estatutos de las sociedades mercantiles debidamente registrados.

Corresponde a la Consejería de Administración Autonómica, conforme lo dispuesto en el Decreto 60/2007, de 12 de julio, la preparación y presentación a la Junta de Castilla y León de esta norma.

En su virtud, la Junta de Castilla y León, a propuesta de la Consejera de Administración Autonómica, de acuerdo con el dictamen del Consejo Consultivo y previa deliberación del Consejo de Gobierno en su reunión de 26 de marzo de 2009

DISPONE

CAPÍTULO I

Disposiciones Generales

Artículo 1.- Objeto y finalidad.

1.- Constituye el objeto de este Decreto la adopción de medidas de simplificación documental en los procedimientos administrativos mediante la supresión de la obligación de aportar determinada documentación o mediante la sustitución de ésta, en su caso, por declaraciones responsables.

2.- Su finalidad es la mejora de la calidad de los servicios prestados por la Administración de la Comunidad de Castilla y León y, en particular, contribuir a hacer efectivo el artículo 35. f de la Ley 30/1992 Vínculo a legislación, de 26 de noviembre, del Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

Artículo 2.- Ámbito de aplicación.

Este Decreto es de aplicación a los procedimientos administrativos cuya tramitación y resolución corresponda a la Administración General de la Comunidad de Castilla y León, sus organismos autónomos vinculados o dependientes y los entes públicos de derecho privado, cuando ejercen potestades administrativas, salvo los procedimientos tributarios, actuaciones de aplicación de los tributos, contratación administrativa y Registro de Fundaciones de Castilla y León que se regirán conforme dispongan su normas reguladoras.

Sin perjuicio de lo anterior, se someterán a su normativa específica los procedimientos administrativos que contengan además otras medidas de simplificación documental e incluso mejoras con respecto a las establecidas en este Decreto.

Artículo 3.- Petición de documentación por parte del personal que preste sus servicios en la Administración de la Comunidad de Castilla y León.

1.- El personal que preste sus servicios en la Administración de la Comunidad de Castilla y León no podrá exigir a los interesados la presentación de aquellos documentos cuya aportación no esté prevista como obligatoria por la correspondiente norma, sin perjuicio de las funciones inspectoras, de supervisión y control, de investigación y de instrucción de los órganos que las tengan atribuidas.

2.- En particular, no podrá exigirse la presentación de originales ni copias compulsadas de aquella documentación e información que siendo necesaria para la resolución del procedimiento se encuentre en poder de la Administración actuante o que ésta pueda comprobar por técnicas telemáticas. Así mismo no se exigirá la presentación de originales ni copias compulsadas en el caso de procedimientos electrónicos para lo que será de aplicación la Ley 11/2007 Vínculo a legislación, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.

3.- De la misma forma, tampoco podrá exigir la presentación de aquellos documentos cuya obligación de aportarse haya sido suprimida o hayan sido objeto de sustitución por una declaración responsable en los términos previstos en este Decreto.

Artículo 4.- Comprobación, constancia y verificación de los datos.

1.- La comprobación y constancia de los datos necesarios en el procedimiento administrativo se realizará de oficio, de acuerdo con los datos que obren en sus archivos, bases de datos u otros fondos documentales.

Sin perjuicio de lo dispuesto en el párrafo anterior, en los procedimientos para cuya tramitación sea imprescindible acreditar de modo fehaciente los citados datos, éstos se comprobarán mediante un sistema de verificación que determine su autenticidad.

2.- El órgano administrativo a quien corresponde la comprobación, constancia y, en su caso, verificación de los datos es aquél que determine la normativa reguladora del correspondiente procedimiento como encargado de recabar la documentación exigida para su tramitación.

3.- En cualquier caso, dichas operaciones deberán efectuarse con anterioridad a la formulación de la propuesta de resolución, y en todo caso, con carácter previo a su resolución.

4.- Si resultara alguna discrepancia con los datos facilitados por el interesado o fuera procedente aclarar algún aspecto de los mismos, el órgano competente para la comprobación, constancia y, en su caso, verificación estará facultado para realizar las actuaciones procedentes, a través del requerimiento, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 71 Vínculo a legislación de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común y en los términos de la normativa específica aplicable en cada caso.

Artículo 5.- Consulta de datos de carácter personal.

1.- Cuando la obligación de aportar documentación haya sido suprimida y afecte a datos de carácter personal, la verificación oficial de los mismos deberá realizarse, salvo en los supuestos previstos por una norma con rango de Ley, con el consentimiento expreso del interesado.

2.- Cuando el interesado no otorgue su consentimiento expreso para realizar las consultas oportunas, estará obligado a aportar la documentación que contenga sus datos, siendo causa para requerirle en los términos recogidos en el artículo 71.1 Vínculo a legislación de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

Artículo 6.- Catálogo de simplificación documental.

1.- Se crea el Catálogo de simplificación documental como inventario público de documentos cuya obligación de aportación por el interesado queda suprimida o sustituida por la presentación de declaraciones responsables.

Si con posterioridad a su entrada en vigor se pretende suprimir o sustituir la obligación de aportar otro tipo de documentos, esa supresión o sustitución se efectuará mediante su inclusión en el Catálogo de simplificación documental por orden de la Consejería de Administración Autonómica y a iniciativa de las Consejerías competentes en la materia afectada.

2.- El Catálogo de simplificación documental recogerá, en todo caso, el documento o documentos cuya obligada presentación se suprime o sustituye, los registros o ficheros automatizados concretos en los que aparecen las inscripciones de los documentos o los datos, así como los procedimientos administrativos, en su caso, excluidos de esta medida.

3.- Además de su publicación en el “Boletín Oficial de Castilla y León”, el contenido del Catálogo se pondrá a disposición de los interesados en la página web institucional www.jcyl.es.

CAPÍTULO II

Supresión de la obligación del interesado de aportar

determinados documentos

Artículo 7.- Documento nacional de identidad o documento acreditativo de la identidad o tarjeta equivalente de los extranjeros residentes en territorio español.

Queda suprimida la obligación de aportar fotocopia del documento nacional de identidad o documento acreditativo de la identidad o tarjeta equivalente de los extranjeros residentes en territorio español en los procedimientos incluidos en el ámbito de aplicación del presente decreto a efectos de comprobación de los datos de identificación personal de quien tenga la condición de interesado.

Artículo 8.- Certificado de empadronamiento.

1.- Queda suprimida la obligación de aportar el certificado de empadronamiento como documento probatorio del domicilio y residencia en los procedimientos incluidos en el ámbito de aplicación del presente Decreto.

2.- Si el procedimiento administrativo requiere acreditar un determinado período de residencia, si el domicilio del interesado no consta en el Sistema de Verificación de Datos de Residencia o el que consta es diferente al facilitado por el interesado, se solicitará el certificado de empadronamiento al propio interesado o al ayuntamiento del municipio correspondiente.

3.- En caso de que el interesado haya modificado su empadronamiento en los dos últimos meses se actuará conforme lo dispuesto en el apartado anterior.

Artículo 9.- Certificación acreditativa del cumplimiento de las obligaciones tributarias.

Queda suprimida la obligación de aportar la certificación acreditativa del cumplimiento de las obligaciones tributarias en los procedimientos incluidos en el ámbito de aplicación del presente Decreto.

Artículo 10.- Certificación acreditativa del cumplimiento de las obligaciones frente a Seguridad Social.

Queda suprimida la obligación de aportar la certificación acreditativa del cumplimiento de las obligaciones frente a la seguridad social en los procedimientos incluidos en el ámbito de aplicación del presente Decreto.

Artículo 11.- Documento acreditativo del título de familia numerosa reconocido y expedido por la Administración de la Comunidad de Castilla y León.

Queda suprimida la obligación de aportar fotocopia del documento acreditativo del título de familia numerosa reconocido y expedido por la Administración de la Comunidad de Castilla y León, en los procedimientos incluidos en el ámbito de aplicación del presente Decreto.

Artículo 12.- Documentación obrante en el fichero de personas con discapacidad en la Comunidad de Castilla y León.

Queda suprimida la obligación de aportar la documentación obrante en el fichero de personas con discapacidad en la Comunidad de Castilla y León en los procedimientos incluidos en el ámbito de aplicación del presente Decreto.

Artículo 13.- Certificaciones e informes acreditativos del cumplimiento de determinados requisitos cuya emisión corresponda a la misma consejería, organismo autónomo o ente público de derecho privado que lo solicita.

En los procedimientos incluidos en el ámbito de aplicación del presente Decreto queda suprimida la obligación de aportar certificaciones e informes acreditativos del cumplimiento de determinados requisitos cuya emisión corresponda a órganos o unidades de la misma consejería, organismo autónomo o ente público de derecho privado que el órgano que lo tramite y resuelva.

Artículo 14.- Documentación e inscripción en un registro adscrito a la consejería, organismo autónomo o ente público de derecho privado que tramita y resuelve.

Se suprime la obligación de aportar la certificación de la inscripción en un registro y la documentación obrante en el mismo, si éste se encuentra adscrito a la consejería, organismo autónomo o ente público de derecho privado que tramite y resuelva el procedimiento administrativo cuya obligación lo exija.

Artículo 15.- Supresión de documentos alternativos.

Cuando la obligación de aportar los documentos suprimida en este Decreto se pueda sustituir por la aportación alternativa de otra documentación, se entenderá también suprimida la obligación de aportar ésta.

CAPÍTULO III

Declaraciones responsables

Artículo 16.- Concepto y efectos de la presentación de la declaración responsable.

1.- A los efectos de lo dispuesto en este Decreto, se entenderá por declaración responsable, aquélla que suscribe la persona interesada o quien la represente, en la que manifiesta, con todas las responsabilidades que se deriven de su inexactitud, que cumple con los requisitos establecidos en la normativa reguladora del correspondiente procedimiento administrativo, que, en su caso, se compromete a mantener su cumplimiento durante el tiempo que cada procedimiento disponga o que dispone de la documentación cuya presentación es obligatoria.

En la declaración responsable constará, necesariamente, la identificación de la persona que la suscribe.

2.- Si, una vez realizada la declaración responsable, la Administración comprueba la inexactitud de los datos declarados, el órgano gestor estará facultado para realizar las actuaciones procedentes para aclararla, sin perjuicio de declararse decaído en su derecho al trámite correspondiente y de la iniciación por el órgano competente de las acciones correspondientes y relativas a la exigencia de las responsabilidades previstas en la legislación aplicable.

Artículo 17.- Certificación acreditativa de la titularidad de una cuenta bancaria.

En los procedimientos administrativos incluidos en el ámbito de aplicación de este Decreto se sustituye la obligación del interesado de aportar certificación acreditativa de la titularidad de una cuenta bancaria por una declaración responsable acerca de la veracidad de los datos consignados en la solicitud y relativos a la citada cuenta.

Artículo 18.- Estatutos sociales, poderes públicos de representación y cuentas anuales.

1.- En los procedimientos administrativos incluidos en el ámbito de aplicación de este Decreto se podrá sustituir la obligación de aportar los estatutos sociales vigentes debidamente registrados, los poderes públicos de representación y las cuentas anuales del último ejercicio depositadas en el Registro Mercantil por una declaración responsable en la que consten los datos necesarios para la debida tramitación y resolución del procedimiento.

En los supuestos en que la persona jurídica se encuentre en proceso de constitución, la declaración responsable, en su caso, contendrá los datos básicos de los promotores, así como los datos consignados en los proyectos de estatutos que sean necesarios.

2.- La acreditación de los datos contenidos en dicha declaración deberá requerirse antes de formular la propuesta de resolución del procedimiento y en todo caso, con carácter previo a su resolución.

DISPOSICIONES ADICIONALES

Primera.- Programa de Acción para la simplificación y reducción de las cargas administrativas en la legislación vigente.

La Consejería de Administración Autonómica elaborará, en el plazo de seis meses desde la entrada en vigor de este Decreto, un “Programa de Acción para la simplificación y reducción de las cargas administrativas en la legislación vigente” que comprenda un conjunto de medidas para la reducción de trámites administrativos y de supresión de obligaciones de información que puedan considerarse innecesarias o prescindibles.

Las distintas Consejerías de la Junta de Castilla y León participarán en su elaboración y facilitarán la información necesaria respecto de los procedimientos administrativos, regulados en la legislación general y sectorial, incluidos en su ámbito de actuación, procediéndose a evaluar el coste de personal y económico de cada carga utilizando un modelo de coste estándar, con el objetivo de reducir en cuatro años, un tercio de las mismas.

Anualmente, la Consejería de Administración Autonómica presentará a la Junta de Castilla y León un informe sobre el estado de las acciones y los avances registrados.

Segunda.- Sustitución de documentación por declaraciones responsables.

La normativa reguladora de los procedimientos administrativos incluidos en el ámbito de aplicación del presente Decreto, que imponga la obligación de aportar documentación tenderá a sustituir dicho deber por la entrega de declaraciones responsables del interesado. Dichas sustituciones deberán ser comunicadas por las Secretarias Generales de las distintas Consejerías a la Consejería de Administración Autonómica para su inclusión en el Catálogo de simplificación documental.

Tercera.- Presentación por el interesado de la documentación que dé lugar a la inscripción en Registros o la inclusión en ficheros automatizados de datos de carácter personal.

Cuando habiéndose solicitado la inscripción en un registro o la inclusión en un fichero automatizado de datos de carácter personal incluidos en el Catálogo de simplificación documental, éstas no se hayan practicado en el momento de la finalización del plazo exigido para la presentación de la documentación en el procedimiento en el que sean necesaria la inscripción o los datos incluidos, el interesado deberá presentar una declaración responsable, para su incorporación a dicho procedimiento, en la que se haga constar que ha efectuado la mencionada solicitud de inscripción o inclusión.

La falta de aportación de la declaración responsable señalada en el párrafo anterior dará lugar al requerimiento de la solicitud de inscripción al interesado, conforme a lo previsto en el artículo 71.1 Vínculo a legislación de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

DISPOSICIONES TRANSITORIAS

Primera.- Procedimientos iniciados con anterioridad a la entrada en vigor.

La supresión de la obligación de aportar los documentos previstos en este Decreto, así como la sustitución de las certificaciones por declaraciones responsables del interesado, no serán de aplicación a los procedimientos iniciados con anterioridad a su entrada en vigor.

No obstante, los procedimientos iniciados por convocatorias publicadas de subvenciones, continuarán rigiéndose por la normativa vigente en el momento de su publicación, salvo en lo relativo a las obligaciones de presentar documentos en el momento de justificación de las condiciones de la subvención.

Segunda.- Comprobación y verificación en actos formales o públicos de apertura.

En los procedimientos en los que la documentación acreditativa deba ser presentada a la Administración en sobre cerrado, a efectos de su comprobación y verificación en actos formales o públicos de apertura de dichos sobres, se seguirá requiriendo su aportación en tanto no se habiliten medios que permitan su comprobación o verificación en el desarrollo de tales actos y previa inscripción en el Catálogo de simplificación documental.

DISPOSICIÓN DEROGATORIA

Quedan derogadas cuantas disposiciones normativas de igual o inferior rango se opongan o contradigan lo dispuesto en este Decreto.

DISPOSICIONES FINALES

Primera.- Habilitación normativa.

Se faculta al titular de la Consejería de Administración Autonómica para dictar cuantas órdenes e instrucciones sean necesarias para el desarrollo y ejecución de este Decreto.

Segunda.- Sistemas de verificación de datos.

El establecimiento de la configuración, características, requisitos y procedimientos de acceso a los Sistemas de Verificación de Datos, así como de la fecha en que dichos sistemas estarán plenamente operativos, se llevará a cabo mediante orden de la Consejería de Administración Autonómica.

A partir de esa fecha, no podrá exigirse por la Administración General de la Comunidad de Castilla y León, sus organismos autónomos vinculados o dependientes y los entes públicos de derecho privado, la aportación de fotocopias del documento nacional de identidad o del documento acreditativo de la identidad o tarjeta equivalente, el certificado de empadronamiento, la certificación acreditativa del cumplimiento de las obligaciones tributarias y de la seguridad social, la fotocopia del documento acreditativo del título de familia numerosa reconocido y expedido por la propia Administración Autonómica y la documentación obrante en el fichero de personas con discapacidad en la Comunidad de Castilla y León.

Tercera.- Entrada en vigor.

El presente Decreto entrará en vigor el primer día hábil del mes siguiente al de su publicación en el “Boletín Oficial de Castilla y León”.

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